Что такое информационное обеспечение бизнес плана

Основные источники и проблемы информационного обеспечения бизнес-планирования

Успех бизнес-планирования во многом определяется конфигурацией его системы информационного обеспечения.

В состав системы информационного обеспечения процесса бизнес-планирования входят:

• • профессионализм разработчиков бизнес-плана;
• • общая культура управленческих отношений в организации;
• • технические средства: программные средства для сбора, обработки информации и автоматизации процесса планирования;
• • базы данных;
• • базы знаний (регламенты, определяющие механизмы взаимодействия всех участников процесса планирования; классификаторы и справочники, справочники норм и нормативов, методики проведения расчетов и др.);
• • система документооборота.

Назначение системы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений, в данном случае по разработке бизнес-планов.

С этой точки зрения большое значение имеет общая культура управленческих отношений в организации, которая характеризуется следующими признаками:

• • развитой структурой управления, скоординированно осуществляющей выполнение специфических задач и работающей на достижение общей цели организации;
• • системой обратной связи от подчиненных к руководству;
• • систематизацией результатов реализации управленческих решений, их критической оценкой;
• • делегированием управленческих полномочий.

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных.

Данные — это совокупность сведений, зафиксированных на определенном носителе в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки. Преобразование и обработка данных позволяет получить информацию.

Информация — это результаты преобразования и анализа данных.

Данные — это всего лишь материал, из которого извлекаются знания. Информация появляется в результате обработки данных при решении конкретных задач.

Мнение специалиста

«Мы быстро движемся к миру, где все измеряется и записывается, — говорит Эрик Брайнйолфсон, экономист и директор Центра цифрового бизнеса MIT. — Но сложным вопросом остается способность людей использовать, анализировать и извлекать из данных что-то осмысленное».

Наличие системы информационного обеспечения процесса бизнес- планирования позволяет обеспечить обоснованность и эффективность принимаемых решений, реализуя переход от учета данных к управлению на основе ижЬоомапии (оис. 7.1 У

Рис. 7.1. Переход от учета данных к управлению на основе полученной

информации

Информация, используемая в бизнес-планировании, должна обладать следующими основными свойствами:

• • объективностью — не зависеть от чьего-либо мнения;
• • достоверностью — отражать истинное положение дел;
• • полнотой — быть достаточной для понимания и принятия решения;
• • актуальностью — быть важной и существенной для настоящего времени;
• • ценностью (полезностью, значимостью) — обеспечивать решение поставленных задач, чтобы принимать правильные решения;
• • понятностью (ясностью) — выраженной на языке, доступном пользователю и получатся ю.

Традиционно информация, используемая в процессе бизнес-планирования, делится на внешнюю и внутреннюю, первичную и вторичную (рис. 7.2).

Внешняя информация имеет несколько уровней:

• 1) информация макроэкономического и регионального уровней;
• 2) информация по состоянию и перспективам конкретной отрасли (или данные о состоянии соответствующего сектора рынка), которые могут повлиять на рассматриваемый бизнес;
• 3) информация о компаниях-конкурентах.

Рис. 7.2. Виды информации, используемые в процессе планирования

Информация макроэкономического и регионального уровней включает данные по экономическим перспективам, которые могут повлиять на рассматриваемый бизнес, а также информацию о состоянии инвестиционного климата в стране и конкретном регионе.

Рассматриваются следующие основные факторы макроэкономического риска:

• • уровень инфляции;
• • темпы экономического развития страны/региона;
• • изменение ставок процента;
• • изменение обменного курса валют;
• • уровень инвестиционной привлекательности региона и инвестиционной активности в нем;
• • уровень политической стабильности.

К основным источникам макроэкономической информации относятся:

• • законодательство Российской Федерации;
• • программы правительства и прогнозы;
• • данные Федеральной службы государственной статистики (Росстата) и ее территориальных органов (www.gks.ru);
• • периодическая экономическая печать;
• • аналитические обзоры информационных агентств;
• • базы данных международной статистики и индексов (www.russian- council.ru)

В отраслевой информации отражены условия конкуренции в отрасли, рынки сбыта и возможные варианты использования производимой продукции; факторы, влияющие на потенциальный объем производимой продукции и динамику изменения спроса на нее.

