Бизнес план по снижению издержек
Оптимизация расходов на предприятии – необходимый и важный этап в условиях экономически нестабильной ситуации. Рассмотрим его подробно.
Основные вопросы
Чтобы сделать все правильно и не стать в глазах персонала «тираном и сатрапом», необходимо разобраться в:
- существующих видах и вариантах снижения затрат;
- принципах и методах планирования, сопровождающих мероприятия по оптимизации расходов;
- наиболее эффективных способах снижения расходов с практической точки зрения;
- способах снижения расходов на материалы;
- сути выгоды от уменьшения транспортных затрат;
- способах выбора стратегии снижения расходов;
- основных принципах оптимизации.
Бюджет
Часто составление бюджета пытаются переложить на отдел, сотрудники которого считают, что в данном вопросе они не до конца компетентны. Однако составление бюджета – это важный этап. Участие в нем позволяет получить большой объем информации, важной для всех отделов.
Бюджет формируется в несколько этапов:
- формирование плана-проекта будущего бюджета;
- рассмотрение проекта бюджета;
- утверждение бюджета;
- исполнение бюджета;
- анализ исполнения.
Оптимизация расходов бюджета – следующий этап после составления бюджета.
Затраты
Оптимизация расходов невозможна без понимания содержания термина “расходы”.
Ими считаются те средства, которые задействованы в формировании прибыли за определенный период. Часть затрат накапливается в виде готовой продукции, полуфабрикатов, нематериальных активов или незавершенного строительства в активах компании. На схеме видна упрощенная структура, соответствующая стандартам МСФО.
Проще говоря, расходы – это увеличение обязательств или уменьшение активов, которое приводит к уменьшению капитала.
Оптимизация
Считается, что оптимизация расходов начинается с сокращения затрат в текущий момент. Однако это не совсем так.
Оптимизация расходов бюджета на предприятии начинается не в тот момент, когда начинают вести жесткий контроль расходования денег, которые уже лежат на счету. К сожалению, в этот момент совсем не контролируется вопрос, откуда деньги на счету возникают. Привлечение активного кредитования, а также управление только расходами, влечет за собой хроническую нехватку средств на предприятии, а затем – возможное банкротство.
Эффективность данной процедуры зависит от ведения учета и доходов, и расходов. Эти статьи необходимо планировать, а руководство должно постоянно мониторить цифры в разрезе года, квартала, месяца или другого финансового периода. Всегда существует вероятность, что затратные в текущий момент проекты в долгосрочной перспективе будут весьма выгодны.
Направления работы
Оптимизация расходов не означает совершение действий в ущерб интересам бизнеса. Задача по сокращению затрат должна решаться оптимальным путем, при сопоставлении расходов и доходов друг с другом.
Решать вопрос можно в нескольких направлениях:
- Снижение издержек за счет внутренних ресурсов (прямое снижение). К таким действиям можно отнести повышение производительности, уменьшение материальных затрат, снижение управленческих расходов, а также сокращение штата предприятия.
- Уменьшение издержек производства (относительное снижение). Достигнуть этого можно путем увеличения объема производства. В таком случае на одну деталь будет потрачено намного меньше средств.
- Формирование предложения за счет проведенного маркетингового исследования. В этом случае стимулируется рост объема закупок клиентами и формируется приток новых покупателей.
- Формировании строгой финансовой дисциплины. В таком варианте «добро» на расходы может давать ограниченный круг лиц.
Программа оптимизации расходов бюджета должна затрагивать наиболее узкие области. Тогда она будет максимально эффективна.
Пути оптимизации
План оптимизации расходов может предусматривать три направления, по которым может пойти предприятие.
Выделяется экспресс-сокращение, снижение расходов предприятия быстрыми темпами, систематические сокращения.
Каждый из способов применяется в определенной ситуации. Меры, применяемые при этом, должны соответствовать текущему положению дел и опираться также на долгосрочное планирование.
Экспресс-сокращение
Выбрав такой способ для снижения расходов, необходимо срочно прекращать оплату расходов по некоторым статьям. Для определения результата нужно выяснить вероятные последствия каждого способа оптимизации.
Все затраты подразделяются на:
- Высокоприоритетные. Такие затраты необходимы предприятию для продолжения его деятельности. К ним относят выплату заработной платы сотрудникам, закупку сырья для производства.
- Приоритетные. Это расходы на оплату мобильной связи, рекламу. Если остановить выплаты по данной статье, то работа компании собьется.
- Допустимые. К ним относят льготы для работников, оплату санаторного лечения персоналу. Если у предприятия нет свободных средств, то данные выплаты можно приостанавливать, но предпочтительнее их сохранять.
