Конференц зал как идея бизнеса
Шаг 1. Всегда думайте о своей аудитории
Совместная работа в переговорных комнатах и конференц-залах стала неотъемлемой частью производственного процесса современных компаний.
В среднем каждый сотрудник работает в конференц-залах 5 часов в неделю, участвуя во встречах, совещаниях и заседаниях, а 4 часа в неделю готовится к этим мероприятиям.
Нравится нам это или нет, но встречи играют важную роль в повседневной работе организаций и в общем успехе компаний.
В этой серии статей мы расскажем о пяти основных шагах по созданию помещения для комфортной совместной работы.
Мы должны помнить, что дизайн и особенности этих помещений напрямую влияют на качество совещания, уровень взаимопонимания и раскрытие творческих способностей участников собрания.
Предоставление сотрудникам или потенциальным клиентам комфортного пространства для встреч, оснащенного необходимым оборудованием, — важный шаг на пути вашей компании к успеху.
Итак, давайте начнем.
Всегда думайте о своей аудитории
В начале творческой задачи по созданию переговорной комнаты помните самое главное — для кого вы строите эту комнату: для каждого типа совещания нужен свой тип помещения.
Всего существует 4 типа переговорных комнат, отличающихся в основном по размеру, в зависимости от количества людей, участвующих в собрании, и оборудования, необходимого для взаимодействия с присутствующими и удаленными собеседниками.
1. Фокус-комната
Данное помещение – самое маленькое из всех переговорных комнат. Помните, что фокус-комната создается только для одного человека.
Если вы не хотите, чтобы каждый новый пользователь фокус-комнаты звонил в IT-отдел, создайте там комфортное рабочее место и установите максимально простое в использовании оборудование.
Например, портативная USB-камера с поддержкой стороннего программного обеспечения для видеоконференцсвязи может быть оптимальным выбором.
2. Переговорная комната
Переговорные комнаты предназначены для групп от 3 до 4 человек и предоставляют пространство для мозгового штурма, видеоконференций или творческих мероприятий.
Данный тип помещений очень популярен. Чувство уединения позволяет небольшим группам, работающим в переговорных комнатах, свободно обсуждать новые идеи без того стеснения, которое можно было бы почувствовать в конференц-залах больших размеров.
3. Конференц-зал
Теперь поговорим о конференц-залах малого и среднего размеров, где проводятся более масштабные встречи команды или деловые дискуссии с клиентами.
При проектировании таких конференц-залов помните о показе своего бренда: в таких помещениях можно проводить встречи с гостями и клиентами, которые могли бы идентифицировать себя с вашей компанией и иметь общее представление о вашей культуре.
4. Большой конференц-зал
Наконец, есть большие конференц-залы, используемые для самых крупных совещаний и чаще всего ассоциирующиеся с презентациями для клиентов или встречами в масштабах всей компании.
Именно здесь есть полная свобода действия для брендирования пространства. Убедитесь, что любой, кто входит в ваш конференц-зал, понимает, что это – конференц-зал именно вашей компании.
Что касается технологического оснащения, удостоверьтесь, что у вас есть мощное оборудование для видеоконференцсвязи для многоточечного подключения, чтобы команды со всего мира могли участвовать в ваших собраниях.
Кроме того, рассмотрите возможность использования PTZ-камер или камер с функциями слежения, чтобы докладчики всегда были в центре внимания.
Позаботьтесь также, чтобы любая презентация могла быть записана и предоставлена любому, кто не смог присутствовать.
Помните
Ваша комната для переговоров должна соответствовать потребностям людей, которые будут ее использовать
Каждый из выбранных вами типов помещения играет различную роль на пути вашей команды к успеху. Поэтому прежде чем вы приготовитесь выбрать суперкрутой стол, убедитесь, что именно он лучше всех соответствует назначению данной комнаты.
Если вам необходимо спроектировать и оборудовать переговорную комнату или конференц-зал — мы готовы проконсультировать Вас по телефону +7(495) 225-57-11 или e-mail: sale@ipvs.ru . Выбор оборудования доступен на сайте компании www.ipvs.ru
КАК ПОЛУЧИТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ВЫГОДУ ОТ КОНФЕРЕНЦ ЗАЛА? БИЗНЕС-ПЛАН КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА В ОФИСНОМ ЦЕНТРЕ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА
Как заработать на конференц-зале?
