Дорожная карта и бизнес план
Велена Аграновская
Компания теряет прибыль? Составьте план реформ и начните движение к результатам на основе Corporate Roadmap. Узнайте, как устроен этот управленческий инструмент.
Любая компания, бизнес которой строится не на коленке, испытывает потребность в грамотных механизмах планирования. Сorporate Roadmap (корпоративная дорожная карта) – подобный практический инструмент стратегического корпоративного планирования. К сожалению, из-за недостаточной известности, в российском бизнесе он мало распространен.
Что представляет собой дорожная карта? Это опорный документ работы менеджмента. В нем структурно и последовательно описываются шаги, запланированные на длительный период времени. Обычно это год, три, четыре или пять лет. Дорожная карта бизнеса – один из инструментов управления в компании или группе компаний. Он применим в организациях, имеющих больше 200-300 сотрудников, обладающих двумя и более уровнями управленческой иерархии. Внимание к нему привлекает высокая эффективность, прозрачность и наглядность, а также четкость критериев для контроля и мотивирования как отдельных сотрудников, так и отдельных структур компании или холдинга.
Сущность Corporate Roadmap
Дорожная карта – комплекс мер по реализации достижения запланированного результата, с четким определением и аудитом точки отсчета движения. Это инструментарий для выявления пробелов в тех или иных процессах и самонастройки системы управления в процессе применения.
Чтобы решить поставленные задачи, можно воспользоваться двумя моделями. Первая модель позволяет отталкиваться от принятой практики, по мере достижения результатов, шаг за шагом. Она используется, когда показатели предыдущего периода радужны, и в компании применялись другие инструменты планирования. Вторая модель представляет собой внедрение нового механизма целиком. Он необходим в стартапах, в антикризисном управлении, при смене технологий в отрасли.
Corporate Roadmap стимулирует те направления в управлении, которые дадут максимальный эффект для достижения долгосрочных целей. Направления в управлении компании стимулируются на всех уровнях иерархии от топ-менеджмента до линейных руководителей.
Дорожная карта очень хорошо выстраивает процессы и уравновешивает распределение внимания между решением краткосрочных и долгосрочных задач. По сути, данный документ связывает стратегические и операционные задачи в единый механизм. Она позволяет находить решения, передающие цели и видения владельцев и акционеров, на все уровни компании, стимулировать исследования и контролировать развитие событий в нужном направлении.
Инструменты Corporate Roadmap взаимосвязаны и включают в себя:
- Развитие ключевых технологий и компетенций.
- Управление риском и ограничения.
- Инструментарий стратегического маркетинга.
- Политическое управление людскими ресурсами.
- Обоснование и грамотное использование инвестиций.
- Выработку и механизм реализации решений, приводящих к успеху компании.
- Поддержку стратегических процессов.
Пошаговое планирование разработки дорожной карты
В дорожной карте содержатся сведения, которые носят опорный характер для мониторинга и управления процессом, а также индикаторы успешности движения по маршруту и инструменты работы с отклонениями (компенсациями).
Разработку карты можно разделить на два крупных этапа:
- Постановка цели и прояснение реальной картины мира.
- Задание движения к цели с понятными итогами и ответственностью за результат: что случиться или не случиться при достижении или не достижении цели, в каких областях, с кем, насколько значительными будут результаты.
Ставим цели и проясняем ситуацию в компании
Шаг первый. В терминах KPI определяются флагманские цели компании(прежде всего, в области маркетинга), связанные с новым видением будущего.Цели устанавливают акционеры и менеджмент и затем корректируют их по мере проведения аудита и проработки на основе инструментария Corporate Roadmap. На этом же этапе устанавливаются дополнительные (побочные) цели.
Шаг второй. Аудит, в ходе которого происходит выбор маркетингового и управленческого инструментария для достижения целей компании. В этот момент желательно оценить возможности, которые есть у компании, и определить, какие новые инструменты целесообразно внедрить в управленческую практику, чтобы ими воспользоваться. Важно также оценить работу всех управленческих звеньев, включая мотивацию менеджеров и переориентацию их на более эффективные методы. Аудит может включать в себя и оценку взаимодействия со сторонними организациями, но эта работа также невозможна без оценки внутренних процессов компании.
Анализ проводится в разных областях: маркетинговые осцилляторы, коммерческая аналитика, производственные возможности, финансовая и инвестиционная оценка. В процессе аудита и согласовании полученных выводов участвуют руководители основных бизнес-дивизионов, направлений и отделов.
После завершения аудита получаем: первые выводы, перечень белых пятен, перечень гипотез и четких целевых результатов. Собственники компании или сразу получают процессы, обеспечивающую необходимую им бизнес-эффективность, или информацию, которая позволяет подготовить существующие процессы к выводу на более высокий уровень. Аудит позволяет не пропустить важные этапы внедрения разработанного комплекса мер, без которых заявленные цели не будут достигнуты в полной мере.
Шаг третий. Применение рекомендуемого инструментария. Инструменты Corporate Roadmap применяются исходя из задач, выявленных во время аудита. Задача этого этапа – получить ответ на вопрос, за счет каких подходов будут достигнуты поставленные цели. Какие самые успешные практики позволят нам это сделать? Анализ успешных стратегий не только поможет найти новые идеи, но и позволит определить, необходим ли для их реализации реинжениринг бизнес-процессов.
Третий этап охватывает широкий ряд вопросов и областей:
- Внедрение планирования по разделам, установка контрольных точек, автоматизация.
- Изменения технологических процессов.
- Управленческий рычаг в зоне контрольных точек и выявленных белых пятен.
- Привлечение и вовлечение людских ресурсов.
- Внедрение эффективных процессов быстрого применения поступающих данных.
В результате мы определяем ведущую тройку «цели – задачи – подходы» и формулируем концепцию, которая будет реализована.
Задаем движение к целям
Шаг первый. Определяем стартовую позицию. Для этого отталкиваемся от результатов аудита. Стартовая позиция – это отправная точка маршрута улучшений и база для дальнейших успехов. В нее входит наличие или отсутствие необходимого и достаточного перечня управленческого, производственного, финансового и маркетингового «вооружения». В результате проработки мы получаем блок документа Corporate Roadmap, описывающий ситуацию сейчас «как есть» – описание, которое разделяется всеми участниками реализации.
Шаг второй. Определяем этапы действий в различных областях с индикаторами. Данный раздел может содержать несколько сценариев. В каждом сценарии (кейсе) описывается структура этапов, их последовательность. Каждый этап отвечает на вопрос что будет сделано и для чего. Каждый этап может быть детализирован по областям ответственности. Например:
- Продуктовое планирование (портфельное).
- Планирование возможностей и определение внедрений в управленческую практику.
- Планирование захвата сегментов (панель).
- Инвестиционные расчеты.
В конце проработки данного блока мы получаем от ответственных лиц подтверждение маршрута, по которому будет происходить движение; при необходимости – с разбивкой по кейсам и зонам ответственности (подпланы).
Шаг третий. Реализация. На этом этапе описывается план реализации дорожной карты. Это основной интерактивный блок, за который должен отвечать или выбранное должностное лицо (персонально) или отдел (коллегиально). Мотивация и демотивация, полномочия, – все должно быть подробно расписано и утверждено. Задача этапа – разработать систему взаимосвязанных действий.
План мероприятий, предусмотренных дорожной картой, может быть составлен в виде таблицы со следующими полями:
- Номер этапа / подэтапа.
- Основное направление деятельности.
- Кейс.
- Даты начала и окончания (план / факт).
- Ожидаемые результаты.
- Значимые контрольные результаты этапа.
- Информирование о результате (кого, когда).
- Ответственный.
По сути, это план-график реализации дорожной карты, который позволяет контролировать процесс и привязывает сроки результатов к заданным моментам времени с внедрением оперативного реагирования (стратегическое фокусирование). Очень важно, чтобы были предусмотрены действия по мониторингу указанных индикаторов, контролю результатов и сроков.
