Основные формы финансовой отчетности бизнес плана

Бизнес — это сложная система, в которой много составляющих. Предприниматель управляет продажами, развивает продукт, настраивает маркетинг и руководит сотрудниками. Части системы взаимосвязаны — без маркетинга не будет продаж; без персонала некому развивать продукт. Взаимосвязи в бизнесе бывает сложно отследить и оценить. Но все они находят свое отражение в финансах — крови бизнеса, которая помогает двигать его вперед.

Зачем вести финансовые отчеты

В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.

У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Читайте также: Принципы делегирования в малом бизнесе. Экономим время собственника

Мы рекомендуем управлять финансами осознанно. Поэтому перед рассказом об отчетах давайте разберемся, зачем они нужны.

Чтобы избежать критических ошибок. Без отчетности предприниматель слабо осознает свои действия — кажется, что он может безболезненно вынуть из бизнеса деньги или взять очередной транш кредита. Но и то и другое может оказаться губительным и уничтожить компанию.
Чтобы принимать взвешенные решения. Без отчетности предприниматель действует вслепую — идет в неизвестность и полагается только на свое чутье. Иногда риск оправдан, но в перспективе выигрывает холодный расчет и рациональность.
Чтобы видеть свой бизнес. Для многих предпринимателей компания — это эфемерная сущность. Есть сотрудники, офис, склады и товар. Но все это живет в параллельных измерениях. Отчетность помогает свести все к одному знаменателю и увидеть бизнес целиком.

Отчетность помогает не совершать ошибок, принимать взвешенные решения и глубже понимать текущую ситуацию. Для каждого из приведенных сценариев есть свой отчет. Мы разберем их на реальных примерах.

Отчет первый. ДДС или движение денежных средств

Каждому хочется избежать ошибок — вовремя получать оплату, не попадать под налоговые штрафы и избегать кассовых разрывов. Все эти задачи решает отчет о движении денежных средств или ДДС.

Компания Николая М. ремонтирует нежилые помещения — одновременно бригады работают на 5 объектах. Бизнес новый, чтобы завлечь клиентов Николаю приходится давать отсрочку. Он фиксирует приходы и расходы, поэтому точно знает, когда возникает кассовый разрыв и компании требуется дополнительное финансирование.

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период.

ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Читайте также: Зачем вести отчет о движении денежных средств

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

ДДС

Деньги на начало		100 000 ₽
1 июля	Предоплата	90 000 ₽
2 июля	Аванс сотрудникам	-60 000 ₽
3 июля	Аренда	-20 000 ₽
4 июля	Закупка сырья	-100 000 ₽
5 июля	Займ собственнику	5 000 ₽
Деньги на конец		5 000 ₽

Отчет второй. ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L или «пиэнэль» — от английского «Profit & Loss».

Интернет-магазин Антона растёт — он видит, что от месяца к месяцу выручка и количество клиентов увеличивается, но денег не становится больше. Он составил ОПУ, чтобы понять, куда уходят деньги. Так Антон выяснил, что большую часть дохода съедает аренда офиса и склада. Поэтому он перевёл сотрудников на удалённую работу и этим увеличил маржинальность компании.

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает.

Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчёт помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идёт хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

ОПУ

Выручка	800 000 ₽
Себестоимость	600 000 ₽
Прибыль до налога	200 000 ₽
Налог	40 000 ₽
Чистая прибыль	160 000 ₽

Отчет третий. Баланс

Чтобы принимать управленческие решения, собственнику бизнеса нужна информация. Ему полезно видеть бизнес целиком — оценить и понять все детали. Для этого предназначена Балансовая отчетность или Баланс.

Андрей закупает в Китае селфи-палки и продает их через розничные точки в крупных торговых центрах. Баланс помогает ему понять, какая часть денег сейчас «в товаре» — он не сможет их быстро выдернуть и направить на набирающие популярность спиннеры. Чтобы сыграть на спросе Андрею придется брать займ у партнера или идти в банк за кредитом.

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени.

В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, на которые живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль. Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты.

У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Читайте также: Управленческий учет – зачем он нужен? Интервью с Наталией Морозовой. Часть 1

БАЛАНС

Оборотные активы		Обязательства
Деньги в кассе	10 000 ₽	Кредиторская задолженность	90 000 ₽
Кофе в зёрнах	30 000 ₽
Бумажные стаканы	10 000 ₽
Основные средства		Капитал и резервы
Кофемашина	40 000 ₽	Собственный капитал	10 000 ₽
Кофемолка	20 000 ₽	Нераспределённая прибыль	10 000 ₽
Активы	110 000 ₽	Пассивы	110 000 ₽

Шпаргалка

Отчетность помогает не совершать ошибок, выступает базой управленческих решений и дает предпринимателю возможность увидеть бизнес целиком.
Отчет о движении денежных средств или ДДС помогает увидеть, куда уходят деньги, разложить по полочкам все статьи доходов и расходов.
Отчет о прибылях и убытках или ОПУ помогает соотнести обязательства и понять, как бизнес зарабатывает деньги.
Балансовый отчет или Баланс — это срез бизнеса на определенную дату. Он помогает соотнести ликвидность активов и срочность пассивов.

