План работы по описанию бизнес процессов
Этап 1. Описание «как есть»
Задача | Описание работ | Результаты | Продолжительность |
Определение перечня основных бизнес- процессов компании, подлежащих описанию и анализу | Интервью с руководством компании и руководителями подразделений Совещание с руководством компании | Перечень основных (базовых) бизнес- процессов компании и их контуры Перечень подпроцессов, входящих в состав основных процессов Согласованный перечень бизнес- процессов, подлежащих описанию и анализу | От 1 до 3х недель в зависимости от масштаба компании |
Формирование рабочей группы аналитиков (задача выполняется для ситуации, когда описание бизнес- процессов проводят специалисты Заказчика) | Согласование предварительного списка кандидатов в рабочую группу Интервью с кандидатами и отбор участников рабочей группы Обучение рабочей группы методологии описания и анализа бизнес- процессов и технологии выполнения работ | Сформированная рабочая группа аналитиков из числа специалистов Заказчика, обученная методологии описания бизнес- процессам | 2 — 3 недели |
Описание бизнес-процессов «как есть» | Интервью специалистов Заказчика Сбор и анализ документов, используемых при выполнении бизнес- процессов Анализ информационной системы Формирование моделей бизнес- процессов Проверка моделей бизнес- процессов на полноту описания и согласованность Формирование рекомендаций по повышению эффективности выполнения бизнес- процессов | Модели бизнес- процессов «как есть» с перечнем проблем, влияющих на эффективность основной деятельности компании, и набором решений по их устранению Пример >> | От 3 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества описываемых бизнес- процессов (среднее время на описание и анализ одного бизнес- процесса составляет 1 месяц). |
Согласование перечня решений по оптимизации бизнес- процессов | Совещание с руководством компании с обсуждением рекомендаций по повышению эффективности бизнес- процессов | Утвержденный перечень решений по оптимизации бизнес- процессов | От 1 совещания в зависимости от глубины выявленных проблем и сложности их решения |
Этап 2. Проектирование «Как надо»
Задача | Описание работ | Результаты | Продолжительность |
Оптимизация бизнес- процессов, формирование моделей «как нужно» | Формирование оптимальных моделей выполнения бизнес- процессов:
| Модели бизнес- процессов «как должно быть» Проект изменений в организационной структуре компании в соответствии с изменениями бизнес- процессов | От 2 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества бизнес- процессов (среднее время на оптимизацию одного бизнес- процесса составляет 2 недели). |
Разработка показателей оценки эффективности выполнения бизнес- процессов и процедур их получения | Определение:
Анализ основных издержек, связанных с выполнением бизнес- процесса и определение методики расчета эффективности выполнения бизнес- процесса Разработка требований к отчетности, позволяющей анализировать показатели эффективности бизнес- процессов и процедур ее формирования | Перечень показателей оценки:
Формы отчетности для анализа эффективности бизнес- процессов и процедуры формирования отчетов | От 2 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества бизнес- процессов |
Обеспечение информационной поддержки бизнес- процессов | Формирование требований к информационной системе компании для поддержки бизнес- процессов:
| Перечень функциональных требований к информационной системе, необходимых для поддержки бизнес- процессов Перечень разрывов с используемой ИС компании и перечень требований по доработке Возможно, проект оптимальной ИТ архитектуры для поддержки бизнес- процессов компании | От 1 до нескольких месяцев в зависимости от масштаба компании и количества описываемых бизнес- процессов |
Согласование перечня решений по результатам оптимизации бизнес- процессов | Совещание с руководством компании с утверждением перечня изменений бизнес- процессов и формированию плана мероприятию по переходу к новой модели | Утвержденный перечень изменений и модели бизнес- процессов «как нужно» План мероприятий по переходу от текущей ситуации к новым моделям бизнес- процессов | От 1 до нескольких совещаний в зависимости от глубины выявленных проблем и сложности их решения |
Этап 3. Внедрение изменений бизнес-процессов и обеспечение их поддержки
Задача | Описание работ | Результаты | Продолжительность |
Регламентация деятельности согласно новым моделям | Разработка документов, закрепляющих работу сотрудников в рамках измененных бизнес- процессов:
