Бизнес план проекта внедрения системы
Вопросы, рассмотренные в материале:
- Что такое система ERP?
- В чем плюсы и минусы системы ERP?
- Из каких этапов состоит план внедрения системы ERP?
В современном обиходе не существует единого понятия «ERP-системы», поскольку данную аббревиатуру довольно часто используют для обозначения разных по своей сути интегрированных информационных структур. Дословно ERPS (Enterprise Resource Planning System) переводится как «система планирования ресурсов предприятия». Ее прямое предназначение заключается в автоматизации учета и управления корпоративными ресурсами организации. О том, как разработать грамотный план внедрения системы ERP, вы узнаете из нашей статьи.
Что такое система ERP
Для того чтобы понять суть ERP-системы и осознать необходимость разработки плана для ее внедрения, недостаточно просто иметь представление о расшифровке аббревиатуры и ее переводе на русский язык, в идеале нужно изучить историю происхождения данного понятия.
Конец XX века ознаменовался массовой автоматизацией различных бизнес-процессов: распространение компьютеров повлекло за собой активную разработку программ ведения финансового и бухгалтерского учета, электронного документооборота, проверки функционирования техники и оборудования. Автоматизация бизнеса позволила оцифровать всю имеющуюся информацию, внедрить новые методы проведения анализа и обмена сведениями, а также объединить данные разных типов.
То есть благодаря компьютеризации появились новые рычаги управления и контроля над процессами, происходящими на предприятии, а также возможность анализа результатов работы по отдельным направлениям (бухгалтерии, склада, основного производства и т. д.) или всей организации в целом.
Результаты автоматизированного анализа способствовали более грамотному распределению производственных мощностей и последующему принятию оптимальных решений для развития бизнеса. Методику ведения бизнеса с применением различных автоматизированных программ управления ресурсами предприятия назвали ERP, а программное обеспечение, используемое в этих целях, – ERP-системой. То есть все компьютерные программы, предназначенные для работы бухгалтерии, управления персоналом и т. д., являются частями системы ERP, при этом CRM (customer relationship management system) тоже относится к ERP и переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».
Стоит отметить, что система ERP стала результатом развития более простых концепций: MRP (Material Requirement Planning – планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning – планирование производственных ресурсов). Внедрение программного обеспечения систем ERP позволяет осуществлять производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях подчиненной организации.
Возможности большинства систем ERP позволяют охватить все основные направления деятельности предприятия.
Перед тем как приобрести и внедрить информационную систему в деятельность своей организации, следует точно определиться с целью покупки и понять, какой вариант программного обеспечения требуется вашему бизнесу: система класса ERP либо учетная система. Помните о том, что система ERP предназначена в первую очередь для составления планов оптимального использования ресурсов предприятия. Программы ERP-системы помогут вам ответить не только на вопросы «как было» и «как есть», но и «как будет», «как должно быть».
Внедрение системы ERP позволит не только производить учет текущих сведений, но и разрабатывать планы по моделированию и оптимизации использования всех видов ресурсов организации (финансовых, материальных, человеческих, временных и так далее). Большая часть программных функций системы направлена именно на достижение вышеперечисленных целей.
Что касается учетной системы, с ее помощью можно осуществлять только фиксацию результатов. В отличие от систем ERP, учетные программы не оснащены функциями автоматизации планирования и не позволяют сравнивать текущие результаты работы с прогнозируемыми показателями. То есть учетные системы имеют ограниченные возможности управления организацией в части, касаемой планирования и оптимизации использования ресурсов предприятия.
Плюсы и минусы системы ERP
Реализация плана по внедрению системы ERP обязательно изменит качество ведения вашего бизнеса. Одним из самых важных преимуществ является рациональное распределение работы между подразделениями организации, что позволяет сократить затраты на дублирование функционала и другие возможные расходы, связанные с отсутствием единой системы управления компанией.
Помимо этого среди преимуществ внедрения системы ERP следует выделить:
- Синхронизацию процессов. Благодаря внедрению системы ERP вы сможете упорядочить получение данных и обмен ими на всех взаимосвязанных между собой этапах деятельности организации. Это в свою очередь положительно скажется на эффективности работы каждого подразделения, ведь именно от совокупности результатов зависит общая картина продуктивности производственных процессов.
- Контроль процессов. Внедрение системы ERP позволяет контролировать буквально все рабочие процессы, протекающие в подчиненной организации: начиная от самых простых оперативных функций и заканчивая стратегическим регулированием деятельности всего предприятия.
- Унификацию отчетности. При помощи программного обеспечения ERP все финансовые и статистические отчеты выводятся согласно единому образцу, что значительно облегчает совокупный анализ текущих результатов работы отделов организации.
- Стандартизацию информационных систем. Применение всех модулей системы ERP исключает необходимость установки и обслуживания других компьютерных программ и информационных систем.
- Расширенный спектр руководящих функций. Внедрение системы ERP позволяет активно пользоваться базами управления корпоративными знаниями компании, увеличивая функциональность руководителя.
- Интеграция с контрагентами. Некоторые ERP-системы предусматривают возможность участия клиентов организации. К примеру, они могут самостоятельно формировать заказ, отслеживать его статус, анализировать наличие материальных запасов, пополнять их в случае необходимости и т. д.
- Приспособление к потребностям предприятия. Внедрения системы ERP может быть полным или частичным, поскольку ее модули работают как автономно, так и в совокупности со всей системой. Выбор проекта должен осуществляться исходя из потребностей конкретного предприятия.
- Защиту данных. Администратор может категорировать всех пользователей системы ERP, предоставив каждой категории доступ к определенным ресурсам и функциям. Но при этом действия каждого пользователя можно будет легко отследить и проверить.
- Централизацию информации. Внедрение системы ERP позволяет хранить все данные организации в одном месте, благодаря чему в случае необходимости всегда можно будет получить нужные сведения.
- Интеграцию с другими системами. В случае применения API-интерфейса ERP-системы могут взаимодействовать с системами более низкого уровня, такими как технологическое оборудование, производственные комплексы и станки.
- Повышение эффективности взаимодействия. Внедрение системы ERP предусматривает наглядную демонстрацию результатов работы каждого подразделения, что помогает улучшить взаимодействие между ними.
- Масштабирование. Разработка и внедрение ERP-системы особенно актуальна для компаний, имеющих представительства в других регионах, поскольку ее модули позволяют наладить централизованное управление и масштабировать принимаемые решения.
- Обеспечение контроля в смежных направлениях. ERP-системы являются совокупностью программ с различным функционалом, что помогает контролировать все сферы деятельности компании: отслеживать статусы заказов, показатели материального обеспечения, финансовые потоки и другие параметры по основным направлениям работы предприятия.
Но, несмотря на все вышеперечисленные достоинства, систему ERP нельзя назвать совершенной, поскольку она имеет и некоторые отрицательные моменты:
- Длительная установка. Исполнение плана по внедрению системы ERP в крупную корпорацию может длиться от полугода до трех. При этом до окончательной реализации программы установки всех модулей некоторые из них могут работать некорректно.
- Высокая стоимость. Итоговая стоимость системы ERP складывается из нескольких ценовых факторов: программного обеспечения, сопутствующего технического оборудования, а также проведения работ по установке, настройке, проверке и дальнейшему обслуживанию.
- Сложности использования. Максимально эффективное применение модулей системы возможно только после всестороннего обучения сотрудников, поскольку рассматриваемое программное обеспечение имеет довольно сложный интерфейс.
- Уровень соответствия ПО деятельности компании. Слишком маленькое количество настроек в программе не позволит привести ее в точное соответствие с деятельностью организации, а при наличии большого количества настроек может возникнуть острая необходимость доработки и внесения корректировок.
- Дополнительные затраты. После внедрения системы ERP, она потребует систематического обновления программного обеспечения, оборудования и связных каналов, что напрямую связано с дополнительными финансовыми вложениями.
- Перенос информации. Стоит отметить, что при внедрении системы ERP в деятельность предприятия нередко возникают дополнительные затраты с переносом информации из программ, которые использовались организацией ранее.
Пошаговый план внедрения ERP-системы
План внедрения системы ERP можно условно поделить на семь основных частей: организационные работы, обследование организации, выбор методологии, проектирование системы, установка программ на рабочих местах, запуск системы в эксплуатацию и сопровождение.
- Организационный этап.
С чего же начать внедрение ERP системы на предприятии? Введение ее должно начинаться с определения основных целей и задач. Не стоит проводить автоматизацию ради автоматизации – заказчик должен иметь четкое представление о желаемых результатах.
Организационный этап также включает в себя создание рабочей группы на предприятии. Как правило, в ее состав входят:
- Руководитель (его лучше выбирать среди топ-менеджеров организации). Он должен быть осведомлен обо всех бизнес-процессах, протекающих на предприятии. Помимо этого, у руководителя проекта внедрения системы ERP должны быть полномочия по единоличному принятию решений по любым вопросам.
- Специалисты, контролирующие соответствие внедряемой системы актуальным нормативно-правовым актам и корпоративным стандартам. Это могут быть: исполнительный директор, главный бухгалтер или начальник IT-службы.
- Начальники всех подразделений, которые в дальнейшем будут пользоваться новым программным обеспечением. Они должны будут консультировать специалистов по внедрению в ходе изучения последними бизнес-процессов предприятия, а также организовывать работу подчиненных сотрудников после завершения автоматизации.
- IT-специалист широкого профиля. Его основной задачей будет техническое сопровождение плана по внедрению системы ERP.
Стоит отметить, что план внедрения системы ERP будет работать на полную мощность только в том случае, если программным обеспечением будут максимально активно и эффективно пользоваться все сотрудники организации. Для этого работников нужно обучить основным правилам пользования ERP и строго контролировать действия персонала на начальном этапе эксплуатации программы. Ответственными за обучение подчиненных и корректировку их действий также являются члены рабочей группы.
Плюс ко всему, на организационном этапе нужно определиться с источниками финансирования и выбрать компанию-интегратора.
- Этап обследования предприятия.
После окончания организационных мероприятий наступает следующий этап плана – изучение и анализ основных бизнес-процессов компании. Это нужно для того, чтобы точно определить сроки и стоимость работ по внедрению системы ERP. Ориентируясь на масштабы предстоящих работ и поставленные цели, IT-интегратор предлагает заказчику два плана по обследованию предприятия:
- Экспресс-обследование. Занимает от 1,5 до 2 месяцев. Результатом обследования является «Предпроектный анализ», в котором описываются все нюансы автоматизированного учета и перечень задач, подлежащих решению в ходе внедрения.
- Полное обследование. Длится на протяжении 3–5 месяцев. В результате тщательного обследования формируется «Техническое задание», готовятся бизнес-процессы автоматизированного учета, а также указывается перечень необходимых корректировок программного обеспечения.
Выбор конкретного плана обследования зависит в первую очередь от методологии внедрения ERP.
- Выбор методологии внедрения ERP.
Существует четыре основных варианта внедрения ERP-решений на платформе «1С: Предприятие»:
- Абонентское time and material. IT-интегратором проводится экспресс-обследование организации, формируется план проекта внедрения ERP-системы и рассчитывается максимально возможная стоимость работ. Данная цифра прописывается в договоре, так же как и стоимость одного часа работы специалиста, интегрирующего программу.
План работ по внедрению системы ERP разбивается на несколько месяцев. В зависимости от общего объема рабочих часов определяется количество ежемесячных затрат. Фиксированный размер платежа также отражается в соглашении между компаниями.
- Поэтапная технология внедрения. Подразумевает полное обследование предприятия и определение всех автоматизируемых бизнес-процессов с последующей разработкой технического задания. В ТЗ указывается: количество необходимых доработок, развернутый план работ с разбивкой на этапы, сроки и стоимость проведения каждого этапа внедрения системы ERP. Существенный недостаток данной технологии заключается в отсутствии гибкости, то есть внесение даже самых незначительных изменений в план работ повлечет за собой корректировку ТЗ, сроков и итоговой стоимости.
- Технология быстрого результата. План внедрения ERP-системы на предприятии в данном случае схож с примером абонентского обслуживания: на основании экспресс-обследования осуществляется расчет максимальной стоимости работ по внедрению и оценивается час работы IT-специалиста. Работы по внедрению системы ERP оплачиваются заказчиком также раз в месяц, но исходя из реального количества затраченных программистами часов.
Данная методология не предусматривает составления четких планов работ на неделю или месяц, перечень и очередность выполнения задач определяется актуальными потребностями организации. То есть главное достоинство технологии быстрого результата – в ее гибкости. Изменения вносятся в план внедрения системы ERP без длительных согласований. К числу минусов методологии относят отсутствие возможности определения точных сроков внедрения ПО.
- Проектирование системы ERP.
После обследования организации программисты определяют основные требования к базовым модулям ERP-системы, необходимость загрузки начальных данных, а также параметры настройки для перемещения сведений из используемых организацией программ. Модули системы программируются в соответствии с основными бизнес-процессами компании; в функционал программного обеспечения вносятся необходимые корректировки.
- Внедрение ERP-системы на предприятии.
Согласно плану внедрения на данном этапе осуществляется установка программ ERP-системы на рабочие места персонала. Производится настройка прав доступа и отчетов. Загружаются данные из ранее используемых предприятием компьютерных программ.
- Запуск системы в эксплуатацию.
После окончания процессов автоматизации проводится обучение пользователей, а также осуществляется разработка инструкций по работе в системе.
- Сопровождение внедренной системы.
Бесперебойная работа ERP-системы на платформе «1С: Предприятие» возможна при условии поддержки после внедрения.
Источник
Как внедрить систему управления проектами, чтобы она принесла пользу для бизнеса. Только практика, только реальные кейсы
От автора
Меня зовут Андрей Береговенко, я имею более, чем 13-ти летний практический опыт внедрения систем управления проектами в разных сферах бизнеса (ИТ, производство, розница, медиа, логистика, фармацевтика, инновации, ритейл и т.д.).
Обладаю действующим сертификатом PMP (Project Management Professional) от PMI (Project Management Institute). Являюсь основателем сообщества профессионалов в управлении проектами PMJournal.ru и Генеральным директором консалтинговой компании по проектному менеджменту PMProfit.ru. Автор книги “Корпоративная система управления проектами”. О своем бизнес-пути я уже делал статью на VC.
Сегодня поделюсь с вами накопившимся опытом эффективного внедрения технологий управления проектами. Статья будет полезна как собственникам бизнесов, которые хотят повысить эффективность и производительность, так и Руководителям проектных офисов, которые, собственно, и реализуют эти бизнес-цели.
Стратегия развития
В первую очередь нужно четко понимать, что Корпоративная Система Управления Проектами (далее КСУП) это не отдельное автономное образование, а часть единого бизнес-организма Компании. Сама по себе КСУП не представляет ценности для бизнеса. Она является инструментом для достижения бизнес-результатов, для реализации стратегии Компании.
Если вы пришли внедрять КСУП в Компанию, руководство которой не понимает написанного мной выше, то либо вам нужно будет потратить кучу усилий, чтобы сформировать это понимание, либо лучше не браться за внедрение, которое, скорее всего закончится провалом. Всегда найдутся саботирующие центры, которые погубят все здравое, что вы хотите сделать.
Ниже приведена высокоуровневая декомпозиция стратегической цели Компании, которой я часто пользуюсь при внедрении КСУП:
Компоненты системы управления проектами
Я выделяю 3 основные компонента КСУП – это методология («правила игры»), информационная система (автоматизация тех процессов, которые можно автоматизировать) и самое главное, это люди, Руководители и Администраторы проектов, которые и будут управлять проектами, использую для этого, в первую очередь свои знания, умения и навыки, во вторую – регламенты и информационную систему.
Теперь более подробно о каждом компоненте.
· Методология проектного управления
· Информационная система управления проектами
· Организационная структура и зоны ответственности
Организационные структуры бывают очень разные, зависят от того, какую модель Проектного офиса вы внедряете. Сегодня остановлюсь на той структуре, с которой я часто начинаю внедрение КСУП. Она наиболее оптимальна для того чтобы на первых этапах показать пользу и допродать технологию проектного управления для всех заинтересованных сторон.
Эта структура, при которой, на ранних этапах внедрения КСУП мы не раздуваем штат Проектного офиса, а находим Руководителей проектов в функциональных подразделениях. Можно много спорить о ее плюсах и минусах, но это уже предмет моей следующей статьи.
Зоны ответственности каждого участника организационной структуры:
· Проектный комитет
Проектный комитет – это коллегиальный орган принятия ключевых решений по проектам
Состав комитета:
· Председатель – Генеральный директор.
· Модератор – Руководитель Проектного офиса
· Постоянные участники – Руководители функциональных направлений
· Участники, привлекаемые на непостоянной основе – Руководители проектов, требующих особого внимания
Периодичность проведения комитета
· Еженедельно – первые 6 месяцев внедрения системы управления
· Ежемесячно – с 7-го месяца
Функции комитета
· Принятие решений о переходе на следующий Gate проекта
· Принятие управленческих воздействий по проектам, требующих особого внимания.
· Принятие решения о целесообразности инициируемых проектов, назначение управляющего состава (Спонсора, Заказчика и Руководителя проекта)
· Принятие решения об утверждении концепций проектов
· Принятие решения об утверждении Технико-экономических оценок, Уставов и бюджетов проектов и старте работ
· Принятие решения об изменении вех проектов
· Утверждение результатов проектов
Качество проекта
Важно понимать, что качество проекта – это не только качественно выполненная локальная задача внутри проекта, но интегральное качество полученного результата, продукта проекта и качество выполнения тех требований, которые установлены для управления проектом:
Определение объектов управления
На самом первом или даже нулевом этапе внедрения КСУП категорически важным является то, что нужно идентифицировать все активности и их классифицировать. Первый шаг к провалу – это все активности обозвать проектами, задать для них единые правила и завалиться в бюрократии и негодовании участников всего этого действа. Поэтому я предлагаю следующую классификацию:
Портфель проектов
Когда же вы классифицировали все активности в вашей Компании, то, что вы назвали проекты нужно еще глубже декомпозировать и сформировать портфели проектов. Ниже приведена декомпозиция одного из моих портфелей. Она достаточно универсальна и подойдет ко множеству Компаний:
Жизненный цикл проекта
Одно из ключевых базисов, на котором основывается управление проектами – это жизненный цикл проекта. Свой жизненный цикл может быть для каждого портфеля и даже для каждого проекта. Ниже приведена схема достаточно универсального жизненного цикла, который я активно использую в своей практике:
Мотивация участников проектной деятельности
Важным фактором является мотивация участников проектной команды на выполнение поставленных им в рамках проекта задач. Особенно эта тема актуальна, когда сотрудники совмещают операционную и проектную деятельность. Это совмещение ведет к огромному количеству конфликтов интересов и очень пагубно сказывается на работоспособности самих сотрудников. Но эта тема достойна отдельной статьи, которую я напишу позже.
Ниже представленные основные аспекты системы мотивации:
Этапы внедрения системы управления проектами
Ниже я представлю основные (не декомпозированные) этапы внедрения КСУП, вам будет полезно положить их в основу:
1. Обследование текущей ситуации (as is)
– Изучение доступной документации
– Интервьюирование владельцев и участников ключевых бизнес-процессов
– Идентификация и описание текущих активностей
– Классификация активностей
– Формирование портфеля проектов
2. Разработка Концепции внедрения КСУП (to be)
– Защита Концепции у заинтересованных сторон
3. Разработка методологии
– Интервьюирование ключевых участников проектной деятельности
– Разработка, согласование и утверждение Положения по управлению проектами
– Разработка, согласование и утверждение Инструкций для ключевых процессов
– Разработка, согласование и утверждение Шаблонов проектных документов
4. Внедрение информационной системы управления проектами
(этап параллельный методологии, но автоматизацию можно делать только после того, когда утверждено Положение по управлению проектами, а лучше, когда им стали пользоваться и процессы хоть как-то отлажены, но желание внедрить систему как можно быстрее, накладывает свои отпечатки):
– Декомпозиция данного этапа достойна отдельной статьи, которую я скоро напишу
5. Обучение участников проектной деятельности (категорически важный этап)
– Обучение проектной методологии, технологии управления проектами
– Обучение работе в Информационной системе управления проектами
– Обязательно – контроль полученных знаний (в первую очередь нужно обязательно понять в состоянии обученные менеджеры эффективно управлять проектами, а проектные команды работать в новой парадигме, часто на этом этапе происходит изменение организационной структуры, о которой я рассказывал выше, и формируется полноценный Проектный офис с профессиональными Руководителями и Администраторами проектов).
6. Опытная эксплуатация системы (важно сделать хороший пилотный проект и обкатать систему и инструменты в реальной жизни)
7. Ввод в промышленную эксплуатацию (возможен только после успешного прохождения опытной эксплуатации, успешность должны обязательно быть измеримой)
8. Поддержка и развитие системы
Быстрые победы
При внедрении КСУП акционеры, ТОП-менеджеры и прочие заинтересованные лица ждут от вас быстрых побед. На что, по моему мнению, стоит сделать акцент в первую очередь для достижения этих побед:
1. Управление проектами
– Структурирование и запуск наиболее приоритетных проектов (о том, как приоритезировать проекты, я напишу в следующей статье)
2. Методология
– Разработка Политики и Положения по управлению проектами
– Разработка технологических карт для каждого типа проектов
3. Информационная система управления проектами
– Базовые настройки MS Project Professional и Online или какой-то другой системы (напомню, что это всего лишь инструмент и принципиальной разницы какую систему вы выберете нет) – об этом более подробно в моей следующей статье
– Публикация и мониторинг запущенных и структурированных проектов
«Когда отсутствуют процессы, то заменой им может быть опыт.
Когда нет опыта — его могут заменить правила.
Когда отсутствуют правила — есть только ритуалы.
Ритуалы — это начало хаоса»
Лао Цзы, “Дао Дэ Цзин”
Источник