Бизнес план внедрение электронного документооборота
Расскажем, как за 10 шагов внедрить систему электронного документооборота в компании своими силами.
Скачайте полезные документы:
Зачем нужна система электронного документооборота
Наверное, уже не осталось ни одной компании, где бы в системе делопроизводства не использовали компьютеры и локальные сети. Поэтому термины ЭДО, электронный документооборот, рано или поздно начнут упоминать в разговорах о ближайших планах даже небольших организаций.
Электронный документооборот кратко — это перевод документопотоков организации в цифровую электронную форму, автоматизация всех процессов обработки документов.
Какие преимущества дает компании внедрение и ведение электронного документооборота с помощью специализированного программного обеспечения — системы электронного документооборота (СЭД)?
- Растет эффективность труда и, как следствие, его производительность. Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.
- Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления, доступа к документам можно разграничить по исполнителям.
- Минимизируется влияние «человеческого фактора», исключаются ошибки, связанные с ним.
- Сокращаются затраты за счет повышения эффективности труда, снижаются издержки на оргтехнику и расходные материалы.
- Улучшаются взаимодействия как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании. Обмена информацией и прохождение управленческих сигналов ускоряются.
- Сокращается время создания, согласования и утверждения документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа.
- Снижаются затраты на организацию архивного хранения документов.
- Повышается степени защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа.
Поскольку с понятиями «электронный документ, электронный документооборот» знакомы все, кто так или иначе связан с делопроизводством, убеждать в необходимости внедрения СЭД уже никого не надо. Но многие компании еще считают, что переход от бумажного к электронному документообороту сложен и стоит дорого. Но, между тем, осуществить его вполне возможно силами самой организации, что существенно сократит расходы.
Система электронного документооборота (ЭДО): этапы внедрения
Алгоритм внедрения системы электронного документооборота состоит из 10 шагов.
Шаг 1. Определитесь с целями и задачами автоматизации. Проанализируйте проблемы ведения документооборота на предприятии, продумайте, будут ли они решены посредством электронного документооборота.
Шаг 2. Проведите предпроектное обследование. Изучите специфику ведения делопроизводства в вашей компании, для этого:
- проведите ревизию документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями;
- проанализируйте действующие регламенты на предмет оптимизации документопотоков, проследите маршруты движения внутренних и внешних документов;
- изучите процесс создания, согласования и утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании;
- проинспектируйте порядок регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
- оцените, насколько ведение делопроизводства в компании соответствует нормам и требованиям отраслевых стандартов, законодательству РФ;
- изучите процедуру формирования дел, требования к их текущему хранению и передаче на хранение в архив организации;
- продумайте, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы;
- проанализируйте полученные данные и сформулируйте технические требования, которым должна отвечать СЭД электронный документооборот.
Схема. Операции над внутренними документами
Шаг 3. Проведите ревизию сложившихся в компании делопроизводственных процессов прежде, чем перейти на документооборот в электронном виде. Нужно систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, повести оптимизацию всей системы делопроизводства в компании. Разработайте регламенты обработки документов, составьте инструкции, в которых установите зоны ответственности между исполнителями, пропишите порядок взаимодействия между ними. Внесите поправки и дополнения в локальные нормативные акты, должностные инструкции. Вместе с IT-службой продумайте вопросы безопасности, разграничения доступа. Руководствуйтесь требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Шаг 4. Составьте схему процесса управления документами, пропишите маршруты документопотоков, порядок и очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Предусмотрите возможность одновременного доступа и совместной работы с документом для всех исполнителей. Составьте техническое задание с учетом конкретных пожеланий и требований.
Шаг 5. Изучите современные СЭД, продумайте, какие изменения и дополнения можно внести в типовую конфигурацию с учетом особенностей, характеризующих электронный документооборот ЭДО вашей организации. Многие компании-разработчики ПО учитывают индивидуальные требования заказчиков и вносят необходимые им корректировки.
Шаг 6. Начните внедрение СЭД в организации, выбрав один из двух вариантов:
- Внедрите ЭДО по типам документов, когда сначала автоматизируется обработка какого-то одного вида документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.
- Поэтапно внедрите СЭД по подразделениям, когда сначала рабочие места автоматизируют в службе делопроизводства, затем — в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании.
Поскольку при любом варианте уже начинается обработка документов, получите сертификаты электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей, уполномоченных на подписание документов.
В таблице показано, какие виды электронных цифровых подписей существуют и при подписании каких документов их можно использовать.
Шаг 7. Создайте электронный архив, сконвертировав созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов. Начинать создание электронного архива можно сразу, как только руководство примет решение о необходимости внедрения электронного документооборота.
