Затраты на персонал бизнес план

Грамотное управление затратами на персонал – одна из приоритетных задач руководителя, поскольку такие расходы занимают существенную долю от суммарных издержек. Рассказываем, как правильно анализировать и оптимизировать затраты на сотрудников

Затраты на персонал – это показатель, который объединяет все прямые и косвенные расходы организации на поиск кадров, трудоустройство, организацию и оплату труда, повышение квалификации и многое другое. Очень важно правильно вести бюджетирование и анализ таких трат, а также применять все инструменты, которые могли бы оптимизировать их.

Затраты на персонал организации: общая информация

В расходы на оплату труда могут входить следующие пункты:

оплата труда (ставка и/или процент от прибыли), премии;
страховые взносы, отпуска, больничные листы, командировки;
всевозможные надбавки за непрерывный стаж, тяжелые условия работы, доплаты инвалидам;
издержки на питание сотрудников, оплату мобильной связи, жилья, транспорта и пр.;
средства на приобретение фирменной формы или обмундирования;
обучение, повышение квалификации;
другие виды трат в пользу работника, если они предусмотрены трудовым и/или коллективным договором.

До 90% бюджета компании может уходить на ФОТ и налоги, связанные с ним. Поэтому грамотное планирование и распределение средств играет решающую роль в деле успешности вашего бизнеса. Опытные бухгалтеры-сотрудники сервиса Главбух Ассистент помогут оптимизировать расходы на налоги и подскажут, как сократить затраты на персонал. Это выгодно, удобно и безопасно — убедитесь сами.

Читайте подробнее: Особенности кадрового аутсорсинга

Бюджетирование расходов на персонал

Бюджетирование – это календарное планирование трат на работников предприятия. Как правило, оно составляется на 1 год, реже – на полугодие или квартал. Бюджетирование должно опираться на стратегию развития компании. Например, если у вас в планах сократить штат, нужно будет оплачивать социальные гарантии (выходное пособие, компенсации за неиспользованный отпуск). И наоборот, при расширении производства увеличатся затраты на рекрутинг, стажировку и обучение новых кадров, оплату труда.

В бюджетном планировании необходимо учитывать все данные – фонд оплаты труда (включая динамику роста и непредвиденные издержки), командировочные, социальные выплаты, повышение квалификации и прочие показатели. Иногда документ составляется в нескольких вариантах, исход из разных сценариев развития компании.

Приведем простой пример бюджетирования расходов на персонал на 6 месяцев

Статья расходов	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь
ФОТ (каждый квартал рост на 5%), тыс. руб.	400	400	400	440	440	440
Соцвыплаты и льготы, тыс. руб.	16,92	16,92	16,92	18,61	18,61	18,61
Премии	200
Подбор, обучение и развитие персонала (тыс. руб.)	50
Другие расходы (кадровое делопроизводство, охрана труда, корпоративные мероприятия, подарки, покупка рабочей формы и пр.), тыс. руб	50	30	30	30	50	30

Итого: 3 096 590 рублей

Читайте: Как правильно мотивировать персонал

План бюджета проходит несколько этапов – составление, утверждение руководством, реализация, контроль и подведение итогов. Можно составлять не общий план на всех, а отдельно по каждой должности, а потом свести все показатели в единый документ.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Оценка затрат на персонал

Есть несколько способов провести анализ затрат на персонал.

Традиционные методы основаны на принципе ROI (Return On Investment – возврат инвестиций):

По доли от валовой выручки. Как рассчитать? Отнять от объема реализации товара общие затраты на сотрудников.
По средним затратам на работника. Необходимо поделить общие расходы на количество людей, которые числятся в штате. Полученную цифру нужно сравнить с доходом компании.
Стоимость одного производственного часа. Эта цифра покажет, сколько в среднем стоит час работы вашей организации. Для этого общую сумму затрат на всех сотрудников необходимо поделить на количество рабочих часов (за одинаковый временной отрезок). Стоимость производственного часа также рассматривают в разрезе рентабельности фирмы.

Сравнивая, например, средние траты на специалиста с доходом компании за разные периоды, можно посмотреть динамику и выяснить, насколько эффективно вы руководите зарплатным фондом.

