Руководство компании и сотрудники бизнес план
До сих пор во множестве компаний в России, да и не только у нас, отсутствует система управления. Вернее, само управление есть, а вот системы, системности и системного подхода нет. Принимаемые решения часто противоречат друг другу, сотрудники разных отделов напоминают пресловутых лебедя, рака и щуку, их ключевые показатели деятельности не согласованы между собой…. Все это, безусловно, отрицательно сказывается на способности компании развиваться и изменяться под текущие обстоятельства.
С чего же следует начать внедрять систему управления в компании?
Для начала необходимо определиться с миссией и целью компании.
Миссия и цели компании – не пустые слова. Без идеологии сотрудники менее мотивированы, растут затраты на персонал, сильные сотрудники могут начать покидать компанию, а на их место сложнее найти новых такого же уровня.
Идеологию необходимо создавать и продвигать внутри компании.
Идеология должна отвечать на вопросы – зачем сотрудникам необходимо работать лучше и внедрять улучшения в работу компании.
Не всем сотрудникам интересно не просто работать за деньги. Им также важно присоединиться к большой и важной цели.
Среди их побудительных мотивов : чувство долга и личная убежденность. Такая мотивация работает, если в компании создана идеология: у Компании есть миссия, цели и замысла, которые формируют идеальную картину, к которой стремиться компания и ее сотрудники.
Тем не менее, для некоторых сотрудников личная выгода и финансовые вопросы (деньги) тоже важны, а иногда и стоят на первом месте. С такими сотрудниками сложнее внедрять улучшения и нововведения.
Инструменты системы управления
1. Организационная структура компании
Структура компании: Уникальная или схожая с другими компаниями? Многие управленцы ошибочно считают, что структура компании должна быть уникальной. При этом, как правило, на самом деле их компания схожа со многими другими компаниями.
Отсутствие структуры вызывает проблемы: Сотрудники не знают свою зону ответственности, бывает сложно определить «слабое звено» и все вопросы решаются через руководителя.
Какая должна быть правильная организационная структура?
В организационной структуре должно быть предусмотрено 7 основных функций:
Управление – планирование на стратегическом уровне, создание идеологии, найм топ-руководителей, управление компанией.
Построение организации – наблюдение за бизнес-процессами, поиск слабых места, описание должностных обязанностей, найм специалистов, связь специалистов с другими частями компании.
Распространение – реклама и продажи
Финансы
Техническая функция
Квалификация / качество продукта
Расширение компании– PR, взаимодействие с партнерами
С правильной оргструктурой все функции становятся последовательны и взаимосвязаны, а на каждой позиции определены ценные конечные продукты.
Почему руководители все время перегружены? Потому что в компании неправильно построены командные и коммуникационные линии между руководителем и подчиненными. Правильное соотношение между командными и коммуникационными линиями: 1 к 100. Большая часть взаимодействий должна быть по коммуникационным линиям.
Для этого нужна правильно проработанная оргсхема, в которой настроена система быстрого потока:
– Сотрудник должен знать, к кому обращаться по тем или иным вопросам. Схема должна быть наглядна и доведена до сотрудников.
– Сотрудник должен понимать, что руководителя не надо нагружать, и что он должен сначала коммуницировать с другими сотрудниками в соответствии с известной ему организующей схемой.
Внедрение оргсхемы дает множество преимуществ: повышается производительность, все сотрудники понимают требуемые от них результаты, понимают и правильно расставляют приоритеты в деятельности, так как понимают узкие места.
Руководители начинают быть руководителями и перестают делать несвойственную им работу. В компании появляется возможность вырастить руководителей внутри компании
2. Статистика – количественное измерение результата
Измерить можно все. И измерить НУЖНО все.
Измерение результатов не должно занимать много времени.
Отсутствие измерения результатов приносит определенные проблемы : сложно увидеть, где тормозится развитие компании.
