План по обеспечению непрерывности бизнеса

План по обеспечению непрерывности бизнеса сегодня один из обязательных документов в корпоративном управлении. Заранее продуманный перечень действий в условиях кризиса  помог многим  компаниям избежать операционного коллапса в период первой волны панденмии  COVID-19.  Если в вашей организации такого документа еще нет, то сейчас самое  время его составить. Или персмотреть. О том, какие элементы должны  обязательно войти  в план  по обеспечению  непрерывности бизнеса и на что обратить внимание при его подготовке рассказывает наш постоянный эксперт Наталья Виноградова.

Больше статей на нашем сайте www.sscclub.ru

Наталья Виноградова — управляющий партнер SynFiny Advisors

Одна из главных проблем во время любого кризиса – растерянность и чувство беспомощности, возникающие на всех уровнях организации и мешающие вовремя предпринять необходимые действия. Решить ее — основная задача плана по обеспечению непрерывности бизнеса, или BCP (Business Continuity Plan). Такой план позволяет заранее согласовать и отработать основные антикризисные шаги, поддержать работу компании и быстро возобновить ее в случае любых сбоев.  Фактически это свод правил, которым должна следовать вся компания, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов и поддержки клиентов, а также сохранить свои активы.

Кроме того, BCP  — это возможность для руководителя сконцентрироваться на бизнесе и определить, чему  во время кризиса стоит уделить первоочередное внимание («обязательно должно быть»), а что  важно, но не в первую очередь («было бы хорошо…»).

Возможные типы рисков

Ваша стратегия будет отличаться в зависимости от того, чем вызван кризис в бизнесе. Можно выделить три основных типа рисков (потерь):

• Утрата офиса или производственного помещения – например, когда из-за природных катаклизмов или пожара невозможна работа офиса, производства или склада.
• Инфраструктурные потери –  когда  сбой энергоснабжения или компьютерный вирус или любая другая  чрезвычайная ситуация нарушила работу критически важных систем: бухгалтерии, ИТ-систем и т.п.
• Человеческие потери – какое-либо бедствие (опять-таки, глобальная пандемия) лишает ваш персонал возможности выполнять часть функций или участвовать в некоторых процессах.

На случай утраты офиса в плане должны быть прописаны варианты перевода сотрудников на удаленную работу — на дому или на любой другой площадке (например, в коворкинге). При инфраструктурных проблемах, как правило, есть возможность найти альтернативные технические решения для восстановления нормальной работы, или поддержать самые критические процессы вручную. Ситуация, когда вы остаетесь без человеческих ресурсов наиболее сложна, поскольку придется подтягивать новые кадры и заниматься их обучением.

Итак, кризис случился. Что делать?

Три вещи, на которые стоит обратить максимальное внимание:

Информация и безопасность. Первоочередная задача —обеспечить безопасность организации в целом и сотрудников в частности, а также  проинформировать всех о принятых мерах. Обеспечьте закупку средств индивидуальной защиты, позаботьтесь о безопасности рабочих мест, пропишите правила безопасности, которые должен соблюдать персонал. Держите всех в курсе происходящего, чтобы минимизировать слухи, панику и общую тревожность. В случае необходимости откройте горячую линию.

Организация. Многие предприятия в кризис отправляют людей в неоплачиваемые отпуска, сокращают штат и/или заработную плату или начинают работать вне офиса. Составьте план, как поддержать вашу организацию в работоспособном состоянии, невзирая на ограничения, и сфокусировать ее на самых критических процессах. Контроль за соблюдением трудового законодательства в сложившейся ситуации чрезвычайно важен, и потребует дополнительной работы от кадровиков.

Финансовые вопросы. Для выживания в кризисе необходим устойчивый денежный поток. В условиях быстрого снижения доходов крайне важно ужесточить контроль за расходами и движением средств. Даже у тех предприятий, которые сами чувствуют себя неплохо, могут быть партнеры, на работу которых негативно повлияет кризис, а это может вызвать эффект домино.

