Формализация своей бизнес идеи
В этой статье речь пойдёт о формализации бизнес-процессов компании и основных ошибках преждевременного внедрения автоматизированной системы. Подобные знания получают специалисты по автоматизированным информационным системам (АИС) на первых годах своего обучения в ВУЗе.
Следовательно, эта статья посвящена анализу простых, но, к сожалению, распространённых ошибок внедрения автоматизированных информационных систем.
Автоматизация бывает полной (автоматическая система), когда процессы происходят без участия человека, и смешанной – при участии человека в какой-то части составного процесса обработки информации. Большую популярность сегодня приобретают технологии роботизированных процессов – Robotic process automation (RPA).
В этой статье “автоматизация” будет восприниматься как единый термин, но нужно помнить то, что подобные системы могут иметь различную степень автоматизированности.
Ошибки автоматизации бизнес-процессов компании
Отсутствие формализации бизнес-процессов
Это одна из самых распространённых ошибок! По отсутствию интереса разработчика к формализованным бизнес-процессам компании заказчика руководитель может определить компетентность разработчика будущей информационной системы.
Подобрать оптимальное автоматизированное решение для компании практически невозможно без знаний всех первичных требований к системе!
Первичные требования должны основываться на анализе бизнес-процессов компании, которые должны быть формализованы и предоставлены разработчику для изучения.
Формализация бизнес-процессов – это смысловое объединение последовательности действий сотрудников компании в линии, ограниченные определенными временными рамками и выражение этих линий в виде схем. Схема бизнес-процесса выполняется в виде определённых нотаций (нотация – в данном случае, это система условных письменных обозначений). К схеме прилагается описание всех ресурсов, участвующих в бизнес-процессе, форма их выражения и бизнес-правила, регулирующие все информационные процессы.
Подробнее о формализации бизнес процессов можно почитать в статьях:
Формализованные в соответствии с требованиями ГОСТ-ов бизнес-процессы, должны быть собраны в определённом структурированном хранилище данных с ограниченным режимом доступа!
Отсутствие оптимизации формализованных бизнес-процессов
Оптимизация, то есть исправление логических, логистических и технических ошибок, в существующих бизнес-процессах может проводиться аналитиками коммерческих процессов компании незаметно, при первичной формализации.
Однако, оптимизация бизнес-процессов является отдельным этапом обработки информационных процессов компании. Существуют два вида представления информации:
- как есть (as is) – отражает существующую картину деятельности компании, без внесения оптимальных изменений;
- как надо (as to be) – отражает картину бизнес-процессов с учётом внесённых рациональных изменений.
Специалисты при формализации бизнес-знаний компании могут проводить два обособленных этапа:
1. Фиксация информационной картины компании “как есть”.
2. Оптимизация и разработка комплекса мер для повышения производительности компании с формализацией утверждённых мер.
Вместо хранилища бизнес-процессов “как было”, которое теперь подлежит архивированию, появляется хранилище бизнес-процессов “как стало”!
Проведение оптимизации бизнес-процессов позволяет избежать дополнительных переделок, совершенствования разработанной и внедряемой автоматизированной информационной системы компании.
Об основных этапах внедрения АИС организации в виде системы-CRM можно подробнее почитать в статье “Основы CRM”.
Недостаток мер по внедрению автоматизированной информационной системы
Процесс внедрения АИС подразумевает следующие меры:
- подготовка эффективных пользовательских инструкций;
- проведение общей презентации АИС для всех сотрудников компании (расширенное представление о деятельности компании);
- проведение индивидуального обучения по эксплуатации АИС на рабочем месте сотрудника;
- организация оперативной технической поддержки пользователей по вопросам плановой (штатной) эксплуатации и устранения конфликтов в работе АИС.
В качестве дополнительного этапа по внедрению автоматизированной информационной системы может быть реализация системных дополнений, согласующихся с концептуальным представлением АИС!
Предложение неоптимального шаблонного решения АИС
Поскольку в этой статье уже много говорилось о формализации бизнес-процессов, то нет смысла много рассказывать в этой части о том, что все решения подбираются только на основе, составленных в полном объеме, требований.
Предложение готовых автоматизированных решений для бизнеса на основе характеристики типа “многие уже работают на этой системе” может содержать неприятные неожиданности на этапе внедрения.
Второй причиной возникновения сложностей при внедрении шаблонной АИС является недостаточная настройка под задачи заказчика, которая может появиться в результате жесткой экономии заказчика на услугах по разработке (называется: “вы установите, а мы сами допилим”) или в результате ошибок формализации бизнес-процессов.
