План работ по описанию бизнес процессов
Бизнес процессы (БП) – это совокупность стандартов и процедур используемых предприятием для организации своей повседневной работы. Это последовательность действий, приводящая производственный процесс к запланированному результату.
Чтобы бизнес процессы соответствовали современным условиям и не отставали от быстрого роста технологий, необходимо внедрять систему управления БП в организации.
Управление бизнес процессами (BPM) – это управление стандартами работы внутри производственного или торгового цикла. Качественное управление своими бизнес процессами помогает предприятию выйти в лидеры продаж на своем рынке. Каким образом? Ниже, мы расскажем обо всем более подробно.
Описание бизнес процессов
Часто начиная небольшой бизнес, предприниматели пренебрегают такой «мелочью», как описание бизнес процессов. И только тогда, когда компания начинает расти, либо производство становится более масштабным, начинают возникать проблемы с координацией взаимодействия между подразделениями и процессами.
Руководители оказываются перед выбором, либо начинать уделять время описанию и управлению бизнес процессами, либо работать по старинке, терять в эффективности и уступить место более прогрессивным компаниям.
Описание бизнес процесса — это полноценный анализ всех рабочих процедур, их структурирование и выстраивание в единую последовательную цепочку.
Мероприятия по разработке и описанию бизнес процессов лучше проводить еще на этапе создания компании, однако есть случаи, когда они крайне необходимы:
- Компания набирает обороты. Период активного роста не только повод ликовать, но и повод засучить рукава и работать еще энергичнее. Этот период сопровождается активной текучкой кадров, привлечение внештатных сотрудников, увеличение нагрузки на производство, расширение линейки продуктов или услуг. Имея описанные БП, вам не придется каждому сотруднику объяснять, что к чему, а руководители отделов смогут более эффективно вести управление.
- Сложное производство. Если вы производите продукт, в производстве которого задействовано множества процессов и операций. Сложное производство обязательно должно сопровождаться четкими регламентами на каждом этапе его разработки. Это предоставляет описание и внедрение бизнес процессов.
- Продажа франшизы. При желании продавать франшизу своего бизнеса описанные бизнес процессы просто необходимы не только для развития сети, но и для организации работы своих франчайзи. Мало кто захочет купить ваш бизнес без детально расписанных бизнес-процессов.
- Необходимо снизить затраты. Если вы хотите снизить затраты на содержание производства, найти финансовые дыры через которые утекает бюджет, наладить работу с каждым отделом.
- Ориентация на развитие. Это необходимо, если вы стремитесь развиваться в будущем. Важно не упустить детали, которые могут стоить нескольких сотен и тысяч потерянной прибыли, расширяя свой бизнес, внедряя новые технологии, продукты или услуги, открывая дополнительные филиалы.
Разработка бизнес процессов
Разработка бизнес процессов – это создание последовательности стандартов и процедур позволяющих достигать организации запланированных результатов. На первый взгляд, разработка БП может показаться довольно сложной и трудной задачей, справиться с которой не под силу обычному предпринимателю.
На самом деле, все выглядит гораздо проще, и если вы хотите заняться разработкой и описанием БП, стоит задаться вопросом построения правильной последовательности действий.
Для того, чтобы процесс разработки бизнес стандартов выглядел проще, мы предлагаем разделить этот процесс на несколько этапов:
- Действия. Первый подготовительный. Подумайте, что вам нужно для выполнения той или иной задачи. Перечислите, какие действия необходимо включить в бизнес процесс.
- Последовательность. Постройте алгоритм выполнения того или иного процесса пошагово. Опишите последовательность действий, которые должны идти один за другим.
- Результат. Четко сформулируйте результат, который вы ожидаете от данного процесса. Что хотите получить на выходе.
ЗАКАЗАТЬ РАЗРАБОТКУ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И СТАНДАРТОВ ВЫ МОЖЕТЕ, ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ.
Управление бизнес процессами
Управление бизнес процессами – это мероприятия, направленные на контроль, анализ и оптимизацию (совершенствование) стандартов работы в организации.