| Набор внутриорганизационных документов, регламентирующих выполнение измененных бизнес- процессов | От 2 до нескольких месяцев в зависимости от масштаба изменений |
Корректировка системы мотивации для поддержки эффективности выполнения бизнес- процессов | Разработка и утверждение:
| Утвержденные показатели оценки результативности и эффективности выполнения бизнес- процессов Положение о мотивации, закрепляющее принципы расчета премий за выполнение показателей | От 1 до 3х месяцев |
Внедрение измененных моделей бизнес- процессов | Разработка и ввод в действие приказов, утверждающих новые правила выполнения бизнес- процессов, процедур регулярной оценки их результативности и эффективности Пилотная апробация: выполнение бизнес- процессов по новым правилам Проведение аудита корректности выполнения бизнес- процессов согласно новым правилам При необходимости, корректировка моделей бизнес- процессов и регламентов Ввод регламентов в действие на постоянной основе. Отражение измененных правил выполнения бизнес- процессов в настройках информационной системы предприятия | Утвержденные и введенные в действия документы, регламентирующие работу согласно измененным бизнес- процессам Процедуры оценки результативности и эффективности выполнения бизнес- процессов Выполнение работ в соответствии с новыми правилами | В зависимости от масштаба изменений: от 2 месяцев |
Постановка процедур регулярного мониторинга отклонений в бизнес- процессах и внесения корректировок | Определение службы, которая должна отвечать за мониторинг выполнения бизнес- процессов либо создание службы с нуля. Определение места данной службы в общей системе управления компанией Разработка процедур регулярного аудита и показателей оценки эффективности выполнения бизнес- процессов, включение показателей в формы отчетности Ввод в действие работы службы мониторинга бизнес- процессов | Утвержденное положение о службе мониторинга Утвержденные и введенные в действия регламенты аудита бизнес- процессов и формы отчетности с показателями эффективности выполнения бизнес- процессов | 1 — 2 месяца |
Источник
Полное название проекта: Оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры компании _________________________.
№__ от «__» _______ 200_г.
I. Цели проекта.
II. Результаты проекта.
IV. Календарный план-график проекта.
V. Бюджет проекта.
VI. Приложение 1. Календарный план график в формате Диаграммы Ганта.
I. Цели проекта.
1. Повысить долгосрочную конкурентоспособность и эффективность текущей деятельности компании посредством построения эффективных бизнес-процессов и организационной структуры, способных обеспечить реализацию стратегии.
II. Результаты проекта.
1. Внедренная система процессного управления.
1.1 Выделенные и описанные бизнес-процессы.
1.3 Разработанные показатели эффективности бизнес-процессов и системы отчетности.
1.4 Разработанное положение о системе процессного управления компании.
2. Усовершенствованные приоритетные бизнес-процессы.
1.5 Разработанный перечень приоритетных бизнес-процессов.
1.6 Разработанные описания «как надо» для приоритетных бизнес-процессов.
1.7 Разработанные положения о бизнес-процессах «как надо» для приоритетных процессов.
3. Усовершенствованная организационная структура и распределение ответственности.
1.8 Разработанная схема организационной структуры «как надо».
1.9 Разработанное распределение ответственности «как надо».
1.10 Разработанное положение об организационной структуре «как надо».
· Должностные инструкции «как надо».
III. Состав рабочей группы проекта.
IV. Календарный план-график проекта.
№
Мероприятие
Результат
Сроки
Ответственный и
исполнители (О- ответственный,
И – исполнитель
1.
Формирование координационной рабочей группы (КРГ) проекта.
1.1
Определение и назначение менеджера и куратора проекта.
Приказ.
О – Генеральный директор;
И – Консультант.
1.2
Подбор участников КРГ.
Приказ.
О – Менеджер КРГ;
И – Консультант.
1.3
Разработка и утверждение системы мотивации участников КРГ.
Приказ.
О – Генеральный директор;
И – Менеджер КРГ;
И – Консультант.
2.
Планирование проекта.
2.1
Определение потенциальных участников и потребителей результатов проекта.
Перечень потенциальных участников и потребителей проекта.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
2.2
Разработка и утверждение плана проекта.
Утвержденный план проекта.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
3.
Обучение персонала и техническое обеспечение проекта.
3.1
Проведение обучения процессному подходу.
Проведенный семинар.
О – Менеджер КРГ;
И – Консультант.
3.2
Проведение обучения технологиям описания бизнес-процессов и организационной структуры.
Проведенный семинар.
