Управление командой проекта бизнес план

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по управлению проектами. Чтобы начать читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Реализация проекта начинается с объединения людей и других ресурсов, необходимых для выполнения проекта. Как только вы получили людей для реализации проекта, помогите им узнать их назначения, общую идею проекта и их товарищей по команде. Для этого проведите ознакомительную встречу.

На этой встрече спонсор или заказчик проекта может описать миссию проекта, и в чем его заинтересованность. Вы можете просмотреть план проекта с командой и объяснить, как все будет работать, например, как общаться или обрабатывать запросы на изменение. Здесь же вы должны объяснить команде, где будет храниться информации о проекте, включая план проекта, спецификации, отчеты и так далее. Обычно все это храниться в электронном виде и называется записной книжкой проекта.

После этого выполнение проекта представляет собой выполнение всей работы, которую вы определили в структуре распределения работ. Мониторинг и контроль вашего проекта запускаются одновременно с выполнением. Мониторинг представляет собой сбор данных о том, где находится проект. Поскольку проекты никогда не следуют планам, которые вы так тщательно готовите, вы должны выяснить, как реагировать на возникающие изменения, неожиданности и проблемы.

Запрос предложения или RFP проекта

Для инициации и планировании проекта, вы можете работать с небольшой основной командой. Реализация – это когда вы привлекаете остальную часть команды и приобретаете необходимое оборудование и материалы.

Сбор предложений часто начинается с запроса предложения, сокращенно называемого RFP, который является типичным способом запроса предложений или предложений поставщиков. В RFP описываются необходимые вам услуги или ресурсы, когда они вам нужны, и ваш бюджет на эту работу. Рекомендуется включить критерии, которые вы планируете использовать для выбора поставщика. Кроме того, укажите инструкции и крайний срок подачи предложения, а также дату, когда вы объявите о своем решении.

Получив все предложения поставщиков, вы обговариваете и оцениваете ответы, используя ваши критерии. Затем вы выбираете победителя. Процесс выбора зависит от размера и сложности проекта. Оценка и выбор могут быть такими же простыми, как заполнение таблицы ниже и выбор поставщика с наивысшим баллом.

Для больших заданий вы можете свести представленные материалы к короткому списку поставщиков. Затем попросить во втором раунде каждого поставщика подготовить более подробную презентацию или продемонстрировать, что они могут предложить. В конце вы заключаете контракт с поставщиком.

Техники эффективного общения

Как менеджер проекта, вы общаетесь с людьми на всех уровнях организации, от клиентов и управленческой команды до людей, которые работают над проектами. Хорошие коммуникативные навыки помогут вам и вашей команде сделать больше, и лучше выполнить свою работу.

1. Во-первых, все зависит от вас. Начните с рассказа вашей аудитории, почему ваше сообщение важно. Это привлечет их внимание.
2. Во-вторых, доберитесь до сути. Суть – это самая важная часть в вашем выступлении. Постарайтесь донести ее простым и кратким языком.
3. В-третьих, адаптируйте ваше сообщение к вашей аудитории. Другими словами, сосредоточьтесь на том, что имеет отношение к вашей аудитории, и используйте термины, которые они понимают.
4. В-четвертых, будьте позитивным и активным. Если вам нужно обсудить проблему, укажите ее, а затем планируйте ее решение.

Еще несколько советов по улучшению общения:

• Слушать также важно, как и говорить.
• Следите за языком тела и выражением лица. По телефону слушайте интонации в голосе говорящего.
• Выбирайте личные встречи для трудного, деликатного или важного общения.
• Сохраняйте открытость. Разговор или встречи – пустая трата времени, если вы не собираетесь слушать то, что говорят другие люди.
• Чтобы улучшить понимание, перефразируйте то, что вы слышали, или попросите другого человека сделать это.
• Эффективно используйте электронную почту.

Как проводить эффективные собрания

На различного рода собраниях люди тратят много времени и энергии, которые они могли бы использовать для выполнения работы над проектом, а поскольку в собраниях участвуют несколько человек, в совокупности мы получаем затраты большего масштаба, чем на других работах. Но иногда собрания – это лучший способ работать и общаться.

Как правильно проводить собрания вы можете почитать в нашей статье «Командные встречи. Общие проблемы и их решение», а здесь мы кратко перечислим основные моменты.

• Первый шаг к продуктивной встрече – узнать, чего вы пытаетесь достичь. Укажите цель встречи и результаты, которые вы пытаетесь получить, например, согласие на переход на следующий этап или решения проблемы.
• Во-вторых, создайте повестку дня. Вы можете использовать повестку дня, чтобы удостовериться, что вы охватили каждый пункт и отвели для каждого из них определенное количество времени.
• Чем больше людей на собрании, тем труднее добиться цели. Вот почему третьим шагом является ограничение присутствия людей, которые необходимы для достижения вашей цели.
• В-четвертых, дайте участникам возможность подготовиться. Например, если вы хотите, чтобы заинтересованные лица утвердили пересмотренный план, отправьте запрос на собрание и сам план за несколько дней до собрания.
• В-пятых, начинайте и заканчивайте встречи вовремя, даже если все участники еще не собрались, и не отступайте, когда люди опаздывают.
• В-шестых, облегчите для себя встречу, взяв кого-то из группы себе в помощники. Помощник может выполнять за вас какую-то рутинную работу в то время, как вы сосредоточитесь на целях встречи.
• Наконец, документируйте итоги встречи. Так вы будете помнить принятые вами решения, назначенные каждому участнику задачи, и кто за них отвечает. Если это возможно, назначьте кого-нибудь делать заметки, а после встречи, раздайте их всем участникам собрания.