Что работает, когда сталкиваешься с кризисом

– Оперативность и гибкость — это новая норма. Скорее всего, вы не сможете предугадать ни продолжительность, ни масштабы кризисной ситуации. Меры, которые вы предусмотрели в изначальных антикризисных планах, могут оказаться недостаточными, или они потребуют срочной корректировки.

– Понимание и оценка всего спектра рисков – как на вас может повлиять кризис, каковы будут приоритеты и план действий. Что еще может произойти? Могут ли прерваться поставки? Возможны ли проблемы с коллективом? Повлияют ли новые условия на работу ИТ-систем?

– Коммуникация – от руководителей до рядовых сотрудников. Общайтесь часто, действуйте решительно, посвящайте людей в свое видение краткосрочных и долгосрочных последствий.

– Контроль денежных потоков —  приоритетная задача. Тщательное планирование производственных запасов и кредитных лимитов, заблаговременное обращение к банкам, поставщикам и клиентам помогут смягчить удар кризиса и избежать наихудших последствий.

– Перенимайте чужой опыт — используйте уже опробованные на практике методики и отработанные сценарии действий при аналогичных инцидентах на похожих предприятиях. Не стесняйтесь пользоваться готовыми решениями!

– Поддержка основных долгосрочных партнеров, сохранение цепочек поставок. Каждая организация думает в первую очередь об обеспечении собственной физической и финансовой безопасности, но почти также важно поддерживать ваших основных поставщиков и клиентов. Поделитесь с ними своими планами, узнайте больше об их положении и планах. Смогут ли они принять ваши новые требования? Будете ли вы соответствовать их требованиям?

– Продолжайте отслеживать ситуацию и корректировать планы. Кризисы и бизнес-риски — дело непредсказуемое; будьте готовы менять план действий в соответствии с обстоятельствами.

Подход к созданию (обновлению) стратегии непрерывности бизнеса

1. Создайте рабочую группу по обеспечению непрерывности бизнеса (антикризисный штаб), возьмите на себя руководство процессом. Добейтесь вовлечения в процесс ключевых лиц. Назначьте ответственных — например, за снабжение, финансовое обеспечение, решение технических вопросов.
2. Оцените риски, с которыми может столкнуться ваш бизнес.
3. Разработайте план коммуникаций. Кто первым уведомит организацию о начале реализации антикризисного плана, кто запустит обзвон или рассылку? Что будет в этих сообщениях?
4. Определите критические виды деятельности, а также ресурсы, площадки или системы, которые наиболее важны для вашего бизнеса (или необходимы для поддержания его деятельности) в течение всего кризисного периода.
5. Для каждого из критических видов деятельности установите соответствующие сроки: сколько вы протянете в их отсутствие, прежде чем это повлияет на ваш бизнес и его устойчивость, или на предоставление услуг вашему ключевому клиенту? В идеале, нужно оценить потенциальные потери на случай, если негативные процессы будут усугубляться в течение дня/ нескольких дней / недели и т.д. Эти показатели помогут расставить приоритеты: какой из критических видов деятельности потребует разработки отдельного «плана спасения».
6. Определите, с кем взаимодействуют ваши партнеры (их поставщики, банки-партнеры и т.д.), какие риски для них критичны, каков целевой срок восстановления? Может ли их стратегия повлиять на ваши ключевые виды деятельности?
7. Для каждого критического вида деятельности:

– определите важнейшие инструменты и информацию. Это может быть, например, график налоговых платежей или данные об альтернативных поставщиках. В этот список будут входить безопасный доступ к вашей бухгалтерской системе и счету компании, безопасное интернет-соединение при работе из дома; ноутбуки и т.д.

– обеспечьте наличие и актуальность всей необходимой документации. Это особенно важно в случае человеческих потерь и привлечения альтернативных ресурсов.

