Бизнес план развития it службы

В один прекрасный день Вы из простого системного администратора в какой-то крупной организации «дорастаете» до руководителя отдела / департамента / подразделения по информационным технологиям. По современным меркам эта должность в иерархии предприятия называется – CIO или Chief Information Offiсer. Человек, занимающий эту должность, не просто так относится к людям с буквы C – его правильные действия и решения в современном мире позволяют выживать и процветать компании. Информационные технологии настолько сильно проникли во все аспекты современной жизни, что если организация не в состоянии их эффективно применять, то скорее всего она не сможет конкурировать и будет убыточна, и нерентабельна. Задачи, которые стоит перед CIO или по-нашему IT директором, во многом являются стратегическими и критически важными для основных бизнес процессов крупных и средних компаний.

В этой статье хотелось бы осветить основные проблемы, которые я вижу при организации работы IT отделов в совершенно разных компаниях, а также попробовать осмыслить как правильно организовать работу IT отдела, чтобы он был максимально эффективным для всего предприятия и позволял компании не просто выживать, а искать новые ниши рынка и возможности, до которых другие в силу технологической отсталости просто не могут дотянуться.

Зачастую в газетах, журналах, статьях в Интернете читаешь о работе CIO, и создается впечатление, что он только тем и занимается, что закупает оборудование, ищет сотрудников, получает неудобоваримые поручения от высшего руководства, которые пытается выполнить. Видя в реальных организациях, как работают IT директора, часто приходится видеть, что данным специалистам очень не хватает специфичных технических и организационных знаний и навыков, которые позволяют эффективно управлять как всеми сотрудниками отдела, так и всем комплексом программных и аппаратных средств, которые находятся в ведении IT. Особо не углубляясь в навыки налаживания коммуникаций, тайм-менеджмента, ведения переговоров, разрешению конфликтов, которые необходимы любому менеджеру и которым посвящены множество специализированных книг и курсов, давайте сосредоточимся на специфичных навыках и знаниях, необходимых именно для CIO.

Знания высшей пробы

Первое, что хотелось бы выделить, это знания информационно-коммуникационных технологий на высочайшем уровне. Руководитель IT департамента должен не просто понимать, о чем говорят сотрудники и чем они занимаются, но видеть глубинные процессы в работе IT, понимать причинно-следственные связи в организации всей работы. В современных условиях, где сотрудники IT департамента зачастую находятся на гребне научно-технологического прогресса, получая каждый день новые знания и разбираясь в новых технологиях, которые разрабатываются по всему миру и доступны через глобальную паутину, руководитель, погрузившись сугубо в административные дела, рискует потерять понимание всего происходящего в отделе, свой авторитет среди сотрудников как эксперта и лидера, и те невидимые ниточки, которые мотивируют людей идти вперед и брать новые рубежи в работе. Одна из частых ошибок IT руководителей, которую приходится видеть заключается в недостаточном анализе продукта, над которым работают подчиненные сотрудники в компании или сторонние фирмы. Это выливается в недостаточно проработанный продукт, в размытые технические задания, в нежелании разработчиков и инженеров выкладываться на полную катушку, так, как и так сойдет. То есть происходит выполнение работ и услуг на формальном уровне, и желаемого эффекта достичь не получается. Руководитель зачастую не может говорить по конкретике с разработчиками продукта, проводить какую-то идеологическую линию, так как он не понимает большей части деталей. Второй большой проблемой в этой ситуации я вижу, отсутствие у CIO видения конкретных параметров продукта при его приемке. Допустим, Вы заказали веб сайт у компании разработчика и совершенно не разбираетесь в веб технологиях. Вам предоставили продукт с красивыми картинками и текстами, которые вы предоставили исполнителю. Вроде бы все, заказ выполнен и можно ожидать маркетингового эффекта и привлечение новых клиентов из просторов Интернета, но на самом деле оказывается, что контент слишком громоздкий и у целевой аудитории странички открывается очень медленно, в результате чего пользователи просто не дожидаются полной загрузки странички и уходят с веб сайта.

Что же позволяет в первую очередь CIO быть на коне – как не банально, но это знания, навыки, опыт и видение в области IT, которые позволяет вести за собой сотрудников, а также всю организацию в целом. Современные технологии развиваются невообразимо стремительно, то что несколько лет назад было новшеством, сегодня уже устаревает и не может использоваться для эффективной работы. Количество и разброс вновь возникающих технологий растет в экспоненциальной прогрессии, какие-то новинки подходят нам для использования, а какие-то в силу ряда причин, неприемлемы или не могут быть использованы. Так несколько лет назад гремевшие публичные облачные технологии, зачастую бывают недопустимы для организации, в силу возможности получения доступа к их данным иностранными спецслужбами или прочими ведомствами. Однако, такие вещи, как навыки печатания в слепую, знание английского языка, понимания основ программирования и скриптовых языков, знания работы операционных систем Linux и Windows необходимы практически каждому специалисту в области информационных технологий и позволяют специалистам понимать и говорить между собой на одном языке. В современном быстро изменяющемся мире для CIO организации просто жизненно необходимо постоянно учиться и черпать новые знания, чтобы не остаться за бортом технического прогресса и представлять собой ценность для организации, в которой он работает.

Документация решает

Второе, на что хотелось бы акцентировать внимание в работе директора по информационным технологиям – это комплексное документирование всей IT инфраструктуры предприятия с методами по работе с конкретным программным обеспечением и оборудованием. Очень редкие компании используют документирование IT инфраструктуры на сколько-то нормальном уровне, чтобы можно было оперативно получить информацию по работе того или иного компонента IT. Как правило это большие транснациональные компании с уже налаженными бизнес процессами в IT отделах с использованием процедур ITIL и ISO 20000. Однако таких организаций по моим наблюдениям крайне мало, и даже частенько большие многонациональные компании организуют работу IT не применяя высоких стандартов и норм.

Очень много проблем, возникающих в эксплуатации IT инфраструктуры могли бы быть легко решены при наличии грамотной документации, которая описывает процессы и организацию подсистем. Однако во время внедрения и проведения работ по модернизации документация не пишется, со временем о деталях того, как работают те или иные подсистемы забывают, и когда в неудобный момент что-то перестает работать, сотрудники начинают суетиться и пытаться заново понять, как же устроена к примеру система телефонной связи или как подключены сервера к системе хранения данных. Такие проблемы наблюдаются постоянно в различных организациях. Для многих IT отделов это носит хронический характер и люди живут от проблемы до проблемы. В случае же, если организацию покидает ответственный специалист, который отвечает за определенную сложную IT подсистему и больше никто другой не работал с ней, то после его увольнения новый сотрудник сталкивается с множеством нюансов и мелочей, не знание которых может приводить к простоям в работе системы или даже к ее повреждению. Начинающему и даже уже работающему CIO следует особенное внимание уделять документированию работы IT подсистем. По моему мнению одним из первых дел при начале работы в этой должности IT директору нужно провести инвентаризацию существующей документации и приложить максимум усилий для документирования работ IT подсистем организации. Это позволяет создать базу знаний, опираясь на которую, можно избежать множество банальных проблем в работе с информационными системами.

