Блок схемы для бизнес плана

Что такое блок-схема? 

Блок-схемы дают возможность визуально изобразить процесс или систему, используя формы или комбинацию форм и слов. Они могут варьироваться от эскизных нарисованных от руки изображений до сложных компьютерных диаграмм, которые разбивают сложные концепции на удобные для восприятия понятные компоненты. Кроме того, технический и нетехнический персонал практически в любой области может использовать блок-схемы.

Они особенно полезны в различных ситуациях, включая:  

• Документирование и анализ процессов 
• Разработка компьютерного программного обеспечения или сетей 
• Коммуникации или стандартизация процессов 
• Выявление дублирования, препятствий и неэффективности процессов 
• Создание плана или структуры для нового проекта, отдела или бизнеса 
• Планирование работы с несколькими участниками 
• Понимание того, как пользователи перемещаются по веб-сайту или магазину 
• Иллюстрация производственного процесса 
• Создание нового продукта или услуги 

 Преимущества блок-схемы 

Наряду со способностью работать при практически любой ситуации, блок-схемы предлагают широкий спектр достоинств, в том числе:  

Визуализация информации 

Блок-схема может быть панацеей, поскольку она обеспечивает визуальное представление о том, как должен работать продукт или услуга, как должен развиваться проект или как сеть может функционировать до того, как построена. Они позволяют выявлять зависимости, возможности экономии, потребности в персонале и другие факторы, которые могут повлиять на ваш проект позже, поэтому блок-схемы могут помочь вам экономить время и деньги. 

Документация 

Используя программу для создания блок-схемы вы можете сохранять все ваши файлы в цифровом виде, практически мгновенно пересылать их и даже создавать библиотеку шаблонов блок-схем. Таким образом, ваши файлы всегда будут доступны, ваши группы будут оставаться в курсе событий, ваша компания будет соответствовать нормативным требованиям, и вам не придется изобретать велосипед в следующий раз, когда вам понадобится создать аналогичную диаграмму. 

Упрощенные коммуникации 

Блок-схемы проясняют каждую деталь, что может помочь командам быстро разобраться в поставленных задачах, когда и кем они должны выполняться. Эта информация может привести к сокращению числа совещаний, уменьшению возникающих вопросов и увеличению времени для выполнения работы. Блок-схемы также полезны для информационных руководств или даже для ориентации новых сотрудников. По сути, блок-схемы добавляют контекст к наборам команд и повышают эффективность решения повторяющихся задач.  

Простое выполнение 

Онлайн шаблоны блок-схем позволяют быстро начать работу. А благодаря простым настройкам, оптимизированному сотрудничеству и встроенному управлению версиями вы можете создавать именно те схемы, которые нужны вашей организации, искать информацию на каждом этапе и всегда быть в курсе, где находятся самые последние и лучшие файлы.   

Типы блок-схем  

Хотя блок-схемы могут использоваться для объяснения чего угодно, большинство людей используют их по одной из трех причин: для информирования о решениях, представления процессов или для визуализации данных — вот почему большинство шаблонов блок-схем попадает в одну из этих трех категорий. Итак, давайте посмотрим, что включает каждый тип блок-схем и когда и зачем их использовать.  

1. Дерево принятия решений 

Подумайте о дереве принятия решений как о блок-схеме типа “если – то”. Позволяя создать карту возможных результатов на основе определенного набора вариантов, дерево принятия решений может помочь вам ясно увидеть путь и оценить варианты. 

Деревья принятия решений обычно начинаются с одного узла (вопроса), затем разветвляются на два варианта (решения), затем эти опции приводят к дополнительным узлам (возможные результаты). По своей природе деревья принятия решений особенно хорошо подходят для определения вероятностей и преимуществ, они могут даже использоваться для разработки алгоритмов, которые помогают прогнозировать результаты. 