При полноценном представлении первичных требований к АИС специалист по разработке не сможет установить неоптимальное шаблонное решение потому, что у него будут расхождения своих контрольных точек по этапу внедрения!
Настоящий специалист не начнёт установку системы, если у него не готовы все результаты по её плановому внедрению.
Отсутствие формализованной концепции бизнеса заказчика
Это одна из ошибок, которую не все заказчики понимают.
Любой оптимизатор бизнес-процессов может сказать, что он проводит оптимизацию не только исходя из логики бизнес-процесса (существенная экспертиза процесса), но и с учётом основной концепции бизнеса заказчика, чтобы предусмотреть возможность совершенствования АИС с максимальной эффективностью (концептуальная экспертиза процесса).
Без знания концепции бизнеса заказчика можно ошибочно оптимизировать коммерческие процессы по непосредственной логике и сделать их в какой-то части неоптимальными для будущего развития коммерческой информационной системы!
Вот для чего нужна формализация и полное представление бизнес-идеи компании.
Разумеется, у бизнес-концепции компании может быть установлен статус коммерческой тайны, но для предоставления подобной информации разработчику существуют смысловые усечения концепции и обязательства по соблюдению конфиденциальности сведений.
Если руководство заказчика не представляет, как изложить и в каком виде представить свои бизнес-идеи, а также не полностью представляет, как будут выглядеть формализованные бизнес-процессы, то заказчика нужно обязательно обучить основам и презентовать некоторые программные инструменты по управлению бизнесом.
При малой выраженности бизнес-позиции заказчика, его можно ознакомить с типовыми бизнес-моделями, подходящими ему по сфере деятельности.
Можно предложить к просмотру презентационный ролик ГК “Современные технологии управления” под названием “Презентация основных возможностей системы Business Studio 4.0”:
Учитывая, что тип мышления и восприятия у разных заказчиков может быть разным, можно для каждого психологического типа личности выпустить наиболее подходящий их пониманию видео-ролик, в котором главными задачами будет обучение построению схемы структуры и дерева целей компании.
При аналитическом сопоставлении двух вышеуказанных схем можно выявить недостатки бизнес-структуры или целеполагания руководства компании!
В рамках этой статьи были рассмотрены не все ошибки разработки и внедрения коммерческих автоматизированных информационных систем, а только некоторые из них.
При более детальном рассмотрении причин возникновения этих ошибок можно отдельно обозначить:
- излишнюю экономию на консультациях и экспертных анализах бизнес-сферы компании соответствующими специалистами;
- некомпетентность специалистов со стороны разработчика, например, важно соблюдать баланс в развитии специалистов между техниками программирования, настройки аппаратного обеспечения и психологическими основами работы с клиентами.
ВАЖНО. При самом первом шаге – формализации бизнес-идеи, создателю коммерческой структуры нужно ответить на вопрос: “Что должна выражать в целом конкретная коммерческая организация?” Это первый шаг к выбору оптимального автоматизированного информационного решения.
УСПЕШНЫЕ БИЗНЕСМЕНЫ ЗНАЮТ, ЧТО ИХ БИЗНЕС-ОРГАНИЗАЦИИ – ЭТО НЕ ТОЛЬКО ИНСТРУМЕНТ ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, НО И ЧАСТЬ ИХ САМОВЫРАЖЕНИЯ В ОБЩЕСТВЕ.
автор: Демешин С.В.
Источник
Многие бизнесмены придерживаются мнения о том, что если бизнес более-менее успешен, то достаточно сохранять всё в существующем виде. Однако если перефразировать этот тезис, то получится, что менять что-либо мы будем, только когда появятся проблемы.
Чтобы не доводить ситуацию до их возникновения, полезно заниматься оптимизацией работы компании в постоянном режиме. Причём эксперты советуют обращать особое внимание на бизнес-процессы.
Бизнес-процессом называется вся последовательность действий, приводящих к конкретному результату. Например, к производству готовой единицы продукции или продаже товара.
Опыт показывает, что пока в компании мало сотрудников, владелец может всё держать под личным контролем, хотя и это не всегда удаётся. Однако для крупных предприятий отладка каждого бизнес-процесса обязательна, иначе снизится и КПД, и доходность от деятельности.