Бэкапы, бэкапы, бэкапы

Следующим важным моментом, над которым следует задумываться каждому CIO – выстраивание систем резервного копирования в частности и систем отказоустойчивости в целом. Система резервного копирования может быть, как со множеством высокотехнологичных автоматизированных программных и аппаратных компонент, так и банальным ручным копированием данных, но она должна быть в том или ином виде. Ее отсутствие и небрежное отношение к резервному копированию приводят к плачевным последствиям, что подтверждается постоянными примерами из жизни. Случаи с потерями данных в конкретной организации бывают не часто, но такие случаи могут свести работу целого предприятия за большой промежуток времени к нулю и грозить огромными штрафами и перебоями в работе. Рядовые сотрудники IT отдела, как правило, не задумываются о таких проблемах, стараясь выполнить интересные им проекты и задачи и запустить то или иное решение в работу. На плечи IT директора же возлагается ответственность на бесперебойную долгосрочную работу этих решений, и заблаговременное планирование и реализацию стратегии по сохранности данных и отказоустойчивости работы всех систем. Задумываться об этих проблемах IT директор должен с первого же дня своей работы, что позволит обеспечить живучесть как всего комплекса IT, так и организации в целом.

Мониторинг

Четвертым важным направлением деятельности IT директора является организация комплексной системы мониторинга оборудования, программного обеспечения, процессов происходящих во всем информационно-коммуникационном комплексе. Наличие такой системы позволяет отслеживать параметры жизнедеятельности всех компонентов IT систем, выявлять возникающие проблемы, зачастую предсказывать возможное появление той или иной проблемы заранее, анализировать загруженность имеющихся ресурсов и планировать расширение и закупку нужного оборудования и программного обеспечения заблаговременно. Сплошь и рядом встречаются случаи выхода из строя жесткого диска, пропадания питания или еще каких-то небольших нештатных ситуаций, которые сами по себе не могут повлечь серьезных последствий. Однако недостаточный мониторинг и отсутствие корректирующих действий со стороны сотрудников эксплуатации приводят к потерям данных, неработоспособности оборудования и программного обеспечения. С учетом современных средств коммуникаций, доступных практически каждому человеку – система мониторинга позволяет отреагировать практически мгновенно в случае необходимости. Так вы можете создать бота в Telegram, создать группу из ответственных сотрудников и заставить бота присылать в чат важные сообщения о проблемах с инфраструктурой. Даже находясь на отдыхе на пляже в Таиланде, Вы можете контролировать важные события через сообщения в Telegram. Система мониторинга для IT директора является его глазами на процессы, имеющиеся технологические ресурсы и то, что с ними происходит. Чем лучше и полнее она настроена и функционирует, тем шире открыты глаза у руководителя IT отдела.

Развитие сотрудников

Пятым пунктом на что часто не обращают внимание руководители IT департаментов является развитие профессиональных навыков рядовых сотрудников IT. Во многих организациях считается то, что сотрудник, приходя на работу уже должен обладать знаниями для осуществления своих обязанностей, повышение квалификации и получение каких-то дополнительных знаний рассматривается как третьестепенная задача. Однако, как показывает практика, подобная стратегия ведет к демотивации сотрудников, оттоку наиболее перспективных специалистов и оседанию в компании малокомпетентных людей. Как я видел на многочисленных примерах в различных организациях, чем слабее и непрофессиональные сотрудники IT департамента, тем более они зависимы от поставщиков и подрядчиков, что зачастую выливается в завышенных тратах на IT решения, которые при профессиональном подходе могли быть реализованы гораздо более дешевыми средствами и совершенно другими способами. Чем сильнее команда у CIO, тем меньше зависимостей от внешних организаций и структур. С повышением профессионализма сотрудников в целом повышается качество работы всех IT подсистем, уменьшаются простои и проблемные ситуации. По сути труд IT специалистов является сугубо интеллектуальным, который не подается какой-то банальной мотивации. Зачастую производительность двух разных людей на одной и той же должности в IT может отличаться в десятки. Я считаю, что IT директор должен создать для своих подчиненных такие условия, при которых каждый из них сможет максимально реализовать свой потенциал на рабочем месте, что является win-win стратегией как для работодателя, так и для работника. Всяческое поощрение в обучении новым технологиям и получении профессиональных навыков и знаний в отрасли IT является одним из главных мотиваторов для сотрудников.