О – Менеджер КРГ;
И – Консультант.
3.3
Проведение обучения технологиями управления проектом.
Проведенный семинар.
О – Менеджер КРГ;
И – Консультант.
3.4
Обучение использованию программных средств описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов и организационной структуры.
Проведенный семинар.
О – Менеджер КРГ;
И – Консультант.
3.5
Инсталляция и настройка программного обеспечения по описанию, анализу и оптимизации бизнес-процессов и организационной структуры.
Инсталлированное и настроенное программное обеспечение.
О – Менеджер КРГ;
И – Консультант;
И – Системный администратор.
4.
Разработка критических факторов успеха – КФУ и выделение бизнес-процессов.
4.1
Формулирование миссии, разработка системы стратегических целей и критических факторов успеха (КФУ).
Миссия, перечень стратегических целей и критических факторов успеха (КФУ).
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
4.2
Разработка перечня продуктов и услуг.
Перечень продуктов и услуг.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
4.3
Разработка перечня функций подразделений.
Перечень функций подразделений.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Начальники структурных подразделений;
И – Консультант.
4.4
Разработка перечня бизнес-процессов, описание границ и основных этапов процессов, описание структурных подразделений, участвующих в бизнес-процессах.
Перечень бизнес-процессов с описанием границ и структурных подразделений в них участвующих.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
4.5
Определение и назначение «владельцев» бизнес-процессов.
Приказ о назначении «владельцев» бизнес-процессов.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
4.6
Оценка важности бизнес-процессов.
Перечень бизнес-процессов с оценкой важности.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
4.7
Предварительная диагностика текущего состояния бизнес-процессов, разработка перечня проблем.
Перечень проблем, структурированных по бизнес-процессам.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
4.8
Разработка перечня предварительных решений по улучшению бизнес-процессов и критериев их оптимизации.
Перечь решений проблем, структурированных по бизнес-процессам и критериев оптимизации бизнес-процессов
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
4.9
Выбор бизнес-процессов для последующего описания и оптимизации.
Перечень бизнес-процессов выбранных для последующего описания и оптимизации.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
5.
Формирование процессных групп (ПРГ) проекта по описанию и оптимизации процессов и организационной структуры.
5.1
Определение и назначение менеджеров ПРГ.
Приказы.
О – Менеджер КРГ;
И – Участники КРГ;
И – Консультант.
5.2
Подбор участников ПРГ.
Приказы.
О – Менеджеры ПРГ;
И – Менеджер КРГ;
И – Консультант.
5.3
Разработка и утверждение системы мотивации для участников ПРГ.
Приказы.
О – Менеджеры ПРГ
И – Менеджер КРГ,
И – Консультант.
6.
Разработка планов работ ПРГ по описанию и оптимизации бизнес-процессов и организационной структуры.
6.1
Определение / уточнение потенциальных участников и потребителей результатов работ ПРГ.
Перечень участников и потребителей результатов.
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Консультант.
6.2
Разработка и утверждение планов работ ПРГ.
Утвержденные планы проектов.
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Консультант.
7.
Описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры.
7.1
Описание бизнес-процессов «как есть».
Модели бизнес-процессов «как надо».
О – Менеджеры ПРГ
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
7.2
Анализ бизнес-процессов «как есть», формулирование предложений по улучшению.
Перечень проблем и предложений по их решению.
О – Менеджеры ПРГ
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
7.3
Разработка бизнес-процессов «как надо».
Модели бизнес-процессов «как надо».
О – Менеджеры ПРГ
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
7.4
Разработка организационной структуры и распределения ответственности «как надо».
Модели организационной структуры и распределения ответственности «как надо».
О – Менеджеры ПРГ
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
7.5
Разработка показателей эффективности бизнес-процессов и системы отчетности.
Показатели эффективности бизнес-процессов и система отчетности.
О – Менеджеры ПРГ
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
8.
Разработка регламентирующих документов «как надо».
8.1
Разработка положения о системе процессного управления.
Положение о системе процессного управления.
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
8.2
Разработка положений о бизнес-процессах «как надо».
Положения о бизнес-процессах «как надо».
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
8.3
Разработка положения об организационной структуре «как надо»
Положение об организационной структуре «как надо».
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Консультант.
8.4
Разработка положений о структурных подразделениях «как надо».
Положения о структурных подразделениях «как надо».
