Планирование закупок по бизнес плану

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT запустила образовательный проект «Школа закупок», где эксперты ЭТП объясняют, как эффективно выстроить закупочный процесс и снизить затраты компании без потери качества. В первом выпуске объясняем, почему важно формировать план закупок, что в нем должно быть и с чего начать планирование.

«Школа закупок ONLINECONTRACT»

Кому и зачем нужно планировать закупки

Планирование закупок обеспечивает дисциплину. Без плана закупок менеджеры и профильные сотрудники могут легко провернуть «серые» схемы, завысив цену товара, или получить «откат», подтянув карманного поставщика. Из-за этого компания теряет возможность найти лучшего исполнителя. Планирование закупок обязательно для госкомпании и регламентируется несколькими законами.

Закупки государственных и муниципальных бюджетных учреждений регулирует 44-ФЗ. Эти организации обязаны размещать годовой план закупок в Единой информационной системе (ЕИС) на сайте zakupki.gov.ru.

Закупки организаций с долей участия государства более 50%, компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности, естественных монополий и бюджетных организаций регулирует 223-ФЗ. Организации также размещают в ЕИС план закупок на следующий год.

Закупки коммерческих компаний регулирует Гражданский кодекс РФ. Они не обязаны размещать информацию о закупках в открытом доступе. Бизнес проводит закупки разными способами, в разных формах и на разных площадках. На их классификации мы подробно остановимся в следующем выпуске «Школы закупок».

• Вне зависимости от условий и обязательств в закупочной деятельности планирование позволяет решать компании несколько задач:
• компания эффективнее планирует и исполняет бюджет, потому что понимает объемы закупок и затраты;
• заказчик экономит, снижая стоимость товара или услуги, расширяя круг поставщиков и создавая конкурентную среду;
• с планом профильные службы реже проводят срочные закупки.

Начать планировать закупки легко с первых четырех шагов.

Проанализируйте хозяйственную деятельность и регламенты о закупках

Для компаний с бессистемными и неэффективными закупками планирование стоит вводить с аудита действующей системы. В идеале, проанализировать хозяйственную деятельность предприятия и регламенты о закупках должна сторонняя независимая организация. Итогом аудита должен стать актуализированный документ-регламент закупочной деятельности компании — «Положение о закупках». Помимо общих принципов, он объясняет используемые в закупках процедуры, регламентирует формы и порядок их проведения.

Определите потребности подразделений компании и бюджет закупок

Проанализируйте работу всех отделов компании и узнайте потребности в товарах и услугах, определите их объем и технические характеристики. Оцените рынок и выясните среднюю стоимость товаров и услуг, чтобы отразить в плане закупок стартовую цену. Стартовая цена формируется по двум факторам — бюджету закупок и текущих условий рынка. Чтобы исключить формирование бюджета закупок с заведомо завышенными ценами, рекомендуем ввести в штат сотрудника-контролера. Он должен в целом проверять правильность проведения закупок на разных этапах. Бюджет закупок в крупных компаниях обычно формирует отдел снабжения, в малом бизнесе — подразделение-заказчик, в микробизнесе — директор, его помощник или бухгалтерия.

Сформируйте годовой план закупок

План закупки товаров, работ и услуг — информационная база для всех участников закупочной деятельности. В плане нужно указать:

— сроки проведения закупки и ее предмет,

— объемы закупки,

— начальные максимальные цены,

— способ закупки, сроки и адрес поставки.

План желательно формировать на полгода-год. Годовой план и «Положение о закупках» можно разместить на сайте организации или электронной торговой площадки, на которой компания проводит закупки.

Контролируйте эффективность планирования

Чтобы понять, насколько корректно был составлен план, проверьте его выполнение. Если план выполнен на 85% и выше — он был хорошо составлен. Если меньше, выясните и проанализируйте причины, чтобы следующий план был эффективнее. Планирование делает закупочный процесс более прозрачным, минимизирует финансовые потери и помогает экономить бюджет. К примеру, на электронной торговой площадке ONLINECONTRACT средняя экономия компаний на коммерческих закупках составляет 17%. В следующем выпуске «Школы закупок» мы расскажем, как выбрать форму и способ закупки.