- Ненужные. Примером таких затрат может служить оплата частного перелета для руководителя компании. Отмена таких расходов отрицательно не повлияет на деятельность компании.
При выборе экспресс-снижения расходов в первую очередь прекращают выплаты по «ненужной» статье и резко ограничивают допустимые. Первые две категории сокращать не желательно.
Быстрое снижение расходов
Оптимизация расходов на предприятии быстрыми темпами возможна в результате проведения ряда мероприятий. Чтобы максимально эффективно снизить расходы, руководство должно определить, на чем экономят в первую очередь.
- Экономят на материалах для производства и сырье. Пути для оптимизации расходов могут быть разными. Пересмотр договоров с поставщиками с целью получения товара по выгодной цене – наиболее эффективный способ снижения затрат. Также поставщики могут предложить отсрочки по оплатам, что даст компании возможность собрать необходимую сумму без получения дополнительных кредитов.
- Анализ затрат на транспорт и оптимизация данной статьи расходов. Кроме того, снизить можно расходы на электроэнергию, телекоммуникации. Транспортный отдел можно предоставить в аутсорсинг, а затем обратиться в логистический центр, который составит программу снижения расходов на транспорт. Для снижения расходов на электроэнергию контролируют ее расход, следят за уровнем освещенности в темное время, устанавливают энергосберегающее оборудование. Уменьшение списка сотрудников, которым положена корпоративная мобильная связь значительно снизит затраты. Можно договориться с мобильным оператором или поставщиком телекоммуникационных услуг о заключении корпоративного контракта с выгодными условиями.
- Сокращения персонала и уменьшение ФОТ. Аутсорсинг и фриланс эффективно снижают затраты на выплату з/п персоналу, а рекрутинговые компании или внутренний отдел подбора персонала помогут заменить неэффективных сотрудников. К примеру, не обязательно иметь в штате уборщицу. Обслуживающий персонал на аутсорсинге позволит экономить до 20% выплат, приходящихся на каждого сотрудника.
Еще один вариант – оптимизация расходов за счет снижения оплаты труда, но предоставления социальных выгод: расширения перечня условий медицинской страховки, предоставление сотрудникам питания за счет компании или бесплатного кофе в автомате. Исследования показывают, что вложение в таком случае будет прибыльным в долгосрочной перспективе, так как повысит лояльность персонала.
Систематические сокращения
Как следует из названия данного способа оптимизации, его суть заключается в проведении периодических мероприятий, направленных на снижение затрат.
- Управление инвестициями. Долгосрочные вложения всегда должны быть тщательно обоснованы.Чтобы компания приобрела новое, более эффективное оборудование, заинтересованный отдел должен аргументировать, в чем будет выгода для компании, когда окупится данный проект, когда начнет приносить прибыть. Внедрение новых конкурентоспособных технологий помогает развитию бизнеса. Однако принимая решение о покупке чего-либо, руководство должно помнить об основной цели – снижении затрат.
- Управление закупками. Оно заключается в периодическом поиске новых поставщиков, предоставляющих качественный товар по более выгодным ценам.
- Управление бизнес-процессами. «Внезапный менеджмент», столь присущий нашей стране, сильно сказывается на принципах ведения бизнеса. С точки зрения новых методик, при организации бизнес-процессов предлагается взглянуть на производство со стороны покупателя. Проводят анализ процесса. Руководителю предприятия необходимо спросить себя, будет ли покупатель платить за это? Клиент не захочет оплачивать перемещение товаров, простои, переоборудование производства без изменений, улучшающих товар. Следовательно, такие расходы нужно или максимально снижать, или вовсе избавляться от них.
Правила оптимизации
Составляя план мероприятий по оптимизации расходов, необходимо помнить, что ситуативное решение проблемы – не всегда лучший выбор. Снижение затрат – это рутинная работа, ежедневное выполнение которой должно стать хорошей привычкой.
Соблюдая правила оптимизации, можно достигнуть максимального эффекта с наименьшими потерями.
- Затраты не всегда нужно снижать, чаще всего ими необходимо эффективно управлять. Иногда для снижения общих расходов нужно увеличить размер затрат по какому-то отдельному направлению.
- Затраты сводятся к минимуму для достижения наилучшего результата. Правило эффективности говорит, что одна единица затрат обязательно должна обеспечивать максимальный результат.
- Затраты есть всегда – будь то действие или бездействие.
- В вопросах расходов не бывает мелочей. Пусть сотрудники компании злятся по поводу отчета об использовании третьего десятка ручек за месяц. Но привыкнув к бережному отношению к мелочам, в результате они смогут увидеть повышение з/п или улучшение условий работы.