– разработайте и задокументируйте резервный план для каждого типа рисков с учетом ключевых партнеров (например, банков или сторонние обслуживающих организаций)

– протестируйте план действий и оцените его успешность против установленного критерия (например, налоговые отчеты сдаются вовремя и без ошибок):

• разберите план со всеми участниками процесса;
• проведите тестирование плана, чтобы проверить, что все участники понимают свои роли и задачи и готовы к ним;
• устройте неожиданную проверку плана, о которой будут знать заранее лишь несколько человек,
• зафиксируйте результат и посмотрите, удалось ли сработать эффективно и достичь установленных вами показателей. Если нет, или не устраивает результат, скорректируйте план,
• устраивайте такие испытания ежегодно.

Бизнес в XXI веке немыслим без информационных технологий. Это мощный двигатель экономики, но в то же время и источник рисков. Непрерывность бизнес-процессов «завязана» на бесперебойности работы ИТ-сервисов. Их отказ грозит в лучшем случае простоями и финансовыми потерями, в худшем — катастрофическими последствиями. Какими средствами обеспечивается информационная безопасность и непрерывность бизнеса, читайте в нашем материале.

Составные элементы кризис-менеджмента: BCM, BCP, DRP

Чем больше используются в бизнесе информационные технологии, тем серьезнее он нуждается в обеспечении бесперебойности процессов. Это касается кредитно-финансовых, телекоммуникационных компаний, высокотехнологичных предприятий непрерывного производственного цикла, например атомных электростанций. Продуманная система кризис-менеджмента востребована в ритейле, электронной коммерции, государственном секторе — словом, практически везде, где критически важна непрерывность деловой активности.

Для ряда отраслей существуют специальные регламенты в отношении непрерывности бизнеса, которые должны соблюдаться для лицензирования деятельности.

Степень риска определяется теми последствиями, которыми грозит сбой в работе ИТ-сервисов. Например, для банков даже непродолжительный перерыв в деятельности чреват колоссальными материальными потерями. А если инцидент произойдет в авиакомпании или на предприятии ТЭК? Здесь уже под угрозой не только деньги — опасности подвергаются жизни людей.

Причины возникновения бизнес-рисков различны. Это и природные бедствия (вспомним ледяной дождь в Москве в 2010 году, экономический ущерб от которого для ОАО «МОЭСК» составил порядка 1,3 млрд рублей[1]), и аварии в энергосистемах, не говоря уже о киберпреступлениях (их количество только в России ежегодно возрастает в три–четыре раза)[2]. В связи с многообразием рисков актуальность обеспечения информационной безопасности (ИБ) не вызывает сомнений.

Опрос, проведенный компанией DEAC в 2019 году, продемонстрировал ситуацию относительно рисков непрерывности бизнеса в российской деловой среде. Согласно результатам решения по обеспечению бесперебойности процессов наиболее востребованы в двух сферах — финансовой и информационной. В случае недоступности ИТ-систем 40% опрошенных смогут продолжать работу не более часа, 24% — не более минуты. Максимальную угрозу непрерывности бизнеса несут риски, связанные с информационной безопасностью и изменениями в законодательстве страны. Причем почти половина респондентов считает, что в ближайшее время эти риски будут только расти.

Существуют инструменты кризис-менеджмента, через которые реализуется общая информационная безопасность предприятия. Это специальные технологические дисциплины — BCM (BCP & DRP). Они «вытекают» из системы ИБ, наследуя ее методологию и следующие основные принципы:

• анализ рисков появления и влияния чрезвычайных ситуаций на деловые процессы и функции;
• контроль и управление инцидентами;
• стратегическое и тактическое планирование непрерывности информационно-коммуникационных технологий (ИКТ).

BCM (BCP & DRP) обеспечивают безопасность бизнеса в целом, что обозначено во многих международных, национальных и отраслевых стандартах. В частности, в ISO/IEC 27001, ISO 22301:2012. Первый международный стандарт посвящен вопросам ИБ в общем, второй касается конкретно применения BCM. Соответствие их требованиям следует учитывать при выборе дата-центра для хранения информации. Если же предполагается задействовать собственные ресурсы предприятия, стоит задуматься о внедрении данных стандартов — это станет залогом безопасности данных и непрерывности бизнес-процессов.

