Что такое план непрерывности ведения бизнеса
План по обеспечению непрерывности бизнеса — сегодня один из обязательных документов в корпоративном управлении. Заранее продуманный перечень действий в условиях кризиса помог многим компаниям избежать операционного коллапса в период первой волны пандемии COVID-19. Если в вашей организации такого документа еще нет, то сейчас самое время его составить. Или пересмотреть. О том, какие элементы должны обязательно войти в план по обеспечению непрерывности бизнеса и на что обратить внимание при его подготовке, рассказывает наш постоянный эксперт Наталья Виноградова.
Одна из главных проблем во время любого кризиса — растерянность и чувство беспомощности, возникающие на всех уровнях организации и мешающие вовремя предпринять необходимые действия. Решить ее — основная задача плана по обеспечению непрерывности бизнеса, или BCP (Business Continuity Plan). Такой план позволяет заранее согласовать и отработать основные антикризисные шаги, поддержать работу компании и быстро возобновить ее в случае любых сбоев. Фактически это свод правил, которым должна следовать вся компания, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов и поддержки клиентов, а также сохранить свои активы.
Кроме того, BCP — это возможность для руководителя сконцентрироваться на бизнесе и определить, чему во время кризиса стоит уделить первоочередное внимание («обязательно должно быть»), а что важно, но не в первую очередь («было бы хорошо…»).
Возможные типы рисков
Ваша стратегия будет отличаться в зависимости от того, чем вызван кризис в бизнесе. Можно выделить три основных типа рисков (потерь).
- Утрата офиса или производственного помещения — например, когда из-за природных катаклизмов или пожара невозможна работа офиса, производства или склада.
- Инфраструктурные потери — когда сбой энергоснабжения, компьютерный вирус или любая другая чрезвычайная ситуация нарушила работу критически важных систем: бухгалтерии, IТ-систем и т. п.
- Человеческие потери — какое-либо бедствие (опять-таки глобальная пандемия) лишает ваш персонал возможности выполнять часть функций или участвовать в некоторых процессах.
На случай утраты офиса в плане должны быть прописаны варианты перевода сотрудников на удаленную работу — на дому или на любой другой площадке (например, в коворкинге). При инфраструктурных проблемах, как правило, есть возможность найти альтернативные технические решения для восстановления нормальной работы или поддержать самые критические процессы вручную. Ситуация, когда вы остаетесь без человеческих ресурсов, наиболее сложна, поскольку придется подтягивать новые кадры и заниматься их обучением.
Итак, кризис случился. Что делать?
Три вещи, на которые стоит обратить максимальное внимание, таковы.
Информация и безопасность. Первоочередная задача — обеспечить безопасность организации в целом и сотрудников в частности, а также проинформировать всех о принятых мерах. Обеспечьте закупку средств индивидуальной защиты, позаботьтесь о безопасности рабочих мест, пропишите правила безопасности, которые должен соблюдать персонал. Держите всех в курсе происходящего, чтобы минимизировать слухи, панику и общую тревожность. В случае необходимости откройте горячую линию.
Организация. Многие предприятия в кризис отправляют людей в неоплачиваемые отпуска, сокращают штат и/или заработную плату или начинают работать вне офиса. Составьте план, как поддержать вашу организацию в работоспособном состоянии, невзирая на ограничения, и сфокусировать ее на самых критических процессах. Контроль за соблюдением трудового законодательства в сложившейся ситуации чрезвычайно важен и потребует дополнительной работы от кадровиков.
Финансовые вопросы. Для выживания в кризисе необходим устойчивый денежный поток. В условиях быстрого снижения доходов крайне важно ужесточить контроль за расходами и движением средств. Даже у тех предприятий, которые сами чувствуют себя неплохо, могут быть партнеры, на работу которых негативно повлияет кризис, а это может вызвать эффект домино.
Что работает, когда сталкиваешься с кризисом
— Оперативность и гибкость — это новая норма. Скорее всего, вы не сможете предугадать ни продолжительность, ни масштабы кризисной ситуации. Меры, которые вы предусмотрели в изначальных антикризисных планах, могут оказаться недостаточными, или они потребуют срочной корректировки.
— Понимание и оценка всего спектра рисков: как на вас может повлиять кризис, каковы будут приоритеты и план действий? Что еще может произойти? Могут ли прерваться поставки? Возможны ли проблемы с коллективом? Повлияют ли новые условия на работу IТ-систем?