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники ПРГ и КРГ;
И – Владельцы процессов;
И – Руководители структурных подразделений;
И – Консультант.
8.5
Разработка должностных инструкций «как надо».
Должностные инструкции «как надо».
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники ПРГ;
И – Руководители структурных подразделений;
И – Консультант.
9.
Опытная эксплуатация бизнес-процессов и организационной структуры «как надо», внесение корректирующих изменений.
Отчеты об опытной эксплуатации, решения по корректировкам бизнес-процессов и организационной структуры.
О – Менеджеры ПРГ;
И – Участники КРГ и ПРГ;
И – Владельцы процессов
И – Консультант.
10.
Управление проектом.
10.1
Уточнение и актуализация планов работ по проекту.
Актуализированные планы работ.
О – Менеджеры КРГ и ПРГ;
И – Участники КРГ и ПРГ;
И – Администраторы КРГ и ПРГ;
И – Консультант.
10.2
Подготовка и сбор информации о ходе проекта, подготовка отчетности.
Отчетность о ходе выполнения проекта.
О – Администраторы КРГ и ПРГ;
И – Участники КРГ и ПРГ;
И – Консультант.
10.3
Организация проведения совещаний и рабочих встреч по проекту.
Протоколы совещаний и рабочих встреч по проекту.
О – Менеджеры КРГ и ПРГ;
И – Участники КРГ и ПРГ;
И – Администраторы КРГ и ПРГ;
И – Консультант.
10.4
Контроль реализации проекта, формирование управляющих воздействий.
Приказы о поощрении, наказании и корректировки плана проекта.
О – Менеджеры КРГ и ПРГ;
И – Участники КРГ и ПРГ;
И – Администраторы КРГ и ПРГ;
И – Консультант.
V. Бюджет проекта.
Менеджер проекта ___________/__________/ «___» ________200__ г.
Куратор проекта ___________/__________/ «___» ________200__ г.
Участник проекта ___________/_________/ «___» _________200__ г.
Участник проекта ___________/_________/ «___» _________200__ г.
Участник проекта ___________/_________/ «___» _________200__ г.
VI. Приложение 1. Календарный план график в формате Диаграммы Ганта.
Источник
Бизнес процессы (БП) – это совокупность стандартов и процедур используемых предприятием для организации своей повседневной работы. Это последовательность действий, приводящая производственный процесс к запланированному результату.
Чтобы бизнес процессы соответствовали современным условиям и не отставали от быстрого роста технологий, необходимо внедрять систему управления БП в организации.
Управление бизнес процессами (BPM) – это управление стандартами работы внутри производственного или торгового цикла. Качественное управление своими бизнес процессами помогает предприятию выйти в лидеры продаж на своем рынке. Каким образом? Ниже, мы расскажем обо всем более подробно.
Описание бизнес процессов
Часто начиная небольшой бизнес, предприниматели пренебрегают такой «мелочью», как описание бизнес процессов. И только тогда, когда компания начинает расти, либо производство становится более масштабным, начинают возникать проблемы с координацией взаимодействия между подразделениями и процессами.
Руководители оказываются перед выбором, либо начинать уделять время описанию и управлению бизнес процессами, либо работать по старинке, терять в эффективности и уступить место более прогрессивным компаниям.
Описание бизнес процесса — это полноценный анализ всех рабочих процедур, их структурирование и выстраивание в единую последовательную цепочку.
Мероприятия по разработке и описанию бизнес процессов лучше проводить еще на этапе создания компании, однако есть случаи, когда они крайне необходимы:
- Компания набирает обороты. Период активного роста не только повод ликовать, но и повод засучить рукава и работать еще энергичнее. Этот период сопровождается активной текучкой кадров, привлечение внештатных сотрудников, увеличение нагрузки на производство, расширение линейки продуктов или услуг. Имея описанные БП, вам не придется каждому сотруднику объяснять, что к чему, а руководители отделов смогут более эффективно вести управление.
- Сложное производство. Если вы производите продукт, в производстве которого задействовано множества процессов и операций. Сложное производство обязательно должно сопровождаться четкими регламентами на каждом этапе его разработки. Это предоставляет описание и внедрение бизнес процессов.
- Продажа франшизы. При желании продавать франшизу своего бизнеса описанные бизнес процессы просто необходимы не только для развития сети, но и для организации работы своих франчайзи. Мало кто захочет купить ваш бизнес без детально расписанных бизнес-процессов.