Назначений у конференц-зала может быть множество. Самое основное из них — это проведение внутрикорпоративных мероприятий, таких как совещания, семинары, тренинги, презентации, видеоконференции и т. д. Также в современных условиях ведения бизнеса весьма востребованы мероприятия с приглашением прессы — пресс-конференции, брифинги, круглые столы. Но массовые мероприятия происходят далеко не ежедневно, а помещение конференц-зала требует постоянных расходов — арендных платежей, коммунального обслуживания и т. д. Насколько оправдано такое решение – иметь собственный конференц-зал или арендовать?
Владелец конференц-зала всегда сумеет получить коммерческую выгоду от его использования. Сегодня на рынке присутствует постоянный спрос на аренду небольших и средних конференц-залов, формируемый всевозможными MLM-компаниями, тренинговыми центрами и коучами, обучающими компаниями и т. д. При правильном подходе хорошо оборудованный конференц-зал всегда можно сдать в аренду под проведение подобных мероприятий.
На основе полученных данных от наших партнеров мы расскажем вам о том, как создать или переоборудовать из имеющейся площади 60-80 м² современный и функциональный конференц-зал, в какую стоимость всё это обойдется и каковы сроки окупаемости такого зала.
РАССМОТРИМ ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ
Цель: создать конференц-зал в офисном центре, для сдачи в аренду организациям-арендаторам. При этом учитывать возможные постоянные нагрузки, большую проходимость и разные форматы мероприятий.
Необходимо выполнить следующие работы:
· общестроительные отделочные работы;
· укладка специализированного износостойкого коврового материала на пол;
· монтаж фальш-потолка из акустических панелей;
· установка канального кондиционера, приточно-вытяжной вентиляции, монтаж воздуховодов;
· электромонтажные работы, поставка и монтаж светильников;
· разработка и поставка эргономичной и практичной мебели;
· поставка конференц–кресел;
· разработка и монтаж комплекса необходимых AV- систем сопровождения мероприятий.
Оборудование и его описание
Акустический модульный потолок
ВАЖНО! В любом интерьере конференц-залов для более комфортного естественного акустического фона принято использовать звукопоглощающие материалы. «Приглушив» помещение мы увеличим разборчивость речи выступающих.
В серии потолков и стеновых панелей представлен широкий ассортимент дополнительных элементов, который позволяет создать неповторимый дизайн интерьера. Применив разноуровневый акустический потолок, можно спрятать инженерные системы и сети, органично разместить светильники, пожарные датчики, решетки вентиляции и прочее оборудование.
Внутреннее освещение
В конференц-зале проводятся различные форматы мероприятий, сконцентрировать внимание зрителя – вот основная задача выступающих!
Потолочные LED светильники обеспечивают эффективное фоновое освещение. Конструкция позволяет стыковать несколько светильников в непрерывную линию!
Точечные LED светильники подсвечивают проходы между рядами и пути эвакуации, элементы декора и стены.
LED светильники направленного света для контрового освещения выступающих на сцене людей без засветки экранов. Шинопровод позволяет избежать классических ферм!
Напольное покрытие
Предпочтительно использовать ковровое покрытие для офисов с высоким уровнем шумопоглощения и экстремальной износоустойчивостью. Благодаря этому сильно снизится шум при ходьбе, особенно на каблуках или от передвижения кресел. Естественная приглушенность зала позволяет существенно повысить разборчивость речи при выступлениях.
Приточно-вытяжная вентиляция и кондиционирование
Исходя из СНиП для конференц-залов расход воздуха на человека составляет не менее 20 м3час, исходя из максимальной вместимости конференц-зала и переговорной комнаты, необходимо рассчитать минимальный расход системы, выбрать Приточно-вытяжную установку, лучше с рекуперативным устройством, предназначенным для подачи, очистки и удаления отработанного воздуха в помещения небольших объемов. Нагрев и увлажнение воздуха в этом случае осуществляется без дополнительных затрат электроэнергии. Происходит это за счет пластинчатого рекуператора мембранного типа, который извлекая тепло и влагу из утилизированного воздуха, передает их поступающему воздуху с улицы. Монтаж установки можно осуществлять непосредственно в обслуживаемом помещении и подвесным потолком.
