Диаграмма ганта для бизнес плана

Алгоритм планирования диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта – это очень удобный и интуитивно понятный инструмент для планирования затрат. Формат диаграммы Ганта позволяет на одной странице разместить основные этапы производства, указать стоимость и длительность этапов, поэтому диаграмму Ганта часто используют в презентациях. Однако, финансовые расчеты могут быть представлены только в формате таблиц, поэтому данные из диаграммы Ганта необходимых трансформировать в таблицу затрат для того, чтобы включить эти затраты в расчеты бизнес-плана. Так же иногда необходимо импортировать диаграмму Ганта из приложения MS Project, или наоборот – экспортировать в приложении MS Project. Всё это можно сделать в Budget-Plan Express.

☛ Важно! На первом этапе рекомендуется создать таблицу затрат, например, в Excel, где будут отображены ключевые параметры этапов производства – очередность, наименование, время выполнения и стоимость. Также можно сгруппировать этапы в логические группы. После этого можно приступать к планированию диаграммы Ганта в программе. Смотрите пример таблицы в разделе «Планирование затрат на реализацию этапов производства. Расчет плана».

Для добавления, удаления или установки уровней подчиненности этапов используйте инструменты меню – основное или контекстное меню, или горячие клавиши. Для вызова контекстного меню используйте правую клавишу мыши.

Общий алгоритм планирования

1. Сначала, на листе задач, добавьте необходимое количество этапов. Если у вас уже есть готовая таблица этапов в Excel, лучше это сделать сразу. Выделите строки, следующие за последней строкой, и выберите пункт меню «Добавить задачу».

2. Затем отредактируйте название каждого этапа. Новый текст (наименование) вводите прямо с клавиш, а для редактирования используйте двойной щелчок мыши.

3. Теперь можно приступить к редактированию подчинённости этапов –выделите группу подчиненных этапов и выберите функцию «на уровень ниже» (этап, расположенный на строчку выше, станет итоговым). Точно также подчиненные этапы можно разгруппировать.

4. После этого с помощью календаря (щелчок мышью по дате начала) отредактируйте начала и окончания каждого этапа – дата начала, выбирается в календаре, а дата окончания устанавливается автоматически, после установки длительности. Т. е. редактируются дата начала и длительность.

5. Также дату и длительность можно изменить в форме редактирования ресурсов (щелчок мышью по стоимости), во вкладке «задачи». Здесь же можно указать, дополнительно, процент выполнения этапа.

6. Наконец, введите стоимость этапа в форме редактирования (щелчок мышью по стоимости). Во вкладке «ресурсы» нужно выбрать из списка ресурсы (затраты), и в поле «сумма затрат» указать сумму.

Предварительно, должен быть создан справочник «ресурсов» и «план затрат на реализацию этапов производства» (см. подробнее «Подготовка к планированию. Справочники»). В справочнике «ресурсов» затраты должны быть структурированы таким образом, чтобы максимально точно отражать аналитику плана производства будущего бизнес-плана.

☛ Также, обратите внимание, в диаграмме Ганта планируются и только прямые (переменные) затраты. Для планирования постоянных затрат используется следующий план, который называется «план постоянных затрат».

7. В этой же форме укажите ключевой параметр для расчёта: «способ оплаты» – в начале, в конце или пропорциональный.

☛ Выбранный способ оплаты напрямую влияет на финансовый результат. В зависимости от выбранного способа оплаты, в дальнейшем, когда будет рассчитываться таблица затрат, стоимость будет включена в начале или конце этапа, или будет пропорционально распределена между началом и окончанием этапа.

8. После окончания редактирования, выполните расчет. Расчет выполняется из главного меню: Данные → Рассчитать → Диаграмма Ганта. Тоже самое – F9.

Результатом этого расчёта будет трансформация данных из диаграммы Ганта в таблицу «план затрат на реализацию этапов производства». Это следующий план за диаграммой Ганта.

Важно! Диаграмма Ганта помогает лишь сформировать таблицу затрат. Однако необходимо выполнить дополнительные действия, для уточнения деталей учета затрат в бизнес-плане. Это нужно сделать в следующем плане, который называется «план затрат на реализацию этапов производства». Смотрите следующие разделы справки:

1. Планирование затрат «на реализацию этапов производства». Расчет плана. Здесь разбирается подробный пример расчета плана производства строительства 12-этажного 3-х секционного жилого комплекса.

