Идеи для бизнеса делопроизводство
Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.
3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров
Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:
1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;
2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;
3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.
Рассмотрим каждый из шагов подробнее.
Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»
Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:
Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?
Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.
Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.
Усовершенствование процессов
Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. Главная идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).
В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.
Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.
Автоматизированная обработка данных
Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.
Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.
Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.
Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:
- Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
- Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
- Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
- Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
- Учет проверок государственными органами;
- Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).
Подводим итоги
Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.
Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.
Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:
Источник
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании.
Материалы по теме:
Почему важно уделять внимание делопроизводству
Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача — как правильно и удобно организовать документооборот.
Схема первичного рассмотрения поступившего письма
Скачать схему полностью
С делопроизводством в официальных учреждениях проще — там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести организацию делопроизводства на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям — иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Как работать с документами: памятки по Примерной инструкции по делопроизводству
Скачать эту и еще 9 памяток в журнале
Как организовать делопроизводство: пошаговая инструкция
Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ — инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1. Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2. Написать инструкцию. Отдельно предусмотреть по локальным актам:
- как их принимают;
- как с ними знакомят работников;
- где и у кого хранят локальные акты.
По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей — аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Инструкция по делопроизводству: порядок регистрации внутренних документов
Как оформлять документы по Примерной инструкции
Шаг 3. Указать в инструкции, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а какие следует составлять, руководствуясь утвержденным ГОСТ.
Как внедрить ГОСТ через инструкцию по делопроизводству
Шаг 4. Определить ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решить, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Раздел «Оперативное хранение документов» в Инструкции по делопроизводству
Скачать образец инструкции
Шаг 5. Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Учет и хранение печатей и штампов в компании: раздел Инструкции
Как организовать работу с печатями и штампами
Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство. Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше —– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.
Инструкция по кадровому делопроизводству: образец
Скачать образец полностью
Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.
Организационные формы делопроизводства
Есть три формы организации делопроизводства:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
При централизованной форме, все технические операции по обработке документов сосредотачивают в одном структурном подразделении. Обычно это служба делопроизводства. Плюс такой формы делопроизводства в том, что можно создать единую базу по всем документам, которые поступают или создают в организации. Искать нужные бумаги быстрее. Такая форма делопроизводства подойдет для компаний с линейно-функциональной структурой.
При децентрализованной форме делопроизводства службы ДОУ создают в каждом структурном подразделении. Если компания территориально-распределенная, эта форма будет кстати.
При смешанной форме организации делопроизводства одни операции выполняют в службе ДОУ, другие — в структурные подразделениях. Первые обычно занимаются приемом, регистрацией, контролем документов, вторые — создают и оформляют бумаги, систематизируют их и формируют на хранение. Одну и ту же операцию при такой форме делопроизводства могут осуществлять как в службе ДОУ, так и в подразделениях — зависит от документа.
Маршруты документов помогут ускорить документооборот в компании
Скачать этот и другие маршруты в журнале
Итог
Делопроизводство помогает упорядочить работу с документами в компании. Как оформлять, хранить и вести документы, ответственных за это, нужно установить в инструкции по делопроизводству. Разработать ее с нуля поможет пошаговый алгоритм.
Источник
Делопроизводство и документооборот помогают упорядочить работу с документами. Расскажем об основах и организационных формах, дадим пошаговый алгоритм по организации делопроизводства с нуля.
Делопроизводству можно обучиться самостоятельно с нуля. Но проще использовать услуги аутсорсинга в специализированных компаниях. Это выгоднее, чем держать штатных сотрудников. При этом эксперты аутсорсинга возьмут на себя заботы о документообороте, бухгалтерии, персонале и налоговой отчетности.
Когда компания расширяется, количество деловых бумаг прямо пропорционально растет. Найти нужный документ становится проблематично. Нужно решить, как обеспечить порядок создания, обработки и хранения документов. Вот почему так важно организовать удобный документооборот.
Читайте также: Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020
В бюджетных компаниях с делопроизводством проще. Процесс регламентируется специальными нормативно-правовыми актами. В частных организациях этот вопрос решают собственники. Они поручают организацию делопроизводства секретарям или кадровикам. В больших организациях создают канцелярию, которая занимается систематизацией локальных, входящих, исходящих документов.
Обратите внимание! Полезный сервис для ИП и ООО: аутсорсинг бухгалтерии. В каждый тариф включены услуги бухгалтера, кадровика, юриста и возможность проверки контрагентов. При подключении в этом месяце – подарок. Подробности здесь.