Канальная система кондиционирования способна создавать комфортный микроклимат в помещении и включает в себя универсальный внешний блок и комплектуется из полупромышленных кондиционеров внутренних блоков напольно-потолочного, кассетного и канального типов.
Мебель и кресла
Стильные и современные стулья — отличное решение для переговорных комнат и конференц-залов. Спинка и сиденье изготовлены на основе цельного фанерного каркаса и обиты натуральной кожей. Устойчивая металлическая хромированная рама. Анатомические формы придают позвоночнику физиологически правильное положение. Индивидуальные размеры по основным параметрам: высота и глубина сиденья, высота и отклонение спинки, высота и положение подлокотников, формируют правильную осанку при максимальном комфорте.
Для эстетичности при проведении демонстраций с портативных устройств на трибуне и в столе переговоров предлагается установить врезной архитектурный интерфейс. Подключение внешних источников осуществляется через разъем HDMI или с планшета с переходником на HDMI.
Оборудование видео и аудио
В качестве средства усиления речи и воспроизведения презентаций предлагается использовать несколько акустических систем для распределения звука, делая его равномерным и разборчивым, без паразитных ревербераций. Усилитель громкости обеспечивает запас мощности для передачи без искажений речи выступающих или воспроизведения мультимедийных материалов.
Для конференц-залов большого и среднего размера рекомендуется выбирать инсталляционный проектор с высоким аппаратным разрешением и высокой яркостью.
В разделе «Полезные документы» вы можете скачать полную версию документа, которая содержит затраты на оснащения конференц-зала и переговорной комнаты, а также расчет сроков окупаемости вложений.
Деловые конференции: как организовать
Бизнес-конференции – один из способов бизнес-общения. Какие виды деловых конференций существуют, кто участники таких мероприятий и как организовать деловую конференцию? Об этом – в материале.
Зачем нужны деловые конференции и трудно ли их организовать – вопросы, которые мы рассмотрим прямо сейчас.
Что такое деловая конференция
Деловая конференция – один их форматов бизнес-мероприятий, который выбирают, если цель – решение различных бизнес-вопросов, привлечение клиентов и партнеров, организация бизнес-площадки для обмена опытом и налаживания связей.
Для обучения нужным навыкам проводят бизнес тренинги для руководителей в компании. Это мероприятия, где есть две стороны – тренер и участники (обучающиеся). Руководители для повышения своего профессионализма могут участвовать в открытых мероприятиях – для этого существуют открытые тренинги для руководителей, на которых они могут знакомиться с руководителями других компаний, налаживать деловые связи. Существуют также тренинги по развитию руководителей, однако для полноценного развития руководителей и ведущих специалистов компании этого недостаточно – нужен еще обмен опытом. Для этого в основном и существуют бизнес-конференции. Это мероприятия, в которых участвуют две стороны – спикеры и участники (слушатели).
Цели бизнес-конференции
Конференции проходят довольно часто, они посвящаются бизнесу в целом и отдельным его направлениям, проводятся в масштабе города, области и в международных масштабах, собирают разное количество людей, проходят в очном и онлайн-форматах. Каковы их основные цели?
У спикеров своя цель, у слушателей своя. Спикеры заинтересованы поделиться важной и интересной бизнес-информацией, найти новых клиентов, продвинуть свой бренд и свой товар. Спикер также заинтересован наладить партнерские связи, познакомиться с коллегами и конкурентами, а также усовершенствовать свой опыт спикера.
Если бизнес тренинги для руководителей, к примеру, учат ораторскому мастерству, то конференция – то место, где этот навык можно проверить и усовершенствовать на практике. Тем более, что руководителям успешных бизнесов обычно есть что сказать широкой публике и профессиональному сообществу.
Участники посещают конференции, чтобы иметь возможность услышать из первых уст о том, как строят успех эффективные компании. Иногда это единственная площадка, где можно услышать доклады некоторых лидеров. Участники получают на конференциях свежие полезные знания по определенной теме, советы и идеи, которые способны обеспечить их профессиональный рост. Помимо этого, участники конференций заинтересованы познакомиться с интересными и полезными людьми, найти единомышленников, встретиться с конкурентами.
Зарядиться
Спикеры, в роли которых на конференции часто выступают харизматичные лидеры, достигшие успеха, обычно излучают энергию и позитив, заражают всех присутствующих верой в успех. Ради этого стоит посещать такие мероприятия. Это глоток свежей энергии, которая способна поднять эффективность бизнеса участников.
Многие приходят на конференции, чтобы получить заряд энергии и порцию мотивации, которая поможет реализовать свои цели, даст новый толчок и воодушевит на свежие решения. Бизнес-тренеры, которые проводят управленческие тренинги для руководителей, тоже заряжают энергией и дают мотивацию, но на конференции собирается сразу много самых ярких и успешных людей того или иного направления или отрасли.
Цели организатора
Есть еще организатор, который тоже преследует определенные цели. Мероприятие формирует и поддерживает имидж компании-организатора, помогает привлечь партнеров для эффективного сотрудничества.
Виды бизнес-конференций в России
В России принято проводить несколько видов бизнес-конференций.
Виды бизнес-конференций зависят от задач:
- Конференции-презентации.
- Маркетинговые конференции.
- Отраслевые.
- Дилерские.
Разделяют конференции по локализации:
- Международные.
- Всероссийские.
- Региональные.
- Смешанные.
- Локальные (внутри компании).
По типу организации:
- Локальные (проводимые в одном месте).
- Распределенные (в нескольких местах).
- Аудио- и видео-конференции.
По способу участия:
- Платные.
- Бесплатные.
На бизнес-конференции многие хотят попасть потому что это уникальный способ познакомиться с людьми, которые работают над одним проектом, и не видят друг друга в своей ежедневной работе, увидеть людей, которые работают в той же области, но никогда не пересекаются между собой и т.д.
Существуют торговые, образовательные, венчурные, сетевые и другие конференции. На конференциях обмениваются опытом, получают новые знания, знакомятся. Ученые знакомят общественность с открытиями, бизнесмены сообщают о новых продуктах и решениях.
Как организовать
Организация бизнес-мероприятия – ответственное дело и сложный процесс. Он включает в себя ряд задач: подобрать формат и тему, сформулировать задачи мероприятия, разработать программу и подобрать профессиональных спикеров.
Еще среди задач, необходимых для успешной организации бизнес-конференции, – подготовка раздаточного материала, продвижение мероприятия, выбор места и обеспечение его оборудованием. Конечно, самое главное – информация, которую услышат участники. Подготовка к мероприятию – это серьезный сбор информации об отрасли, проблемах, тенденциях, прогнозах, законодательной базе и много другого.
Организация мероприятия – это и подготовка, и последующее информирование о прохождении мероприятия, и информационная поддержка участников.
25–50–25
Самой эффективной формулой контента конференции считается 25-50-25. 25% — новая информация, 25% — обратная связь, 50% — кейсы из жизни. Часто конференции проходят в несколько дней, включая в себя и развлекательную программу.
Деловая пресс-конференция
Существует еще один формат конференции – деловая пресс-конференция. Основная ее цель – информирование общественности и организация общения между бизнесом и СМИ. На таких мероприятиях компанию представляют ключевые фигуры. Такие мероприятия обычно продолжаются не более часа и делятся на сообщение и ответы на вопросы СМИ.
Зачем и как
Подведем итоги. Деловые конференции – источники новых знаний, опыта и контактов. Поэтому их нельзя игнорировать, они наряду с тренингами для руководителей развивают руководителя и приносят пользу всей компании.
Для тех, кто решил организовать бизнес-конференцию – советы по каждому важному этапу.
Планирование
- Определитесь, для кого мероприятие. Опишите и сегментируйте ЦА.
- Продумайте дату. Обычно для участников своего города конференции назначают на будний день во второй части недели, а для приезжих выбирают выходные.
- Подберите место. Площадка должна быть достаточно просторной, располагать парковкой и хорошим техническим оснащением.
