План встреч с бизнес сообществом

Деловые конференции: как организовать

Бизнес-конференции – один из способов бизнес-общения. Какие виды деловых конференций существуют, кто участники таких мероприятий и как организовать деловую конференцию? Об этом – в материале.

Зачем нужны деловые конференции и трудно ли их организовать – вопросы, которые мы рассмотрим прямо сейчас.

Что такое деловая конференция

Деловая конференция – один их форматов бизнес-мероприятий, который выбирают, если цель – решение различных бизнес-вопросов, привлечение клиентов и партнеров, организация бизнес-площадки для обмена опытом и налаживания связей.

Для обучения нужным навыкам проводят бизнес тренинги для руководителей в компании. Это мероприятия, где есть две стороны – тренер и участники (обучающиеся). Руководители для повышения своего профессионализма могут участвовать в открытых мероприятиях – для этого существуют открытые тренинги для руководителей, на которых они могут знакомиться с руководителями других компаний, налаживать деловые связи. Существуют также тренинги по развитию руководителей, однако для полноценного развития руководителей и ведущих специалистов компании этого недостаточно – нужен еще обмен опытом. Для этого в основном и существуют бизнес-конференции. Это мероприятия, в которых участвуют две стороны – спикеры и участники (слушатели).

Цели бизнес-конференции

Конференции проходят довольно часто, они посвящаются бизнесу в целом и отдельным его направлениям, проводятся в масштабе города, области и в международных масштабах, собирают разное количество людей, проходят в очном и онлайн-форматах. Каковы их основные цели?

У спикеров своя цель, у слушателей своя. Спикеры заинтересованы поделиться важной и интересной бизнес-информацией, найти новых клиентов, продвинуть свой бренд и свой товар. Спикер также заинтересован наладить партнерские связи, познакомиться с коллегами и конкурентами, а также усовершенствовать свой опыт спикера.

Если бизнес тренинги для руководителей, к примеру, учат ораторскому мастерству, то конференция – то место, где этот навык можно проверить и усовершенствовать на практике. Тем более, что руководителям успешных бизнесов обычно есть что сказать широкой публике и профессиональному сообществу.

Участники посещают конференции, чтобы иметь возможность услышать из первых уст о том, как строят успех эффективные компании. Иногда это единственная площадка, где можно услышать доклады некоторых лидеров. Участники получают на конференциях свежие полезные знания по определенной теме, советы и идеи, которые способны обеспечить их профессиональный рост. Помимо этого, участники конференций заинтересованы познакомиться с интересными и полезными людьми, найти единомышленников, встретиться с конкурентами.

Зарядиться

Спикеры, в роли которых на конференции часто выступают харизматичные лидеры, достигшие успеха, обычно излучают энергию и позитив, заражают всех присутствующих верой в успех. Ради этого стоит посещать такие мероприятия. Это глоток свежей энергии, которая способна поднять эффективность бизнеса участников.

Многие приходят на конференции, чтобы получить заряд энергии и порцию мотивации, которая поможет реализовать свои цели, даст новый толчок и воодушевит на свежие решения. Бизнес-тренеры, которые проводят управленческие тренинги для руководителей, тоже заряжают энергией и дают мотивацию, но на конференции собирается сразу много самых ярких и успешных людей того или иного направления или отрасли.

Цели организатора

Есть еще организатор, который тоже преследует определенные цели. Мероприятие формирует и поддерживает имидж компании-организатора, помогает привлечь партнеров для эффективного сотрудничества.

Виды бизнес-конференций в России

В России принято проводить несколько видов бизнес-конференций.

Виды бизнес-конференций зависят от задач:

• Конференции-презентации.
• Маркетинговые конференции.
• Отраслевые.
• Дилерские.

Разделяют конференции по локализации:

• Международные.
• Всероссийские.
• Региональные.
• Смешанные.
• Локальные (внутри компании).

По типу организации:

• Локальные (проводимые в одном месте).
• Распределенные (в нескольких местах).
• Аудио- и видео-конференции.

По способу участия:

• Платные.
• Бесплатные.

На бизнес-конференции многие хотят попасть потому что это уникальный способ познакомиться с людьми, которые работают над одним проектом, и не видят друг друга в своей ежедневной работе, увидеть людей, которые работают в той же области, но никогда не пересекаются между собой и т.д.

Существуют торговые, образовательные, венчурные, сетевые и другие конференции. На конференциях обмениваются опытом, получают новые знания, знакомятся. Ученые знакомят общественность с открытиями, бизнесмены сообщают о новых продуктах и решениях.

Как организовать

Организация бизнес-мероприятия – ответственное дело и сложный процесс. Он включает в себя ряд задач: подобрать формат и тему, сформулировать задачи мероприятия, разработать программу и подобрать профессиональных спикеров.

Еще среди задач, необходимых для успешной организации бизнес-конференции, – подготовка раздаточного материала, продвижение мероприятия, выбор места и обеспечение его оборудованием. Конечно, самое главное – информация, которую услышат участники. Подготовка к мероприятию – это серьезный сбор информации об отрасли, проблемах, тенденциях, прогнозах, законодательной базе и много другого.

Организация мероприятия – это и подготовка, и последующее информирование о прохождении мероприятия, и информационная поддержка участников.