Сотрудники могут манипулировать руководителями. Руководители не могут адекватно оценить результаты работы сотрудника и его ценность. Руководителям приходиться все время подталкивать подчиненных и тратить на это лишнее время.
Каждый сотрудник должен измерять количественно результаты своей работы. Результаты должны быть визуализированы в виде графиков и других способов.
После внедрения измерения статистики руководители могут принимать правильные решения, так как видят четкую, понятную, измеримую картину. Они меньше рассчитывают на интуицию, а больше превращают управление в инженерную науку.
Также среди плюсов – более легкий процесс выращивания лидеров, возможность оценить сотрудников по их результатам, а также оценить результаты принятых решений. Кроме того, на основе статистики можно предсказывать проблемы еще до момента их появления, на основе наблюдения за постоянно измеряемыми трендами и показателями.
3. Планирование
Без планирования эффективность работы снижается вдвое. Сотрудники не управляют своей деятельностью, а руководители не управляют сотрудниками.
Внедрение измеримых показателей – не есть планирование. Все должны четко планировать свои действия для достижения нужных целей – и сотрудники и высшие руководители. Иметь план в голове – недостаточно.
Без планирования сотрудники показывают низкую производительность труда. Они делают то, что им проще, а не то, что требуется сделать, а также неправильно расставляют приоритеты.
Руководители же, в свою очередь, не могут контролировать сотрудников, либо контролируют их чрезмерно.
Как правильно внедрить планирование?
– Оптимальный горизонт планирования – неделя.
– План обязательно должен быть в письменном виде.
– Все задачи в плане должны иметь точный результат.
– План обязательно должен одобряться руководителем.
– План должен быть исполнимым и содержать приоритеты, чтобы не сорвать выполнение действительно важных задач из-за менее важных.
Внедрение планирования невозможно без внедрения предыдущих пунктов, то есть без внедрения статистики и оргсхемы. Зато после их внедрения можно рассчитывать на рост производительности труда, уровня ответственности и профессионализма сотрудников.
Только после комплексного внедрения всех этих мер руководители могут начать делать свою настоящую работу.Внедрение планирования невозможно без внедрения предыдущих пунктов, то есть без внедрения статистики и оргсхемы. Зато после их внедрения можно рассчитывать на рост производительности труда, уровня ответственности и профессионализма сотрудников. Только после комплексного внедрения всех этих мер руководители могут начать делать свою настоящую работу.
4. Координация и согласование действий сотрудников
и подразделений между собой
Координация – это не только проведение планерок и совещаний. С другой стороны, совещания нужно собирать не только, когда есть действительно большие проблемы или пожарные ситуации. Совещания – важная часть координации сотрудников. Часто руководители не знают, как правильно проводить совещания.
Без координации сотрудники не делают работу до конца и не сбиваются с приоритетов, особенно если есть препятствия в их работе. Руководители не в курсе, что происходит с сотрудниками. Действия разных сотрудников и департаментов остаются несогласованными между собой.
Как правильно внедрять координацию?
– Необходима разработка регламентов, описывающих участников совещаний, процедуры и последовательность действий.
– Необходимо обучить руководителей правильно проводить координацию, а также ввести это в практику и осуществлять контроль.
После внедрения координации можно рассчитывать на еще большее повышение эффективности, на снижение времени на различные согласования и контроль исполнения.
5. Финансовое планирование
Если сотрудникам не давать контроль над финансами, они чувствуют себя отрезанными от реальной деятельности. В то же время, конечно, нельзя отдавать им полный контроль.
Любой компании нужны денежные резервы.
Без финансового планирования сотрудники и руководители могут быть не в курсе, зачем требуется увеличивать доход, они не вовлечены в финансовый менеджмент.
Менеджмент компании часто погружен в операционное управление и не смотрит с высоты птичьего полета. А сотрудники и руководители не чувствуют себя способными реально управлять своей областью.