- Стремление максимально снизить расходов не всегда полезно. Оптимальным может быть незначительное снижение затрат и поддержание их на необходимом уровне.
- Оптимизация бюджетных расходов невозможна без финансовых вложений.
- Есть вид расходов, позволяющий избежать еще больших потерь. К ним относят страхование, наем охраны, установку сигнализации, повышение качества продукции.
- В процесс должны быть включены все работники компании, но у каждого должно быть свое, важное для него, задание.
- Осторожность не бывает излишней. Мысль, проскользнувшая в голове или подозрение, появившееся в результате прочтения отчета, заставляют глубже проанализировать показатели и почти всегда приводят к снижению расходов.
- Оптимизация расходов должна вестись постоянно. Новые статьи расходов влияют на прибыль компании. Появившись внезапно и внезапно исчезнув незамеченными, они могут нанести бюджету предприятия весомый урон. Отслеживание расходов должно быть обязательной задачей, отчетность по выполнению которой подается генеральному руководству компании.
Оптимизация доходов и расходов – процедуры, идущие рука об руку. Неконтролируемые расходы не принесут компании прибыль, а рост прибыли напрямую связан с контролем затрат.
Путаница в понятиях
Программа оптимизации расходов, составляемая финансовым отделом, часто содержит пункты, которые к затратам не относятся.
Чтобы составить максимально эффективную программу, управленческий состав должен понимать разницу между видами издержек.
Например, контроль расходов, основанного на P&L (отчет о прибылях и убытках) не будет считаться управлением затратами.
Источник
Вжух — и сократили!
Лучшее, что можно сделать с расходами — это превратить их в доходы. Сегодня финансовый директор «Нескучных финансов» расскажет, как грамотно сокращать расходы и не снизить при этом качество услуг или продукции, а еще разберет кейсы успешных компаний — таких, как Эппл.
Способ 1: Отсекайте ненужное
Привет, с вами рубрика «очевидное невероятное»: согласно принципу Парето, 20% усилий, которые мы тратим на достижение результата, дают 80% эффективности. И наоборот, 80% усилий приносят только 20% эффективности.
Это значит, что вам нужно сделать фокус на том, что приносит максимум отдачи. А от остального пора избавиться. Задайте себе вопрос: какие 20% идей обеспечат 80% сокращения расходов?
Например, у вас консалтинговый центр. Вы и ваши сотрудники регулярно ездите на встречи, устраиваете презентации. И так со всеми клиентами. Но обязательно ли делать так со всеми?
Можно усовершенствовать свою работу и разбить клиентов на три условных категории: клиенты с «высокой ценностью», «средней ценностью» и «низкой ценностью». Клиенты «с менее высокой ценностью». В первую категорию, например, попадут клиенты, которые приносят больше 40 000 рублей, во вторую — от 20 до 40 тысяч, в третью — меньше 20 тысяч.
Соответственно с категорией вы решаете, сколько усилий тратить на каждого из клиентов.
Как сократить расходы в бизнесе: 6 способов
Теперь вы тратите гораздо меньше усилий на клиентов с менее высокой ценностью и сокращаете расходы на командировки, организацию встреч и так далее.
Способ 2: Переложите расходы на клиентов
Когда вы в следующий раз поедете в Икею за шкафом, обратите внимание: вы покупаете не готовый шкаф, а детали и инструкцию, как его собрать. Производитель не берет на себя расходы по монтажу и доставке мебели и экономит на этом.
Вы можете так же. Продаете товар с доставкой на дом? Сделайте пункт самовывоза. И вы тратите меньше, и клиенту покупка обойдется дешевле. Открыли свое кафе? Введите самообслуживание — пусть клиенты сами подходят к бариста и заказывают напитки и десерты. А вы сэкономите на официантах.
Способ 3: Превратите расходы в доходы
Да, так тоже можно. Возьмем для примера маркетинговое агентство. Оно невероятно клиентоориентировано, поэтому на сайте есть форма, где можно задать вопрос про маркетинг.
На вопросы отвечают специалисты, которые получают зарплату. Соответственно им приходится работать больше, а за дополнительные часы работы надо платить. При этом расходы никак не окупаются.
Поэтому агентство ввело платные консультации вместо бесплатных ответов на вопросы — так то, что раньше приносило только расходы, теперь приносит копеечку в копилку чистой прибыли.
Способ 4: Сегментируйте задачи
Например, компания «Василек» занимается созданием ПО и техническим обслуживанием. Собственник решает сократить расходы. Для этого он решает снять нагрузку со штатных программистов и отдать некоторые задачи на аутсорс более дешевым специалистам.