Важной частью управления бизнес процессом является его доработка и совершенствование. Для этого предприятия внедряют систему измерения результатов.
Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.
Управление бизнес процессами позволяет внедрить процессный подход в работу различных подразделений.
После того, как бизнес процессы были описаны, необходимо организовать систему контроля и управления. Управлением бизнес процессами в идеале должен заниматься отдельный специалист — Project Manager. Данный сотрудник имеет сферу ответственности, ограничивающуюся исключительно вашим производством, ведь управление БП подразумевает необходимость держать под контролем весь производственный цикл.
Управление БП не происходит, что называется по наитию. Для этого существует целый комплекс инструментов, который включает и графики, и схемы работы и заполнение отчетов. Управление бизнес процессами включает в себя: разработку новых стандартов работы и оптимизацию (совершенствование) существующих регламентов и процедур.
«Стандартизировать способ производства – значит выбрать лучший из способов и применить его. Стандартизация бессмысленна, если она не стремится к совершенству» Генри Форд
Оптимизация (совершенствование) бизнес процессов
Для того, чтобы успешно вести свою деятельность в современном мире, компания должна быть гибкой и своевременно адаптироваться под реалии, окружающей ее среды – законы, финансы, спрос, конкуренты, запасы.
Умело управлять и своевременно оптимизировать свои бизнес процессы, является ключевой компетенцией выживания в современных условиях.
Оптимизация бизнес процессов – это улучшение существующего порядка организации работы или процесса управления. Оптимизация БП позволяет компании гибко реагировать на меняющуюся внутреннюю и внешнюю среду и оставаться на волне успеха.
Своевременная оптимизация бизнес процессов позволяет не просто следовать современным методам ведения бизнеса, а создавать их.
Управляя БП по системе разработанной изначально, постепенно приходит понимание, что подход теряет эффективность. Это может быть связано с развитием производства, изменения структуры организации, расширением ассортимента, что не позволяет с прежней эффективностью достигать тех же целей используя старые подходы. Это сигнал к тому, что их необходимо оптимизировать!
В каких случаях необходимо оптимизировать бизнес процессы:
- Увеличении производства.
- Желании улучшить качество продукта / обслуживания.
- Увеличении конкуренции.
- Для повышение эффективности отдельных процессов.
- Сокращение штата без потери качества производства.
- Снижение производственных мощностей.
- Улучшение существующей системы работы.
Это только небольшая часть условий, при которых организации необходимо совершенствовать свои стандарты.
«Невозможно заниматься совершенствованием процесса, пока он не стандартизирован» Масааки Имаи, ДАО Тойоты
Схема бизнес процесса
Схема бизнес процесса – это последовательность выполнения операций, отображаемая на бумажном или электронном носителе.
Создание схемы бизнес процесса особенно актуально, когда в него входят несколько сложных блоков и появляется зависимость от других подразделений или процессов.
При создании схемы БП, необходимо определить последовательность и частоту выполнения операций, а так же результаты, которых необходимо достичь. Для определения последовательности создания схемы, опишем несколько этапов, на которые можно опираться при ее создании.
- Определите границы бизнес процесса. Речь идет не о глобальных целях, а о начале и конце отдельно взятого бизнес процесса, например, «позвонил клиент» — начало и «заказ передан в отдел доставки» — желаемый эффект — конец.
- Последовательность операций. Необходимо описать последовательность выполнения операций внутри определенного процесса, когда он приносит желаемый результат.
- Возможные варианты. Теперь пора включить воображение, или статистику и сделать предположения как может повести себя клиент/продукт на пути к точке «Б» и вписать это в схему. Если БП взаимодействует с внешними источниками.
- Отобразите роли. Не важно, какую должность занимает человек, ведь для нас важно какую роль он играет именно в этом процессе.
- Стандарты. Разработайте стандарты для эффективного выполнения каждой операции.
- Документация. Не забудьте про документы. Если процесс не описан, значит, его нет.
- Программное обеспечение. Какие учетные программы вам понадобятся для реализации и автоматизации бизнес процессов. А также, уже существующие используемые программы.