- Необходимо снизить затраты. Если вы хотите снизить затраты на содержание производства, найти финансовые дыры через которые утекает бюджет, наладить работу с каждым отделом.
- Ориентация на развитие. Это необходимо, если вы стремитесь развиваться в будущем. Важно не упустить детали, которые могут стоить нескольких сотен и тысяч потерянной прибыли, расширяя свой бизнес, внедряя новые технологии, продукты или услуги, открывая дополнительные филиалы.
ЗАКАЗАТЬ РАЗРАБОТКУ И ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ВЫ МОЖЕТЕ ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ.
Заказать звонок
Разработка бизнес процессов
Разработка бизнес процессов – это создание последовательности стандартов и процедур позволяющих достигать организации запланированных результатов. На первый взгляд, разработка БП может показаться довольно сложной и трудной задачей, справиться с которой не под силу обычному предпринимателю.
На самом деле, все выглядит гораздо проще, и если вы хотите заняться разработкой и описанием БП, стоит задаться вопросом построения правильной последовательности действий.
Для того, чтобы процесс разработки бизнес стандартов выглядел проще, мы предлагаем разделить этот процесс на несколько этапов:
- Действия. Первый подготовительный. Подумайте, что вам нужно для выполнения той или иной задачи. Перечислите, какие действия необходимо включить в бизнес процесс.
- Последовательность. Постройте алгоритм выполнения того или иного процесса пошагово. Опишите последовательность действий, которые должны идти один за другим.
- Результат. Четко сформулируйте результат, который вы ожидаете от данного процесса. Что хотите получить на выходе.
ЗАКАЗАТЬ РАЗРАБОТКУ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И СТАНДАРТОВ ВЫ МОЖЕТЕ, ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ.
Управление бизнес процессами
Управление бизнес процессами – это мероприятия, направленные на контроль, анализ и оптимизацию (совершенствование) стандартов работы в организации.
Важной частью управления бизнес процессом является его доработка и совершенствование. Для этого предприятия внедряют систему измерения результатов.
Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.
Управление бизнес процессами позволяет внедрить процессный подход в работу различных подразделений.
После того, как бизнес процессы были описаны, необходимо организовать систему контроля и управления. Управлением бизнес процессами в идеале должен заниматься отдельный специалист — Project Manager. Данный сотрудник имеет сферу ответственности, ограничивающуюся исключительно вашим производством, ведь управление БП подразумевает необходимость держать под контролем весь производственный цикл.
Управление БП не происходит, что называется по наитию. Для этого существует целый комплекс инструментов, который включает и графики, и схемы работы и заполнение отчетов. Управление бизнес процессами включает в себя: разработку новых стандартов работы и оптимизацию (совершенствование) существующих регламентов и процедур.
«Стандартизировать способ производства – значит выбрать лучший из способов и применить его. Стандартизация бессмысленна, если она не стремится к совершенству» Генри Форд
Оптимизация (совершенствование) бизнес процессов
Для того, чтобы успешно вести свою деятельность в современном мире, компания должна быть гибкой и своевременно адаптироваться под реалии, окружающей ее среды – законы, финансы, спрос, конкуренты, запасы.
Умело управлять и своевременно оптимизировать свои бизнес процессы, является ключевой компетенцией выживания в современных условиях.
Оптимизация бизнес процессов – это улучшение существующего порядка организации работы или процесса управления. Оптимизация БП позволяет компании гибко реагировать на меняющуюся внутреннюю и внешнюю среду и оставаться на волне успеха.
Своевременная оптимизация бизнес процессов позволяет не просто следовать современным методам ведения бизнеса, а создавать их.
Управляя БП по системе разработанной изначально, постепенно приходит понимание, что подход теряет эффективность. Это может быть связано с развитием производства, изменения структуры организации, расширением ассортимента, что не позволяет с прежней эффективностью достигать тех же целей используя старые подходы. Это сигнал к тому, что их необходимо оптимизировать!
В каких случаях необходимо оптимизировать бизнес процессы:
- Увеличении производства.
- Желании улучшить качество продукта / обслуживания.
- Увеличении конкуренции.
- Для повышение эффективности отдельных процессов.
- Сокращение штата без потери качества производства.
- Снижение производственных мощностей.
- Улучшение существующей системы работы.