Основные отраслевые факторы риска:

• • нормативно-правовая база;
• • рынки сбыта;
• • условия конкуренции.

Основные источники отраслевой информации:

• • данные Росстата и его территориальных органов;
• • законодательство Российской Федерации;
• • информационные отраслевые бюллетени и информационные издания;
• • отраслевые объединения, информационные порталы;
• • отраслевые выставки;
• • периодическая экономическая печать, интервью с отраслевыми экспертами;
• • аналитические отчеты и обзоры консалтинговых компаний и аналитических агентств;
• • личные контакты;
• • фирмы-дилеры;
• • таможенное управление.

Информация о компаниях-конкурентах — это данные об организациях, которые:

• • предлагают подобные продукты или услуги;
• • предлагают альтернативные продукты или услуги;
• • могут предложить подобные продукты или услуги в будущем;
• • могут вообще ликвидировать потребность в товаре или услуге.

Источники информации о компаниях-конкурентах:

• • базы данных в Интернете (реестры компаний, базы данных с маркетинговыми исследованиями), другие интернет-ресурсы (например, онлайн- издания);
• • системы анализа рынков и компаний:
  • — СПАРК (Интерфакс) — система профессионального анализа рынков и компаний («Интерфакс — Агентство корпоративной информации»), Специализируется на создании и предоставлении аналитической информации любого уровня сложности о компаниях, рынках товаров и услуг, отраслях экономики России, других стран СНГ, а также Восточной Европы, Юго- Восточной и Центральной Азии),
  • — база данных СКРИН (группа РТС) — база данных по российским компаниям, отраслям, регионам Российской Федерации,
  • — компания FIRA (First Independent Rating Agency, «Первое независимое рейтинговое агентство») — специализируется на предоставлении качественной статистической информации по российским рынкам на основе оригинальных данных органов государственной статистики России[1];
• • клиентские базы действующих предприятий информационно-аналитических компаний;
• • сайты самих компаний-конкуреитов (информация о конкретных продуктах);
• • контакты собственных сотрудников с поставщиками, клиентами;
• • сайты компаний — розничных и оптовых продавцов (информация о конкретных продуктах);
• • сайты национальных патентных бюро (информация о патентах и торговых марках);
• • новостные сайты, публикующие дайджесты новостей (новости общего характера);
• • интервью руководителей в СМИ (мнение о путях развития своей компании, о кадровых изменениях либо о расширении производства, маркетинговых идеях, контрактах и деловых успехах);
• • выставки и конференции (часто используются для представления новых продуктов и идей);
• • контакты с отраслевыми экспертами и консультантами, журналистами, пишущими на темы продаж, покупателями и поставщиками конкурента, бывшими сотрудниками конкурента (являются носителями детальных сведений о действиях конкурента, его процессе принятия решений и т.д.).

Внешнюю информацию следует давать в оптимальном объеме, ориентировать на объект планирования и интересы потенциальных инвесторов.

Внутренняя информация характеризует деятельность оцениваемого предприятия или предлагаемого к реализации проекта.

В нее включаются:

• • ретроспективные данные об истории компании;
• • описание маркетинговой стратегии предприятия;
• • характеристика поставщиков;
• • производственные мощности;
• • уровень менеджмента, компетенции управленческого и рабочего персонала;
• • внутренняя финансовая информация (данные бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и движении денежных средств за 3—5 лет); и др.

Анализируется следующая информация:

• • объемы продаж за прошлый, текущий и прогнозируемый периоды;
• • себестоимость реализованной продукции;
• • уровень постоянных и переменных затрат;
• • цены на товары и услуги, их динамика;
• • динамика финансовых показателей;
• • прогнозируемое изменение объемов спроса;
• • производственные мощности;
• • риски реализации; и др.