Источник

Многие считают, что бизнес можно вести исключительно на интуиции. И это правда. Но только до поры до времени. Пока интуиция не подведет. Чтобы «подложить соломки» лучше обеспечить себя инструментом, который хорошо работает всегда. Этим инструментом для бизнесмена является финансовая отчетность. О ней и поговорим.

Давайте сразу себе ответим на главный вопрос: что такое «Финансовая отчетность»?

Термин «Финансовая отчетность» многими привычно воспринимается как синоним термина «Бухгалтерская отчетность». Так было раньше, когда предприятия вели исключительно регламентированный учет своей хозяйственной деятельности. С переходом на рыночные условия роль регламентированного учета для предприятия стала снижаться. Такой учет не дает достаточной информации для руководителей и инвесторов. Со временем появились параллельные виды учета: управленческий учет в разных вариациях и учет по МСФО. В них можно использовать более гибкий и точный подход к отражению результата хозяйственной деятельности. Но основные формы финансовой отчетности: Баланс (BL), Отчет о финансовых результатах (или «Отчет о прибылях и убытках» (PL)), и «Отчет о движении денежных средств» (CF), не потеряли своей актуальности и прекрасно вписались в эти новые виды учета.

Основные формы отчетности, на которых строится фундаментальный анализ финансовой деятельности предприятия, едины для всех видов учета.

Знаете ли вы что?

А вот их наполнение может иметь значительные расхождения. Обусловлено это спецификой и правилами, определенными предприятием для отражения хозяйственных операций в нерегламентированном виде учета (т.е. не регулируемом государством). О способах регулирования я рассказывала в своем вебинаре. Там же рассказала и о трех основных вопросах, отвечая на которые, руководитель или финансовый директор определяет критерии для отражения хозяйственной операции в учете и, соответственно, в отчетности:

Какая сумма?

не всегда сумма операции, отраженная в бухгалтерском учете равна сумме, отражаемой в управленческом учете;
Где?

в каких разделах и каких отчетных форм должна быть отражена хозяйственная операция;
Какая аналитика?

должна быть присвоена к хозяйственной операции.

Теперь при использовании термина «Финансовая отчетность» мы будем понимать, что это – формы отчетности, сформированные в соответствии с правилами и требованиями рассматриваемого вида учета. Если на вашем предприятии кроме бухгалтерского учета ведется еще и управленческий учет, то у вас будет 2 комплекта основных форм отчетности:

Виды учета	Формы отчетности
Бухгалтерский учет	Баланс	Отчет о финансовых результатах	Отчет о движении денежных средств
Управленческий учет	Баланс	Отчет о финансовых результатах	Отчет о движении денежных средств

Пожалуйста, обратите, внимание!

Некоторые руководители считают, что для принятия управленческих решений достаточно иметь на руках только отчет о движении денежных средств. Спешу вас огорчить. Это – заблуждение. Оно чревато финансовым неприятностям. Не всегда наличие денег на счетах компании говорит о её финансовом благополучии. Давайте перейдем к более детальному погружению в эту интересную тему.

Что отражают формы отчетности, как они формируются и как они взаимосвязаны?

Я не буду следовать книжным описаниям, а предложу вам свое видение. Предлагаю вам постоянно возвращаться к схеме ниже во время моего объяснения и тогда все станет понятно.

Взаимосвязь форм финансовой отчетности

Кому-то эта схема покажется очень сложной и не вызывающей интереса. Но, дочитав статью до конца, вы поймете, что все очень просто. Предлагаю раз и навсегда разобраться: что из себя представляют эти три формы отчетности, как они взаимосвязаны и как можно легко в них ориентироваться, извлекая необходимую вам пользу.

Начнем.

Баланс: отражает общее состояние организации на отчетную дату.

Баланс формируется на две отчетные даты: начало отчетного периода (НП) и конец отчетного периода (КП). Динамика изменения показателей между двумя отчетными датами Баланса, отражает результат денежных (СF) и неденежных (PL) операций. Или, другими словами, два результата деятельности в рассматриваемом периоде:
- По CF – сколько сгенерировано денег, и какой остаток.
- По PL – какой результат деятельности (прибыль/убыток).
Баланс состоит из двух частей:
- Активы – это будущий денежный приток компании, то есть то, что можно обратить в денежные средства (основные средства, дебиторская задолженность, и непосредственно деньги).
Отсюда вывод: Активы бывают денежные и недежные.
- Обязательства – это будущий отток денег, т.е. то, сколько нужно будет заплатить (кредиторская задолженность, расходы будущих периодов, различные резервы).
Отчет о движении денежных средств (CF): отражает сальдо денежных средств.

