Организация сбыта продукции бизнес план

Предприятия не только производят продукцию в нужном количестве, ассортименте и качестве, соответствующих запросам потребителя, но и обеспечивают коммерческую деятельность по сбыту готовой продукции. В условиях рыночных отношений усиливается ее роль, усложняются задачи.

Для организации коммерческой деятельности по реализации готовой продукции на предприятиях создается служба сбыта.

Основными задачами службы сбыта являются:

• изучение спроса и установление тесных контактов с потребителями продукции;
• поиск наиболее эффективных каналов и форм реализации, отвечающих требованиям потребителей; обеспечение доставки продукции потребителю в нужное время;
• контроль за ходом реализации продукции в целях снижения коммерческих (внепроизводственных) издержек и ускорение оборачиваемости оборотных средств.

Выделяют несколько типов организации сбыта продукции на предприятии.

Организация «по функциям» означает, что и внешние рынки, и производимые товары рассматриваются в виде некоторых однородностей, предусматривает создание специализированных отделов, в том числе и управления сбытом. Такая структура целесообразна в случае, если и товаров, и рынков у предприятия немного.

Организация «по видам товаров» требует специфических условий производства, сбыта, обслуживания в связи с множеством товаров. В ней создаются группы работников, занимающихся «своим» товаром. Создается функциональная служба сбыта по отношению к конкретному товару. Это гарантирует должное внимание всем аспектам маркетинга. Однако при такой организации возможно дублирование исследовательских и сбытовых функций, а слабые связи между группами одного отдела могут привести к тому, что творческие находки не получат распространения только потому, что они «чужие».

Организация «по рынкам» требует специальных знаний по обслуживанию продукцией определенной отрасли промышленности или сегмента покупателей из разных отраслей. В ней выделяются группы работников, занимающиеся «своей» группой потребителей. Например, предприятие изготавливает дизели для тракторов, автомобилей и судов. Каждая из групп потребителей этих товаров столь специфична, что данную специфику необходимо учитывать при организации сбыта, как и во всем объеме маркетинговых действий.

Организация «по территориям» позволяет учитывать специфику потребления товаров в каждом из регионов, жители которых близки по демографическим и культурным характеристикам. Она считается выгодной, когда в каждом из выделенных регионов номенклатура товаров не очень велика, а различия между их потребителями незначительны.

Структура службы сбыта на предприятиях должна соответствовать стратегии маркетинга. Она зависит от уровня концентрации (масштабов) и специализации производства, территориального размещения предприятия и степени хозяйственной самостоятельности его подразделений, от особенностей выпускаемой продукции, в частности производственного назначения, индивидуального (кратко- или долгосрочного) потребления, от характера и условий работы предприятия.

Структура службы сбыта включает как управленческие, так и производственные подразделения.

К управленческим подразделениям относятся отделы (группы) сбыта. Отдел сбыта может включать следующие группы: заказов, изучения спроса, плановое, товарное (оперативное), договорно-претензионное, экспортное, рекламное, монтажа, наладки и технического обслуживания поставляемой продукции и др.

К производственным подразделениям относятся склады готовой продукции, цехи (участки) комплектации, консервации и упаковки готовой продукции, изготовления упаковочной тары, экспедиции и отгрузки.

Различают централизованную и децентрализованную службу сбыта.

При централизованной форме складское хозяйство административно подчиняется непосредственно руководителю отдела сбыта. При децентрализованной форме отдел сбыта обособлен от складов готовой продукции. Содержание функций сбытовой деятельности готовой продукции на основе маркетинга включает три направления: планирование (прогнозирование), организацию, контроль и координацию.

Каждое из направлений состоит из ряда функций, соответствующих специфике данного направления.

Планирование сбыта включает:

• изучение внешних и внутренних условий;
• определение целей;
• разработку прогнозов конъюнктуры и спроса;
• подготовку прогнозов реализации товаров;
• составление планов поставок готовой продукции;
• планирование оптимальных хозяйственных связей;
• выбор каналов распределения товара;
• планирование дополнительных услуг, внешнеторговых операций, рекламной деятельности;
• составление сметы расходов на управление сбытом и распределением, планирование доходности.