Суть формализации бизнес-процессов
Формализация бизнес-процессов направлена на устранение хаотичности в деятельности как компании в целом, так и каждого сотрудника в отдельности.
Если этого не сделать, неизбежны следующие проблемы:
- Не всегда понятно, какой сотрудник за что отвечает.
- Часто неочевидно, кто отвечает за конкретную задачу.
- Решение каждой задачи задерживается, так как отсутствует чёткий алгоритм.
- Задачи (документы, клиенты, заявки) совершают большой «путь» по компании, пока будут решены, при этом задействуются избыточные для данного случая сотрудники.
Всё это приводит к путанице, которая со временем может вырасти до угрожающих размеров. Кроме того, при такой организации работы получает всё больший вес человеческий фактор: контролировать что-либо сложно, по каждому поводу приходится уточнять информацию у конкретных сотрудников, и нет гарантий, что полученная информация будет достоверной.
При этом в ряде случаев руководитель даже не знает, к кому из сотрудников он должен обратиться по очередному вопросу, а это ещё больше усложняет ситуацию.
Задачи формализации бизнес-процессов
Формализация бизнес-процессов может быть выполнена разными методами, например с помощью систем BPM, либо «вручную». Однако она всегда предполагает выстраивание чёткого алгоритма:
- Закупка сырья.
- Доставка сырья на склад.
- Хранение на складе.
- Отправка в цех.
- Производство продукции.
- Отправка продукции на склад.
- Доставка продукции клиенту после покупки.
Каждый из этих этапов предполагает отдельное лицо, ответственное за исполнение. Например, если сырьё забрано у поставщика, но ещё не прибыло на склад, то все вопросы адресуются начальнику службы доставки, а если прибыло – то начальнику склада.
При этом каждый этап включает в себя подэтапы и множество своих мелких процессов. К примеру, закупка сырья подразумевает длинный путь: принятие решения о необходимости дозакупки, звонок поставщику, согласование цены и сроков, и так далее.
Главных задач формализации бизнесс-процесов три:
- Должна быть выстроена чёткая схема для бизнес-процесса.
- Каждый сотрудник должен понимать, на каком участке схемы требуются его усилия, где начинается и где заканчивается его ответственность; от кого он получает задачи и куда должен их передать после обработки.
- Руководитель должен иметь возможность проконтролировать, где находится задача на данный момент времени (на каком этапе и у какого сотрудника).
Формализация бизнес-процессов путём автоматизации
Начать с того, что формализация бизнес-процессов не предполагает обязательной автоматизации с помощью BPMS, она может быть выполнена и вручную. Самый простой путь – написание регламентов для каждого сотрудника. Благодаря этому удаётся успешно решить часть задач, а именно задачи 1 и 2 приведённого выше списка (составление схемы и понимание каждым сотрудником его роли).
Однако формализация бизнес-процессов «на бумаге» почти не позволяет контролировать соблюдение регламента: выполняют ли его сотрудники или находят «обходные пути» на уровне договоренности друг с другом. Роль человеческого фактора и пространство для злоупотреблений персонала остаются очень большими.
Если же формализация бизнес-процессов проводится с помощью систем BPM, то появляются дополнительные весьма важные возможности:
- Контроль каждой задачи с начала до конца, возможность видеть полный список задач.
- Отсутствие потерь: если задача поступила на вход, она должна, так или иначе, дойти до выхода.
- Отслеживание всех действий по каждой задаче, с возможностью чётко определить, кто совершил каждое действие.
- Детальный сбор статистики.
Последняя возможность особенно важна, потому что она помогает, в том числе:
- Узнать, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень.
- Увидеть реальный объём всей работы, выполненной каждым работником. Может, кто-то лишь делает вид, что чем-то занят?
- Избавиться от риска самых разнообразных злоупотреблений персонала.
Формализация бизнес-процессов крайне полезна для любого предприятия. Даже если в настоящее время у вас нет серьёзных проблем, полезно уже сейчас начать бороться с хаотичностью в работе компании, чтобы уменьшить разные потери и затраты, повысить КПД и эффективность всех сотрудников и бизнеса в целом.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Источник
Любой организационный процесс организации должен быть направлен на повышение эффективности бизнеса. Поэтому разработка и внедрение CRM в компании – это ни что иное, как бизнес-процесс по оптимизации деятельности.
Этот процесс имеет стадию начала, завершения и носит цикличный характер. Под цикличностью подразумевается устаревание продукта CRM и замещение его новым. Как правило, развитые организации хорошо документируют свои бизнес-процессы, совершенствуют их и даже создают репозитории устаревших или шаблоны будущих разработок.