Имеются ввиду наличные, безналичные денежные средства и эквиваленты денежным средствам на начало и конец отчетного периода. Кроме того, он отображает в деталях поступление и расход денежных средств по различным видам деятельности. То есть обобщает существенные причины изменения денежных средств за отчетный период.
Остаток Денежных средств на начало и на конец отчетного периода = Денежные Активы в структуре Баланса.
Отчет о финансовых результатах (PL): отражает результат деятельности компания за определенный период.

PL содержит сведения о сумме доходов и расходов, которые были совершены для генерации этого объема доходов.
Пожалуйста, обратите, внимание!
Результат финансовой деятельности (прибыль/убыток) оказывает влияние на изменение Капитала в Балансе в виде нераспределенной прибыли.
Вывод: CF попадает в баланс как остаток денежных средств в активе. PL отражается в капитале компании. Баланс рассматривается как срез состояния компании на две отчетные даты. И только анализируя все три формы отчетности вместе, можно понять в каком финансовом состоянии находится бизнес, какие сложности он испытывает.
Пожалуйста, обратите, внимание!
На практике всегда сравнивают PL и CF, потому что они представляют собой детализацию операций, совершенных предприятием между двумя отчетными датами.

Основные расхождения между PL и CF:

В PL операция отражается всегда в тот момент, когда она осуществляется, а не когда выполняется оплата.

Пример: В дату получения аванса за предстоящую услугу формируется операция поступления денежных средств в CF. Но, поскольку услуга еще не оказана, в PL выручка не отражается. Таким образом, получаем расхождение по отражению доходной операции.

В PL отражаются корректировки по доходам и расходам, которые признаются в виде Актива и Обязательства, если для этого есть основания.

Пример: Вы сформировали актив: депозит на 6 месяцев, со сроком выплаты дохода в виде процентов в дату погашения. Поскольку данный актив уже формально приносит доходы в виде процентов, вы должны отразить его в PL в составе дохода, несмотря на то, что операции в CF еще нет. Аналогично с расходами по кредитам. Поскольку данное обязательства в процессе своего существования «генерит» расходы в виде процентов по кредиту за каждый месяц, мы должны их отразить в PL в том периоде, в котором они начислены. При этом, в CF списание денежных средств отразим только в дату фактического платежа.

Осталось рассмотреть вопрос, какие средства автоматизации можно использовать для формирования финансовой отчетности.

Инструменты Автоматизации

На рынке информационных решений существует множество предложений, позиционирующих себя как автоматизированные системы формирования финансовой отчетности, но по факту серьезных “игроков” всего несколько. Вам нужно проанализировать несколько таких систем и выбрать для себя наиболее подходящую и удовлетворяющую вашим требованиям.

Прежде всего, необходимо принять решение: какая финансовая отчетность требуется для управления бизнесом. Важно знать, что многие ИТ продукты позволят сформировать только одну форму отчетности – CF. Анализируя такой отчет, вы сможете определить лишь сколько денежных средств принесли активы за определенный период времени. Но! Не сможете определить рентабельность вашего бизнеса за период, так как не увидите отчета PL. Будет неизвестен объем вашего текущего капитала, сколько вам должны контрагенты и ваша задолженность.

В отличие от узконаправленных решений, сервис Галочка предлагает полноценный управленческий учет, который содержит все три необходимые формы отчетности, и полностью интегрируется с данными вашей учетной системы: 1С, Excel, другие аналоги. Галочка имеет встроенный функционал, который позволяет формировать любой уровень аналитики для доходов и расходов, а также формирует отчеты любой формы и сложности в нужной детализации.

Более подробно ознакомиться с возможностями нашего сервиса вы можете на сайте https://galochka.ru/catalog/soft/upravlencheskiy-uchet/

Выводы
Отчетность
PL – показывает использование ресурсов за период;
СF – показывает, сколько данные ресурсы сформировали денежных средств за период;
ВL – показывает текущую капитализация предприятия, и, при необходимости капитализацию его отдельных подразделений.

Автоматизация отчетности

Выбирайте такие системы автоматизации управленческой отчетности, которые позволяют гибко видоизменять логику построения этой отчетности и умеют «на лету» интегрироваться с вашими учетными системами.

В следующих статьях мы расскажем об Автоматизации Бухгалтерского учета и Построении Управленческого учета с нуля.