Организация сбыта включает:

• организацию сбора информации о спросе;
• заключение с потребителями хозяйственных договоров на поставку продукции;
• выбор форм и методов реализации продукции, способов доставки ее потребителю;
• технологию товародвижения;
• организацию информационно-диспетчерской службы, отчетности;
• организацию торговой коммуникации, правовой и претензионной работы;
• организацию стимулирования спроса и рекламной деятельности.

Контроль и координация работы персонала службы сбыта предполагает:

• оценку соответствия реализации сбытовых функций программе маркетинговых исследований;
• анализ действия сбытовой службы, а также разработанных мероприятий по координации сбытовой деятельности и повышению ее эффективности; контроль и оценку эффективности стимулирования сбыта и рекламных мероприятий;
• тактический контроль;
• контроль за поставками продукции, осуществлением внешнеторговых операций, соблюдением договорных обязательств, своевременностью оплаты счетов;
• корректировку производственной программы в соответствии с поступившими заказами;
• предъявление потребителям претензий за нарушение договорных обязательств и несвоевременную оплату счетов.

Организация сбыта продукции – это самый важный и, по сути, финальный этап деятельности каждой организации, которая занимается производством. Любой компании-производителю необходимо поддерживать тесные контакты со всеми членами торгового персонала, где бы ни были расположены их торговые точки. Чтобы торговые агенты в полной мере понимали цели вашей фирмы, ее продукты и политику; чтобы они знали, на какую помощь могут рассчитывать, регулярно проводите совещания по организации сбыта. Кроме всего прочего, такие мероприятия зачастую играют важную роль в деле мотивации сбытовых команд.

Совещания на общенациональном уровне проводятся в связи с крупными событиями, например, в связи с выводом на рынок нового продукта или презентацией результатов работы за год. Поскольку они обычно пользуются всеобщим вниманием, их можно использовать для усиления энтузиазма работников и их приверженности компании. Например, многие фирмы включают в общенациональное совещание по сбыту продукции церемонию награждения отличившихся отдельных сотрудников или рабочих команд. Кроме того, мероприятия данного типа позволяют повысить степень осведомленности мира об основных сильных сторонах организации и помогают внедрить в ней надежные, последовательные стандарты. Ниже мы постараемся ответить на наиболее часто задаваемые вопросы о том, как правильно организовать сбыт продукции.

Вопросы и ответы

Вы, несомненно, правы — львиную долю своего рабочего времени торговые агенты должны проводить с потребителями. Но если они не знают досконально политику компании, ее продукты и то, на какую поддержку могут рассчитывать, это время будет потрачено непродуктивно. Хорошее совещание по организации сбыта обеспечит торговый персонал знаниями и навыками, необходимыми для того, чтобы выполнять эту работу эффективно. Кроме того, такие мероприятия играют ключевую роль в мотивации сбытовых команд и в формировании командного духа, а это очень важно, особенно, если речь идет о людях, которые большую часть своего времени работают в одиночку и очень редко общаются с коллегами.

Трудно представить себе интересное, притягивающее внимание мероприятие, которое будет мотивировать людей, не снабжая их при этом нужными сведениями. Но и такое собрание может быть успешным, поскольку оно нацелено на то, чтобы повлиять на людей, заставить их изменить свое отношение к делу. А если дополнить его простыми бизнес-презентациями, которые познакомят участников с информацией о новых продуктах или корпоративных изменениях, оно принесет и чисто практическую пользу. Кроме того, торговым работникам, как, впрочем, и всем другим сотрудникам, нравится видеть, что организация заботится о них, а если совещание пройдет тихо, скромно и незаметно, они могут решить, что встречи с ними не так уж и важны.

Сетевые конференции прекрасно подходят для регулярных собраний и совещаний: их легко организовать, и они позволяют экономить рабочее время торговых работников. По этой причине они играют и, несомненно, впредь будут играть важную роль в программах общения с торговым персоналом. Однако собрания «живьем» предлагают такие важнейшие преимущества, как возможность наладить личные контакты и сформировать рабочие команды, что означает, что они тоже должны быть неотъемлемым компонентом таких программ.