- Показатели эффективности. Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
- Совместимость. Свяжите эту схему с другими сопутствующими или смежными процессами.
Такую схему в деталях необходимо составлять для каждого процесса, который требует контроль за его выполнением.
Автоматизация бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов – это внедрение программного обеспечения, автоматизирующего процесс выполнения действий и задач.
На сегодняшний день на рынке представлено множество систем автоматизации, включающих в себя как обычные CRM-системы, так и многофункциональные ERP программы, успешно решающие задачи по автоматизации бизнес процессов.
Большинство даже самых простых CRM систем сегодня позволяет автоматизировать процесс и сделать его более понятным и эффективным. Что это значит на практике?
- Сбор информации. Происходит беспрерывный процесс сбора информации.
- Составление отчетов. Отчетность по многим процессом выводится нажатием одной кнопки.
- Передача информации между отделами в соответствии с уровнем их взаимосвязи.
- Снижение затрат человеческих ресурсов на проведение несложных, но объемных «бумажных» процессов.
- Быстрый обмен задачами, создание эффективного информационного поля между работниками, автоматизация работы с клиентами.
- Повышение эффективности. Как результат, растет эффективность организации.
Из активно применяемых CRM систем хочется особо отметить CRM «Битрикс24». Это отличный инструмент для быстрой автоматизации самых распространенных бизнес процессов. Все, что нужно для начала пользования – регистрация и невысокая оплата соответствующая количеству вашего персонала использующего данный инструмент.
Здесь в пару кликов вы сможете создать актуальные задачи, разместить стандарты, собрать информацию о лидах и сделках, сделать е-мейл рассылку по базе клиентов, спланировать рабочий график с напоминанием о задачах и выполнить десятки других полезных мероприятий.
ВНЕДРЕНИЕ CRM БИТРИКС24 – ЯВЛЯЕТСЯ ОДНОЙ ИЗ КЛЮЧЕВЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ НАШЕЙ КОМПАНИИ! ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГИ — ПОЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ.
Внедрение бизнес процессов
Внедрение бизнес процессов – это мероприятия по переводу работы сотрудников компании с существующего алгоритма работы на более эффективный.
Важно не просто разработать систему бизнес процессов, но и правильно внедрить её в производственный процесс. Особенно это важно, если компания уже давно на рынке, а ее сотрудники привыкли выполнять свою работу по привычному алгоритму.
Внедрение БП выглядит как разработка отдельного процесса. Она включает в себя несколько этапов:
- Ознакомление. Познакомьте сотрудников с новой системой ведения процесса.
- Вовлечение. Расскажите о возможностях и преимуществах новой системы организации труда.
- Тестирование. Проведите тестирование новой системы на отдельно взятом участке / сотруднике.
- Обучение. Основываясь на положительных результатах пробного тестирования, проведите обучение сотрудников с разъяснением новых обязанностей и функционала.
- Внедрение. После обучения, проведите внедрение новой системы в бизнес процессы организации.
- Контроль. Организуйте контроль, чтобы убедиться, что все сотрудники используют новую схему работы в соответствии с разработанными стандартами.
Важно определить зону ответственности и дать понять работникам, что новый алгоритм – неотъемлемая часть их ежедневного труда, которая не только повысит доходы предприятия, и их зарплату как следствие, но и сделает труд более простым и осмысленным.
Пример внедрения бизнес процессов
Приведем примеры из нашей работы, как положительно влияют на результаты компании разработка и внедрение бизнес процессов (стандартов) работы ее сотрудников.
В отделе продаж одной компании было восемь менеджеров по продажам, которые занимались реализацией ее продукции. Часть времени они проводили в офисе, принимая входящие звонки, а часть времени работали в полях, работая по собственному графику.
Компания обратилась к нам с запросом о повышении эффективности работы отдела продаж. Руководство компании столкнулось с проблемой, что менеджеры говорили о полной своей загрузке, а их продажи были на среднем уровне и ниже по рынку. А так же, при увольнении, менеджер «уводил» с собой клиентов к конкуренту.