Первичная информация — эго сведения, которые впервые собирают для какой-либо конкретной цели. Перечислим ее достоинства и недостатки.

Достоинства:

• • собирается в соответствии с точными целями;
• • методология сбора данных известна и контролируется фирмой;
• • часто принадлежат фирме и недоступна для конкурентов;
• • отсутствие противоречивых данных;
• • степень надежности может быть определена;
• • может быть единственным способом получения необходимых сведений.

Недостатки (связаны с наличием или отсутствием системы контроллинга на предприятии):

• • сбор данных может занять много времени;
• • могут потребоваться большие затраты;
• • некоторые виды информации не могут быть получены;
• • фирма может быть неспособной собирать первичные данные.

Вторичная информация — это сведения, которые уже существуют,

будучи ранее собранными, для других целей, не связанных с разработкой данного проекта/реализацией предлагаемой идеи. Перечислим ее достоинства и недостатки.

Достоинства:

• • часто имеется несколько источников (позволяет выявлять различные подходы, получать большие объемы информации и сопоставлять данные);
• • источники могут содержать данные, которые невозможно получить самостоятельно;
• • собранная из независимых источников, информация, как правило, весьма достоверна;
• • многие ее виды недороги (отраслевые, правительственные издания, периодическая печать и т.д.);
• • помогает на стадии предварительного анализа идеи/проекта;
• • формирует более полное представление о рассматриваемых проблемах, связанных с коммерческой реализацией идеи/проекта;
• • обычно быстро собирается.

Недостатки:

• • может не подходить для целей проводимого анализа;
• • может быть устаревшей;
• • методология сбора данных (размер выборки, срок выполнения исследования) может быть неизвестна;
• • может быть недостаточной;
• • могут публиковаться не все результаты;
• • могут существовать противоречивые данные.

Мнение специалиста

Рассел Линкольн Акофф — известный американский ученый в области исследования операций и теории систем, один из классиков современного менеджмента, разработавший метод интерактивного планирования, называл планирование одним из самых сложных видов работы, доступных человеку.

Оценка фактического и будущего состояния того или иного финансового и производственно-экономического процесса требует проведения большого количества серьезных аналитических исследований и расчетов, связанных:

• • с обработкой больших массивов количественных, формализованных и неформализованных данных;
• • корректировкой ретроспективных данных и финансовых отчетов на влияние инфляционной составляющей и изменение курсов валют с целью приведения разновременных затрат в сопоставимый вид;
• • анализом закономерностей развития временных рядов;
• • выявлением взаимосвязей между различными факторами и результативными показателями (выполнение корреляционно-регрессионного и дисперсионного анализа);
• • построением экономических и финансовых моделей;
• • построением прогнозов;
• • проведением аналитических исследований, в том числе маркетингового и финансово-экономического анализа;
• • оценкой рисков;
• • расчетом широкого круга показателей, используемых для обоснования принимаемых решений;
• • необходимостью построения графиков, таблиц, диаграмм, матриц, помогающих интерпретировать данные по исследуемой проблеме или выявить свойства исследуемого объекта, недоступные при изучении любым другим способом, а также лучшей визуализации результатов аналитических и расчетных работ (реализация визуально-логических методов размышления).

Задача усложняется еще тем, что расчеты требуется проводить в варианте поквартального (помесячного) описания ситуации на всем прогнозном периоде реализации бизнес-проекта.

Кроме того, сотрудники компаний не всегда владеют в полном объеме современным инструментарием бизиес-аиализа проектов, методами и методиками бизнес-планирования и инвестиционного проектирования, которые, как правило, еще нужно адаптировать к требованиям потенциального инвестора, сегменту рынка, к географическому региону, налоговому законодательству и т.д.

И еще необходимо обеспечить в рамках единой системы планирования эффективное взаимодействие:

• • собственника как постановщика целей и задач по разработке бизнес- плана;
• • менеджмента компании, реализующего задачи, поставленные собственником;
• • сотрудников финансовых служб, выполняющих координирующие действия по разработке бизнес-плана, и менеджеров функциональных подразделений, занятых разработкой отдельных разделов бизнес-плана.