Однако рассматриваемые дисциплины не тождественны управлению ИБ, которое является для них лишь основой. Исторически начавшись с банального резервного копирования информации, система BCM постепенно охватила помимо вопросов ИБ практически все аспекты деловой активности, превратившись в целостную структуру взглядов на методы обеспечения непрерывности бизнеса — устойчивости организации к всевозможным сбоям, разрушениям и потерям, в первую очередь — финансовым.

Основные понятия, цели и задачи управления непрерывностью бизнеса

Приоритетные цели и задачи BCM зависят от масштаба и сферы деятельности. Во главу угла ставится управление определенным типом или классом взаимосвязанных инцидентов.

1. Incident management (IM), или управление инцидентами, охватывает целый комплекс происшествий высокой и средней вероятности возникновения — человеческий фактор, сбой в работе оборудования и прочее. На этом уровне ущерб бизнесу сравнительно невелик. Задачи и цели IM — обеспечить сохранность, доступность, целостность информации, отказоустойчивость оборудования.
2. Business continuity & disaster recovery management, или управление непрерывностью бизнеса и аварийным восстановлением, нацелено на предотвращение инцидентов, которые могут привести к приостановке работы всей организации или ее важнейших бизнес-процессов. Вероятность их невелика, но ущерб может оказаться внушительным, вплоть до банкротства. По данным исследования, проведенного компанией Veeam Software в 2019 году, ежегодные мировые потери от простоев приложений превышают 20 млн долларов, по России эта цифра немного ниже — 19,8 млн долларов[3].
3. Crisis & emergency management, или управление чрезвычайными (кризисными) ситуациями, ставит своей задачей предупреждение крайне редких, но катастрофических по последствиям инцидентов. Возможны экологические и гуманитарные катаклизмы, инфраструктурные разрушения в границах целого региона. Например, высокий уровень обеспечения непрерывности деятельности предприятий необходим в ТЭК (разведка, добыча, переработка углеводородов, производство электроэнергии).

О том, к каким драматическим последствиям для бизнеса может привести недооценка влияния инцидентов на непрерывность, красноречиво свидетельствуют следующие примеры.

12 мая 2017 года компьютеры по всему миру подверглись атаке вируса-вымогателя WannaCry. Он шифровал файлы на устройстве, а для восстановления доступа к ним требовал выкуп, причем неуплата в течение семи дней приводила к необратимой блокировке. Вредоносная программа атаковала более 200 стран, сильнее всего пострадали Россия, Украина, Индия и Тайвань. WannaCry парализовал работу больниц, аэропортов, заводов, банков, правительственных учреждений. Экономические потери от кибератаки составили около 4 млрд долларов[4]. Есть мнение, что в Агентстве Национальной Безопасности США были данные об уязвимости Windows, которые похитили и использовали злоумышленники. Таким образом, при надлежащем уровне предусмотрительности ущерб можно было предотвратить.

Полтора месяца спустя инцидент повторился, но уже с другой вредоносной программой: печально известный вирус Petya действовал аналогичным образом. Самые масштабные потери от него понесли российские и украинские компании[5].

Внедрение и применение программ BCM позволило бы значительно сократить размеры потерь, а возможно, и вовсе избежать катастрофических происшествий. Управление непрерывностью бизнеса — залог сохранности вложенных владельцами и акционерами средств. Если основная площадка дата-центра в результате сбоя или по другой причине временно выйдет из строя, работа будет в кратчайшие сроки продолжена на резервной площадке.

Этапы внедрения BCM

Управление непрерывностью бизнеса (BCM) начинается с определения стратегии и планирования. Одновременно используются инструменты риск-менеджмента (Risk Management, RM). Таким образом, внедрение системы BCM в организации означает комплексный и многоэтапный подход, подразумевающий освоение технических и программных средств, регламентацию действий, распределение ответственности, обучение персонала. Осуществить все это силами самой компании, мягко говоря, проблематично. Выход — обратиться за помощью к ИТ-экспертам. Они не только грамотно разработают план мероприятий и подберут оптимальные для компании решения, но и помогут воплотить проект системы в жизнь.