Как всё правильно организовать

Чтобы торговый персонал работал эффективно, чрезвычайно важно постоянно поддерживать контакты с каждым членом команды. Сколько раз локальные подразделения обвиняли головной офис в том, что он находится далеко и с ним нельзя связаться? Могут ли сотрудники вашего головного офиса быть уверены, что местные торговые агенты знакомы с новейшей информацией о продукте или о последних изменениях рабочих методик? Не создается ли впечатление, что некоторые члены команды информируются лучше других и получают большую поддержку центра?

На хорошо организованном совещании при обмене свежими идеями возникает импульс, что приводит к потрясающим результатам. Сила импульса зависит от свободы, предоставленной участникам встречи.

Для постоянных и эффективных контактов с местными торговыми представителями всех уровней используются формальные и неформальные информационные каналы. Совещание по организации сбыта продукции — это центральный компонент этого процесса, призванный помочь торговому персоналу в следующем:

• узнать и понять текущие бизнес-цели фирмы;
• понять корпоративные рабочие процедуры;
• узнать, на какую поддержку в области маркетинга и прочую помощь они могут рассчитывать;
• быть неизменно нацеленным на успех;
• своевременно получать новейшие сведения о продуктах;
• понять, как реализуется политика компании;
• почувствовать, что организация предлагает им хорошие возможности карьерного роста.

Участвовать в общенациональной конференции приглашают весь торговый персонал, обычно это мероприятие продолжается дольше, чем обычное совещание по организации сбыта. Как правило, конференции проводятся в связи с каким-то важным событием, например, выводом на рынок нового продукта или презентацией итогов работы за год; это мероприятие призвано укрепить энтузиазм работников и усилить их приверженность к организации.

Конференция имеет одно неоспоримое преимущество: там получают возможность встретиться и пообщаться люди со всей страны, которые обычно не видятся друг с другом. Следовательно, такое мероприятие имеет большую ценность как инструмент укрепления корпоративного командного духа.

Общенациональная конференция должна иметь четкую цель, ее организацией и ходом необходимо тщательно управлять. При выводе на рынок новых продуктов обычно задействуются интересные, даже театрализованные элементы, ведь цель этого мероприятия заключается в том, чтобы привлечь внимание людей и оказать на них влияние. Ключевым его моментом, его кульминацией, является непосредственно презентация продукта, которая должна быть максимально впечатляющей, а все остальное время можно отвести на то, чтобы укрепить командный дух торгового персонала.

Общенациональная конференция не только позволяет встретиться и пообщаться людям, которые обычно не контактируют друг с другом лично, но и повышает уровень осведомленности работников об основных сильных сторонах организации и помогает выработать последовательные стандарты эффективности.

Как уже говорилось, в конференцию общенационального масштаба можно включить церемонию награждения работников. Сегодня многие организации реализуют ежегодные программы признания заслуг и материального стимулирования торгового персонала разных уровней, а самой высокой наградой считается личное представление отличившегося сотрудника руководителю компании — событие, однозначно дарующее ему статус победителя в масштабах всей организации.

Используя общенациональную конференцию для проведения церемонии награждения, вы привлечете внимание людей к программам стимулирования и повысите уровень их приверженности к компании и трудовой энтузиазм.

Общенациональные и международные конференции, несомненно, нужны и полезны, но эти мероприятия дороги и требуют много времени.

Региональные собрания и деловые встречи — еще один ценный формат для налаживания личных контактов между людьми; они позволяют собирать сотрудников локальных торговых точек; они помогают организации проводить встречи с конкретной целью, в ходе этих мероприятий местный торговый персонал получает новейшие сведения о происходящем в компании.

Многие организации проводят региональные собрания, которые обычно продолжаются полдня. Делегаты прибывают на место в полдень, принимают участие в неформальном обеде, после чего проводится ряд брифингов по новым продуктам, корпоративному развитию, управлению переменами, стимулированию сбыта, ценообразованию, маркетинговым программам и целям на следующий квартал.