Аналитика

Предпоследний пункт, который бы хотелось затронуть в статье, касается создания определенных показателей, по которым можно отслеживать и анализировать эффективность работы людей, оборудования программного обеспечения. Одним из мощных инструментов для анализа, да и просто для непосредственной работы в IT подразделении является система инцидент менеджмента. Кроме того, что она позволяет проводить разрешение сложных технологических проблем с привлечением специалистов разных направлений, она также позволяет давать прекрасную аналитику по времени, которое необходимо было для разрешения инцидента, определять простои в работе систем, причины и последствия этих простоев. Работа такой системы прекрасно расписана вдоль и поперек в документации ITIL, и в том или ином виде применяется во многих крупных организациях. Однако именно аналитика данных этой системы вкупе с аналитикой данных системы мониторинга позволяют оценивать KPI работы сотрудников, отделов, технологических подсистем, а также строить прогнозы и делать корректировки для увеличения производительности отдела IT.

На острие технологий

Если все что было описано до этого в публикации относится большей частью к эксплуатации и поддержанию на должном уровне существующей инфраструктуры, то есть одно направление деятельности IT директора, которое связано с развитием инфраструктуры и внедрением новых технологий. Ни одна организация, которая хочет оставаться конкурентной на рынке своей страны, не говоря уже о мировом рынке, не может себе позволить упустить научно-технологический прогресс в области информационных технологий. Здесь хотелось бы посоветовать CIO искать и пробовать новые технологии, которые дают заметное преимущество в работе, позволяют решать специфичные проблемы в работе и дают прирост производительности труда в целом по организации. Вопрос прироста производительности труда при внедрении новых IT систем с моей точки зрения является одним из ключевых при рассмотрении новых решений. Кроме того, что IT директору нужно увидеть и рассмотреть в деталях новую перспективную технологию, немаловажным является выбор правильного производителя данного продукта или услуги, который сможет обеспечить достойное качество при приемлемой цене. Очень часто встречаются решения, которые выпускаются сырыми в продажу, и крайне медленно дорабатываются впоследствии. Очень важно на самых ранних этапах выявить это и понять способна ли организация мириться с этим и не стоит ли предпочесть какое-то другое решение. Так к примеру, однажды найдя подходящее решение по виртуализации, вы можете смело его использовать по всей организации во всех проектах, найдя подходящую систему управления базами данных – вы можете длительное время не думать о других СУБД и т.д. Опыт и знания, накопленные при внедрении новых решений, должны масштабироваться и применяться максимально широко по всей организации.

Резюмируя все написанное в этой статье, можно сказать, что CIO для построения надежной работы отдела IT нужно сосредоточиться на следующих вещах:

1. Постоянное изучение новых технологий и наработку навыков работы с ними для понимания открывающихся возможностей.
2. Документация всей IT инфраструктуры, механизмов ее работы, процедур для взаимодействия между машиной и человеком.
3. Организация резервного копирования всех важных данных, а также создание и поддержание отказоустойчивости работы всех значимых IT подсистем.
4. Построение и поддержание в актуальном состоянии системы мониторинга IT инфраструктуры.
5. Развитие знаний и навыков сотрудников IT отдела.
6. Формирование системы, позволяющей анализировать эффективность работы специалистов, оборудования, программного обеспечения и всего комплекса IT в целом.
7. Поиск, внедрение и использование продуктов и решений, которые обеспечивают стабильность, надежность и приемлемые технические характеристики работы.

Сосредоточившись на этих направлениях в своей работе CIO в рамках своих полномочий даст мощный толчок для развития всей организации в целом. Мы разобрали аспекты специфичные для отрасли информационных технологий. Однако, как и любому менеджеру, CIO нужно будет решать вопросы с финансированием отдела, лояльностью высшего руководства, без которого невозможно реализовать сколько-нибудь стоящие и масштабные проекты, поиском и удержанием сотрудников, что является головной болью для любого руководителя. Мы в этой статье эти аспекты осознанно не затрагивали, оставив их для специализированной литературы и курсов.