Читайте также: Качества руководителя, которые приведут к успеху

Давайте посмотрим, как работают методы ROI на конкретном примере. Берем самую распространенную формулу, которая помогает оценить эффективность:

Результат/Расходы

В нашем случае расходы – это трудозатраты, а результат – прибыль или объем производства.

Предположим, необходимо рассчитать ROI за 1 квартал для цеха по производству мебели. Трудозатраты – это количество людей и времени, которое понадобилось на выполнение задачи. Условимся, что все сотрудники мебельного цеха работают одинаковое количество дней. Тогда под показателем «Трудозатраты» следует понимать среднесписочную численность персонала.

На производстве за квартал выпустили товаров на 10 400 000 рублей. Среднесписочная численность равна 21 человек. В таком случае, один сотрудник производит продукции на 495240 (10 400 000: 21).

Это первый этап оценки. Далее необходимо определить финансовую отдачу от затрат на оплату труда. Иными словами, сколько работник приносит на каждый уплаченный рубль. Формула выглядит так:

Объем производства (в рублях) / ФОТ

Для торговых компаний под термином «Результаты» понимают не объем производства, а объем выручки. Также можно делить объем валовой прибыли на размер оплаты труда.

Возьмем пример с тем же мебельным цехом. Как мы знаем, объем производства составил 10 400 000. Допустим, размер ФОТ за квартал равен 2 745 000 рублей. В таком случае 10 400 000 делим на 2 745 000 и получаем 3,79 рубля. Другими словами, каждый рубль, вложенный в сотрудников, приносит 3,79 рубля доходов.

Как рассчитать эффективность затрат на ФОТ для отдельных сотрудников?

Чтобы бюджетирование затрат на персонал было более эффективным, рекомендуется анализировать отдельных специалистов.

Допустим, владельцу магазина электроники необходимо рассчитать эффективность менеджера по продажам. Этот сотрудник продает в месяц товаров на 900 000 рублей, и зарабатывает при этом 50 000 рублей. Ваша чистая прибыль составляет 200 000 рублей. Соответственно, на 1 рубль зарплаты менеджера приходится 4 рубля прибыли.

Еще один распространенный способ оценки эффективности затрат на ФОТ – так называемый бенчмаркинг. Его суть состоит в сравнении зарплаты сотрудника с аналогичными должностями у конкурентов, лидеров рынка, средними показателями в отрасли, по региону и пр.

Читайте также: Как эффективно управлять персоналом

Как оптимизировать или сократить бюджет на ФОТ

Если каждый рубль на счету, необходимо в первую очередь сократить те пункты, которые не влияют на эффективность работы компании. Например, можно отменить корпоративные мероприятия, отсрочить внешнее обучение, отказаться от премий и подарков сотрудникам.

Многие непрофильные задачи выгоднее передавать на аутсорс – так вы сэкономите и на зарплате, и на налогах. Например, один из самых выгодных и экономичных вариантов — удаленная бухгалтерия и кадровое производство. Сотрудники сервиса Главбух Ассистент возьмут на себя учет и отчетность, решат все вопросы с налоговой и приведут в порядок документооборот компании.

Для оптимизации трат необходимо провести подсчеты эффективности по показателю ROI, о чем мы рассказывали выше, отследить динамику за последние месяцы/кварталы, а также выяснить, какие статьи расходов увеличились и почему. Не всегда снижение объемов производства или продаж на 1 рубль ФОТ означает, что от кадров нет должной отдачи. Возможно, это временное явление.

Например, фирма нанимала новых специалистов для расширения или запуска нового проекта, поэтому деньги ушли на гонорар рекрутинговым агентствам, зарплату, стажировку. ФОТ увеличился, но прибыль будет только тогда, когда проект получит развитие. Поэтому так нужна комплексная оценка – она показывает картину в целом.

Важный совет напоследок. Один из главных признаков низкой эффективности – текучесть кадров. В сложной экономической обстановке люди стараются удержать свои места. Поэтому, когда, например, наблюдается массовое увольнение работников «зарабатывающего» сегмента (специалистов по продажам, маркетологам), а на освободившиеся вакансии претендентов нет, необходимо сократить количество «обслуживающего» персонала и за этот счет увеличить зарплату «продажникам». Разумеется, такие меры приведут к увольнению рядовых сотрудников, но зато компания сохранит свою жизнедеятельность.