Этим объясняется сложность и трудоемкость работ по практическому бизнес-планированию. Неправильная организация процесса значительно увеличивает время, затрачиваемое сотрудниками на разработку бизнес- планов, снижает их качество и эффективность.

Решение данной проблемы обеспечивается использованием специализированных компьютерных систем экономического и финансового моделирования, приспособленных для решения подобных задач.

Информационная составляющая присутствует в любой целенаправленной деятельности. Так что своя информационная структура существует в любом предприятии, независимо от его размера. В основе лежат глобальные понятия, такие как миссия компании, корпоративные ценности, стратегия бизнеса. В малом предприятии, скорее всего, этот уровень никак не формализован и не оформлен, но наверняка хотя бы проговаривался с партнерами за «рюмкой чая». Дело не в формулировке, а в смысле!

Выше растет реализация стратегии, или тактика. Опять же, в малом бизнесе она редко бывает формализованной — по большей части вы просто держите ее в голове, обсуждаете и доводите до сотрудников на словах и личным примером. Далее следуют конкретные бизнес-процессы. Вот они-то, с разной степенью детализации, почти всегда требуют явного оформления. Одно из их отражений — учет (материальный и денежный). Другое — различные внешние и внутренние документы фирмы.

В результате возникает некоторый набор сведений, данных. Часть из них достаточно стабильна — это всевозможные описания, каталоги, инструкции, чертежи. Договоры, коммерческие предложения, заявки на тендеры составляются обычно по образцам — подшивку оформленных документов и их заготовок обязательно нарабатывает каждая фирма. Оперативно обновляются данные учета — это наиболее изменчивая часть информационного наполнения. Помимо того, непременно существуют какие-то списки рабочих контактов и контрагентов — в телефонах, записных книжках, в базах данных программ наподобие 1С.

Еще один компонент информационной структуры предприятия — коммуникация. Она пронизывает все уровни и обеспечивает их существование. Напомним, что коммуникация бывает внутренняя (между сотрудниками) и внешняя (с контрагентами). В наши дни она немыслима без технических средств. Возможно, кто-то обходится вообще без компьютеров и программ, но хотя бы телефоном пользуются все до единого.

К чему такой экскурс в теорию? Исключительно к тому, что внешне все это проявляется в виде алгоритмов и наборов данных. В XXI веке любую информацию проще и удобнее всего хранить и обрабатывать в цифровом виде. Когда сороконожка задумалась, с какой ноги шагать, она споткнулась и упала. В жизни мы почти никогда не осознаем, что у нашего дела существует какой-то «информационный скелет», он просто присутствует как что-то само собой разумеющееся.

Вместе с тем полной информационной структурой обладает любой бизнес — даже ИП «Бабушка, торгующая семечками в переходе». Она прекрасно знает, где купить, почем, как лучше обжарить, и сколько за день заработала. Понятно, что все контакты, учет и расчеты, а также «ноу-хау» приготовления и фасовки конечного продукта держатся преимущественно в памяти (максимум, на бумажке). У бабушки, кстати, эффективность информационной структуры предприятия бесконечно велика: ведь учет полностью прозрачен, коммуникация всегда прямая, а расходы на техническое обеспечение приближаются к нулю!

Точно так же, к техническому оснащению мы чаще всего подходим интуитивно. Видимо, нужен компьютер… Один? Три? Ну, два… Ага, бухгалтеру еще принтер понадобится. Менеджеру тоже печатать надо? Ладно, купим второй по возможности, а пока пусть на «флешке» документы носит на бухгалтерскую машину. Со временем выясняется, что бухгалтеру полезнее был бы вообще ноутбук — половину работы ей удобнее делать по вечерам дома. Потом решаем сделать локальную сеть — оказывается, удобная это штука! Правда, остался лишний принтер…

Расширение дела или переезд на новое место при такой организации зачастую оборачиваются тотальным перекраиванием компьютерного парка. Часть техники оказывается лишней почти сразу после приобретения. Поломка или сбой одного из компьютеров способны парализовать работу всей фирмы — это тоже грустная реальность. Моя практика показывает, что у проблемы почти всегда два корня:

• отсутствие видения информационной структуры фирмы, какой-либо схемы и планирования;
• незнание информационных технологий и их возможностей.