— Коммуникация — от руководителей до рядовых сотрудников. Общайтесь часто, действуйте решительно, посвящайте людей в свое видение краткосрочных и долгосрочных последствий.
— Контроль денежных потоков — приоритетная задача. Тщательное планирование производственных запасов и кредитных лимитов, заблаговременное обращение к банкам, поставщикам и клиентам помогут смягчить удар кризиса и избежать наихудших последствий.
— Перенимайте чужой опыт — используйте уже опробованные на практике методики и отработанные сценарии действий при аналогичных инцидентах на похожих предприятиях. Не стесняйтесь пользоваться готовыми решениями!
— Поддержка основных долгосрочных партнеров, сохранение цепочек поставок. Каждая организация думает в первую очередь об обеспечении собственной физической и финансовой безопасности, но почти так же важно поддерживать ваших основных поставщиков и клиентов. Поделитесь с ними своими планами, узнайте больше об их положении и планах. Смогут ли они принять ваши новые требования? Будете ли вы соответствовать их требованиям?
— Продолжайте отслеживать ситуацию и корректировать планы. Кризисы и бизнес-риски — дело непредсказуемое; будьте готовы менять план действий в соответствии с обстоятельствами.
Подход к созданию (обновлению) стратегии непрерывности бизнеса
1. Создайте рабочую группу по обеспечению непрерывности бизнеса (антикризисный штаб), возьмите на себя руководство процессом. Добейтесь вовлечения в процесс ключевых лиц. Назначьте ответственных, например за снабжение, финансовое обеспечение, решение технических вопросов.
2. Оцените риски, с которыми может столкнуться ваш бизнес.
3. Разработайте план коммуникаций. Кто первым уведомит организацию о начале реализации антикризисного плана, кто запустит обзвон или рассылку? Что будет в этих сообщениях?
4. Определите критические виды деятельности, а также ресурсы, площадки или системы, которые наиболее важны для вашего бизнеса (или необходимы для поддержания его деятельности) в течение всего кризисного периода.
5. Для каждого из критических видов деятельности установите соответствующие сроки: сколько вы протянете в их отсутствие, прежде чем это повлияет на ваш бизнес и его устойчивость или на предоставление услуг вашему ключевому клиенту? В идеале нужно оценить потенциальные потери на случай, если негативные процессы будут усугубляться в течение дня / нескольких дней / недели и т. д. Эти показатели помогут расставить приоритеты: какой из критических видов деятельности потребует разработки отдельного «плана спасения».
6. Определите, с кем взаимодействуют ваши партнеры (их поставщики, банки-партнеры и т. д.), какие риски для них критичны, каков целевой срок восстановления? Может ли их стратегия повлиять на ваши ключевые виды деятельности?
7. Для каждого критического вида деятельности:
— определите важнейшие инструменты и информацию. Это может быть, например, график налоговых платежей или данные об альтернативных поставщиках. В этот список будут входить безопасный доступ к вашей бухгалтерской системе и счету компании, безопасное интернет-соединение при работе из дома; ноутбуки и т. д.;
— обеспечьте наличие и актуальность всей необходимой документации. Это особенно важно в случае человеческих потерь и привлечения альтернативных ресурсов;
— разработайте и задокументируйте резервный план для каждого типа рисков с учетом ключевых партнеров (например, банков или сторонних обслуживающих организаций);
— протестируйте план действий и оцените его успешность против установленного критерия (например, налоговые отчеты сдаются вовремя и без ошибок):
- разберите план со всеми участниками процесса;
- проведите тестирование плана, чтобы проверить, что все участники понимают свои роли и задачи и готовы к ним;
- устройте неожиданную проверку плана, о которой будут знать заранее лишь несколько человек;
- зафиксируйте результат и посмотрите, удалось ли сработать эффективно и достичь установленных вами показателей.
Если нет или не устраивает результат, скорректируйте план. Устраивайте такие испытания ежегодно.
Источник
План непрерывности бизнеса это наименее дорогая страховка, которую компания может себе позволить (особенно это касается небольших компаний, для которых стоимость плана будет крайне невысока). В данном плане подробно описано как сотрудникам оставаться на связи и продолжать выполнять свою работу в чрезвычайных ситуациях, как, например, в случае пожара в офисе. К сожалению, многие компании не считают нужным создать подобный план.
Здесь вы ознакомитесь с предложенными шагами по созданию плана непрерывности бизнеса, который поможет небольшой компании «остаться на плаву» во время или после чрезвычайной ситуации. Создание подобного плана для более крупных компаний не будет описано в данной статье.