Разрабатывая дорожную карту необходимо учитывать содержание взаимосвязанных документов. Это позволит соотнести предусмотренные ей действия с другими планируемыми действиями, чтобы избежать пересечений, конфликта ресурсов, дублирования, противоречий и других конфузов. Какие документы в первую очередь следует просмотреть на предмет выявления противоречий? Прежде всего основные документы компании: годовой отчет компании и инвестиционные проекты. Важно также изучить базовые документы: документы маркетингового и производственного планирования, данные НИОКР и разработок, анализ возможностей по профилям. И необходимо не забыть про дополнительные документы, отражающие состояние существующих проектов и программ. Учет связанных документов происходит в конце этапа «Реализация».
Документ, понятный уборщице
Удалось ли в итоге создать работающий инструментарий? Можно ли проект Corporate Roadmap оформлять в окончательный документ? Для того, чтобы это понять, используем простой чек-лист:
- Минимум административного ресурса, максимум практического результата.
- Доходчивость, простота, наглядность, четкость и прозрачность итогового документа. Он должен быть понятен любому сотруднику компании от уборщицы до топ-менеджера.
- Быстрое движение к цели. Переходит с этапа на этап происходит легко, сроки контролируются, поступают отчеты о достижениях и устранению пробелов.
Источник
Дорожная карта – наглядный пошаговый план достижения конечных целей компании.
Как правило, в ней указываются участники команды, внешние или внутренние клиенты, для которых карта создается, цели проекта и различные визуальные части – схемы, графики, таблицы и другие элементы.
Карта может быть простой в исполнении, например, в виде таблицы. Пример ниже – типичная дорожная карта, реализована под выпуск продукта.
Дорожная карта под выпуск продукта
А еще при создании карты можно дать волю фантазии, и получить нечто вроде примера ниже. Это необычная дорожная карта перехода к цифровой экономике. Хотя и выглядит, как схема Московского метро:).
Карта перехода к цифровой экономике
Кстати, дочитайте статью до конца, специально для читателей блога я приготовила шаблон простой дорожной карты. Скачивайте и пользуйтесь, как говорится. Но об этом позже. Сначала база знаний.
Когда нужна карта
Обычно эксперты, делающие такие карты, говорят “Она нужна всем”. Их понять можно, они болеют свои делом. НО я скажу иначе и приведу примеры, по реализации каких целей и задач дорожная карта должна внедряться в 9 из 10 случаев:
Продуктовые (новый продукт). Например, при выпуске новой кредитной карты в банке. В дорожной карте продукта будут описаны такие необходимые детали, как сроки запуска, обучение консультантов преимуществам продукта, рекламные компании и акции, техническое обеспечение, тестирование и т.д.
Технологические. Используют для сравнений, когда нужно обойти конкурентов или показать разницу. Например, если Вы хотите закупить новые кофе-машины в кофейню, выбирайте поставщика, у которого в карте описаны действия при рисках, поэтапные сервисные проверки кофе-машин и все сроки.
Отраслевые. Это сложные схемы-стратегии развития больших секторов промышленности. Может использоваться для оценки влияния рынка. Например, если Вам нужно разработать стратегию предприятия, исходя из условий рынка.
Корпоративные. Используют, если нужна стратегия развития корпоративной культуры или когда в компании произошла реорганизация. Например, Вы продаете кроссовки в Азии. Новое руководство решает завоевать рынок Европы. В карте указывается, какой объем продаж, доход, охват есть сейчас, какие варианты и сколько времени и трудозатрат будет нужно и т.д.
Образовательные. Такие карты идеальны для составления сотрудниками отдела кадров системы мотивации или постановки индивидуальных планов развития и совершенствования личных качеств. Например, карта может пригодиться сотруднику, получившему глобальную задачу от руководителя.
Карта проекта. Может использоваться практически в любой области. Цель может быть как и личная (например, пробежать марафон – почему бы и нет?), так и от руководителя (который настаивает на том, что компания обязана обойти конкурента по объему продаж в этом месяце).