Мы начиналиь с того, что в малом бизнесе все сотрудники — универсалы, а хозяин, как правило, — универсал наиболее широкого профиля. Вместе с тем «нельзя объять необъятное». Если с первым вопросом вполне справляются житейская логика и здравый смысл, то со вторым все не так просто. Заметки или новости, посвященные ИТ (информационным технологиям), тем более реклама, чаще всего заводят непосвященного далеко и совершенно не туда. На знакомство же с более серьезными ресурсами, наподобие ixbt.com или thg.ru, у делового человека обычно нет ни времени, ни желания.

Если ваше предприятие больше, чем одна бабушка, хотя бы простейший план необходим. С этим делом вы легко справитесь самостоятельно. Попробуйте набросать для себя схему движения информации. Схему движения денег, товаров, заказов вы свободно можете нарисовать? Тогда нарисуете и эту схему!

Подсказка первая: информация во многом движется теми же самыми путями, что деньги, материалы, товары! Примерно так же, как телефонные, кабели обычно прокладывают вдоль существующих дорог. Получили товар — внесли его в учет, отправили со склада в магазин — отразили в учете, продали — опять записали. Оформил менеджер заказ на работы, выписал счет — информация должна пойти бухгалтеру, чтобы тот отследил поступление платежа, и т. п. Однако не нужно буквально рисовать компьютерную или телефонную сеть. На этом этапе такая задача не ставится в принципе! Постепенно схема дополняется чисто информационными связями: кто что должен знать, кто кому что должен сообщать (рис. 1).

Подсказка вторая: постарайтесь, чтобы схема была привязана пространственно. Если вся работа происходит в одном здании, это не очень существенно. Если же у вас несколько разнесенных площадок (например, несколько магазинов, или офис, склад и цех в разных местах) на схеме отразить это следует обязательно. Заодно прикиньте возможное развитие, хотя бы на год-другой вперед. Возможно, пока вы действуете на одной территории, но со временем собираетесь открыть филиал или удаленный салон приема заказов? Понадобится ли там полноценный учет? Как вы вообще это себе представляете?

Подсказка третья: коммуникацию тоже следует тщательно оценить. Описания могут быть такими:

• «нам должны часто звонить клиенты из города, поговорить с ними может любой сотрудник, который сейчас свободен»;
• «то же самое, но говорить обычно хотят с определенным человеком»;
• «мне и одному из менеджеров нужно регулярно и подолгу общаться с несколькими иногородними поставщиками (согласовывать номенклатуру и сроки)»;
• «приемщик должен держать связь с мастером производства. Желательно не только слышать, но и видеть друг друга».

Забегая вперед, скажу, что в этих случаях напрашиваются разные технические решения. Не единым телефоном жив человек: помимо трубки с кнопками существуют и более интересные варианты!

Таким образом, мы начинаем с какого-то достаточно абстрактного «информационного скелета», а затем постепенно конкретизируем и детализируем его. При этом сразу задаваться технической реализацией не надо ни в коем случае! Пока достаточно изобразить, как вы видите структуру в идеале. Получившаяся схема — не что иное, как техническое задание в наиболее общем виде.

Следующий этап: нужно облечь информационный «скелет» в «мышцы», которыми выступают определенные программы и технические средства. На этом этапе, возможно, потребуется помощь специалистов, которые свободно ориентируются в информационных технологиях.