Благодаря таким собраниям штат головного офиса имеет возможность своевременно информировать торговый персонал на местах о последних событиях в компании и поддерживать тесные связи между разными командами.

Хотя региональные собрания представляют собой удобную альтернативу общенациональным конференциям, поскольку не требуют больших затрат времени и усилий, они подходят не всегда. Если организация хочет кратко пообщаться с какой-то одной местной сбытовой командой, подойдет брифинг менее крупного формата. В такой ситуации следует провести на базе местного офиса презентацию, отвечающую конкретным локальным потребностям. Такое место расположения будет удобно для людей; им не потребуется много времени, чтобы доехать и принять участие в брифинге.

Если есть возможность, для проведения брифингов местного уровня, можно выделить специальный конференц-зал и использовать профессиональные презентационные методики. Следует также разработать формальную структуру таких мероприятий, которая в основном должна совпадать с презентацией на общей конференции, но с учетом локальных потребностей.

Отличным подспорьем для традиционного собрания любого типа является сетевая телеконференция, благодаря которой можно легко и быстро объединить торговый персонал, где бы ни находились сотрудники с географической точки зрения. Она обеспечит эффективную командную работу людей, которые трудятся в разных городах и странах, поможет сбытовым командам продуктивно и результативно достигать поставленных перед ними целей. Самым распространенным типом сетевых конференций пока является видеоконференция, но сегодня появилась другая весьма жизнеспособная альтернатива — вебкастинг.

Видеоконференция устраняет одну очень серьезную проблему — время и затраты на разъезды; благодаря этой методике торговые агенты могут полностью сосредоточиться на потребителях. Сложите зарплату людей, которые ездят на традиционные собрания, с их командировочными расходами — и вы получите приблизительные фактические затраты на проведение такого мероприятия. Если ваша организация работает на международном уровне, потенциальная экономия благодаря использованию видеоконференций будет огромна.

Свобода действий и гибкость сетевых конференций означает, что мы сегодня можем организовывать и проводить собрания намного чаще, чем раньше, и благодаря этому вывести общение между работниками на принципиально новый уровень. Это быстрый и простой метод информирования рабочих команд о последних изменениях и событиях в фирме и на рынке, ведения отчетности, проведения тренингов, отслеживания прогресса и решения конкретных проблем и вопросов потребителей.

Благодаря сетевым конференциям руководители организации могут напрямую общаться с работниками, например, транслировать готовые отчеты или сообщать о серьезных изменениях в компании.

Типичные ошибки

Масштабные события, такие, как общенациональные конференции, нужно проводить только по очень серьезному поводу, например, если вы выводите на рынок новый продукт или планируете масштабную реорганизацию фирмы. Но многие компании проводят множество совещаний и собраний по самым рутинным вопросам, которые вполне достаточно было бы обсудить с помощью простой переписки или с применением методики сетевых конференций. Благодаря сетевым коммуникациям торговый персонал сможет участвовать в обсуждениях, не затрачивая много времени на разъезды.

Вам следует внимательно проанализировать свою программу проведения собраний и встреч, проверить, не стоит ли отказаться от некоторых из них или, как минимум, заменить их виртуальными совещаниями.

Многие презентации, которые проводятся на конференциях, рассчитаны скорее на визуальный эффект, нежели на то, чтобы донести до участников какую-то идею или информацию. Поэтому сбытовые команды нередко разъезжаются после них под большим впечатлением, но не имея реальных фактов и материалов, которые могли бы использовать в дальнейшей работе.

Чтобы презентация принесла ощутимую, реальную пользу, сделайте ее не просто интересной, но и информативной, а еще лучше дополните ее какими-то документами и материалами, раздав их участникам встречи.

Совещание по организации сбыта не должно быть «игрой в одни ворота». Необходимо предоставить торговому персоналу возможность принять участие в выработке корпоративной политики. Поощряйте людей делать активный вклад в жизнь организации: организуйте дискуссионные группы, проводите сеансы вопросов и ответов и различные форумы. Кроме всего прочего, такие мероприятия очень способствуют укреплению морального духа в коллективе.