Источник

1. Краткий инвестиционный меморандум

Для многих людей основным барьером на пути к открытию собственного дела являются серьезные капиталовложения. Однако существуют идеи, которые не требуют больших денег для реализации. Как правило, это касается тех сфер бизнеса, где вы выступаете в качестве посредника. Так, например, вы можете организовать компанию по предоставлению услуг грузчиков и разнорабочих.

У данного вида бизнеса есть своя специфика, которая состоит в сложности взаимодействия с рабочими. Успех реализации проекта определяется наличием IT-системы по работе с клиентами и персоналом.

Для открытия компании по аутсорсингу рабочего персонала не требуются капитальные вложения. Отсутствуют такие статьи затрат как закупка товара на склад или оборудование для торговой точки. Кроме того, нет оборотного капитала, то есть нет денежных средств, замороженных в товаре. Еще одно преимущество — низкая точка безубыточности. Операционная прибыль начинает поступать уже в первый месяц работы организации.

Первоначальные инвестиции — 268 000 рублей;

Срок окупаемости инвестиций — 5 месяцев;

Точка безубыточности на 3 месяц;

Средняя ежемесячная прибыль 167 500 рублей.

2. Описание бизнеса, продукта или услуги

Услуга компании заключается в предоставлении частным лицам и организациям грузчиков и разнорабочих в аренду на определенный срок.

Заказчикам нужны временные работники без специальной квалификации. Например, на предприятие срочно требуются рабочие для разгрузки фуры с товаром. Проблемы самостоятельного привлечения такого рода сотрудников состоят в том, что они зачастую не выполняют работу надлежащего качества и в нужный срок. Таким образом заказчик, самостоятельно нанимающий рабочих по объявлению, берет на себя риск того, что последние придут на работу в нетрезвом состоянии либо выполнят заказ не полностью. Это приведет к задержкам в производственном процессе и, в конечном итоге, к потере денег.

Компания по аутсорсингу рабочего персонала фактически выполняет роль отдела кадров для заказчика. Обращаясь в данную организацию, заказчик получает гарантию того, что работы будут выполнены точно в срок и в соответствии с заявленными требованиями. Все, что требуется от заказчика — заключить договор, принять работу и произвести оплату.

Основной капитал такой компании состоит из нематериальных активов — наличия базы контактов рабочих. Именно от количества и качества установленных контактов зависит успех реализации заказов.

Добавленная стоимость в этом случае формируется из таких услуг как организация работы на объекте, создание бригады, назначение бригадира, оперативная замена сотрудников на объекте, контроль за достижением результата, регулирование конфликтных ситуаций.

Наценка на услуги рабочих составляет 30-40%.

Тем не менее для заказчика обращение в организацию по аутсорсингу рабочего персонала является наиболее экономичным решением по сравнению с содержанием штата работников, востребованных только время от времени.

Компания предоставляет разнорабочих как для организаций, так и для частных лиц.

Частным лицам грузчики и разнорабочие нужны, как правило, во время переезда и смены места жительства. Обычно требуются работы следующего назначения:

Покрасочные работы;
Погрузо-разгрузочные работы;
Земляные работы;
Уборка снега зимой;
Другие работы, не требующие специальных навыков.

Организации, являющиеся потенциальными клиентами компании, характеризуются наличием следующих объектов:

Стройки;
Магазины;
Склады;
Производства;
Заводы;
Фабрики;
Супермаркеты;
Гипермаркеты;
Порты.

Заказы от предприятий приносят 80 % прибыли. Поэтому компания по аренде персонала ориентируется именно на работу с крупными организациями, которые единовременно заказывают выполнение большого объема работ.

Для целевых клиентов основные преимущества сотрудничества состоит в экономии денежных средств на содержание штата рабочих. Кроме того, многие заводы и фабрики работают по гибкому графику поставок. Такой формат подразумевает, что объем груза и время доставки становятся известны в последний момент, и заводу необходимо в короткие сроки собрать бригаду из нужного количества рабочих. Единственным решением для предприятия является обращение к компании, которая специализируется на аутсорсинге рабочего персонала. В этом случае клиент экономит временные и финансовые ресурсы. Он платит только за результат.