Про то, что карта должна быть визуально понятной, распинаться не буду. Вы это и так знаете. Но вот в ее наполнении, помимо общих элементов вроде контрольных дат и ответственных, есть и специфические.
Что показывать
Все зависит от аудитории, которой Вы ее покажете, поэтому привожу таблицу для сравнения (боссу ведь не интересно знать про мотивацию отдела кадров?).
Кому показывать | Что показывать |
Руководителям | – Свое видение стратегии; – Сроки достижения результата; – Количество необходимых ресурсов. |
Инвесторам, партнёрам | – Преимущества проекта/продукта/услуги; – Основные выгоды от сотрудничества. |
Менеджерам по продажам | – Обучающий материал; – Выгоды для целевой аудитории. |
Тех. исполнителям, разработчикам | – Основные релизы и материалы, сроки их реализации; – Функции, которые они будут реализовывать; – Материально-техническую базу. |
Отделу кадров | – Сроки, от которых зависят все мотивационные программы и денежные выплаты премий и бонусов. |
Кстати, если Вам нужна для карты информация по клиентам, будет проще её “доставать” и применять, если у Вас налажена система работы с клиентами – есть crm (Битрикс24 или Мегаплан, например).
Где создавать
Оформление карты зависит от проекта, задач и целей. Согласитесь, при запуске продукта красивая картинка будет привлекательней для инвесторов, чем скучная таблица в Excel. Впрочем, решать Вам, я только расскажу про самые популярные способы создания дорожных карт проекта.
1. Microsoft Excel или Google Таблицы
Если у Вас есть навыки работы с электронными таблицами, можете создавать дорожную карту в них. При этом карта будет отображать основные моменты ключевой цепочки “цели – задачи – команда – сроки – подходы”, которую Вы составите заранее.
Плюсы: простой, дешевый и доступный для всех способ разработки дорожной карты.
Минусы: нет автоматического обновления, отсутствие визуализации.
2. Презентации
Подойдет любая программа для создания презентаций, например, Power Point или Google Презентации. Здесь визуализация целиком зависит от навыков автора.
Плюсы: простое использование всеми участниками
процесса, творческая работа.
Минусы: нет автоматического обновления и синхронизации между участниками.
3. Сервисы
Очевидно, что для работы понадобится, собственно, сервис и желание его освоить. А вообще, именно такой вид карт можно и нужно демонстрировать для удачной презентации своей стратегии.
Плюсы: возможности для создания интересной визуализации, экономия временных и человеко- ресурсов, синхронное обновление у участников (важное отличие от других способов!).
Минусы: денежные затраты на платные сервисы, время и мозговые ресурсы для изучения программы и всех ее преимуществ.
Спешу Вас обрадовать, ниже я составила список наиболее популярных и рекомендованных сервисов для создания дорожных карт. Какой выбрать, решать Вам.
Сервис 1. GanttPRO
Самый популярный сервис. Онлайн-диаграмма Ганта для планирования и управления проектами. Есть бесплатная версия, минимальный тариф $5,90, максимальный $15.
Преимущества: функция делегирования задач между участниками, отслеживания общего прогресса, понятный интерфейс, возможность экспорта в разные форматы. Возможность совместной работы команды, откат по действиям (изменениям), доступные языки: русский, английский, широкий выбор фильтров и меток.
Недостатки: нет мобильного приложения, с телефона в браузере не очень удобно работать.
Сервис 2. Roadmunk
Это онлайн-сервис для реализации и создания красивых дорожных карт. Есть бесплатная версия, минимальный тариф $19 в месяц, а максимальный – $99.
Преимущества: задачи с наглядным распределением времени, позволяет оперативно планировать дела, проводить спринты, фильтры и цвета для удобной работы, интеграция с различными сервисами, простой в использовании, есть подключение команды.
Недостатки: доступный язык только английский, отсутствует отслеживание загруженности.
Сервис 3. Hygger
Это полнофункциональная система управления проектами для Agile команд. Есть бесплатная версия, минимальный тариф $7, максимальный – всего $14.