План непрерывности бизнеса иногда называют планом восстановления после бедствия, и на самом деле, у них много общего. С другой стороны, план восстановления после бедствия направлен на восстановление после бедствия, а план непрерывности бизнеса направлен на то, как продолжать вести дела в процессе восстановительных работ. Оба этих плана очень важны и часто для удобства объединяются в единый документ.
Шаги
1
Сделайте список ключевых работников. Есть люди, занимающие определенные позиции, без которых ваше дело просто не сможет существовать – составьте список этих людей, пусть в нем будут имена всех полезных вам людей, но также постарайтесь сделать его как можно менее коротким.
- Подумайте о том, какие рабочие обязанности критически важны. Также подумайте о том, кто будет выполнять эти функции, когда основные работники уйдут в отпуск.
- Составьте список этих людей с полной контактной информацией: рабочий телефон, домашний телефон, сотовый, пейджер, рабочая почта, личная почта и любые другие возможные способы связаться с человеком в любых экстренных ситуациях, когда обычные способы связи могут быть недоступны.
2
Подумайте, кто может работать дистанционно. Некоторые ваши сотрудники могут прекрасно справляться со своими обязанностями из дома. Выясните, кто может, а кто нет.
- Возможно, вам придется понадеяться, что ваши критически необходимые сотрудники (описанные в шаге 1) могут работать дистанционно в случае необходимости.
3
Создайте список внешних контактов. Если у вас есть критически важные поставщики или заказчики, составьте отдельный список контактов, который будет состоять из описания компании ( или человека), а также включать в себя любую другую важную информацию, как, например, контакты ключевого персонала компании.
- Включите в свой список юристов, банкиров, специалистов отдела информатики, а также любых других людей, которые могут вам понадобиться в различных ситуациях.
- Не забудьте коммунальные компании, муниципальные компании, а также полицию, пожарную службу, больницу и почтовую службу.
4
Задокументируйте все критически важное оборудование. В памяти компьютеров часто содержится очень важная информация (вы же регулярно делаете резервное копирование, правда?).
- Некоторые компании не смогут просуществовать и нескольких часов без факса. Вы абсолютно уверены в вашем ксероксе? Есть ли у вас все необходимые вам принтеры?
- Не забудьте о программном обеспечении – это очень часто может быть частью критически важного оборудования, особенно если это специальное программное обеспечение и не может быть так просто заменено.
5
Обозначьте для себя критически важные документы. Свидетельство о регистрации и другие правовые документы, коммунальные платежи, банковская информация, важные документы из отдела персонала компании, документы по аренде земли под застройку, налоговые декларации и многое другое может вам понадобиться для того, чтобы начать свой бизнес сначала.
- Помните, что вы можете столкнуться с полной потерей ваших производственных мощностей. Будете ли вы знать, кому платить деньги за аренду служебных машин? Кому платить за обслуживание ваших почтовых серверов?
6
Рассмотрите различные варианты действий в случае внештатных операций. Если ваша компания использует грузовые автомобили, подумайте, где вы арендуете новые грузовики в том случае, если ваши будут повреждены в пожаре? Где вы арендуете компьютеры? Сможете ли вы найти специальные услуги для копирования, отправки факсов, распечатки и других критических операций?
7
Найдите место, которое вы сможете использовать в случае внештатных операций. Это то место, где вы будете осуществлять свои операции, пока ваше основное место будет недоступно.
- Это может быть отель – во многих из них есть очень хорошо оборудованные помещения, которые вы можете использовать. Это может быть офис одного из ваших клиентов или одного из ваших юристов ( уполномоченных по делам).
- Возможно, дистанционное присутствие будет наилучшим решением для вас.
- Если у вас есть временное помещение на примете, включите его местонахождение в ваш план. Удостоверьтесь, что у вас есть все контакты (включая имена людей).
8
Составьте порядок действий. Это должно включать в себя пошаговую инструкцию к действиям – что делать, кто и как должен это делать.
- Составьте список обязанностей, а также людей, которые должны их исполнять. Также, сделайте обратное: составьте список людей и перечислите их обязанности. Таким образом, если вам нужно будет узнать кто должен отвечать за страховую компанию, посмотрите в раздел Страхование. А если же вам нужно узнать, чем занимается кто-либо из вашей компании, просто найдите его имя в своем втором списке для информации.