Прямыми конкурентами компании являются организации, которые занимаются предоставлением аренды производственного персонала. Даже в крупных городах подобных компаний мало. А во многих небольших городах прямая конкуренция попросту отсутствует. При этом емкость рынка огромная. Любая строительная организация, сеть супермаркетов, производственное предприятие формируют спрос на данный вид услуг.

Основным конкурентным преимуществом будетя качество оказываемых услуг. Для этого необходимо грамотное формирование базы рабочих, привлекаемых на заказы. Чем больше база, тем лучше. По статистике, примерно 20% населения работают в сегменте low-cost. Этот сегмент включает в себя низкооплачиваемые работы, не требующие специальной квалификации. То есть если население города N составляет 1 000 000 человек, то есть потенциальная возможность создать базу из 200 000 человек.

Компоненты действующей IT-системы:

Личное дело на каждого рабочего;
Учет местоположения объекта, а также адрес проживания каждого рабочего;
Рейтинг рабочих в зависимости от количества и качества выполненных заказов;
Начисление и учет выдачи заработной платы.

Специфика ведения бизнеса в качестве посредника состоит в том, что необходимо разрабатывать маркетинговую стратегию как для привлечения заказчиков, так и для привлечения поставщиков ресурсов. Это особенно важно при активном использования человеческого ресурса.

Для того чтобы выбрать инструменты привлечения работников, необходимо проанализировать потребности и образ жизни этих людей. В рамках выбранной стратегии акцент делается на использовании трех основных инструментов:

Расклейка объявлений в местах общественного пользования: в автобусах, на остановках, в подъездах многоквартирных домов и т.д.
Размещение рекламы в газетах с разделом поиска вакансий;
Использование форварда. Форвард — это активист группы потенциальных рабочих, который будет заниматься поиском персонала под объект за небольшое вознаграждение. Например, председатель студенческого совета. Процент начисляется за количество отработанных человеко-часов. Таким образом, форвард мотивирован не просто найти как можно больше рабочих, но и проследить, чтобы они выполнили заказ.

Привлечение основных клиентов включает в себя намного больше маркетинговых инструментов. При этом важно не только определить потребности клиента, но и установить с ким коммуникацию.

Массовая реклама в интернете:

Контекстная реклама. По статистике 90%, переходящих по ссылкам — неликвидные клиенты с мелкими заказами. Еще 5% — люди, не имеющие потребность в услугах компании. И оставшиеся 5% — потенциальные клиенты компании. Затраты на контекстную рекламу — 30 000руб. в месяц;
Размещение рекламы на досках объявлений профессиональных сайтов и порталов;
Социальные сети.

Для того чтобы реклама была максимально эффективной, нужно попробовать максимальное количество инструментов и подсчитать маржинальную прибыль от использования каждого. Затем на основе аналитических данных делаются выводы о том, какие инструменты действенны именно в вашем регионе.

Так же активную работу по привлечению клиентов ведет отдел продаж компании:

Холодные звонки по объявлениям;
Теплые звонки по контактам из базы.

Немаловажную роль играют директ-продажи. Для этого необходимо найти потенциального крупного клиента и подвести его к сотрудничеству. Как правило, крупные клиенты, давно работающие на рынке, имеют устойчивый список поставщиков ресурсов. Поэтому для того чтобы заключить договор и получить возможность выполнить хотя бы один заказ на таком предприятии, нужно разработать стратегию «внедрения». Проведение переговоров с работниками компании, составление личного дела предприятия, рекомендации от действующих поставщиков организации — это только часть возможных методов воздействия.

Еще одним способом поиска крупного заказчика является участие в конкурсных тендерах. Для этого следует разработать расширенное коммерческое предложение, показывающее все выгодные стороны сотрудничества с компанией: опыт работы, отзывы предыдущих заказчиков, цена, репутация на рынке и т.д.

Рекламный бюджет компании расходуется по двум направлениям:

Реклама на привлечение клиента. Бюджет увеличивается с ростом количества заказов.
Реклама на привлечение работников. Бюджет имеет стабильную величину.