После детального анализа организации внутренней работы компании мы сделали следующее:
- Разделили менеджеров на две категории: офисные – два человека и полевые – 6 человек.
- Прописали бизнес процессы и стандарты работы с клиентами для каждой категории, а именно:
- Для офисных менеджеров– процедуры работы с клиентами по телефону, скрипты и алгоритмы продаж, а так же бизнес процессы по внутреннему документообороту.
- Для полевых менеджеров – закрепление за определенной территорией, план посещения клиентов, стандарты работы с клиентами
- Ввели должность Старшего менеджера – супервайзера, в обязанности которого входит контроль за работой полевых менеджеров и за соблюдение ими стандартов работы компании.
Итог работы: через 6 месяцев, после внедрения новых бизнес процессов, продажи компании выросли в два раза!
Примеров по внедрению и оптимизации бизнес процессов можно приводить большое множество, поскольку уже большинство организаций осознали важность стандартизации и автоматизации работы сотрудников своих компаний.
Бизнес процессы, стандарты и процедуры стали не просто «бумажками», а важным преимуществом в высоко конкурентной борьбе за эффективность работы компаний в современных условиях.
Разработка бизнес процессов
Разработка бизнес процессов – это создание и описание последовательности операций приводящих к необходимому результату за определенное время. Мы специализируемся на разработке процессов и помогаем молодым и опытным компаниям описать их и внедрить в своих организациях.
Также наши специалисты приходят на помощь при необходимости оптимизации существующих процессов для улучшения показателей производства, повышения продаж и улучшения работы с покупателями. К нам за помощью уже обратились десятки компаний различных видов деятельности, каждая из них получила эффективные инструменты, повышающие качество их внутренней работы.
Заказать разработку и управление бизнес процессами вы можете позвонив по телефону +7 495 394-33-17 или заполнить форму на сайте. Мы с удовольствием проконсультируем и предоставим кейсы наших проектов.
Источник
Этап 1. Описание «как есть»
Задача | Описание работ | Результаты | Продолжительность |
Определение перечня основных бизнес- процессов компании, подлежащих описанию и анализу | Интервью с руководством компании и руководителями подразделений Совещание с руководством компании | Перечень основных (базовых) бизнес- процессов компании и их контуры Перечень подпроцессов, входящих в состав основных процессов Согласованный перечень бизнес- процессов, подлежащих описанию и анализу | От 1 до 3х недель в зависимости от масштаба компании |
Формирование рабочей группы аналитиков (задача выполняется для ситуации, когда описание бизнес- процессов проводят специалисты Заказчика) | Согласование предварительного списка кандидатов в рабочую группу Интервью с кандидатами и отбор участников рабочей группы Обучение рабочей группы методологии описания и анализа бизнес- процессов и технологии выполнения работ | Сформированная рабочая группа аналитиков из числа специалистов Заказчика, обученная методологии описания бизнес- процессам | 2 — 3 недели |
Описание бизнес-процессов «как есть» | Интервью специалистов Заказчика Сбор и анализ документов, используемых при выполнении бизнес- процессов Анализ информационной системы Формирование моделей бизнес- процессов Проверка моделей бизнес- процессов на полноту описания и согласованность Формирование рекомендаций по повышению эффективности выполнения бизнес- процессов | Модели бизнес- процессов «как есть»с перечнем проблем, влияющих на эффективность основной деятельности компании, и набором решений по их устранению | От 3 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества описываемых бизнес- процессов (среднее время на описание и анализ одного бизнес- процесса составляет 1 месяц). |
Согласование перечня решений по оптимизации бизнес- процессов | Совещание с руководством компании с обсуждением рекомендаций по повышению эффективности бизнес- процессов | Утвержденный перечень решений по оптимизации бизнес- процессов | От 1 совещания в зависимости от глубины выявленных проблем и сложности их решения |
Этап 2. Проектирование «Как надо»
Задача | Описание работ | Результаты | Продолжительность |
Оптимизация бизнес- процессов, формирование моделей «как нужно» | Формирование оптимальных моделей выполнения бизнес- процессов:
