Организация тендерного отдела бизнес план

Тендерный отдел – это структурное подразделение, которое создают руководители крупных компаний, занимающиеся организацией закупок (заказчики) или продающие товары, работы, услуги (поставщики). Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела,  от него зависит успех всей деятельности и развитие предприятия.

Сотрудники государственного заказчика должны организовывать и проводить закупки согласно Федеральному законодательству о контрактной системе закупок, поэтому они должны знать 44-ФЗ от А до Я и следить за его актуальными изменениями.

Руководитель, планирующий создать свой собственный тендерный отдел, должен «на берегу» изучить, из каких специальностей состоит коллектив, и каков рабочий функционал каждого сотрудника. Когда каждый работник отвечает за свою область, это помогает быстрее достигать поставленных целей. Грамотное распределение обязанностей – первостепенная задача каждого руководителя.

Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика

Деятельность сотрудников подразделения организации поставщика сводится к выполнению следующих функций:

1. Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
2. Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
3. Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
4. Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
5. Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
6. Следить за итогами торгов.
7. Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
8. Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
9. Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.

Это далеко не полный список обязанностей. Подробнее расскажем ниже.

Тендерный отдел поставщика должен не просто вести свою компанию по всем этапам участия в торгах, но и грамотно выстраивать деловые взаимоотношения с другими участниками, относится к ним максимально уважительно. По работе подразделения поставщика заказчик сделает выводы о работе всей компании. Сотрудники тендерного отдела должны быть профессионалами своего дела и грамотно представлять интересы своего руководителя.

Когда в организации нет тендерного отдела, то целесообразно обращаться за помощью к сторонним организациям. Они оказывают как комплексную поддержку («под ключ»), так и на отдельно взятом этапе (локально). Сторонние специалисты составят заявку на участие по всем правилам и проследят, чтобы заказчик ее гарантированно принял.

Специалисты «Азбуки тендеров» всегда готовы помочь в любом вопросе, касающемся закупок. Вы можете заказать как комплексную услугу, так и получить поддержку на 1-2 этапах, например, по подготовке заявки, чтобы ее не отклонил заказчик. Для этого переходите на официальный сайт по ссылке.

О тендерном сопровождении более подробно читайте в этой статье.

Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика

Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение торгов, работает по полученному от руководства плану. Должны быть соблюдены сроки на всех этапах, правильно подготовлена соответствующая документация, налажена работа с другими службами компании.

Специалисты заказчика ищут лучших поставщиков для исполнения контракта, выявляют нарушения закона, коррупционные махинации.

Тендерный отдел организации заказчика организовывает и проводит необходимые закупки. У данного подразделения есть свой круг обязанностей:

• Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
• Готовить план-график закупок на будущий период.
• Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
• Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
• Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
• Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
• Вести отчетную документацию по закупкам.
• Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
• Хранить все документы по процедуре 5 лет.

Этот перечень обязанностей является общим, для каждой компании он может быть своим. Функционал по-разному распределяется между всеми сотрудниками

Сотрудники тендерного отдела сотрудничают с другими подразделениями следующим образом:

1. От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
2. От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
3. От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
4. Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
5. При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.

Руководитель компании должен не только разбираться во всех тонкостях организации тендерного отдела, обязанностях каждого сотрудника, но и соблюдать их права и обязанности. Эти параметры строго прописываются в должностной инструкции каждого сотрудника.

Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?

У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.

Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.

Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.

Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.

Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.

Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.

Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.

Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.

Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.

Как создать тендерное подразделение?

Как было сказано выше, каждый руководитель организации должен знать, как запустить в работу подразделение, отвечающее за закупки. Ниже даем пошаговую стратегию создания внутренней службы.

Принятие решения

Кажется, что тут думать – нужно обязательно открывать тендерный отдел, ведь он ускорит процесс, повысит шансы, приведет компанию к победе. Но это только на первый взгляд, на деле же не все так просто.

Не спешите с созданием подразделения, потому что не всегда есть в этом надобность. Если участие в закупках является для вас основным источником дохода, то тогда отдел необходим. А если планируете участвовать в торгах точечно, например, 3-5 раз в год, то повремените с этим решением. В этом случае оправданно будет делегировать все или 1-2 задачи консалтинговому агентству.

Некоторые руководители ошибочно предполагают, что в случае необходимости можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности. Но этот вариант обречен на провал, потому что у каждого работника уже есть свои задачи, которые он стремится выполнить. Дополнительную нагрузку он физически не сможет осилить. Также он может не  быть компетентным в нужной области и наделает ошибок.