Электронные дела в номенклатуре дел компании
Шаг 8. Интегрируйте СЭД с другими системами автоматизированного учета, используемыми в компании. Работа в системах электронного документооборота, как правило, подразумевает возможность обмена данными с теми системами учета, которые уже внедрили и сейчас обеспечивают автоматизированный кадровый, финансовый, производственный учет в компании.
Шаг 9. Проведите обучение сотрудников, разработайте руководства для пользователей с учетом специфических особенностей конкретных рабочих мест.
Шаг 10. Обеспечьте контроль над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы. Назначьте в подразделениях ответственных сотрудников, которые будут оказывать остальным оперативную помощь и следить за тем, чтобы соблюдался установленный порядок применения СЭД.
Следует понимать, что внедрение СЭД, документооборот в электронных форматах — не самоцель. Это эффективный инструмент внешнего взаимодействия и не только с органами исполнительной власти и контрольно-надзорными. СЭД обеспечит единый документооборот с обособленными подразделениями и оперативный обмен документами с контрагентами. Проявите инициативу и пригласите к участию в электронном взаимодействию своих партнеров, поставщиков и заказчиков. Это поможет не только повысить качество и скорость обмена информационными потоками, но и сократить время окупаемости внедренной на предприятии системы электронного документооборота.
Итог
Продуманный систематизированный подход к переходу на электронный документооборот позволит обеспечить успешное внедрение СЭД силами самой компании и сократить сроки окупаемости ПО.
Источник
Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций. Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения. И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.
Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот
В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов — в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.
Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:
- сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
- ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
- в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
- улучшить контроль исполнительской дисциплины;
- сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
- упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.
Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода. На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы. Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.
1) Постановка целей и задач автоматизации
Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.
2) Предпроектное обследование
Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:
- провести ревизию документов;
- изучить регламенты работы с ними;
- обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
- изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
- обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
- изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
- выявить ключевые требования корпоративной среды;
- оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
- исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
- изучить процессы передачи документов в архив;
- выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.
Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.
3) Оптимизация делопроизводственных процессов
Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД. Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности. При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.
4) Разработка проекта автоматизации документооборота
Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения. Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным. По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).
5) Кастомизация типовой конфигурации
Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.
6) Этап внедрения СЭД
Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:
- по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
- по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).
Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.
В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.
7) Создание электронного архива
Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.
8) Интеграция с другими системами
Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.
9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств
Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.
На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).
10) Контроль соблюдения регламентированных процедур
Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы. Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе. На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.
Услуги автоматизации документооборота в ЦФО
В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев. При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра. В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт». Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С». На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.
Звоните! Все консультации бесплатны.
Контактная информация:
- Тарасова Елена Генриховна
Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
E-mail: 187@sfx-tula.ru
Источник
Обеспечить сохранность документов с возможностью быстрого доступа к любому из них – достичь этой цели позволяет электронный документооборот. В чем его преимущества, как внедрить и пользоваться электронным документооборотом на предприятии, расскажем подробно.
Электронный документооборот или ЭДО – это автоматизация процессов, связанных с обработкой документов. Ведение электронного документооборота в организации требует внедрения СЭД – системы электронного документооборота, специализированного программного обеспечения для организации работы с цифровыми документами.
Сократить издержки на сотрудников, аренду и налоги поможет бухгалтерский аутсорсинг «Главбух Асcистент». Здесь умеют использовать все последние изменения в законе, чтобы снизить расходы бизнеса. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера.
Преимущества ЭДО:
- Повышение эффективности труда. Время на поиск документов, их подготовку к отправке, обработку и обмен информацией значительно сокращается.
- Сокращение расходов. Документооборот в электронном виде не требует дополнительных затрат на покупку оргтехники, расходных материалов, доставку и пересылку документов. Нет необходимости в помещениях для архивного хранения бумаг и дополнительных сотрудниках.
- Минимизация ошибок. Влияние человеческого фактора существенно уменьшается.
- Повышение лояльности контрагентов. Документы не теряются, партнеры и клиенты оперативно получают счета и акты.
- Повышенная безопасность. После введения электронного документооборота вопрос о том, как хранить документы, отпадает сам собой – хранение обеспечивает СЭД, гарантируя абсолютную конфиденциальность данных.
Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»
“Запуск ЭДО позволил только за первые три месяца работы сэкономить более полумиллиона рублей. За год мы отправили два миллиона электронных документов, а количество клиентов, перешедших на ЭДО, превысило 45%. Сегодня актуальность ЭДО ещё выше. Мы продолжали работу даже в режиме самоизоляции, а наши клиенты вовремя получали отчетные документы и могли оплачивать счета дистанционно и без бумаг”.
Электронный документооборот: алгоритм внедрения
Процесс внедрения электронного документооборота бухгалтерских и других видов документов происходит в несколько этапов:
Определение потребностей компании.
- Составьте список документов, проходящих через компанию. Определите, какие из них можно хранить только в бумажном формате, а какие допустимо перевести в цифровой вид.