9
Скомпонуйте информацию. План непрерывности бизнеса бесполезен, если вся информация хранится в разных местах. План непрерывности бизнеса это справочный документ, его лучше хранить в чем-то похожем на папку для документов с кольцами.
- Сделайте достаточное количество копий и раздайте ключевому персоналу.
- Пусть несколько дополнительных копий хранятся вне вашего офиса, дома или в безопасной ячейке.
10
Общайтесь. Удостоверьтесь, что все в вашей компании знают о существовании плана непрерывности бизнеса.
- Проведите необходимые курсы для всех ваших сотрудников, независимо от того, находятся они в вашем списке критически важного персонала или нет. Вы же не хотите, чтобы ваши работники приехали в снежную бурю к поврежденному огнем зданию и не знали бы что им делать дальше.
11
Проверьте ваш план. Вы записали все ваши хорошие идеи, собрали всю необходимую информацию, составили список людей, контакты и сервисные компании, но сможете ли вы его осуществить?
- Выберите день и дайте всем знать о том, что произойдет (включая ваших клиентов, контракторов и поставщиков); затем действуйте так, как будто бы ваш офис был разрушен. Совершите необходимые звонки, направьтесь в ваш временный офис.
- Единственное, что вы выясните – это то, что вы не все спланировали правильно. Не ждите настоящего бедствия, выясните то, что вам будет необходимо сделать по-другому в следующий раз. Сделайте еще один тест.
- Если вы совершили какие-то глобальные изменения в плане, и сделайте еще одну проверку через несколько месяцев. Даже когда у вас есть твердый план, проводите ежегодные проверки.
12
Не исключайте возможность того, что вам нужно будет менять свой план. Неважно как хорош ваш план, неважно, как плавно вы все спланировали, возможно, могут случиться независящие от вас события. Например, отель, который вы планируете использовать в качестве временного офиса, будет принимать большую делегацию. Или же вы не можете попасть в банк, потому что стихийное бедствие случилось в банковские выходные. Нет питания у вас дома. Ваш консультант по компьютерным услугам в отпуске.
13
Пересмотрите и исправьте. Как только что-либо меняется, сделайте необходимые изменения в вашем плане и обновите все экземпляры.
- Не позволяйте плану устаревать. Устаревший план хуже бесполезного: он даст вам ложное чувство спокойствия, в то время как вам определенно есть о чем беспокоиться.
Советы
- Предоплаченный тариф для сотовых телефонов это одна из недорогих возможностей оставаться на связи. В случае стихийных бедствий, сотовые сети могут не работать, так что подумайте об использовании спутниковой связи.
- Поместите ваш план в папку хорошо заметного цвета – яркий, неоново оранжевый вполне подойдет.
- Обеспечьте ваших сотрудников прогнозом погоды, а также номером, по которому они могут узнать о текущем состоянии погодных условий. Рассмотрите возможность использования таких услуг, как получения прогноза погоды в виде сообщений на голосовую почту.
- У всех критически важных сотрудников должны быть копии плана, можно хранить его в машине.
- Статистика показывает, что пожар это наиболее частая причина разрушения/повреждения офисов. Удостоверьтесь, что данная ситуация описана в вашем плане.
- Храните ваш план на видном месте, так, что окружающие часто его видят – таким образом сама идея о непрерывности бизнеса будет на виду и в сознании у всех ваших работников.
- Рассмотрите возможность использования текстовых сообщений в Твиттере, это может быть недорогим способом общения, когда телефонные линии и сотовые сети не работают. Удостоверьтесь, что у все ваших сотрудников есть аккаунт в Твиттере.
Предупреждения
- Не делайте пиратские копии программного обеспечения. Даже если у вас есть возможность (чаще всего ее нет), это ПО может не работать, а также создать вам серьезные проблемы с законом. Свяжитесь с вашим поставщиком ПО.
- Не возлагайте больших надежд на огнеупорный сейф для того, чтобы хранить ваши цифровые накопители. Большинство из данных сейфов рассчитано на хранение бумаги, диски, дискеты, флешки в них просто расплавятся. Приобретите сейф для цифровых накопителей для данных целей. Еще лучше – храните данные вне офиса!
- Не раздавайте план тем, кому не необходимо его иметь. Ваш план может содержать важную информацию, которую какой-либо недовольный сотрудник может использовать в неподходящих целях.
Об этой статье
Эту страницу просматривали 5487 раз.
Была ли эта статья полезной?
Источник