Как правильно внедрить финансовый менеджмент?
1. Внедрить систему разделения счетов :
– Отдельный доходный счет, с которого никто не может ничего потратить до особого распоряжения, которое выдается еженедельно.
– Отдельный расходный счет, которым управляет директор.
– Еженедельно вырабатывается список расходов, который одобряется руководителем. Расходы никогда не превышают текущий доход, с учетом отчислений акционерам и отчислений в резервы. На расходный счет поступают только одобренные суммы.
2. Внедрить систему заявок на расходы и их согласования
3. Разработать политику по распределению средств – какие есть лимиты, какие есть ограничения и кто за это отвечает
4. Внедрить процедуры одобрения с фокусом на инвестиционный подход – «Как это поможет нашему бизнесу вырасти?»
После внедрения финансового планирования растет ответственность руководителей за весь доход компании, изменяется их точка зрения на финансы. Доходы растут и становятся всегда выше расходов, а акционеры получают свой доход также, как сотрудники свою зарплату
Внедрение системы управления
Внедрение системы управления требует много времени. За три месяца это сделать невозможно.
Ее нельзя внедрять частично. Частичное внедрение не поможет росту бизнеса и не позволит выращивать менеджеров внутри компании.
Некачественное выполнение начальных задач приводит к плохим последствиям в будущем. Бизнес может остановиться из-за препятствий, с которыми сложно справиться. Компания начинает изобретать велосипед, вместо того, чтобы развиваться.
Внедрение системы управления позволяет руководителям и владельцам бизнеса нанять и вырастить грамотных управленцев, высвободить время и заняться развитием, масштабировать бизнес.
Как правильно внедрить систему управления?
1. Не забывать про регламенты, в которых сотрудник должен понимать, что и как он должен делать.
2. Обучить персонал
3. Понять возможные проблемы и препятствия при внедрении
Ошибки при внедрении системы управления:
1. Внедрение только на словах
2. Неправильный расчет усилий
3. Внедрение системы управления не в компанию и руководителей, а только у владельца
4. Изобретение чего-то своего, нежелание использовать готовые проверенные шаблоны
5. Найм неправильных людей на неправильные позиции
6. Слишком долгий ввод в должность
7. Внедрение руками только консультанта, без активного вовлечения собственника
8. Масштабирование и наращивание оборотов без системного фундамента
9. Внедрение самостоятельно, без наставников
10. Внедрение без поддержки сообщества
11. Внедрение без намерения действительно внедрить
Результаты внедрения системного подхода к управлению :
1. Все сотрудники знают цель компании и идут в общем направлении
2. Каждый сотрудник видит свои результаты, самостоятельно их измеряет и заинтересован в их росте
3. Действия сотрудников и подразделений спланированы и скоординированы между собой
4. Услуги предоставляются со стабильно высоким качеством
5. Компания имеет высокую прибыльность, платёжеспособность и кредитоспособность
6. Компания стабильно растет
7. Все сотрудники вовлечены в рост компании
Вы согласны, что без системного подхода к управлению результаты будут хуже, чем с ним? У вас был опыт внедрения системного подхода? Поделитесь своим мнением в комментариях.
И подписывайтесь, дальше будет очень много интересного !
Источник
Среди всех разделов бизнес-плана:
- Титульный лист
- Меморандум о конфиденциальности
- Резюме
- Инвестиционный план
- Маркетинговый план
- Производственный план
- Организационный план
- Финансовый план
- Анализ рисков
именно организационный план описывает персонал проекта, инициаторов, их доли в управлении проектом, квалификацию и оплату менеджеров проекта, а также мотивацию персонала.
Если вы пишете бизнес-план для получения инвестиций на развитие уже функционирующего предприятия, вам нужно будет доказать потенциальным партнерам, что его организационная структура является максимально эффективной. Если же вы только планируете открытие фирмы, производства или торговой точки, вам необходимо будет подробно изложить, как вы собираетесь обеспечивать работу нового бизнеса.