- Подробно изучите и опишите бизнес-процессы, проследите маршруты движения внешнего и внутреннего документопотока.
- Проанализируйте процессы создания, согласования и утверждения документов внутри предприятии, а также порядок обработки входящих и исходящих бумаг.
- Оцените, на каких этапах делопроизводства тормозится движение документов, где отмечаются проблемы.
- На основании полученной информации примите решение о том, какие бизнес-процессы необходимо оптимизировать и какие проблемы можно решить с помощью внедрения электронного документооборота.
Обычно переход начинают с наиболее массового потока документации – бухгалтерской «первички» и других формализованных документов. Электронный документооборот бухгалтерских документов наиболее отработан технически и регламентирован законодательно, поэтому особых трудностей не вызывает. Если в процессе перехода на электронный документооборот в бухгалтерии все же возникают проблемы, воспользуйтесь услугами профессионалов сервиса Главбух Ассистент.
Получение электронной подписи
Различают два вида электронной подписи:
- Простая – используется для заверения бумаг внутреннего электронного документооборота. Помогает разграничить права доступа для пользователей. Для получения подписи нужна регистрация в системе ЭДО.
- Неквалифицированная – подходит для внутреннего и внешнего электронного документооборота, оформления договоренностей с контрагентами. Подпись действительна, если это отдельно оговорено в договоре.
- Квалифицированная – подпись с усиленной защитой, подкрепляется квалифицированным сертификатом. Подпись придает любым документам юридическую силу, позволяет вести электронный документооборот без ограничений. Для получения нужно обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию ФНС.
Единый электронный документооборот: выбираем оператора
Применение электронного документооборота в организации требует сотрудничества с операторами ЭДО – организациями, которые предоставляют услуги программно-аппаратного обеспечения для обмена цифровыми данными по защищенным телекоммуникационным каналам.Подобных сервисов в России около восьмидесяти – их список опубликован на сайте ФНС.
Выбирая среди официальных операторов, обращайте внимание на следующие критерии:
- Наличие функций, необходимых для вашей работы.
- Интеграция с информационными системами.
- Оперативность оказания услуг по технической поддержке.
- Подключение контрагентов – некоторые операторы полностью берут эту работу на себя.
- Роуминг с другими операторами. Если такой возможности нет – лучше поискать другой вариант.
- Стоимость услуг – уточните, какие услуги входят в тариф, а что оплачивается отдельно.
Денис Панин, руководитель отдела закупок компании Estee Lauder
“При выборе решения оценивайте не только стоимость внедрения, но и поддержку решения в будущем, а также стоимость доработок, так как внутренняя структура компании может меняться. Соотнесите бюджет проекта с количеством операций, которые вы планируете совершать при помощи системы, так как в некоторых случаях инвестиции могут быть существенными и не соответствовать масштабу бизнеса”.
Перевод контрагентов на электронный документооборот
Ключевая задача после перехода на документооборот в электронном виде – договориться с контрагентами о переходе на единый электронный документооборот.
Контрагентов нужно уведомить об изменениях в вашей компании – тем, кто работает «по старинке», отправьте предложение о переходе на электронный документооборот, с уже вовлеченными в этот процесс обменяйтесь письмами-приглашениями об электронном документообороте, используя выбранный вами сервис.
Подготовка к запуску ЭДО
На завершающем этапе выполняется тестирование системы ЭДО, настройка оборудования. Сотрудники проходят необходимое обучение: тем, кто больше других работает с документами, лучше пройти специальные курсы. С возможностями системы ЭДО персонал может познакомить представитель оператора, который научит, как пользоваться электронным документооборотом.
Александр Гладкий, менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia
“Технологически запустить электронный документооборот не так уж и сложно – для этого есть все необходимые технические средства. Основная и самая длительная часть работы заключается в методологической подготовке: проработке и дополнении текущих регламентов и юридических документов, обучении персонала, описании новых правил работы. Часто именно в процессе такой работы заказчики осознают, что бизнес-процессы в компании не налажены или нуждаются в существенной доработке”.
Запуск системы ЭДО
Официальный запуск системы требует издания отдельного распоряжения или приказа, с которым нужно ознакомить всех задействованных сотрудников. Назначьте ответственных специалистов, которые будут следить за процессом внедрения ЭДО и помогать остальным.
Электронный документооборот: что может помешать внедрению
Принимая решения о переходе на электронный документооборот, нужно учитывать масштаб организации, специфику ее деятельности, структуру – подходят ли они для внедрения электронного документооборота. Нет смысла в переходе на «цифру» в таких случаях:
- Малочисленный персонал – менее 10 человек.
- Преобладание в штате сотрудников «старой закалки», которым сложно перейти на электронный формат.
- Отсутствие договоренностей о переходе на ЭДО с большинством контрагентов.
Автор: Ирина Климакина
Источник