25–50–25

Самой эффективной формулой контента конференции считается 25-50-25. 25% — новая информация, 25% — обратная связь, 50% — кейсы из жизни. Часто конференции проходят в несколько дней, включая в себя и развлекательную программу.

Деловая пресс-конференция

Существует еще один формат конференции – деловая пресс-конференция. Основная ее цель – информирование общественности и организация общения между бизнесом и СМИ. На таких мероприятиях компанию представляют ключевые фигуры. Такие мероприятия обычно продолжаются не более часа и делятся на сообщение и ответы на вопросы СМИ.

Зачем и как

Подведем итоги. Деловые конференции – источники новых знаний, опыта и контактов. Поэтому их нельзя игнорировать, они наряду с тренингами для руководителей развивают руководителя и приносят пользу всей компании.

Для тех, кто решил организовать бизнес-конференцию – советы по каждому важному этапу.

Планирование

• Определитесь, для кого мероприятие. Опишите и сегментируйте ЦА.
• Продумайте дату. Обычно для участников своего города конференции назначают на будний день во второй части недели, а для приезжих выбирают выходные.
• Подберите место. Площадка должна быть достаточно просторной, располагать парковкой и хорошим техническим оснащением.
• По всем задачам назначьте ответственных, установите сроки и промежуточные итоги.
• Оценив все расходы, принимайте решение, какую часть можно взять на себя, а какую закрыть за счет спонсоров и партнеров.

Привлечение партнеров

• Привлекать партнеров можно на бартерной или коммерческой основе. Бартер обычно предполагает рекламу партнера – размещение его логотипа на пригласительных, рекламных материалах, упоминание в приветственной и финальной речах, публикации на ресурсах организатора.
• Бартером можно закрыть затраты на полиграфию, информационное партнерство, сувенирную продукцию, кайтеринг.
• Для партнеров на коммерческой основе подготовьте несколько вариантов спонсорских пакетов со стоимостью пакета в зависимости от статуса спонсора (обычный, генеральный).

Приглашение спикеров

• Продумайте тематики.
• Составьте список признанных экспертов в каждой теме.
• Составьте приглашения и условия: что хотят спикеры за выступления и что вы хотите от спикеров.
• Обсудите предварительно длительность и формат выступления.
• Предупредите, что вам не нужны рекламные доклады (они подрывают доверие к организаторам).
• Выбирайте спикеров-практиков: конференция получится интересной и полезной.
• Соберите темы и тезисы и поработайте над тем, чтобы в докладах не было пересечений и рекламы. Для этого запросите презентации за пару недель до события и предупредите о таком условии заранее.
• Позаботьтесь о спикерах и убедитесь, что учтено все: при необходимости бронируйте для них билеты, номера в гостиницах и пр.

Составление программы

• При необходимости группируйте доклады по тематике. Если залов несколько, распределите доклады так, чтобы залы не пустовали.
• Включите в программу мастер-классы.
• Продумайте перерывы и соблюдите баланс. Гости не должны заскучать или устать от долгого сидения.
• Не затягивайте программу. Человек способен активно воспринимать новое не более 5 часов.

Подбор участников

• Для привлечения используйте все возможности рекламы в сети, привлекайте партнеров, используйте прямые продажи.
• Создайте страницу мероприятия в сети и информируйте о ходе подготовки. Выложите на сайте программу не позднее, чем за 2-3 недели.
• Предусмотрите возможность регистрации и оплаты онлайн. Предусмотрите промокод, для каждого канала продвижения свой. Это поможет собрать статистику эффективности каналов продвижения и создаст дополнительные стимулы для участия.

Распределение ответственности

• За каждой задачей закрепите куратора.
• Закрепите куратора за каждым спикером.
• Во время мероприятия у кураторов должны быть опознавательные знаки – одинаковая одежда, логотипы, надпись «Организатор» на одежде.
• Обеспечьте каждый зал модератором, администратором и техническим специалистом. Модератор выполняет роль ведущего, администратор встречает гостей и следит, чтобы всем было удобно, технический специалист настраивает технику и решает возникающие технические проблемы.
• Подумайте о хороших фотографиях. В каждом зале желателен фотограф, минимум один фотограф на два зала. Подготовьте чек-лист для фотографов, в котором укажите, какие планы нужно обязательно снять. Заранее сообщите фотографу, какой будет цвет стен на площадке.
• Видео поручите профессионалам.

Брендирование

• Разработайте фирменный стиль, чтобы мероприятие стало узнаваемым.
• Фирменный стиль нужно предусмотреть минимум для пакетов, папок, раздаточных и рекламных материалов, а также для дизайна сайта.
• Учтите фирменный стиль на мониторах конференции.
• Раздаточный материал заготовьте с запасом.
• Бейджи лучше делать неименные. Пусть гости сами заполнят свое имя.
• Используйте хештег мероприятия.

Это только некоторые советы по проведению конференций. Если вы практикуете тренинги по развитию руководителей, не забывайте и о таком формате как конференция. Руководить бизнесом эффективно – это также и обмениваться, делиться опытом, информировать общественность и сообщество отрасли о своих проектах и достижениях, а также формировать такое сообщество.

И, само собой, посещая управленческие тренинги для руководителей, не стоит забывать и о посещении отраслевых конференций, включая онлайн-конференции, которых сейчас становится все больше – как отечественных, так и зарубежных.