Когда отдельные сегменты работы стали стоить дешевле, закономерно снизились расходы — теперь в штате можно оставить двух программистов вместо четырех.
Пример: как сократить расходы через сегментацию
Способ 5: Сокращайте циклы сделки
Не растягивайте время между заказами и доставкой, доставкой и продажей. Скажем, у нас есть магазин люксовой одежды. Если мы затягиваем с доставкой одежды в магазин или заказываем ее с опозданием, мы рискуем не продать товар. В итоге он будет копиться на складе и становиться все менее актуальным.
А неликвидный товар — это «замороженные» деньги и дополнительные расходы: чем больше неликвидного товара, тем, к примеру, больше склад вам понадобится.
Поэтому максимально сократите цикл сделок и постарайтесь оперативно продавать товар, чтобы не давать ему простаивать на складе и занимать место.
Способ 6: Не усложняйте
Когда у компании слишком большой ассортимент, расходов много, а товар теряется в общем многообразии. Например, Эппл не производит одновременно брелки, ручки, машины, телефоны и ноутбуки, а сосредоточена на конкретных линейках продуктов. Результат вы видете сами: Айфон давно держится в лидерах продаж.
Не тратьте деньги на выпуск и продвижение разноплановой продукции, а вместе с этим на раздутый штат и маркетинг. Вложитесь в продвижение нескольких продуктов и сделайте их по-настоящему популярными.
Как понять, какие меры по сокращению расходов крутые, а какие — не очень
В теории все кажется простым. А вот что делать, если вы изучили принципы, выписали кучу мер по сокращению расходов и теперь не знаете, что реализовать в первую очередь? Надо воспользоваться специальной табличкой, в которой все меры будут разбиты на категории.
В категорию «быстро/легко» попадут, естественно, варианты, которые реализовать быстро и легко, а в «медленно/трудно» — меры с долгосрочной реализацией, например, если на их выполнение вам требуется существенное количество времени.
Как понять, какие меры реализовывать в первую очередь
Готово, вы великолепны! Теперь дело за малым: нужно последовательно начать выполнение того, что вы наметили. Начать лучше всего с мер, которые попали в категорию «быстро/легко реализуется» + «высокая отдача», а закончить теми, у которых сложная и медленная реализация, а отдача — низкая.
Если хотите сократить расходы и качественно разобраться с другими проблемами в бизнесе, лучше всего обратиться к финансовому директору. Нет своего финдира? Ничего, мы поможем: наша команда готова поработать для вас на аутсорсе.
Хотите читать больше статей по финансам понятным языком? Тогда подписывайтесь на газету «Нескучных финансов» → t.me/noboringgazeta
Источник
Сокращение расходов компании похоже на работу хирурга ― оптимизировать затраты нужно аккуратно, чтобы не повредить какой-либо жизненно важный механизм в работе компании. Как оптимизировать так, чтобы потом не сожалеть об этом, рассказываем в этой статье. Листайте дальше, чтобы получить книгу по управлению бизнесом на основе цифр.
Чтобы оптимизация расходов прошла успешно, стоит придерживаться этих правил.
1. Сокращайте без ущерба для качества
Конечный потребитель не должен почувствовать на себе оптимизацию расходов. Расходы, которые непосредственно влияют на качество товара или услуги ― важные расходы.
Кофейня у офисного центра закупала зерна категории спешиалти, это повышенная категория качества кофе. Здесь варили напитки из моносортов со всего света и рассказывали об этих сортах посетителям. Сюда из офисов часто приходили перед работой взять кофе с собой, иногда забегали на перекур.
Но в нелегкие кризисные времена дорогие зерна спешиалти заменили на зерна из масс-маркет, вместо моносортов взяли сборные бленды. Первое время после этих изменений клиенты еще были, но затем стали заглядывать реже. Их вердикт был однозначен «Испортились!»
Особенно важно это правило для клиентского сервиса. Вы никогда не знаете, какие именно мелочи ценят ваши покупатели. Представим массажный салон, в нем всегда предлагали гостям кофе, чай и угощения после сеанса, а потом решили сократить расходы и убрать вкусняшки. Постоянные клиенты явно отметят это, возможно, будут недовольны или раздражены. Зачем бизнесу негатив клиентов?
2. Сокращайте деятельность
Попытка сократить дополнительные затраты редко является эффективным решением. Нет смысла делать дешевле то, что устарело или не нужно сейчас компании. Иногда в кризисные времена приходится отказываться от дорогих инновационных исследований, закрывать нерентабельное направление или выводить часть задач на аутсорс.