Основы делопроизводства и документооборота: пошаговая инструкция по организации с нуля
Основы делопроизводства и документооборота для новичков в пошаговом формате помогут разобраться, с чего начать, чтобы работа с документами, их систематизацией и хранением была простая и доступная.
Идеальный вариант — наличие в организации инструкции по делопроизводству. В крупных компаниях таких локальных нормативно-правовых актов может быть несколько. Каждое подразделение или филиал проводят работу с документами, применяя собственную инструкцию.
Читайте также: Автоматизация документооборота: кому нужна и как подобрать
Инструкция по делопроизводству в организации:
Шаг 1. Определите, на какие документы будет распространяться инструкция. Все бумаги в компании подразделяются на локальные (внутренние), входящие, исходящие. Основы работы с ними разные, поэтому прописывайте их в разных разделах.
Шаг 2. Составьте инструкцию. Пропишите, как будете работать с локальными актами, как их принимать, каким способом знакомить работников с нормативкой, где хранить. По входящим документам определите, кто будет их принимать, как регистрировать, сколько и где хранить. По исходящим — порядок регистрации, правила отправления, подписания.
Шаг 3. Укажите, какие бумаги составляют по утвержденной типовой форме, какие — по утвержденным ГОСТам.
Шаг 4. За каждый раздел инструкции должны отвечать уполномоченные лица. Нужно назначит ответственных сотрудников и определить, в каком порядке они будут отвечать за хранение документов.
Шаг 5. Определите, требуется ли создание дополнительных разделов. Это зависит от специфики работы компании, например, если нужно указать порядок разработки ксерокопий, основы работы с печатями и штампами.
К тому же ряд документов попадает в разряд локальных. Если в них содержатся персональные данные, то их предстоит обрабатывать и хранить в особом порядке, соблюдая установленные правила о работе и хранении документов, включающих персональные данные. Это обстоятельство нужно сразу учесть при формировании инструкции.
Шаг 6. Утвердите инструкцию и доведите ее до сведения всех ответственных лиц. После этого локальный нормативно-правовой акт вступает в действие. Его обязательно соблюдать всем работникам.
Читайте также: Какие документы нужно убрать из личного дела работника
Узнайте о 10 ошибках при работе с персональными данными: к чему придерется Роскомнадзор.
Далее разделите бумаги на:
- входящие;
- исходящие;
- локальные;
- с типовыми формами;
- с формами по ГОСТ.
Подготовьте журналы для регистрации. Регистрацию можно вести на карточках и в электронном формате. Зарегистрируйте документы, указав порядковый номер и дату создания или поступления. Важно учитывать, что каждому виду бумаг присваивают свой уникальный порядковый номер, например, для входящих это может быть 1В, 2В. Для исходящих — 1 ИС, 2 ИС, для локальных — 1Л, 2Л или 1В, 2В и так далее.
Зарегистрированные документы нужно подать на рассмотрение руководителю или его заместителю. После возврата бумаги передают на исполнение, зарегистрировав исполнителя, срок исполнения. Далее исполнение необходимо поставить на контроль делопроизводителя. Исполненные документы помещают в номенклатуру дел. Она позволяет упорядочить делопроизводство и документооборот в организации. В начале каждого года документы отбирают для передачи в архив и на уничтожение.
Делопроизводство и документооборот: организационные формы
Делопроизводство и документооборот можно организовать в трех формах:
- централизованной;
- децентрализованной;
- смешанной.
Читайте также: Журнал регистрации договоров: правила составления
При централизованной форме все операции по приему, обработке, регистрации, хранению документов проводятся в одном структурном подразделении организации. Чаще всего этим занимается служба делопроизводства или канцелярия. Такая форма подходит для организаций с линейно-функциональной структурой. На поиск нужных бумаг уйдет минимум времени.
Читайте также: Как правильно ставить печать на документах предприятия
При децентрализованной форме службу по работе с документами создают в каждом отделе, филиале или обособленном структурном подразделении. Такая форма наиболее подходит для компаний, в которых структурные подразделения находятся в территориальной отдаленности.
Читайте также: Кадровый аутсорсинг: особенности, стоимость, риски
Смешанная форма применяется чаще всего. При ней одни операции выполняются в головном офисе, другие — в структурных подразделениях. Например, в первом случае ведется прием, регистрация, контроль и обеспечивается хранение. Во втором — все это же выполняется секретарем или делопроизводителем подразделения для входящих, исходящих и локальных документов, которые создает и получает это подразделение.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
Источник