Создание полноценной службы должно происходить только после анализа объема закупок, в которых планируете участвовать. Посчитайте расходы на зарплату, налоги, взносы, мебель и офисную технику для кабинета. Затраты могут быть большими, что не позволит вам снизиться достаточно по цене при участии в торгах, и вас будут обходить организации с меньшими издержками.

Оцените, насколько ваша продукция востребована на рынке, нуждаются ли в ней заказчики, сколько закупок проводится в вашей нише. Только после этого принимайте решение о создании службы, отвечающей за закупки.

Необязательно сразу брать в штат 5 человек, начните с 1-2, а потом постепенно расширяйтесь.

Создание отдела на основе KPI

Успешность компании видна по ключевым показателям эффективности. При создании внутренней службы придерживайтесь следующих правил управления, которые уже 15 лет действуют на Западе. Это ключевые показатели эффективности (KPI) — от английского Key Performance Indicators. Каждый сотрудник должен обладать соответствующим уровнем квалификации. Основные показатели эффективности распространяются и на самого директора компании.

При формировании KPI тендерного отдела:

Планируйте  — стратегия в закупочной деятельности очень важна. Ставьте цели, пользуйтесь аналитикой, только так можно контролировать результат. Планы – это непостоянная величина, они могут меняться в зависимости от погодных условий, экономической обстановки в стране, социальных перестроений и т.д.

Организовывайте график работы, режим дня, функции внутри коллектива и свою личную работу.

Координируйте работу тендерного отдела с другими службами компании. Выше мы говорили, что подразделение по закупкам должно взаимодействовать с другими службами (бухгалтерами, юристами и т.д.).

Мотивируйте работников на выполнение своих обязанностей (эмоционально, финансово). Мотивацией для сотрудника может быть работа в престижной организации, карьерный рост. Пусть ведут свое портфолио, на основании которого вы будете выдавать им премию.

Контролируйте весь процесс: отчетность, составление документации, результаты. Приучите работников не только к периодическим проверкам (месячным, квартальным, годовым), но и текущим (после каждой закупки).

Оценка и стремление к KPI сделает работу подразделения более гибкой и приспособленной к меняющимся экономическим и законодательным условиям.

Распределите обязанности

Обязанности каждого сотрудника указываются в его должностной инструкции, которая выдается при приеме на работу. Примерный функционал работников выглядит так:

1. Оформлять/продлевать КЭП.
2. Регистрировать/продлевать регистрацию в ЕИС.
3. Подготавливать и настраивать ПО для работы.
4. Искать и мониторить закупки в ЕИС согласно сфере деятельности своей компании.
5. Оформлять весь пакет документов.
6. Оценивать и анализировать документы, техническое задание.
7. Оценивать конкурентоспособность на рынке.
8. Анализировать проведенные торги.
9. Готовить и подавать заявки.
10. Заказывать/получать соответствующие справки и выписки и заверять их у нотариуса.
11. Следить за новшествами в закупочном законодательстве.
12. Получать тендерные займы и банковские гарантии.
13. Сотрудничать с субподрядчиками.
14. Принимать участие в электронных торгах.
15. Подача запросов на разъяснение документации и условий проведения мероприятий.
16. Следить за изменениями в извещениях и проводимых процедурах и их результатами.
17. Отстаивать интересы своей организации в ФАС и суде, готовить жалобы и иски.
18. Заключать договора.

Этот список очень обширный, поэтому не нужно нагружать другого сотрудника из штата, у которого уже есть свои обязанности. Он попросту не потянет нагрузку. И не ждите высоких результатов в начале пути. Нужно постоянно повышать квалификацию своих сотрудников, мотивировать, заинтересовывать в конечном результате.

Если же вам нужен быстрый старт, то воспользуйтесь услугами специалистов «Азбуки тендеров». Здесь специально создана служба поддержки на любом этапе вашего участия в торгах. Доверьтесь профессионалам, которые не первый год работают в области закупок. Подробнее читайте в статье «Тендерный аутсорсинг: какие задачи и кому можно делегировать».

Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:

1. Настроенное программное обеспечение.
2. Наличие электронной подписи.
3. Наличие необходимых для работы программ.
4. Высокоскоростной интернет.
5. Телефон с установленными мессенджерами.

Мы живем в такое время, когда необязательно встречаться лицом к лицу для обмена информацией, документами и т.д. Для  этого есть телефон, email, программы электронного документооборота и многое другое.

Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.

Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.

Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.

Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:

1. Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
2. Видеозвонки.
3. Общий чат с коллективом.
4. Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.

Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.

Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными. Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др.

У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.

Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.

В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.

Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.