| Модели бизнес- процессов «как должно быть» Проект изменений в организационной структуре компании в соответствии с изменениями бизнес- процессов | От 2 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества бизнес- процессов (среднее время на оптимизацию одного бизнес- процесса составляет 2 недели). |
Разработка показателей оценки эффективности выполнения бизнес- процессов и процедур их получения | Определение:
Анализ основных издержек, связанных с выполнением бизнес- процесса и определение методики расчета эффективности выполнения бизнес- процесса Разработка требований к отчетности, позволяющей анализировать показатели эффективности бизнес- процессов и процедур ее формирования | Перечень показателей оценки:
Формы отчетности для анализа эффективности бизнес- процессов и процедуры формирования отчетов | От 2 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества бизнес- процессов |
Обеспечение информационной поддержки бизнес- процессов | Формирование требований к информационной системе компании для поддержки бизнес- процессов:
| Перечень функциональных требований к информационной системе, необходимых для поддержки бизнес- процессов Перечень разрывов с используемой ИС компании и перечень требований по доработке Возможно, проект оптимальной ИТ архитектуры для поддержки бизнес- процессов компании | От 1 до нескольких месяцев в зависимости от масштаба компании и количества описываемых бизнес- процессов |
Согласование перечня решений по результатам оптимизации бизнес- процессов | Совещание с руководством компании с утверждением перечня изменений бизнес- процессов и формированию плана мероприятию по переходу к новой модели | Утвержденный перечень изменений и модели бизнес- процессов «как нужно» План мероприятий по переходу от текущей ситуации к новым моделям бизнес- процессов | От 1 до нескольких совещаний в зависимости от глубины выявленных проблем и сложности их решения |
Этап 3. Внедрение изменений бизнес-процессов и обеспечение их поддержки
Задача | Описание работ | Результаты | Продолжительность |
Регламентация деятельности согласно новым моделям | Разработка документов, закрепляющих работу сотрудников в рамках измененных бизнес- процессов:
| Набор внутриорганизационных документов, регламентирующих выполнение измененных бизнес- процессов | От 2 до нескольких месяцев в зависимости от масштаба изменений |
Корректировка системы мотивации для поддержки эффективности выполнения бизнес- процессов | Разработка и утверждение:
| Утвержденные показатели оценки результативности и эффективности выполнения бизнес- процессов Положение о мотивации, закрепляющее принципы расчета премий за выполнение показателей | От 1 до 3х месяцев |
Внедрение измененных моделей бизнес- процессов | Разработка и ввод в действие приказов, утверждающих новые правила выполнения бизнес- процессов, процедур регулярной оценки их результативности и эффективности Пилотная апробация: выполнение бизнес- процессов по новым правилам Проведение аудита корректности выполнения бизнес- процессов согласно новым правилам При необходимости, корректировка моделей бизнес- процессов и регламентов Ввод регламентов в действие на постоянной основе. Отражение измененных правил выполнения бизнес- процессов в настройках информационной системы предприятия | Утвержденные и введенные в действия документы, регламентирующие работу согласно измененным бизнес- процессам Процедуры оценки результативности и эффективности выполнения бизнес- процессов Выполнение работ в соответствии с новыми правилами | В зависимости от масштаба изменений: от 2 месяцев |
Постановка процедур регулярного мониторинга отклонений в бизнес- процессах и внесения корректировок | Определение службы, которая должна отвечать за мониторинг выполнения бизнес- процессов либо создание службы с нуля. Определение места данной службы в общей системе управления компанией Разработка процедур регулярного аудита и показателей оценки эффективности выполнения бизнес- процессов, включение показателей в формы отчетности Ввод в действие работы службы мониторинга бизнес- процессов | Утвержденное положение о службе мониторинга Утвержденные и введенные в действия регламенты аудита бизнес- процессов и формы отчетности с показателями эффективности выполнения бизнес- процессов | 1 — 2 месяца |
Источник