Чтобы получить больше информации об организации и проведении закупок, переходите на сайт onlinecontract.ru или звоните: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.

Если вы собираетесь всерьез заниматься бизнесом, без бизнес-плана не обойтись. Самая удачная идея должна подтверждаться грамотно составленным планом действий. Правила составления бизнес-плана для малого бизнеса помогут вам разобраться в последовательности действий.

Как самостоятельно написать бизнес-план

Между мечтами о собственном бизнесе и реальным делом немного общего – в фантазиях мы ясно представляем себе только результат, в бизнес требует планирования. Даже самая удачная бизнес-идея ничего не стоит без грамотно составленного плана действий. Мы рассмотрим правила составления бизнес-плана для малого бизнеса, и надеемся, информация будет полезна начинающим предпринимателям.

Отправляясь в дорогу, мы составляем маршрут, чтобы не блуждать наугад, начало нового дела требует аналогичного подхода.

Что представляет собой бизнес-план

Бизнес-план – это руководство к действию с описанием идеи, процесса, механизмов реализации и целей.

Определение конкретной цели в этой цепочке имеет решающее значение, так как именно этот пункт позволяет четко сформулировать:

• Каково ваше положение в настоящий момент, т. е. где исходная точка для старта.
• Что вы должны получить в результате.
• Какие шаги нужно предпринять для продвижения и развития бизнеса.

Предназначение бизнес-плана

Составление бизнес-плана полезно на старте любого дела, но в двух случаях план нужен обязательно:

Для предоставления инвесторам и кредиторам, а также для получения финансовой поддержки от государства.

Цель составления бизнес-плана – подтверждение состоятельности идеи и эффективности использования денег. Изложенная в плане информация должна быть подробной, выглядеть достоверно и логично. Для наглядности полезно сопроводить защиту бизнес-плана презентацией из слайдов.

Реальный бизнес-план «Для себя»

Рабочий вариант бизнес-плана для «внутреннего употребления». Разница между «парадным» и «рабочим» планами всегда есть.

Например, в плане для инвесторов вы заявляете о необходимости закупки 10 компьютеров на сумму 300 тыс. руб., подробно перечисляете, что входит в смету. Вам, действительно, нужны 10 компьютеров, но вы знаете, что у вас уже есть два личных ноутбука, у партнера по бизнесу – еще один, еще штуки три можно взять у друзей и родственников и слегка модернизировать. В своем бизнес-плане вы не будете закладывать средства на покупку 10 компьютеров, но, если инвестор выделит всю сумму, потребуются документы о покупке оргтехники.

Методики составления плана для себя и инвесторов несколько отличаются:

• Инвестор должен получить подробное и изложение, не вызывающее вопросов.
• План «для себя» должен отражать реальное положение вещей.

Как составить бизнес-план

Перед составлением бизнес-плана соберите максимум информации, иногда для этого целесообразно привлечь сторонних специалистов. Информация нужна для понимания реальной ситуации, и лучшей технологией является SWOT-анализ, четко структурирующий данные.

SWOT-анализ в бизнес-планировании

Аббревиатура SWOT состоит из составляющих:

• Strengths – сильные стороны
• Weakness – слабые стороны
• Opportunities – возможности
• Threats – угрозы

После проведения анализа вы сможете объективно оценить факторы, которые могут повлиять на ваш бизнес.

• Сильными сторонами могут считаться невысокая себестоимость продукции, наличие профессионалов в команде, применение инноваций, высокий уровень услуг.
• К слабым сторонам относят, например, необходимость в аренде помещений, нераскрученность бренда и т. д.
• Возможности заключаются во внедрении новых технологий, использовании современных материалов, получении финансирования вне плана.
• Под угрозами подразумевают внешние факторы, на которые вы не можете повлиять: экономическая ситуация в стране, политическая напряженность, демография, конкуренция, таможенные пошлины.

После оценки всех факторов вы сможете приступить непосредственно к составлению бизнес-плана.

Структура бизнес-плана

Классический бизнес-план состоит из следующих разделов:

• Введение (резюме)
• Описание товара
• Маркетинговая стратегия и состояние рынка в выбранном сегменте
• План производства
• Организационный план
• Бюджет
• Прогноз развития бизнеса

Сначала набросайте тезисный план на нескольких страницах, а потом приступайте к его подробной расшифровке. Соберите воедино все сведения о конкурентах, положении в отрасли, методах продвижения продукта, налогообложении и действующих технологиях.

Бизнес-план должен быть изложен в простой и понятной форме, чтобы инвесторы могли ознакомиться с ним без напряжения.

Резюме

Этот раздел должен дать инвесторам общее представление о вашем будущем бизнесе. Вы должны произвести позитивное впечатление, уложившись в 2-4 страницы. В резюме кратко опишите:

• В каком направлении будет работать ваше предприятие.
• На кого рассчитан продукт и каково положение в выбранном сегменте рынка.
• Какова предполагаемая рентабельность и когда вернутся инвестированные средства.
• Состав сотрудников.
• Каких показателей вы собираетесь достичь в каждом периоде (количество и качество).

После ознакомления с резюме инвесторы должны понимать, что они получат при реализации плана и насколько велик риск лишиться вложенных средств.

Хотя резюмирующая часть размещается в начале бизнес-плана, составлять ее следует после написания основной части, так как здесь сведены итоги всех разделов.

Описание товара (услуги)

Опишите основные и сопутствующие товары или услуги, которыми собирается заниматься ваша компания, приложите фотографии продукции. На какую аудиторию рассчитан ваш продукт? Как будет организован сервис? Как вы будете формировать цены? Что позволяет надеяться на конкурентоспособность? Желательно составить таблицу с перечнем товаров и указанными параметрами.

Маркетинговая стратегия и состояние рынка

Без маркетинговых исследований наладить бизнес-процесс невозможно. Вы должны знать, кому адресована ваша продукция, кто ваши конкуренты, насколько заполнен рынок аналогичными предложениями, каким образом вы будете продвигать товар. Планируете и вы рекламную кампанию, мерчендайзинг, систему прямых продаж и т. д.? В чем преимущества вашего предложения? Подвержен ли ваш бизнес сезонным колебаниям спроса?

Завершите раздел приблизительным поквартальным планом продаж – это позволит определить потенциальный объем выручки.

Производственный план

Этот пункт обязательно должен входить в бизнес-план производственных компаний, а торгующие и оказывающие услуги фирмы могут его пропустить.

Укажите:

• Какие производственные мощности понадобятся.
• Последовательность внедрения оборудования.
• Способ доставки материалов на производство, поставщики.
• Как уже имеющиеся основные средства будут совмещаться с новым оборудованием.
• Схема производственного процесса в целом.

Организационный план

Распишите подробно, какие шаги и в какие сроки вы планируете при организации бизнеса, укажите ответственное лицо и результат. Удобно подавать эту информацию в виде таблицы, так сразу видна последовательность действий.

Допустим, у вас уже составлена клиентская база. В этом случае вашим первым шагом в бизнес-плане следует указать регистрацию ИП, поскольку без этого вы не сможете начать предпринимательскую деятельность.

Бюджет или финансовый план

Смета с указанием всех затрат – периодических и единовременных. Удобнее внести данные в таблицу.

• Единовременные затраты (основные средства): закупка оборудования, приобретение помещения, изготовление вывески и т. д.
• Периодические затраты (оборотные средства): закупка расходных материалов и сырья, арендная плата за помещение, оплата коммунальных услуг, зарплата и т. п.

По результатам данных финансового плана вам нужно определить точку безубыточности, после которой все затраты начнут покрываться доходами. С точки безубыточности вы начнете получать чистую прибыль.

При расчете и формировании цены товара учтите амортизацию основных средств, налоговые отчисления, взносы в пенсионный фонд.

Прогноз развития и перспективы

Рассмотрите несколько вариантов развития бизнеса. Постарайтесь объективно оценить перспективы на основании ожидаемых доходов и расходов. Поставьте себя на место инвестора, и подумайте, согласились бы вы вложить деньги в описанную компанию.