2. Технологические блок-схемы 

Предоставляя возможность наметить и проанализировать последовательность действий при производстве продукта или услуги, схема процесса может помочь вам найти пробелы и дублирование в вашем процессе, определить, где необходимы конкретные ресурсы, оборудование или персонал, выявить потенциальные узкие места или проблемные области, и раскрыть возможную экономию.  

Наряду с описанием того, как должно функционировать определенное действие или указанием особенностей продукта или услуги, технологические блок-схемы могут также использоваться для обучения новых сотрудников, существующих групп или для помощи сторонним поставщикам или консультантам понять ваш бизнес и свое место в нем. 

3. Блок-схемы потока данных 

Когда вам нужно глубоко проанализировать ваши данные, блок схема потока данных. Используя символы и короткие текстовые метки для отображения входных данных, выходных данных, мест хранения и путей движения, они могут объединять информацию в графическое представление того, что может быть трудно выразить словами. И поскольку их могут использовать технические группы и нетехнические представители, они являются отличным решением, когда вам необходимо создать презентацию для широкой аудитории.  

Пример: блок-схема потока данных

Рекомендации по блок-схемам 

Создание блок-схемы, особенно при использовании шаблона блок-схем, очень просто, но для создания отличной блок-схемы требуется немного больше усилий. Итак, давайте рассмотрим несколько советов по созданию блок-схемы, которая не только информативна, но и впечатляюще выглядит. 

• Облегчите чтение ваших диаграмм. Создание блок-схемы, рассчитанной на конечного пользователя, означает, что ее оформление и содержание помогут вашей аудитории понять, на что обратить внимание в первую очередь, а на что — потом. Корректируя графику по необходимости, всегда используя правильную грамматику, четкие заголовки и избегая специального жаргона, вы можете обеспечить, чтобы ваша диаграмма была удобна для пользователя. (Подсказка: если вы не уверены, покажите блок-схему кому-то, кто не знаком с вашим проектом.) 
• Будьте последовательны. Когда вы последовательно используете одинаковые формы, шрифты, цвета и стандарты названий по всей блок-схеме, вашей аудитории легче следовать за вами.  
• Используйте контрастные цвета. Последовательное использование цветов является основополагающим, но вы нежелательно использовать один и тот же цвет или семейство цветов для каждой формы. Используя разные цвета, вы можете сделать этапы или действия более заметными. А при использовании цветов текста, которые выделяются на общем фоне, ваша диаграмма будет легче читаться. 
• Используйте программу для созданий блок-схемы онлайн. С помощью шаблонов, встроенного контроля версий, удобной совместной работы и возможности редактировать в любое время эти программы могут помочь вам протестировать дизайн, а также создавать и изменять блок-схемы по необходимости.   

Интегрируйте свою блок-схему 

Если вам необходимо принять решение, объяснить процесс или поделиться данными с руководством, включение блок-схем в другие бизнес-приложения и средства коммуникации может еще больше повысить производительность. С помощью приложения для создания блок-схем и инструментов повышения производительности вы можете извлекать контент для своих диаграмм из всех источников, включая документы, файлы и сайты социальных сетей.  

Кроме того, вы можете рассмотреть возможность интеграции своих блок-схем с инструментами бизнес-аналитики (BI), что позволит вам и вашей команде работать напрямую с данными и рассказать более полную историю. Благодаря встроенным блок-схемам и инструментам бизнес-аналитики вы можете превратить данные в привлекательные визуальные элементы, создать интерактивные отчеты, детально изучить данные и получить глубокое представление, позволяющее быстро принимать обоснованные решения.  

Существует множество новых способов создания блок-схем и внедрения инноваций в ваш бизнес-процесс. Чтобы узнать больше, просмотрите это пошаговое руководство по автоматизации создания блок-схем на основе структурированных данных в электронных таблицах и изучите современные инструменты создания блок-схем.  