Форма организации компании — ИП. Предпочтительная система налогообложения — УСН (6% от дохода организации).

Бизнес по предоставлению рабочего персонала строится на трех основных составляющих:

Умение привлекать клиентов;
Умение привлекать работников;
Умение реализовывать проект.

Первые два пункта включают в себя использование маркетинговых инструментов и последующий контроль их эффективности.

На этапе реализации объекта ключевую роль играет умение устанавливать коммуникацию как с рабочими, так и с заказчиками. Рассмотрим все этапы работы над заказом:

Обращение заказчика в компанию. Формирование технического задания;
Информация о техническом задании переносится в базу данных, после чего формируется список работников, проживающих в непосредственной близости от объекта. Список рабочих выводится в соответствии с рейтингом;
Выбираются рабочие под заказ. Необходимо выбирать большее количество, чем требуется для выполнения заказа. То есть, если заказ на 10 рабочих, договариваться следует с 15, так как на работы выходят не все. Затем назначается бригадир.
Бригада выезжает на объект. Бригадир следит, как справляется каждый рабочий. В случае необходимости производит оперативную замену сотрудника. Именно бригадир контролирует доведение работ до результата.
Работа принимается прорабом со стороны заказчика.
Оплата работ. Расчет с рабочими.

Этапы, в свою очередь, состоят из нескольких бизнес-процессов, на каждом из которых есть свои подводные камни. В компании разработаны инструкции и схемы по оптимизации всей совокупности проводимых работ. Четко отлаженные системы управления — преимущества компании с большим опытом.

6. Организационная структура

Особенность данного вида бизнеса в том, что его можно начинать самостоятельно, без привлечения сотрудников.

В первое время ограниченность базы ведет к ограничению на объем выполняемых работ. Поэтому прежде чем расширяться, нанимать сотрудников и снимать офис, нужно собрать базу, достаточную для того, чтобы выполнять большие заказы.

Необходимость нанимать первого помощника возникает только на четвертый месяц работы организации. На пятом месяце при оптимистичном прогнозе вы можете взять в штат двух сотрудников:

Менеджер по продажам. Именно он помогает заказчику сформировать заказ, а также занимается осуществлением холодных и теплых звонков, работает с клиентами, привлеченными с помощью остальных каналов. График работы — 5 рабочих дней в неделю с 9.00 — 19.00. Зарплата- оклад + проценты от продаж.
Менеджер по персоналу. В его основные обязанности входит увеличение базы рабочих, привлечение персонала на объект, формирование рейтинга работников. Он должен в обязательном порядке:

Подготавливать рекламу по набору рабочего персонала на различных рекламных носителях (с согласования руководства).
Осуществлять деятельность по распространению информации о вакансиях компании в сети «Интернет» и за счет наружной рекламы (объявления на досках объявлений, форумах о работе, сайтах вакансий, социальных сетях и т.д., общежитиях, центрах занятости и т.д. — обычно не менее 3 штук в день для каждой категории).

То есть именно менеджер осуществляет все контакты с поставщиками ресурсов. График работы — 5 рабочих дней в неделю с 9.00 — 19.00. Зарплата- оклад + проценты от продаж.

Инвестиции на открытие
Регистрация, включая получение всех разрешений	10 000
Вывеска	0
Рекламная кампания	40 000
Создание сайта	50 000
Закупка оборудования	163 500
Прочее	5 000
Итого	268 500

Ежемесячные затраты
ФОТ (включая отчисления)	136 819
Аренда	22 500
Коммунальные услуги	3 000
Реклама	40 000
Бухгалтерия (удаленная)	10 000
Оплата труда рабочих	643 500
Непредвиденные расходы	5 000
Итого	860 819

План продаж на 24 месяца с учетом сезонности, прогноз эффективности инвестиций и расчет экономических показателей бизнеса представлен в финансовой модели.

Предоставляя клиентам рабочий персонал на аутсорсинг, вы фактически предлагаете организациям сэкономить собственные средства. Это предложение приносит заказчику очевидную выгоду, что гарантирует спрос на услуги вашей компании даже во время кризиса в экономике.

В данном виде бизнеса отсутствуют объективные факторы, которые бы препятствовали развитию компании.

Скачать финансовую модель

Финансовая модель рабочих