Тайм менеджмент по бизнесу план
Приветствую вас дорогие читатели. Эта статья про тайм-менеджмент, а именно какие виды тайм-менеджмента существуют и для чего уметь эффективно управлять своим временем.
Тайм-менеджмент – это техника управления временем, которые включают в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм-менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности. Увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределения, расстановка приоритетов и постановка целей, помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости. Первоначально, методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности, но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека. Чтобы успевать справиться с бытовыми вопросами, правильно организовать свой досуг и отдых.
Основные задачи тайм-менеджмента
- Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
- Постановка, формулирование и определение цели.
- Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
- Реализация цели: подсказка какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
- Составление списка дел, которые необходимо сделать.
- Фиксация времени с помощью хронометража.
Преимущества эффективного планирования времени
Обучавшийся планировать свое время человек, достигает поставленных целей. Достигает своих целей немного быстрее чем остальные. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями. Может выполнять намного больше дел, за определённый промежуток времени. Может увеличивать свои доходы и отойти от дел правильно распределив обязанности между сотрудниками. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам. Всегда имеет чёткий план действий. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.
Какие виды тайм-менеджмента бывают
Существует много разнообразных подходов в проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа.
- Персональный личный тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека. Умением правильно и плодотворно организовать свой день.
- Профессиональный тайм-менеджмент. Помогает человеку эффективно выполнять свою работу. Правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
- Социальный тайм-менеджмент. Регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей, например, корпоративный.
Тайм-менеджмент в управлении
Неправильная организация работы или не грамотная организация деятельности руководством, приводит к тому что сотрудники компании чувствуют постоянный дефицит времени. Эффективность тайм менеджмента в управлении зависит от того насколько сотрудники будут обучены: планированию, составлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.
Управление личным временем в тайм-менеджменте
Теперь рассмотрим основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:
- Никогда не брать работу на дом.
- Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
- Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение: поход в кино, театр, концерт, музей. А также физическое занятие спортом, танцами и тому подобное.
- Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели, к примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
- Во время отпуска ограничить звонки, почту интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.
Три правила тайм-менеджмента
- Правильная постановка цели.
Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени. Если вы тратите свое время на, что-то значит в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе этот вопрос. Результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели. Что такое цель? Цель это стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат. При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями. Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребностей и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях и её конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации. Существуют разные методы постановки целей, но все они имеют общий алгоритм постановки целей:
– цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом
– необходимость достижения цели должна быть обоснованной, зачем это нужно и что я из этого получу
– цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения
– необходимо четко определить границы времени за которые цель должна быть достигнута иначе как с прокрастинацией цель не будет во время достигнуто.
- Приоритезация
Это значит уметь расставлять приоритеты. Это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость достижения цели, а есть те, которые играют главную роль.
- Планирование.
После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование неотъемлемая часть тайм-менеджмента, она состоит из таких основных этапов:
– составление плана тайм-менеджмента
– этап составления проекта при котором можно маневрировать, продумывать разные варианты достижения цели
– выявления необходимых ресурсов
– этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели
– фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.
Когда человек начинает заниматься планированием активируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию. До тех пор, пока человек не составить план реализации того чего он хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает человеку возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивают в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям. Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придаёт уверенности в себе и своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.
Основные методики планирование
- Abc планирования. Базируется на том что необходимо сначала выполнять наиболее значимые дела под буквой, а, а затем b и c. Дела категория, а – самые важные они составляют 15% всех дел и приносят 65% результатов, б – важные дела которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория c – это дела наименьший важности они составляют 65% и дают результат 15%
- Правило Парето или принцип 80 на 20. Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел которые вы делаете за день, дают вам 20% нужного результата, а 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например, 20% людей, владеют восьмьюдесятью процентами капитала. 80% людей владеет двадцатью процентами капитала. 20% клиентов дают прибыль 80% а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
- Хронометраж. Этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
- Составление списка задач. Это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.
Как правильно составить список дел исследовать ему
- Для начала понаблюдайте за собой сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
- Напишите список дел с вечера.
- Записывайте конкретные пункты. Например, зайти в магазин, к этому пункту приложите список покупок.
- Планируйте весь свой день, не только работу.
- Начинайте свой день с выполнения не трудных задач, чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
- Список дел должен быть всегда на виду.
- Не пишите в списке больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать что вы что-то не успели.
Литература по управлению временем и повышению личной эффективности
Существует масса полезной литературы по управлению временем. На мой взгляд максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды и Глеба Архангельского, и Брайана Трейси.
На этом у меня всё. Напоминаю, что вы всегда можете найти больше информации на этом блоге. Я надеюсь статья была вам интересна и полезна. Если вам понравилась эта статья. Поделитесь ею друзьями в социальных сетях. Подписывайтесь также на обновления блога. Чтобы получать полезную информацию. Советую также прочесть статью: Открытие вклада в банке под высокий процент.
Источник
По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.
В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.
Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.
Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.
Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».
К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:
- «Выбор и согласование площадки»,
- «Выбор и согласование приглашенных»,
- «Выбор и организация развлечений».
После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:
- конкретной (Specific),
- измеримой (Measurable),
- достижимой (Attainable),
- актуальной или истинной (Relevant),
- ограниченной во времени (Time-based).
Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».
Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.
Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.
Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.
Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.
Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.
Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны.
Теперь у вас есть четкий план действий.
Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.
А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC). Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.
Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.
Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.
Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.
С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».
Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.
Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.
Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.
Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.
Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:
- срочные, важные;
- важные, несрочные;
- срочные, неважные;
- неважные, несрочные.
Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.
Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.
Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.
Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.
Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.
Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.
- Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
- Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса ????
Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?
Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?
При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.
Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.
Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.
Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.
На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:
- замедляемся,
- ошибаемся,
- стрессуем,
- перестаем чувствовать жизнь,
- начинаем забывать важные вещи,
- разрушаем отношения с близкими,
- становимся эмоционально нестабильными,
- теряем креативность.
Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.
Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:
- Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
- Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
- Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
- Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
- Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.
Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.
У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.
Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.
Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».
Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.
Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.
Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.
Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.
Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.
- Запланируйте задачу.
- Поставьте таймер на 25 минут.
- Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
- После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
- После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
- Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».
В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:
- Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
- На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
- На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.
Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.
В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.
Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.
Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.
Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.
Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.
В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.
Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.
- Научитесь применять на практике принципы Agile
- Изучите и освоите методики Scrum и Kanban
- Сможете самостоятельно выстраивать процесс работы внутри команды
- Научитесь правильно расставлять приоритеты в работе, беспроблемно оценивать сроки и снижать риски при управлении.
Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:
1. Разработать план:
- поставить чёткие цели и задачи,
- зафиксировать все пункты,
- расставить приоритеты.
2. Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:
- фокусироваться на важном,
- анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
- планировать отдых,
- навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
- фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.
3. Мотивировать себя продолжать:
- съешьте пироженку ????
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Источник