Анализ и оценка рисков

1. Анализ бизнес-процессов (Business Environment Analysis, BEA). Характер рисков для различных организаций зависит от сферы и масштаба их деятельности. Например, в медицинском учреждении отказ системы учета пациентов не будет критичным, чего нельзя сказать о сбое в работе высокотехнологичного реанимационного оборудования. Отказ приложения для автоматизации совместной деятельности рабочих групп в телекоммуникационной компании, вероятно, к кризису не приведет, но вот сбой в системе биллинга, несомненно, обернется существенными финансовыми потерями. Эти примеры демонстрируют, что в разном бизнесе существуют специфичные точки критичности. Анализ бизнес-процессов позволяет выделить эти точки и ранжировать по степени влияния на непрерывность деловой активности компании.
2. Анализ рисков (Risk Analysis, RA). Сами риски можно разделить на две группы: зависимые и независимые от ИТ (ИКТ). После того, как были проведены выделение и градация бизнес-процессов по важности влияния на бизнес, из этой иерархии необходимо выделить группу ИТ-зависимых бизнес-процессов. Но что может повлиять на их бесперебойность? Для ответа на этот вопрос следует проверить достаточность и действенность технических и организационных механизмов, направленных на предупреждение прерываний бизнес-процессов, выделить и оценить наиболее уязвимые точки и значимые угрозы. В итоге формируются группы рисков, влияющих на ИТ, разделенные по степени важности.

3. Оценка воздействия на бизнес (Business Impact Analysis, BIA). На основе полученных данных составляется карта ключевых бизнес-процессов с указанием нарушений, способных привести к убыткам. Далее строится модель, иллюстрирующая связь между этими нарушениями и категориями (масштабами) возможных потерь, которые могут быть зафиксированы как количественно, так и качественно. К группам потерь могут относиться: деловая репутация, рыночная стоимость, уровень операционных издержек, возврат на инвестиции, штрафные санкции из-за нарушения контрактных обязательств и так далее.

   Для аналитиков крайне важно получить достоверную информацию о бизнесе организации, в особенности финансовую, узнать о текущем положении дел в ИТ-комплексе и планах его развития.

   Аналогичным образом следует провести детальный анализ информационных сервисов с привязкой к бизнес-процессам и информационным потокам. Результатом оценки возможного ущерба станет полноценная картина бизнеса, показывающая уровень критичности всех бизнес-процессов в целом, а также отдельных нарушений их функционирования в соотношении с величиной потерь.

   Все перечисленные выше задачи решаются в процессе аудита, который проводится аналитиками перед началом сотрудничества. В ходе такой всесторонней оценки четко вырисовываются слабые места в системе информационной безопасности клиента и становятся понятны способы укрепления уязвимых точек.

   Расчет экономического эффекта (стоимости простоя бизнес-процессов) предполагает наличие справедливых допущений о вероятности наступления тех или иных инцидентов в рассматриваемый период, что в дальнейшем позволяет выбрать наиболее приемлемую стратегию.

   В итоге собственники и руководство компании должны совместно с аналитиками определиться с установлением так называемых тайм-аутов и производительной мощности для отдельных бизнес-процессов на случай чрезвычайной ситуации, а именно:

   • Допустимого времени восстановления (Recovery Time Objective, RTO), или интервала вынужденного простоя, который технически может быть сведен к секундам, но из-за дороговизны не всегда оправдывает себя экономически.
   • Целевой точки восстановления (Recovery Point Objective, RPO), или временного диапазона перед наступлением ЧС, за который все данные могут быть утрачены. Сегодня он может быть сведен к нулю, так как все зависит от частоты и технологии резервного копирования информации.
   • Уровня непрерывности бизнеса (Level of Business Continuity, LBC), или допустимого уровня производительности (доли нагрузки) в чрезвычайных ситуациях в процентах от режима штатной работы.