«Системный интегратор» — довольно модное слово. Смысл системной интеграции в том, чтобы, изучив на входе устройство и потребности предприятия, придумать и воплотить в жизнь законченную информационную систему. Ключевое слово тут — «законченная». Системный интегратор должен полностью вникнуть в потребности заказчика и предложить такое решение, которое включает в себя и средства учета, и документооборот, и связь. Хорошо продуманная система устойчива, требует минимума затрат и усилий на обслуживание. Кроме того, она должна легко масштабироваться: добавление новых рабочих мест или процессов будет происходить без существенной перестройки уже существующей структуры.

Ведущие компьютерные фирмы среди прочих услуг обычно предлагают и системную интеграцию. Заказчиками выступают чаще всего крупные компании: с развернутыми техзаданиями, проектами, оформленными по всем правилам, и т. д. Для малого предпринимательства такой вариант не очень подходит — как говорится, «объемы не те».

В нашем случае хорошим советчиком может выступить просто знающий и разумный компьютерщик. Например, знакомый системный администратор, инженер из фирмы, занимающейся строительством и обслуживанием сетей, да и такой же частник, давно занятый в компьютерном сервисе. Словом, это тот, кто давно и успешно работает с различными информационными системами, умеет видеть задачи и находить оптимальные решения. Дело вовсе не в дипломах и сертификатах, а в способности мыслить четко, предметно и нешаблонно.

Главное, чтобы ваш консультант обладал богатой технической эрудицией, ясно представлял принципы компьютерных технологий, а здравый смысл преобладал у него над соблазном «сотворить что-нибудь этакое». В этом отношении «торгующие» товарищи обычно проигрывают «обслуживающим». На первых слишком сильно влияют реклама производителей и некоторые маркетинговые фантазии, в то время как вторые привыкли смотреть на проблемы глубже, реально и «изнутри».

Впрочем, именно технологиям и их реализации посвящена наш радел про информационное обеспечение. Так что при полном его прочтении вы и сами сумеете решить, как лучше обустроить свое дело. По крайней мере, сможете четко обозначить свои пожелания и проконтролировать их исполнение. Помните, что советовать можно разное, а работать с тем, что получится, предстоит все-таки вам.

Сразу уточним: что понимается под «информационными технологиями»? Понятно, что персональный компьютер — некоторая технология, локальная сеть — тоже, да и Интернет, стационарную или сотовую связь в общем смысле можно назвать технологиями. Это глобальные категории. Из них, конечно, все и растет, но это слишком расплывчатые фразы!

В плане следует оперировать более узкими и конкретными формулировками. Например, «документы хранятся в сетевых папках на одном из компьютеров», «программа выполняется на сервере, и с рабочего места к ней обращаются через удаленный рабочий стол (RDP)», «сетевой принтер и один из компьютеров в качестве принт-сервера», «аппаратный принт-сервер», «подключение по выделенной линии со статическим IP-адресом» и т. д. Как говорят, правильно заданный вопрос уже содержит половину ответа. Из предельно четких формулировок сразу же вытекает, какие программы и «железо» способны решить данную задачу.

Вы можете задать резонный вопрос: «А стоит ли огород городить, когда у меня всего пять сотрудников, один офис, и все, в общем-то, ясно без всяких схем?» Возможно, и не стоит! Однако полной аналогии с сороконожкой тут нет. Даже в самых маленьких фирмах при наличии планирования и без такового разница в расходах на информационное обеспечение порой бывает двукратной, а то и больше — перед глазами у меня немало и удачных, и явно провальных примеров. Продуманная распланированная структура не только дешевле в строительстве, главное, что она экономичнее в эксплуатации.

Подытожим сказанное. В самом общем, идеальном виде подход к информационному обеспечению бизнеса выглядит так:

• схема основных бизнес-процессов и вспомогательных процессов;
• реализация в терминах технологий и программного обеспечения;
• необходимое оборудование, собственные линии и внешние подключения.

Компьютеры и оргтехника доходов не приносят, они только делают работу чуть удобнее и комфортнее. Так что останемся реалистами и будем управлять расходами!