Бизнес-процессы могут составлять коммерческую тайну и быть объектом продажи. Они выражаются в текстовом или графическом виде, реализованном в программной оболочке.
Такое отношение характеризует правильное функционирование организации. Но как ведут себя начинающие компании?
Начало разработки бизнес-процессов
Разработчик, первым вопросом должен выяснить: Кто кого должен слушать при формировании первоначальных требований к бизнес-процессам?
Существуют две формы взаимодействия:
- как есть (as is) – при таком взаимодействии разработчик подчиняется требованиям заказчика и реализует все процессы, которые существуют в компании, том виде, в каком они присутствуют, без изменений (хотя, обсуждение корректив не запрещено)
- как надо (to be) – разработчик, основываясь на своих знаниях, прокладывает оптимальные маршруты документооборота и порядки совершения действий, а заказчик принимает эти схемы и следует указаниям CRM в своей бизнес-деятельности.
Во избежании спорных ситуаций по поводу принятия решений, следует сразу договориться о схеме взаимодействия.
Документальной основой бизнес-процессов могут служить:
- должностные инструкции персонала
- уставные цели и задачи компании
- положения и правила документооборота компании
- инструкции и схемы предоставления услуг и продажи товаров
- результаты маркетинговых исследований и коммерческие концепции
- рекламные материалы конкурентов
- для полноты информации, можно проводить опрос и анкетирование сотрудников компании, с целю выяснения рабочих правил и схем действий.
Полученные бизнес-знания компании классифицируют по нескольким направлениям:
- основные бизнес-процессы – направленные на получение прибыли: оказание услуг, продажа продукции
- поддерживающие бизнес-процессы – создают инфраструктуру организации, поддерживают основные процессы
- бизнес-процессы развития – обеспечивают совершенствование компании, поддерживают долгосрочные проекты
- бизнес-процессы управления – направлены на управление организацией.
Классифицировав бизнес-знания, приступают процессам формализации и написания отдельных схем.
Формализация бизнес-процессов
Для того, чтобы бизнес-идея приобрела форму бизнес-процесса, нужно определить:
- цель, которую необходимо достигнуть
- круг участвующих лиц
- сроки реализации целей и задач
- установить момент начала и завершения бизнес-процесса.
Формализация проходит некоторые условные стадии:
- текстовое представление последовательности действий – простое указание в виде списка, всех необходимых мероприятий, расчётов и иных действий
- графическое представление – формализация процессов в виде схемы, выполненной с учётом правил выбранной нотации (правил графического оформления)
- проверка условий и ограничений процессов, диверсионный анализ взаимодействий объектов – обычная логическая проверка последовательностей действий с постановкой стандартного вопроса: “Что произойдёт, если условие или действие не выполнено?”
- оптимизация бизнес-процесса – завершающая стадия формализации, в которой проверяют схему на отсутствие лишних действий и возможности разделения больших схем на подпроцессы.
Немного расскажу о нотациях.
Нотации или правила графического представления схем, содержат:
- требования к оформлению объектов соответствующими символами
- логику обозначения связей
- правила декомпозиции отдельных узлов взаимодействия.
Некоторые популярные нотации:
- нотация 1С – нотация описания бизнес-процессов в “1С:Предприятие”, отражающая взаимодействия между объектами 1С-системы
- UML – является объектно-ориентированным языком моделирования и на его основе возможна генерация программного кода
- DFD – описывает логические функции, потоки данных и хранилища данных, иногда, используется для описания схем интерфейсов
- IDEF0 – основным принципом этого стандарта является декомпозиция, которая применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции, стандарт может использоваться при создании больших схем с несколькими уровнями детализации
- IDEF3 – показывает причинно-следственные связи между ситуациями и событиями, используя инструмент визуального моделирования бизнес-процессов.
По-другому, их можно назвать языком моделирования и, несмотря на некоторые различия, все они подходят для формализации бизнес-процессов, также как и обычный графический редактор без всяких правил.
Главное, чтобы было соблюдено самое основное правило: представлена логика порядка совершения действий и взаимодействия объектов, необходимых для достижения конкретной цели и выполнения конкретной задачи.
Продолжение темы логики бизнес-процессов с примерами схем и некоторыми приёмами управления задачами будет в следующей статье.
автор публикации: Демешин С.В.
Источник