Планирование

Планирование — это динамический процесс, а не разовая процедура. Следует поддерживать планы в актуальном и «синхронизированном» состоянии. С этой целью их нужно регулярно тестировать, при необходимости дополняя свежими данными.

• Определение стратегии непрерывности бизнеса. Она должна затрагивать такие ключевые аспекты, как безопасность сотрудников, обеспечение их рабочими помещениями, техническими средствами и необходимыми материалами, доступ к критически важной информации, беспрепятственные коммуникации с партнерами, клиентами, поставщиками и подрядчиками. Для каждого направления вырабатывается отдельная подстратегия, призванная «указывать дорогу» к скорейшему восстановлению в соответствии с параметрами, определенными на этапах анализа рисков. Обеспечение непрерывности включает три стадии: реагирование на событие, продолжение выполнения критичных для бизнеса процессов в условиях ЧС, восстановление штатной работы.
• Выбор организационных и технических решений определяется стратегией BCM. Разрабатываются политики, которые формализуют приоритетные цели и задачи поддержания непрерывности бизнеса, процедуры реагирования и области распространения системы BCM, устанавливаются кадровые потребности и степень вовлеченности персонала в реализацию программы внедрения (проекта) BCM.
• Создание технической и организационной систем BCM. В настоящее время все более широкое распространение приобретают «облачные» услуги. Для защиты информации при помощи облака существует решение — DRaaS (Disaster-Recovery-as-a-Service). Его суть состоит в том, чтобы предоставлять в облачных средах корпоративного уровня услугу аварийного восстановления данных. Это позволяет снизить расходы на обеспечение безопасности, одновременно поддерживая ее на уровне принятых в индустрии стандартов. Предусмотрены разные варианты, но все они основаны на резервном копировании ИТ-инфраструктуры или наиболее критичных ее элементов:
  1. Резервные копии ИТ-инфраструктуры создаются по расписанию, заданному в соответствии с нужными RTO и RPO, и помещаются в хранилище. Восстановление занимает до нескольких часов. Такая схема подходит для малого бизнеса, где некритична непрерывность, но важны экономия и надежная сохранность данных. Однако комплексную защиту резервное копирование не обеспечивает.
  2. Инфраструктура копируется полностью, изменения в непрерывном режиме переносятся в облако, извлечение и восстановление информации происходит за минуты.
  3. Запускается резервная облачная инфраструктура, полностью идентичная основной. Обновления в них происходят синхронно. Восстановление возможно за несколько секунд. Решение актуально для крупных финансовых и ИТ-компаний, госсектора — для любых организаций, где нельзя терять ни минуты на простой.
• Построение отказоустойчивых ЦОД. В зависимости от потребностей бизнеса может понадобиться построение энергоэффективных отказоустойчивых центров обработки данных (ЦОДов) или их оптимизация. Решение данной задачи возможно за счет реализации комплекса мероприятий по строительству специализированных зданий, организации инженерной, телекоммуникационной и ИТ-инфраструктуры, их автоматизации, сервисного сопровождения подсистем ЦОДов или создания мобильного ЦОДа. Более простой путь — доверить организацию ИТ-инфраструктуры надежному провайдеру.
• Разработка планов BCP и DRP. По мере роста бизнеса, а значит — наращивания вычислительных мощностей и усложнения ИТ-систем компании сталкиваются с тем, что вычислительные центры сами по себе становятся фактором угрозы непрерывности деловой активности, «точкой сбоя». Таким образом, необходим план восстановления системы после инцидента (DRP), являющийся составной частью более крупного плана обеспечения непрерывности бизнеса (BCP). Если DRP призван максимально быстро восстановить работоспособность ИТ-систем, поддерживающих и критичные бизнес-процессы, и обычные операции, то BCP должен обеспечить восстановление бизнес-процессов в целом.
• Формирование программы сопровождения и эксплуатации систем BCM. Определение мер по обеспечению нормального функционирования системы, периодичности ее проверок, реагир?