Преимущества: систематизация проектных досок, отслеживание времени и прогресса, интеграция с различными сервисами, возможно подключение команды, доступен в веб-версии и в качестве мобильного приложения.
Недостатки: доступный язык только английский, отсутствие диаграммы Ганта, нет учета затрат и шаблонов.
Сервис 4. Taskworld
Веб-сервис для управления задачами и проектами в командах любых размеров. Есть бесплатная версия, профессиональный тариф $10,99 в месяц.
Преимущества: отличная визуализация, работа проектной группы, есть мобильное приложение и система оповещений.
Недостатки: доступный язык только английский, отсутствие диаграммы Ганта, нестабильная работа мобильного приложения (долго грузится и иногда зависает).
Как создать карту
Чтобы сделать дорожную карту, весь процесс по ее разработке важно разделить на несколько этапов и пошагово все распланировать. И, как обещала, привожу шаблон карты. Вы можете использовать мой и следовать инструкции ниже, либо придумать свой вариант карты проекта.
Шаг 1. Цели и задачи
Здесь Вы можете исходить из видов дорожных карт и определить соответствующие цели. А от их постановки уже будете “танцевать”. То есть определите основные задачи и подзадачи на разных этапах реализации плана.
Шаг 2. Ответственные и сроки
Теперь выберите коллег/участников для взаимодействия, обсудите все этапы, расставьте приоритеты. Не забудьте согласовать нюансы, проговорить зоны ответственности, выявить белые пятна.
Установите контрольные даты и конкретные сроки исполнения. Они должны быть, непременно, с запасом, чтобы избежать срывов дедлайнов. Это идеальный вариант, так Вы ничего не упустите и не потеряете время.
Шаг3. Выбор инструментов
Обсудите все с участниками процесса и определитесь с инструментами для исполнения Ваших задач. Сформулированный и согласованный список инструментов будет отвечать на следующие вопросы:
- За счет каких подходов будут достигнуты цели?
- Что сделать, чтобы выполнить подзадачу в срок?
- Что изменить/автоматизировать для ускорения процесса?
- Сколько трудозатрат и человеческих ресурсов нужно?
… и так до бесконечности, в зависимости от того, что Вы выявили на аудите. Таким образом, получится заполненная карта, с учетом всех нюансов. Останется только отмечать ход выполнения.
Коротко о главном
Дорожная карта проекта позволяет сэкономить время на исполнение действий и обдумывание следующих шагов. Вы можете использовать ее при запуске продукта или когда нужно донести до каждого сотрудника, что в этом месяце кровь из носу нужно обскакать конкурента.
Подводя итоги, хочу отметить сильные и слабые стороны такого метода как Roadmap или Дорожная карта:
- Применение. Карту можно использовать практически в любом процессе (но не во всех);
- Картина в целом. При взгляде на карту становится понятно все, что необходимо сделать;
- Распределение задач. Карта дает понимание, на каком этапе, кем и какие подзадачи будут решаться параллельно основной;
- Без упущений. При подготовке карты сразу видны белые пятна и риски процесса.
- Согласование. Необходимо по каждому процессу среди большого количества участников из разных сфер управления;
- Выбор. Если способ создания выбран неверно, Вы можете не добиться визуально понятного плана;
- Ответственность. Участники проекта должны двигаться строго по карте, иначе срывы сроков Вам гарантированы.
И, наконец, приятный бонус: несколько советов по составлению карты, чтобы не переделывать ее сотню раз впустую.
- Репетируйте. Перед созданием нарисуйте шаблон дорожной карты на стене кабинета, используя стикеры и маркеры;
- Упрощайте. Не усложняйте и не загромождайте карту, детализация не нужна;
- Контролируйте. Не ставьте сроком последний день сдачи проекта, назначьте дедлайн заранее;
- Страхуйтесь. Сотрудники уходят в отпуска и болеют, поэтому сразу продумайте запасных ответственных;
- Обновляйте. Раз в 3 мес (если карта, например, на год) посмотрите на карту свежим взглядом и адаптируйте.
Источник