2. Отнесение затрат на запасы, капитализация затрат. Метод разнесения издержек на процессы или продукты. Здесь смотрите пример капитализации затрат, то есть включение в стоимость актива – до сдачи объекта в эксплуатацию. Также, смотрите здесь методику разнесение издержек «плана производства» по продуктам. Это необходимо, чтобы можно было выполнять анализ безубыточности по продуктам.

Меню редактирования диаграммы Ганта

Пункты главного меню «Диаграмма Ганта» (ленточный интерфейс, Office 2007-2016):

1. Добавить задачу.
2. Удалить задачу.
3. На уровень ниже.
4. На уровень выше.
5. Установить начальный уровень для всех задач.
6. Период проекта:

1-й год проекта;
2-й год проекта;
3-й год проекта;
Весь проект.

Часть функций дублирует контекстное меню. Вызов меню – клик правой кнопки мыши:

Создание и редактирование диаграммы Ганта

Обратите внимание, для использования некоторых инструментов редактирования этапов (добавление, удаление и установка уровней), курсор должен располагаться в колонке с наименованиями этапов – то есть выделяется этап (диапазон) только в колонке «План производства».

Для добавления, удаления или установки уровней можно использовать основное или контекстное меню, или горячие клавиши. Для вызова контекстного меню используется правая клавиши мыши.

Наименования задач (этапов) редактируется вводом с клавиатуры или двойным щелчком мыши (редактирование строки). Для редактирования дат и стоимости используются формы. Причем, для добавления стоимости в этап, прежде нужно создать справочник ресурсов. То есть стоимость каждого конкретного этапа не является абстрактной, но относится на определенный ресурс (ресурсы). Таким образом, при расчете «Плана производства» диаграмма Ганта трансформируется в следующий план затрат «на реализацию этапов производства».

1. Добавить (вставить) задачу

Для добавления новой задачи (нескольких задач) установите курсор в конце списка задач (на первой пустой строке), и нажмите «добавить» или «F2». Для добавления нескольких задач выделите соответствующий диапазон после списка задач.

Выберите пункт меню “Главное меню → Диаграмма Ганта → Добавить задачу” или “Контекстное меню → Добавить задачу” (контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши), тоже самое – F2.

Вы можете также вставить одну задачу в список задач, используя пункт меню «вставить» («добавить») или «F2». Для этого расположите курсор на том месте, куда хотите вставить новую задачу:

2. Удалить задачу

Обратите внимания, нельзя удалять первый этап (задачу) и все итоговые этапы. Чтобы удалить итоговый этап, нужно прежде удалить все подчиненные задачи.

Для удаления нескольких этапов выделите соответствующий диапазон. При этом, удаляемые этапы должны быть одного уровня вложенности, то есть, этапы на разных уровнях удаляются по отдельности.

Выберите пункт меню “Главное меню → Диаграмма Ганта → Удалить задачу” или “Контекстное меню → Удалить задачу” (контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши), тоже самое – Del.

3. На уровень ниже

Функция «На уровень ниже» устанавливает подчиненность всех выделенных задач (выделенного диапазона) одной задаче, которая расположена над диапазоном.

Сначала нужно выделить диапазон, затем вызвать функцию, как показано на рисунке:

После выполнения функции, для подчиненных задач будет установлен 3-й уровень вложенности, а в главной задаче будут отображены предельные даты и суммарная стоимость подчиненных задач.

В некоторых случаях, перед выполнением функции, подчиненные задачи следует разгруппировать, т. е. выполнить обратную функцию «На уровень выше». В этом случае, программа выдаст соответствующие сообщения.

4. На уровень выше

Функция «На уровень выше» отменяет ранее установленную подчиненность всех выделенных задач (выделенного диапазона) той задаче, которая расположена над диапазоном. Сначала нужно выделить диапазон, затем вызвать функцию.

После выполнения функции, подчиненность всех выделенных задач (выделенного диапазона) будет отменена, и для них будет установлен 2-й уровень вложенности.

В некоторых случаях, для отмены подчиненности одной конкретной задачи, сначала следует разгруппировать все подчиненные задачи, а затем заново установить уровни подчиненности (вложенности). В случае ошибки, программа выдаст соответствующие сообщения.

Полностью редактировать можно только подчиненные или независимые задачи, в итоговых задачах можно редактировать только наименование.

