План взаимодействия с бизнес средой

Вступление

Комплексность подхода к организации информационного обмена в рамках хозяйствующего субъекта подразумевает понимание того, что система, которую мы рассматриваем (то есть организация), достаточно сложна, выполняет несколько функций и состоит из множества подсистем, находящихся в постоянном взаимодействии друг с другом и с внешней средой.

Ни одна организация, коммерческая или неприбыльная, не работает в безвоздушном пространстве. Цели и задачи, которыми руководствуются менеджер и бухгалтер-аналитик, а также информация, циркулирующая в учетно-управленческой системе организации, во многом определяются влиянием внешних и внутренних по отношению к этой организации факторов.

Рассмотрим все эти аспекты формирования учетно-управленческой информации подробнее.

2.1. Функции и подсистемы организации

Наибольшую остроту проблема организации управленческого учета имеет в коммерческих организациях, поэтому самым актуальным нам кажется рассмотрение внутренней структуры именно там. Рисунок 2.1 представляет структуру важнейших функций и подсистем производственного предприятия.

Разумеется, эта схема представляет лишь самую общую картину формирования предприятия как сложной системы. У разных хозяйствующих субъектов важность представленных функций и подсистем различна. Некоторые из них в отдельных случаях могут быть жизненно важны для деятельности предприятия, другие имеют второстепенное значение, третьи отсутствуют совсем. Например, производственная функция (организация и поддержание деятельности по производству продукции) отсутствует у непроизводственных предприятий, общественных и иных подобных организаций. У предприятий сферы услуг под словом “производство” обычно подразумевается нечто совсем другое, нежели у промышленных предприятий, – для них, даже выделяя производство в целях анализа в отдельную функцию, чаще всего целесообразно отнести ее к второстепенным.

Аналогично функция обеспечения безопасных условий труда сотрудников имеет гораздо большую важность на промышленных предприятиях с тяжелыми и вредными условиями труда, нежели на предприятиях, например, торговли или в образовательных учреждениях. И точно так же функция обеспечения рабочими местами жителей определенного населенного пункта острее всего осознается и требует гораздо большего внимания руководства крупных градообразующих предприятий, расположенных там, где социальная обстановка и благосостояние множества людей зависят от успешной деятельности одного конкретного хозяйствующего субъекта. Небольшие же предприятия редко бывают всерьез озабочены выполнением этой миссии.

Для любого хозяйствующего субъекта важнейшими функциями являются снабжение его различными ресурсами, необходимыми для обеспечения нормальной деятельности, и сбыт готовой продукции, товаров и услуг. Для хозяйствующих субъектов, действующих в конкурентном рыночном окружении (в первую очередь это предприятия торговли и производства продуктов и товаров первой необходимости), эти функции имеют первостепенную, можно без преувеличения сказать, жизненную важность. В то же время в отдельных случаях хозяйствующие субъекты могут иметь гарантированный сбыт их продукции (например, если предприятие выполняет государственный заказ) или гарантированные поставки сырья и материалов. Такая ситуация может быть обусловлена и грамотной постановкой работы снабженческо-сбытовых служб, если они сумели обеспечить предприятие заказами и договорами на поставку сырья на длительный срок вперед. Для предприятий, работающих в таких условиях, функции сбыта и снабжения различными видами ресурсов отходят на второй план. Однако руководству не следует забывать, что такая успокоенность не должна продолжаться долго. Выживаемость подавляющего большинства хозяйствующих субъектов в условиях рыночной экономики зависит в первую очередь от того, удается ли им производить и реализовывать свою продукцию на подходящих условиях, сохраняя при этом приемлемый уровень затрат.

Реализация всех вышеуказанных функций предприятия происходит через деятельность его подсистем. Некоторые из них, прежде всего управляющая, финансовая и информационная, существуют в той или иной форме у абсолютно всех хозяйствующих субъектов, больших и малых, производственных и непроизводственных, коммерческих и некоммерческих. Другие подсистемы – производственная, сбытовая, транспортная – формируются только на тех предприятиях, где они действительно необходимы.

Понимание того, действием каких подсистем формируется хозяйственный механизм организации, помогает в формировании эффективной организационной структуры центров ответственности и системы управленческого учета в организации. Некоторые задачи управленческого учета, в частности задачи планирования и мотивации, решаются в четком соответствии с особенностями организационной структуры, а успешный процесс решения этих задач, в свою очередь, обычно влечет за собой реорганизацию функций и подсистем этой организации.

Формирование различных подсистем хозяйственного механизма является задачей менеджмента, а условия их функционирования – предметом изучения при проведении комплексного анализа финансово-хозяйственной деятельности, формируя разделы управленческого анализа. Целью его обычно является разработка рекомендаций по увеличению эффективности деятельности предприятия в целом путем оптимизации различных его подсистем, связей между ними и бизнес-процессов, обеспечивающих реализацию его основных функций. Управленческий же учет формирует информационную базу как для анализа, так и для принятия управленческих решений.

2.2. Внешняя и внутренняя бизнес-среда организации

Внешние и внутренние факторы, воздействующие на деятельность предприятия, формируют его бизнес-среду. Бизнес-среда фактически определяет положение предприятия на рынке, а следовательно, и его финансовое благополучие, поэтому без ее оценки, хотя бы самой общей, формирование и функционирование системы управленческого учета в организации невозможно. Общая характеристика бизнес-среды представлена на рис. 2.2. В анализе внешней и внутренней среды всегда следует идентифицировать ее участников, а также структуру и особенности их отношений с рассматриваемым хозяйствующим субъектом.

Вопрос о том, каких участников следует считать внешними, а каких – внутренними, не так прост, как кажется. Рисунок 2.2 только номинализирует группы участников, не поясняя, почему та или иная группа отнесена к внешним или к внутренним. Читатель может возразить, что тут все просто: внутренних можно выделить интуитивно, а все остальные, стало быть, будут отнесены к внешним. Внутренние – это те, кто работает в организации и имеет доступ к какой-то внутренней документации, а внешние – те, кто доступа не имеет. Однако такое интуитивное представление весьма условно. Как быть, например, с представителями налоговых органов, которые во время проверки (в связи с выполнением своих должностных обязанностей совсем в другой организации) не только получают доступ к существенной части внутренней документации, но и могут производить с ней разные действия по своему усмотрению (например, изъять). В то же время владельцы организации относятся к внутренним участникам, поскольку во многих случаях имеют право “совать свой нос” куда им захочется, хотя не являются сотрудниками организации.

Наиболее правильным нам кажется провести границу между внешними и внутренними участниками организации по юридическому признаку. Внутренние участники – это лица, которые имеют особого рода юридически оформленные отношения с данной организацией и выполняют какие-либо функции в соответствии требованиями нормативных документов организационного уровня системы нормативного регулирования, т. е. в соответствии с внутренней нормативной документацией. Например, сотрудник или менеджер в соответствии со своим графиком приходит в расположение организации, перемещается по ней более или менее свободно и выполняет свои обязанности в соответствии со своими внутренними должностными инструкциями, а владелец фирмы принимает участие в ее деятельности в соответствии с уставом. Соответственно внешние участники – это те, кто не обязан всего этого делать, хотя, может быть, иногда приходит и делает. Так, например, перемещается по территории организации и выполняет некоторую работу поставщик, который привез товары, или представитель органов энергоназдзора, присутствующий при опломбировании электрических счетчиков, однако делают они это в соответствии уже со своими обязанностями и инструкциями, которые входят в систему нормативного регулирования другого хозяйствующего субъекта.

Развернутый анализ бизнес-среды и рыночной позиции предприятия выполняется в ходе маркетинговых исследований и процедур. Однако даже общий анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, если он носит статус комплексного, должен включать в себя оценку положения хозяйствующего субъекта хотя бы на рынках сбыта и факторов производства. Поскольку такой анализ проводится для того, чтобы дать менеджерам информацию для принятия управленческих решений, его можно считать разделом управленческого анализа. В данном издании, к сожалению, у нас нет возможности подробно рассматривать его содержание, поэтому вернемся к той части управленческого анализа, которая посвящена бизнес-среде организации. Рассмотрим ее составляющие более подробно.

2.2.1. Внешняя среда организации

Хозяйствующий субъект не может существовать изолированно, всегда есть определенная рыночная среда, в которой организация действует. Такую среду называют внешней, поскольку формируют ее внешние по отношению к предприятию участники экономической деятельности (см. рис. 2.2), – в первую очередь это бизнес-партнеры, с которыми предприятие связывают деловые интересы, – клиенты, поставщики, заказчики, подрядчики, контрагенты.

В любом государстве деловая активность немыслима без вмешательства государственных и иных регулирующих органов; серьезное влияние на деятельность предприятия могут оказывать конкуренты, а также социальное окружение – местные жители, общественные организации.

Некоторые из составляющих внешней среды предприятия, в особенности социальные, в современных российских условиях могут показаться неважными, однако это не так. В отдельных случаях (например, когда в небольшом городке работает единственный завод) социальный фактор оказывается решающим и при формировании планов работы предприятия, и при анализе результатов их реализации.

В мировой практике поддержанию добрых отношений с местным сообществом и материальной поддержке образовательных и культурных учреждений фирмы уделяют очень большое внимание. Наличие таких связей говорит о том, что компания заботится о своем будущем процветании в данном регионе, и в целом свидетельствует о благоприятных тенденциях в ее развитии.

Иногда существенное влияние на деятельность предприятия оказывают и конкуренты. Например, в тех случаях, когда конкуренты поддерживают высокие стандарты качества обслуживания или производимой продукции, организации, чтобы остаться на этом рынке, поневоле приходится подтягивать свои технологии и контроль качества на более высокий уровень.

Воздействие внешней среды предприятия характеризуется множеством факторов, важнейшие из которых приведены в табл. 2.1. Факторы эти называются внешними, поскольку формируются внешней средой.

По какому принципу мы определяем факторы, воздействующие на организацию, как внешние? Если при определении внешних участников деятельности организации мы нашли юридический признак, то в данном случае в качестве основы можно считать признак экономический.

Внешними по отношению к организации являются факторы, повлиять на природу или проявление которых сама организация не может или ее влияние оказывается незначительным. Здесь следует отметить, что факторы, внешние для одной организации, могут оказаться внутренними для другой. Например, большинство коммерческих организаций не имеет возможности повлиять на уровень таможенных пошлин на свою продукцию, сырье или комплектующие к ней, а также на продукцию зарубежных конкурентов. Поэтому политика государств в отношении установления таких пошлин для подавляющего большинства предприятий будет внешним фактором. Однако крупнейшие национальные производители (например, ВАЗ в автомобильной промышленности) имеют столь широкие возможности лоббирования своих интересов в органах власти, что для них данный фактор перестает быть внешним. Мы не будем здесь останавливаться на характеристике всех приведенных в табл. 2.1 факторов. Отметим лишь, что в ходе аналитических процедур управленческого учета следует в первую очередь выделить те из них, которые оказывают на данное предприятие максимальное воздействие. А поскольку повлиять на характер их действия само предприятие не в состоянии, задачей управленческого анализа является выработка вариантов действий, которые следует предпринять руководству хозяйствующего субъекта в случае, если та или иная ситуация, связанная с действием внешних факторов, станет актуальной.