Вся информация, касающаяся управления предприятием должна быть изложена в разделе под названием «Организационный план». Более того, именно этот пункт бизнес-плана подготовит почву для написания финансового раздела проекта.
Структура организационного плана бизнес-плана
1. Правовая форма
Прежде всего, в данном разделе необходимо обосновать выбор формы деятельности. Укажите, являетесь ли вы физическим лицом – ИП, или же основателем организации – ООО или АО. В последнем случае обязательно нужно перечислить органы управления и их полномочия, состав учредителей и их права и обязанности. После этого необходимо описать организационную структуру предприятия.
2. Организационная структура
Организационная структура – это состав, система взаимоотношений и функций между различными отделениями предприятия, каждое из которых несет ответственность за свою сферу деятельности и является частью иерархической системы организации.
Существует несколько видов организационных структур, а именно, линейная, функциональная, линейно-функциональная и т.д. Однако каким бы ни был тип структуры, ваша задача заключается в том, что бы подчеркнуть, что она является максимально эффективной, а именно:
- Позволяет наладить взаимодействие между всеми отделами и сотрудниками;
- Создает благоприятные условия для изготовления высококачественной продукции или оказания услуг;
- Способствует развитию предприятия, его товаров и услуг.
Как правило, авторы бизнес-плана изображают организационную систему максимально наглядно, при помощи диаграммы или органограммы. Для создания последней вам нужно будет скачать специальное приложения, тогда как диаграмму можно создать и обычном документе Microsoft Word. Если по каким-либо причинам не можете изобразить систему графически, вы можете описать структуру вашего предприятия текстом.
При помощи данной схемы вы наглядно покажете состав подразделений организации. Однако вам также необходимо описать, как они связаны между собой, каковы обязанности каждого из них, а также каковы полномочия и функции руководителей отделов. Это также делается для того, чтобы показать инвесторам, что вы способны организовать или уже организовали нормальные условия работы и дальнейшего развития предприятия.
3. Описание штата сотрудников
После того, как вы определите структуру организации, вам нужно описать штаб своих сотрудников. Иными словами, вам нужно указать, специалисты какого профиля потребуются вам для нормальной работы, при этом упомянув необходимый опыт и образование, планируемую заработную плату и систему премирования.
Отдельное внимание стоит уделить так называемой управленческой команде. В нее входят те люди, которые фактически будут осуществлять управлением фирмой, учреждением или торговой точкой. Так, к примеру, если вы являетесь владельцем магазина, в команду могут входить директор, администратор, заместитель администратора.
Стоит также описать квалификацию, опыт и образование каждого из управленцев, если персоналии на эти должности уже определены, так как на это нередко обращают особое внимание ваши потенциальные инвесторы. Однако не стоит быть и слишком оптимистичными – если вы считаете, что в составе управляющих необходимо будет провести необходимые модификации, стоит упомянуть и об этом. Это вряд ли отпугнет партнеров, скорее покажет, что вы тщательно проанализировали все стороны проекта.
Помимо управляющих, вам нужно будет перечислить и рядовых сотрудников. Уровень сложности этой задачи будет напрямую зависеть от того, планируете ли вы открыть небольшую торговую точку или завод с тысячами работников. Однако в обоих случаях схема описания персонала одна. Вам нужно указать:
- Должность сотрудника или сотрудников;
- Количество работников в этой должности (Например, 1 Администратор; 4 Кассира);
- Ежемесячную заработную плату работника по каждой специальности, окладную часть, премиальную часть и систему премирования.
- Ежегодную заработную плату работника по каждой специальности.
Также постарайтесь подумать, необходимо ли вам будет проводить дополнительные обучающие курсы (как правило, это требуется на узкоспециализированных предприятиях). Если таковая необходимость имеется, обязательно укажите это в организационном плане.