Это только небольшая часть условий, при которых организации необходимо совершенствовать свои стандарты.
«Невозможно заниматься совершенствованием процесса, пока он не стандартизирован» Масааки Имаи, ДАО Тойоты
Схема бизнес процесса
Схема бизнес процесса – это последовательность выполнения операций, отображаемая на бумажном или электронном носителе.
Создание схемы бизнес процесса особенно актуально, когда в него входят несколько сложных блоков и появляется зависимость от других подразделений или процессов.
При создании схемы БП, необходимо определить последовательность и частоту выполнения операций, а так же результаты, которых необходимо достичь. Для определения последовательности создания схемы, опишем несколько этапов, на которые можно опираться при ее создании.
- Определите границы бизнес процесса. Речь идет не о глобальных целях, а о начале и конце отдельно взятого бизнес процесса, например, «позвонил клиент» — начало и «заказ передан в отдел доставки» — желаемый эффект — конец.
- Последовательность операций. Необходимо описать последовательность выполнения операций внутри определенного процесса, когда он приносит желаемый результат.
- Возможные варианты. Теперь пора включить воображение, или статистику и сделать предположения как может повести себя клиент/продукт на пути к точке «Б» и вписать это в схему. Если БП взаимодействует с внешними источниками.
- Отобразите роли. Не важно, какую должность занимает человек, ведь для нас важно какую роль он играет именно в этом процессе.
- Стандарты. Разработайте стандарты для эффективного выполнения каждой операции.
- Документация. Не забудьте про документы. Если процесс не описан, значит, его нет.
- Программное обеспечение. Какие учетные программы вам понадобятся для реализации и автоматизации бизнес процессов. А также, уже существующие используемые программы.
- Показатели эффективности. Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
- Совместимость. Свяжите эту схему с другими сопутствующими или смежными процессами.
Такую схему в деталях необходимо составлять для каждого процесса, который требует контроль за его выполнением.
Автоматизация бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов – это внедрение программного обеспечения, автоматизирующего процесс выполнения действий и задач.
На сегодняшний день на рынке представлено множество систем автоматизации, включающих в себя как обычные CRM-системы, так и многофункциональные ERP программы, успешно решающие задачи по автоматизации бизнес процессов.
Большинство даже самых простых CRM систем сегодня позволяет автоматизировать процесс и сделать его более понятным и эффективным. Что это значит на практике?
- Сбор информации. Происходит беспрерывный процесс сбора информации.
- Составление отчетов. Отчетность по многим процессом выводится нажатием одной кнопки.
- Передача информации между отделами в соответствии с уровнем их взаимосвязи.
- Снижение затрат человеческих ресурсов на проведение несложных, но объемных «бумажных» процессов.
- Быстрый обмен задачами, создание эффективного информационного поля между работниками, автоматизация работы с клиентами.
- Повышение эффективности. Как результат, растет эффективность организации.
Из активно применяемых CRM систем хочется особо отметить CRM «Битрикс24». Это отличный инструмент для быстрой автоматизации самых распространенных бизнес процессов. Все, что нужно для начала пользования – регистрация и невысокая оплата соответствующая количеству вашего персонала использующего данный инструмент.
Здесь в пару кликов вы сможете создать актуальные задачи, разместить стандарты, собрать информацию о лидах и сделках, сделать е-мейл рассылку по базе клиентов, спланировать рабочий график с напоминанием о задачах и выполнить десятки других полезных мероприятий.
ВНЕДРЕНИЕ CRM БИТРИКС24 – ЯВЛЯЕТСЯ ОДНОЙ ИЗ КЛЮЧЕВЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ НАШЕЙ КОМПАНИИ! ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГИ — ПОЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ:+7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ.
Внедрение бизнес процессов
Внедрение бизнес процессов – это мероприятия по переводу работы сотрудников компании с существующего алгоритма работы на более эффективный.
Важно не просто разработать систему бизнес процессов, но и правильно внедрить её в производственный процесс. Особенно это важно, если компания уже давно на рынке, а ее сотрудники привыкли выполнять свою работу по привычному алгоритму.
Внедрение БП выглядит как разработка отдельного процесса. Она включает в себя несколько этапов:
- Ознакомление. Познакомьте сотрудников с новой системой ведения процесса.
- Вовлечение. Расскажите о возможностях и преимуществах новой системы организации труда.