Пример аналитической записки к бизнес плану
Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк аналитической записки .docСкачать образец заполнения аналитической записки .doc
Для чего нужна аналитическая записка
Обычно цель создания записки –
- предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
- грамотное планирование расходов компании в будущем,
- повышение производительности труда,
- улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.
Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.
Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.
В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.
Кто составляет аналитическую записку
Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.
Правила составления аналитической записки
Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.
В начале документа указывается
- его номер по внутреннему документообороту,
- дата составления,
- адресат: это обычно руководитель организации,
- а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.
Затем идет описательная часть, в которую включаются
- суть проблемы,
- ее причины и последствия,
- рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
- делаются выводы.
Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.
Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.
При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.
Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.
В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.
Правила оформления и регистрации аналитической записки
Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).
Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.
Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.
Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).
Нужно ли заверять аналитическую записку
Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.
Если в записке найдены ошибки и неточности
Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно
- по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления и изменения и распечатать документ уже с ними
- или пометить неточности в тексте специальными значками и дать к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.
Любой аналитический документ — это помощник в принятии правильного решения. В нем отображается вся необходимая информация по тому или иному вопросы, с выводами, рекомендациями. О том, как писать подобный документ правильно мы расскажем далее.
О чем вы узнаете:
- Для чего нужна аналитическая записка
- Области применения
- Кто составляет аналитическую записку
- Аналитическая записка: как правильно составить
- Структура документа
- Правила оформления и регистрации аналитической записки
- Нужно ли заверять аналитическую записку
- Что делать если в записке ошибки
Для чего нужна аналитическая записка
Незаменима подобная записка, когда руководству компании необходимо произвести срочный анализ любой сложной ситуации. Помимо выявления самой проблемы, она также поможет определить варианты развития событий и конечно пути решения.
Области применения
Как правило, нужны такие записки для того, чтобы предотвратить такие же проблемные ситуации, правильно планировать будущие расходы, повысить производительность труда. Да и в целом, подобный документ – отличное подспорье, чтобы понять в каком направлении двигаться компаний в будущем.
Кто составляет аналитическую записку
Подобная обязанности возлагается на компетентного сотрудника, который трудится, как правило, в отделе аналитики или анализа. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно иметь опыт в данной области, в полной мере обладать необходимой информацией.
Также к составлению подобного документа можно привлечь специалистов других отделов, которые смогут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.
Аналитическая записка пример написания скачать >>
Бланк аналитической записки скачать >>
Аналитическая записка: как правильно составить
Определенного образца записки – нет. Она может быть составлена в свободной форме. Некоторые компании составляют ее по своему, удобному для них шаблону и после пользуются ей на протяжении многих лет. Но, все же, структура документа должна быть примерно одинаковой. О ней мы расскажем подробнее далее.
В записке, как правило, проводится анализ одна проблема. Если же она сложная, то можно поделить ее на разные параграфы, и каждый проанализировать отдельно.
В содержательной части, при составлении текста – пишите простым языком, специальные термины могут быть понятны далеко не всем. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски. Если к аналитической записке прикладываются какие либо документы, то их нужно отразить в содержании документа.
Аналитическая записка пример написания:
Структура документа
Теперь более подробно разберем структуру документа.
Шапка записки
Здесь указывают дату составления документа, присвоенный ему номер, должность и ФИО адреса, а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.
Аннотация
В этом разделе излагают суть проблемы, почему и как она возникла, методы исследования. Размер аннотации не более 2/3 страницы формата А4.
Содержание
Выглядит как стандартное содержание, где прописываются названия частей документа и номер соответствующей страницы.
Введение
Оно включает в себя постановку проблемы, круг вопросов, которые нужно решить и какая методика использовалась при обработке информации.
Основная часть
В ней специалист описывает, как проводилась аналитическая работа, последовательно излагает исследуемые вопросы, выдвигает гипотезы, версии.
Заключение
В заключении всегда должны быть выводу, которые строятся на основании результатов анализа материалов, рекомендации по решению возникшей проблемы. Исходя из выводов, приводится список рекомендаций для предотвращения повторного возникновения подобной проблемы. Вводные и заключительные части выделяются курсивом. Этот раздел не должен превышать 1-ой страницы. В целом же подобная записка может занимать 6-7 листов.
Подпись
В конце документа обязательно ставится подпись исполнителя, его ФИО и должность в компании.
Приложения
Прилагаться к аналитической записке могут различные графики, формулы, расчеты, список использованной литературы.
Автоматизировать оформление документов можно с помощью программы Бизнес.Ру. Она позволяет использовать готовые шаблоны, составлять акты, договоры и другие документы в несколько кликов и обмениваться ими с организациями. Оценить функционал программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас >>
Правила оформления и регистрации аналитической записки
Составляют два экземпляра: руководителю для изучения, второй остается у исполнителя. Оформлять записку можно как от руки, так и в электронном виде.
Второй вариант более востребован, ведь так удобнее добавлять графики, расчеты и формулы. Регистрировать подобную записку необязательно.
Нужно ли заверять аналитическую записку
После того, как компетентный специалист составит записку, она передается руководителю или эксперту, который может оценить проделанную работу, выявить ошибки. Только после этого документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.
В записке ошибки: что делать?
Довольно часто возникают ситуации, когда уже после составления аналитической записки появляются новые данные. Что делать в этом случае? Если документ оформлен в электронном виде, то внести изменения не составит труда, можно сделать сноски с комментариями, если же в письменном – придет переделать ее.
Аналитическую записку составлять нужно своевременно, ведь она помогает принять единственно верное решение в любой непростой ситуации, которых в бизнесе немало. Главное иметь квалифицированного специалиста, который сможет разложить всю проблему по полочкам. Тогда ваша компания будет уверенно идти вперед!
Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.
Структура документа
На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:
- шапка документа, название;
- аннотация;
- введение;
- суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
- выводы и заключение;
- подпись составителя и дата.
В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.
Шапка и название документа
Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.
Пример написания аналитических записок:
Руководителю ООО….
Ф.И.О
(от) кого
Руководитель структурного подразделения ….
Ф.И.О
Аналитическая записка
Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.
Аннотация или предисловие
Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.
Рассмотрим пример написания аналитических записок.
Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:
…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…
или
…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…
Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:
…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…
Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…
Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:
… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.
Показатель, который анализировался | план | факт | % отклонения | причина |
Денежные поступления от реализации, руб | ||||
Складские остатки……… |
Основная часть документа
В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:
- Описание проблемы, которая подлежала анализу.
- Методики, используемые при анализе.
Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.
Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.
Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.
Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .
Заключительная часть, выводы
Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.
Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.
Рассмотрим образец аналитической записки (пример).
… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:
Ожидаемый экономический эффект | К какой дате, должны быть проведены мероприятия | Необходимые действия | Ответственный |
Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.
Подпись и приложения
В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.
Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.
Общие рекомендации
Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:
- Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
- Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
- Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
- Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.
Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.