Если вам придется как-либо изменять штат в процессе деятельности предприятия, опишите в каких условиях и как именно это будет осуществляться. Если планируется найм новых работников или других специалистов, обязательно упомяните это, даже если подобные перемены могут стать необходимостью только через несколько лет.
Пример организационного плана магазина одежды
Предприятие «Beautiful clothes» является Обществом с ограниченной ответственностью и осуществляет деятельность в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Предприятие является юридическим лицом, действующим в строгом соответствии с принятым Уставом и Учредительным договором, имеет уставной капитал, производственные площади и баланс.
Учредителями предприятия являются:
- Общество с ограниченной ответственностью «Фабрика Одежды»;
- индивидуальный предприниматель Иванов А.А.;
- Общество с ограниченной ответственностью «Glamorous».
Уставной капитал организации разделен на доли: ООО «Фабрика Одежды» – 60%; ИП Иванов А.А. – 20%; ООО «Glamorous» – 20%.
Управление ООО осуществляется Советом директоров, члены которого ответственны за определения главных направлений развития, разработку и воплощение планов. Прибыль предприятия распределяется между учредителями пропорционально их долям.
Инициатором создания магазина стало ООО Фабрика одежды. На сегодняшний день основная часть прибыли этого предприятия поступает за счет производства одежды и ее реализации закупщикам, однако данный проект предполагает дальнейшее развитие предприятия и открытие фирменного магазина «Beautiful clothes».
Руководство деятельностью осуществляется генеральным директором, которого назначает Совет директоров. В круг его обязанностей входит: решения главных вопросов деятельности организации, подписание официальных документов, распоряжение имуществом компании, осуществление найма и увольнения персонала, назначение коммерческого директора. Директор также несет ответственность за правильность данных бухгалтерского учета.
Коммерческий директор, в свою очередь, осуществляет следующие функции: руководит организацией маркетинговых исследований и рекламных кампаний, а также сбытом товара.
Бухгалтерия и главный бухгалтер отвечает за расчеты с поставщиками, учет товарооборота, поступающих прибылей, расходов, выплату заработных плат, составление бухгалтерских отчетов.
Главный дизайнер руководит дизайнерами, которые занимаются созданием новых коллекций одежды и их пошивом.
Организационная структура предприятия «Beautiful Clothes»
Состав и численность персонала предприятия Табл. 1.
Специальность | Численность | Требуемый стаж | Заработная плата (ежемесячно) |
Ген. директор | 1 | От 10 лет | 80 тысяч руб. |
Коммерческий директор | 1 | От 10 лет | 65 тысяч руб. |
Главный бухгалтер | 1 | От 10 лет | 65 тысяч руб. |
Главный дизайнер | 1 | От 10 лет | 65 тысяч руб. |
Дизайнеры | 4 | От 5 лет | 45 тысяч руб. |
Маркетологи | 2 | От 5 лет | 45 тысяч руб. |
Швеи | 10 | От 5 лет | 30 тысяч руб. |
Кассиры | 3 | От 3 лет | 25 тысяч руб. |
Уборщицы | 2 | – | 15 тысяч руб. |
Администратор магазина | 1 | От 5 лет | 35 тысяч руб. |
Заместитель администратора | 1 | От 5 лет | 30 тысяч руб. |
Продавцы-консультанты | 3 | От 2 лет | 25 тысяч руб. |
Всего на производстве и в самом магазине задействовано 29 человек. Расширение штата (найм администраторов, продавцов и кассиров) возможно при условии открытия новых магазинов «Beautiful clothes».
Другие примеры организационного плана
К сожалению, мы не можем в данной статье привести примеры организационного плана для всех видов бизнесов, поэтому, если вы хотели бы увидеть пример раздела именно для интересующего вас бизнеса, вы можете это сделать перейдя по ссылке на один из интересующих вас бизнес-планов либо воспользоваться поиском:
Источник