- По всем задачам назначьте ответственных, установите сроки и промежуточные итоги.
- Оценив все расходы, принимайте решение, какую часть можно взять на себя, а какую закрыть за счет спонсоров и партнеров.
Привлечение партнеров
- Привлекать партнеров можно на бартерной или коммерческой основе. Бартер обычно предполагает рекламу партнера – размещение его логотипа на пригласительных, рекламных материалах, упоминание в приветственной и финальной речах, публикации на ресурсах организатора.
- Бартером можно закрыть затраты на полиграфию, информационное партнерство, сувенирную продукцию, кайтеринг.
- Для партнеров на коммерческой основе подготовьте несколько вариантов спонсорских пакетов со стоимостью пакета в зависимости от статуса спонсора (обычный, генеральный).
Приглашение спикеров
- Продумайте тематики.
- Составьте список признанных экспертов в каждой теме.
- Составьте приглашения и условия: что хотят спикеры за выступления и что вы хотите от спикеров.
- Обсудите предварительно длительность и формат выступления.
- Предупредите, что вам не нужны рекламные доклады (они подрывают доверие к организаторам).
- Выбирайте спикеров-практиков: конференция получится интересной и полезной.
- Соберите темы и тезисы и поработайте над тем, чтобы в докладах не было пересечений и рекламы. Для этого запросите презентации за пару недель до события и предупредите о таком условии заранее.
- Позаботьтесь о спикерах и убедитесь, что учтено все: при необходимости бронируйте для них билеты, номера в гостиницах и пр.
Составление программы
- При необходимости группируйте доклады по тематике. Если залов несколько, распределите доклады так, чтобы залы не пустовали.
- Включите в программу мастер-классы.
- Продумайте перерывы и соблюдите баланс. Гости не должны заскучать или устать от долгого сидения.
- Не затягивайте программу. Человек способен активно воспринимать новое не более 5 часов.
Подбор участников
- Для привлечения используйте все возможности рекламы в сети, привлекайте партнеров, используйте прямые продажи.
- Создайте страницу мероприятия в сети и информируйте о ходе подготовки. Выложите на сайте программу не позднее, чем за 2-3 недели.
- Предусмотрите возможность регистрации и оплаты онлайн. Предусмотрите промокод, для каждого канала продвижения свой. Это поможет собрать статистику эффективности каналов продвижения и создаст дополнительные стимулы для участия.
Распределение ответственности
- За каждой задачей закрепите куратора.
- Закрепите куратора за каждым спикером.
- Во время мероприятия у кураторов должны быть опознавательные знаки – одинаковая одежда, логотипы, надпись «Организатор» на одежде.
- Обеспечьте каждый зал модератором, администратором и техническим специалистом. Модератор выполняет роль ведущего, администратор встречает гостей и следит, чтобы всем было удобно, технический специалист настраивает технику и решает возникающие технические проблемы.
- Подумайте о хороших фотографиях. В каждом зале желателен фотограф, минимум один фотограф на два зала. Подготовьте чек-лист для фотографов, в котором укажите, какие планы нужно обязательно снять. Заранее сообщите фотографу, какой будет цвет стен на площадке.
- Видео поручите профессионалам.
Брендирование
- Разработайте фирменный стиль, чтобы мероприятие стало узнаваемым.
- Фирменный стиль нужно предусмотреть минимум для пакетов, папок, раздаточных и рекламных материалов, а также для дизайна сайта.
- Учтите фирменный стиль на мониторах конференции.
- Раздаточный материал заготовьте с запасом.
- Бейджи лучше делать неименные. Пусть гости сами заполнят свое имя.
- Используйте хештег мероприятия.
Это только некоторые советы по проведению конференций. Если вы практикуете тренинги по развитию руководителей, не забывайте и о таком формате как конференция. Руководить бизнесом эффективно – это также и обмениваться, делиться опытом, информировать общественность и сообщество отрасли о своих проектах и достижениях, а также формировать такое сообщество.
И, само собой, посещая управленческие тренинги для руководителей, не стоит забывать и о посещении отраслевых конференций, включая онлайн-конференции, которых сейчас становится все больше – как отечественных, так и зарубежных.