Каждый бизнес-процесс требует составления его схемы, прежде чем он будет формализован и автоматизирован. На первый взгляд, это может показаться простым делом. Однако не нужно забывать, что схемы бизнес-процессов включают в себя не только последовательность действий, но и все те сопутствующие документы, сотрудников и ресурсы, которые являются неотъемлемой частью бизнес процесса.

Рассмотрим, как чаще всего составляются блок-схемы бизнес-процессов и о чём нужно не забыть при составлении.

Этап 1. Определение и ограничение бизнес-процесса

Прежде чем перейти к работе с бизнес-процессом, нужно отделить его от всех других. А для этого потребуется составить полный список всех бизнес-процессов, которые присутствуют на предприятии.

Получается, что прежде чем будет начерчена единственная схема бизнес-процесса, понадобится разобраться с тем, как работает предприятие и какие процессы на нём в принципе протекают. Это уже непростая работа, но совершенно необходимая. В конце концов, даже цифровая трансформация бизнеса с помощью систем BPM – это не самоцель, она принесёт нужный результат, только если сама работа компании будет отлаженной и понятной.

Таким образом, наиболее полезно начать сразу составлять блок-схемы бизнес-процессов, участвующих в работе предприятия, как единую цельную схему. Впоследствии, конечно, нужно будет разделить все бизнес-процессы и для каждого составить отдельную подробную схему.

Этап 2. Задание точек начала и окончания, основных блоков

Любая схема бизнес-процесса имеет начало и конец. Например, за начало берётся поступившая от клиента заявка, за конечную точку – момент передачи ему готового продукта (доставки).

Далее вычленяются основные этапы обработки бизнес-процесса. Например:

• Регистрация входящей заявки.
• Презентация клиенту подходящего продукта.
• Оформление конкретной заявки.
• Производство продукта (или поиск его на складе) и отправка клиенту.

Этап 3. Детализация схемы бизнес-процесса

Предыдущий этап предполагает, что отработка бизнес-процесса идёт по идеальному пути: клиент уже знает, что ему нужно; подходящий продукт есть на складе.

Однако, так бывает не всегда. Поэтому требуется нарисовать дополнительные и альтернативные пути движения бизнес-процесса.

Например, если клиент не уверен, что ему требуется, то после регистрации заявки бизнес-процесс переводится на технического специалиста, который свяжется с клиентом и уточнит детали, поможет ему выбрать подходящее решение, составит список товаров/услуг компании, которые решат его проблему.

Если клиент отказывается на каком-то этапе от покупки, то потребуется дополнительно провести работу с возражениями, для чего тоже должны существовать свои специалисты.

После того, как на схему бизнес-процесса добавлены «развилки» (логические значения «или» и «если»), она может считаться более приближенной к действительности и готовой к практическому использованию (формализации с помощью систем BPM).

Заказать демо

Этап 4. Определение ролей участников процесса, документов, баз данных

Наконец, когда блок-схема бизнес-процесса в основных чертах готова, пришло время для того, чтобы определить всех людей и все отделы предприятия, которые участвуют в схеме. Также, поскольку большинство этапов бизнес-процессов связаны с формированием и движением документов, полезно прописать, на каком этапе какого процесса создаётся или подписывается конкретный документ.

Дальнейшая детализация предполагает, что чётко прописываются все дополнительные нюансы. Например, способы коммуникации между разными отделами: по электронной почте или с использованием конкретного ПО (указать, какого именно).

Этап 5. Проверка схемы бизнес-процесса

Прежде чем окончательно утвердить такую схему, очень полезно её проверить. Если руководитель компании или составитель схемы не видит в ней изъянов, стоит показать её всем сотрудникам, которые будут задействованы в данном бизнес-процессе, выслушать их вопросы и учесть пожелания. После этого происходит окончательное редактирование схемы, в результате она готова к использованию.

Готовая схема бизнес-процесса может быть с лёгкостью автоматизирована с помощью систем BPM.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.