5. Установить даты начала, окончания и длительность

1 вариант. Вызов формы редактирования календаря – один клик по активной ссылке в колонке «Начало», тоже самое – F2.

В форме редактирования календаря можно установить «дату начала» и «длительность» задачи, передвигая бегунок. Дату окончания устанавливать не нужно, она рассчитывается автоматически – как сумма «даты начала» и «длительности».

2 вариант. Вызов формы редактирования календаря – один клик по активной ссылке в колонке «Стоимость», и выбрать вкладку «Задача», тоже самое – F2.

Программа устанавливает ограничения ввода «дат» и «длительности» в пределах периода проекта (в пределах 36-ти месяцев).

Форма редактирования ресурсов (этапов)

Вызвать форму редактирования параметров задачи (этапа производства) можно одним кликом мыши по активной ссылке «Стоимость», тоже самое – F2.

В форме редактирования задачи можно выбрать одну из вкладок:

1. Вкладка «Ресурсы».

В этой вкладке нужно указать два параметра: «стоимость» используемых ресурсов (ресурса) в соответствующем поле и «финансирование»:

1. В начале;
2. Пропорционально;
3. По окончании.

При нажатии кнопки «удалить суммы затрат», все затраты на все ресурсы (для этой задачи) обнулятся.

2. Вкладка «Задачи».

В этой вкладке можно исправить «дату начала» и «длительность» задачи (которые также можно установить в форме «календаря»), а также, при необходимости, установить «процент выполнения» задачи.

☛ Заметьте, указанные проценты также передаются и отображаются в диаграмме Ганта MS Project (при экспорте проекта).

Ресурсы создаются отдельно от задач в справочнике «ресурсов и этапов производства». Они, как правило, отражают статьи затрат. Например, ресурсы в строительстве могут быть следующие: стоимость труда, материалы, стоимость использования строительной техники, оплата услуг субподрядчиков и прочие ресурсы. В тоже время, справочник ресурсов может совпадать или частично совпадать со списком задач, все зависит от выбора того или иного подхода для описания стоимости задач.

Применяемые и рекомендуемые процедуры и функции

1. Если вы удалили часть данных по ошибке или выполнили действие, наносящее ущерб данным, нужно выйти из программы без сохранения: “Главное меню → Файл проекта → Выход без сохранения“.
2. Если вы завершаете работу с программой, сохраните изменения: “Главное меню → Файл проекта → Сохранить” (или Ctrl+S). Или используйте выход из программы с сохранением.
3. Периодически выполняйте резервное копирование данных: “Главное меню → Файл проекта → Сохранение и резервирование” или Ctrl+Shift+S. Файл проекта сохраниться в папке «backup», имя проекта будет отображать дату и время сохранения. Для восстановления файла, просто скопируйте его в системную папку («BPlanExpress»).
4. Если у вас несколько проектов (или вариантов расчета) создайте файл-шаблон, и, начиная новый проект, открывайте файл-шаблон, в котором сохранены ваши настройки или предварительные расчеты проекта, выберите пункт меню: “Главное меню → Файл проекта → Создать новый проект“. Это позволит сократить время разработки проектов.

☛ Заметьте, новый проект создается в системной папке («BPlanExpress»), которая открывается по умолчанию.

5. Выполнить итоговый расчет: “Главное меню → Данные → Рассчитать“. Тоже самое – F9.
6. Очистить таблицу (обнулить значения): “Главное меню → Данные → Очистить таблицу“.
7. Удалить таблицу (удалить все данные и параметры настроек таблицы): “Главное меню → Данные → Удалить таблицу“.
8. Очистить строку (обнулить значения): “Контекстное меню (правая кнопка мыши) → Очистить строку.“
9. Транслит: “Главное меню → Настройки → Транслит текста таблиц“. Выберите язык перевода.
10. Экспорт: “Главное меню → Отчеты → Экспорт в Excel“. Там же – экспорт в Word.
11. Финансовый и инвестиционный анализ. Настройки параметров показателей эффективности проекта: “Главное меню → Настройки → Инвестиционный анализ“.
12. Быстрый график: “Контекстное меню (правая кнопка мыши) → График строки.” Перед вызовом, установите курсор в любом месте строки с нужными данными. Смотрите также раздел «Подготовка отчетов и бизнес-планов. Графики».

Справка о программе “Budget-Plan Express”, www.strategic-line.ru | Содержание справки
Поделиться: