Бизнес план подшивается в дело
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Нормативные акты
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Видео — как правильно подшивать дела:
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
В 2 прокола
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.
Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:
В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.
После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.
На 3 дырки
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
- Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
- Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
- На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
- После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото
Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
На 4 дырки
Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.
Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:
Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.
- Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
- Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
Видео — как сшить дело на 4 дырки:
На уголок
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Видео — образец сшивки документов через уголок:
Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как заверить прошитый документ
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.
Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.
Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.
Исправления
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.
Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:
Источник
Может кто-нибудь знает хоть часть ответов:)или хоть скажите где почитать можно:)
Вопрос №1. Делопроизводство это-. . .
Ответ №1 совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов
Ответ №2 оформление по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий
Ответ №3 процессы, относящиеся к записи информации
Ответ №4 работа с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов
Вопрос №2. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в:
Ответ №1 Актах
Ответ №2 Отчетах
Ответ №3 Протоколах
Ответ №4 Докладах
Вопрос №3. Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает:
Ответ №1 Качественное составление документов, юридическую силу документов
Ответ №2 Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов
Ответ №3 Юридическую силу документов, оперативное составление документов
Ответ №4 Организацию быстрого поиска документов, их юридическую силу
Вопрос №4. Укажите варианты неверного датирования служебных документов:
Ответ №1 15/08/99
Ответ №2 01.10.00
Ответ №3 2000 03 10
Ответ №4 15.I.99
Вопрос №5. Выберите правильный вариант оформления реквизита “адресат” частному лицу
Вопрос №6. Бланк для внешних документов включает реквизиты:
Ответ №1 Эмблема предприятия, его адрес
Ответ №2 Эмблема предприятия, его наименование, почтовый адрес, номер контактного телефона, дата и номер документа
Ответ №3 Название предприятия, его почтовый адрес, дата и номер письма
Ответ №4 Название предприятия, эмблема, номер контактного телефона
Вопрос №7. Для наилучшего понимания смысла документа наиболее значимую часть нужно размещать:
Ответ №1 В начале текста
Ответ №2 В середине текста
Ответ №3 В конце текста
Ответ №4 Не имеет значения
Вопрос №8. Правовой статус работника организации регламентируется:
Ответ №1 положением о структурном подразделении
Ответ №2 приказом по основной деятельности
Ответ №3 должностной инструкцией
Ответ №4 приказом по личному составу
Вопрос №9.К организационным документам относятся:
Ответ №1 Приказы по основной деятельности, устав, штатное расписание, должностные инструкции
Ответ №2 Устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции
Ответ №3 Устав, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, акты, протоколы
Ответ №4 Акты, протоколы, устав, учредительный договор, приказы по личному составу, бухгалтерские отчеты
Вопрос №10. Датой вступления приказа в силу является:
Ответ №1 Дата его оформления секретарем
Ответ №2 Дата его подписания руководителем
Ответ №3 Дата документа, на основании которого оформляется приказ
Ответ №4 Дата введения его в действие, указанная в тексте
Вопрос №11. Бланки протокола содержат следующие реквизиты:
Ответ №1 наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи
Ответ №2 наименование организации, наименование вида документа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения заголовок к тексту, текст, подписи
Ответ №3 наименование вида документа, дата заседания, место заседания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи
Ответ №4 наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, текст, подписи
Вопрос №12. В тексте протокола краткой формы указываются:
Ответ №1 инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание
Ответ №2 список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения
Ответ №3 список присутствующих, порядковый номер вопроса по повестке дня, заголовок к докладу, фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления
Ответ №4 номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи
Вопрос №13. Каким документом оформляется списание материалов?
Ответ №1 Актом
Ответ №2 Приказом по основной деятельности
Ответ №3 Протоколом
Ответ №4 Распоряжением руководителя предприятия
Вопрос №14. Документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации, является:
Ответ №1 справка
Ответ №2 объяснительная записка
Ответ №3 протокол
Ответ №4 докладная записка
Вопрос №15. К документам по личному составу относятся:
Ответ №1 Трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела, заявления о приеме на работу
Ответ №2 Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография
Ответ №3 Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате
Ответ №4 Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография; трудовые контракты
Вопрос №16. При приеме сотрудника на работу необходимо оформление следующих документов:
Ответ №1 Заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении
Ответ №2 Заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой контракт
Ответ №3 Приказ о зачислении сотрудника на работу
Ответ №4 Резюме, заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении
Тема II: Технология работы с документами
Вопрос № 17. Четкая организация работы с документами необходима для:
Ответ №1 упорядочения их регистрации
Ответ №2 правильного хранения
Ответ №3 создания оптимальных условий для всех видов работ с документами
Ответ №4 для своевременного их использования
Вопрос №18. На рассмотрение руководства передаются:
Ответ №1 документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации
Ответ №2 все подлежащие исполнению документы
Ответ №3 только документы, адресованные руководителю организации
Ответ №4 рассмотрение всех документов проводится работником службы ДОУ
Вопрос №19. Внутренние документы:
Ответ №1 регистрируются в день поступления
Ответ №2 регистрируются в день подписания
Ответ №3 не регистрируются
Ответ №4 регистрируются в день утверждения
Вопрос №20. Какие документы относятся к нерегистрируемым?
Ответ №1 Факсы, письма- запросы
Ответ №2 Поздравительные письма, приглашения
Ответ №3 Письма-ответы
Ответ №4 Контракты и договора, не состоявшиеся по каким либо причинам
Вопрос №21. Основная цель организации контроля исполнения – . . .
Ответ №1 обеспечение своевременного и качественного исполнения документов
Ответ №2 обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов
Ответ №3 обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях
Ответ №4 проверка своевременного доведения документа до исполнителя
Вопрос №22. Когда документ считается исполненным и снимается с контроля?
Ответ №1 после исполнения заданий
Ответ №2 после сообщения результатов заинтересованным организациям
Ответ №3 после предоставления документированного подтверждения исполнения
Ответ №4 когда результаты исполнения отмечены на исполненном документе
Вопрос №23. Номенклатура дел предназначена для:
Ответ №1 Систематизации документов на предприятии
Ответ №2 Группировки исполненных документов в дела и их учета
Ответ №3 Для правильного хранения документов на предприятии
Ответ №4 Соблюдения режима секретности на предприятии
Вопрос №24. Когда в номенклатуре дел указывается количество заведенных томов?
Ответ №1 В течение года
Ответ №2 По мере занесения сведений в номенклатуру
Ответ №3 В конце календарного года
Ответ №4 Только по завершении дела
Вопрос № 25. Планово-отчетные документы группируются в дела по:
Ответ №1 номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам
Ответ №2 предметно-вопросному и хронологическому признакам
Ответ №3 авторскому признаку
Ответ №4 хронологическому признаку
Вопрос № 26. Приложения к документам помещаются в дело
Ответ №1 в зависимости от даты их утверждения
Ответ №2 в зависимости от даты составления
Ответ №3 присоединяются к документам, к которым они относятся
Ответ №4 формируются в отдельное дело
Вопрос № 27. Бизнес – план на 1998-2003 гг. подшивается в дело:
Ответ №1 1998 года
Ответ №2 2003 года
Ответ №3 2000 года
Ответ №4 1997 года
Вопрос № 28. Как группируются лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате?
Ответ №1 к приказам по личному составу
Ответ №2 к документам по основной деятельности
Ответ №3 в самостоятельные дела
Ответ №4 в личные дела сотрудников
Вопрос № 29. В задачи экспертной комиссии входит:
Ответ №1 отбор документов на хранение или уничтожение
Ответ №2 проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов
Ответ №3 подготовка документов к передаче в государственный архив
Ответ №4 отбор и подготовка документов к передаче в государственный архив
Вопрос № 30. Экспертная комиссия возглавляется:
Ответ №1 одним из заместителей руководителя учреждения
Ответ №2 секретарь организации
Ответ №3 лицо, ответственное за архив учреждения
Ответ №4 представитель любых сторонних организаций
Вопрос № 31. Право решающего голоса имеют:
Ответ №1 члены ЭК
Ответ №2 приглашенные консультанты и эксперты
Ответ №3 председатель ЭК
Ответ №4 председатель ЭК, его заместитель и секретарь комиссии
Вопрос № 32. Ответственность за ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов возлагается на:
Ответ №1 председателя ЭК
Ответ №2 на всех членов ЭК
Ответ №3 секретаря комиссии
Ответ №4 председателя ЭК и секретаря
Вопрос № 33. В задачи архива входят:
Ответ №1 Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства
Ответ №2 Прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством
Ответ №3 Прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия
Ответ №4 Прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством для их дальнейшего уничтожения
Вопрос № 34. После истечения срока использования документа в делопроизводстве он подлежит:
Ответ №1 Уничтожению
Ответ №2 Передаче в архив, уничтожению или дальнейшему использованию
Ответ №3 Сдаче в утильсырье
Ответ №4 Передаче в архив.
Вопрос № 35. Документы передаются в Госархив
Ответ №1 только на постоянное хранение
Ответ №2 только на временное хранение
Ответ №3 на постоянное и временное хранение
Ответ №4 на депозитарное хранение
Вопрос № 36. Документы, отобранные в результате экспертизы в состав Архивного фонда РФ, обрабатываются и описываются после окончании экспертизы не позже
Ответ №1 трех месяцев
Ответ №2 одного месяца
Ответ №3 одного года
Ответ №4 трех недель
Вопрос № 37. Текстовый редактор – это
Ответ №1 программа для составления и редактирования документов
Ответ №2 трафареты документов разных видов, заранее введенные в память ПК
Ответ №3 программа для составления документов, с использованием шаблонов (образцов) конкретных документов
Ответ №4 программа, для обработки корреспонденции
Вопрос № 38. Локальная компьютерная сеть – это
Ответ №1 сеть, распространенная за пределы офиса
Ответ №2 сеть, распространенная внутри офиса
Ответ №3 несколько компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации
Ответ №4 сеть, которая охватывает всю нашу планету
Вопрос № 39. Программа Outlook Express позволяет:
Ответ №1 быстро обработать доставленную почту
Ответ №2 указать правила обработки поступающей электронной корреспонденции
Ответ №3 сортировать почту по отдельным папкам
Ответ №4 обмениваться сообщениями с одного компьютера на другой
Вопрос № 40. Использование БД сокращает время регистрации т.к.:
Ответ №1 традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК, при этом номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты выбираются из соответствующих списков
Ответ №2 можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль
Ответ №3 в регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ
Ответ №4 документы систематизируются по различным реквизитам
Стрелки часов-это ножницы,отрезающие частички нашей жизни.
Источник