Управление командой проекта

Как менеджер проекта, вы полагаетесь на членов вашей команды, чтобы добиться цели и достичь целей проекта. Вы должны мотивировать людей, которые работают над вашим проектом, даже если они обычно отчитываются непосредственно перед кем-то. Давайте рассмотрим восемь методов, которые вы можете использовать для укрепления рабочих отношений и мотивации членов вашей команды.

1. Четко сообщайте роли и обязанности членам вашей команды. Вы можете строить свои отношения с членами вашей команды, помогая им понять, за что они отвечают и чего вы ожидаете от них.
2. Дайте людям конкретные и достижимые цели. Сложные, хотя и достижимые цели могут быть очень мотивирующими.
3. Оказывайте поддержку и помогайте устранять препятствия, которые мешают им двигаться к цели. Таким образом, они могут сосредоточиться на работе, которую они должны делать.
4. Уважайте своих сотрудников. Они являются важными компонентами вашего проекта, потому что без них работа над проектом не будет выполнена.
5. Обеспечьте быструю обратную связь. Если вы видите, что кто-то делает что-то не так, быстро организуйте встречу 1 на 1 и объясните, что необходимо предпринять.
6. Постоянно говорить правду. Говоря правду, вы заслужите доверие людей, даже если им не понравится то, что они услышат.
7. Регулярно общайтесь с членами команды. Интересуйтесь положением дел на их направлении работы. Спрашивайте о статусе задания и тех уроках, которые они извлекли, работая над поставленной задачей.
8. Быстро решайте возникающие проблемы.

Если окажется, что кто-то не подходит для выполнения своего задания, подумайте о том, чтобы найти других людей, которые смогут помочь вам в этом направлении. Если вам нужно кого-то заменить, поработайте с функциональным менеджером, чтобы найти кого-то еще. Если вы не можете заменить человека, вам, возможно, придется изменить ожидания заинтересованных сторон в отношении графика, бюджета, объема или качества проекта.

Лидерство является одной из важнейших характеристик менеджера проекта. Используя методы, описанные в этом разделе, вы можете построить эффективные рабочие отношения и мотивировать своих людей.

Как управлять удаленными командами

Хорошее общение имеет решающее значение для управления удаленными командами. Когда люди не находятся в одном и том же месте, может быть трудно понять, что они говорят, следовательно, их легко неправильно истолковать. Кроме того, если вы не можете провести видеоконференцию, вы не сможете использовать невербальные методы общения, как язык тела и выражения лица.

Для этого выберите лучшее время для онлайн звонка, чтобы поговорить о том, как будет работать общение в команде. Построить отношения на расстоянии очень сложно, но не невозможно. Те же навыки межличностного общения, которые вы используете со своими коллегами по офису, работают с удаленными членами команды.

Поддерживайте своих членов команды, будьте понимающим и уважительным. Заботьтесь о своих людях и помогите им преодолеть препятствия. Не забудьте поблагодарить их, когда они делают хорошую работу.

Виртуальные команды могут иметь больше конфликтов из-за недопонимания и других проблем с коммуникацией. Разрешение конфликта никогда не бывает легким. Но это еще сложнее с виртуальными командами. Используйте телефонную или видеоконференцию для управления конфликтами с виртуальными командами. Электронная почта является безличной для деликатных обсуждений и может привести к еще большему недопониманию.

Управление IT-командами

IT-команды завязаны на технологиях. Они очень креативны, поэтому неудивительно, что управление ими немного отличается от управления другими членами команды.

• Во-первых, важно помочь членам ИТ-команды понять бизнес-цели проекта. Они стремятся сосредоточиться на технологии. Когда они понимают деловую сторону проекта, они могут помочь определить потенциальные проблемы и решения, о которых никто не мог бы подумать.
• Во-вторых, для IT-команд также важно понимать требования проекта и то, как они поддерживают бизнес-цели. Они любят предлагать интересные решения, которые, к сожалению, могут не входить в рамки проекта. Убедитесь, что работа, которую они выполняют, соответствует бизнес-потребностям проекта.
• В-третьих, когда вы работаете с IT-специалистами, вы должны выбрать правильный подход к управлению. Вначале вам нужно дать им пространство для творчества и изучения различных вариантов. В остальное время вам нужно следить за тем, чтобы они выполняли свои важные, но менее интересные задачи, такие как написание руководства по программному обеспечению.

Как и другие типы творческих людей, техники работают лучше в определенных условиях (разное время суток, музыкальное сопровождение, свободный стиль одежды и т.д.). Постарайтесь проявить достаточную гибкость, чтобы предоставить членам вашей ИТ-команды среду, которая пробуждает их к творчеству. Это всего лишь несколько советов, которые помогут вам более эффективно управлять членами IT-группы.

Седьмую часть вы можете почитать в статье: “Мониторинг и контроль прогресса проекта. Часть 7”