У Ани агентство праздников. Лучше всего берут корпоративы и детские праздники. Аня вкладывалась в развитие интеллектуальных игр ― заказывала крутые сценарии, проводила открытые бесплатные игры, делала скидки, давала широкую рекламу, но за весь год доход от этого направления был как с одного хорошего корпоратива. В кризисное время, когда заказов у компании стало меньше, Аня закрыла на время это направление.
3. Вовлекайте руководителей
В процесс оптимизации расходов можно вовлечь руководителей подразделений и ключевых сотрудников. Они включены в насущные проблемы своего отдела, поэтому могут дать ценные советы по сокращению затрат.
4. Оценивайте взаимосвязь расходов внутри компании
Компания ― единый организм. Подумайте, если сейчас вы сократите расходы в одном отделе, не увеличит ли это затраты в другом?
У Марины фабрика мебели. Она решила сократить дизайнеров, которые снимали мерки и рассчитывали кухни, гостинные и спальни под индивидуальные размеры заказчиков. Теперь заявки принимали сразу в производство. Но дело в том, что дизайнеры занимались и продажами, рассказывая о дополнительных позициях, сопутствующих услугах. Допродажи упали. К тому же клиенты иногда делали неточные замеры. Приходилось переделывать готовый продукт, это вызывало негатив со стороны покупателей. Перед Мариной встал вопрос ― нанять продажника и замерщика или вернуть дизайнеров?
5. Анализируйте причину расходов
При обосновании расходов нужно отвечать на вопрос: «Во что именно я вкладываюсь, когда покупаю это?»
Некоторые предметы в компании покупают просто потому, что привыкли покупать именно их. Или они понравились ключевому сотруднику, которые отвечает за закупки. Возможно, это не дешевое и даже не лучшее решение, но компания продолжает тратить деньги. Но на что?
Примеры оптимизации расходов
Сдельная оплата труда
Один из способов сокращения расходов ― перевод сотрудников на сдельную зарплату, которая зависит от конкретного производственного показателя. Это обезопасит работодателя: нет заказов ― нет расходов на зарплату. Однако не во всех сферах это доступно и для некоторых работников это демотивирует ― они не чувствуют стабильность и их корпоративная лояльность к падает. Чтобы этого не произошло, нужно объяснить сотруднику плюсы сдельной оплаты труда и дать бонусы.
Раньше на производстве бизибордов Насте платили зарплату в 30 тысяч рублей в месяц. Во время кризиса ввели частичную занятость и сдельную оплату труда. Теперь Насте платят за каждый готовый бизиборд. Выходит меньше, зато можно приходить не каждый день, а только когда есть работа.
Вместо постоянных — переменные расходы
Что из ваших постоянных расходов можно перевести в переменные? Возможно, переменные расходы будут связаны с опциональными потребностями бизнеса. Или с выручкой ― если что-то продаете, расходы есть, если нет продаж, то и расходов нет.
У Маши бюро переводов. В уютный офис изредка приходили клиенты ― обычно тексты присылали по электронной почте. В офисе работники появлялись редко, чаще всего брали работу на дом. Маша решила для редких живых встреч с клиентами и коллегами арендовывать переговорку в коворкинге за 500 рублей в час. Оказалось, что за месяц она тратит на такие встречи меньше 5 тысяч, тогда как содержание офиса выходило в 25 тысяч.
Скидка и индивидуальные условия
Можно обговорить с постоянными поставщиками и контрагентами условия скидки. Даже если скидка будет незначительной ― всего 3 или 5 процентов ― вы уже сможете сэкономить, если брать в расчет несколько месяцев.
Иногда можно обсудить индивидуальные условия, например, рассрочку или оптовые цены.
Леша арендовывал офис за 45 тысяч рублей. В сложные для компании времена он договорился с арендодателем о скидке. Тот не задумываясь дал 5% на каждый месяц. В месяц это было 2 250, но в год ― 27 тысяч.
Бартер
Взаимозачет известен давно. Если вы оказываете услуги или сами производите товары, то это хороший способ сэкономить.
Фитнес-клуб «Яркий» недавно открылся. На бартерной основе они заказывают рекламу у блогеров и приглашают на промо-мероприятия фотографов, ведущих, артистов. Вместо денег они платят безлимитными посещениями тренажерного зала днем в будние дни. Им это помогает существенно сократить расходы.
Продажа старого оборудования и неликвида
Регулярно проводите инвентаризацию, чтобы знать, какие из активов можно продать. Накапливать неликвид или неиспользуемое оборудование в надежде продать его потом подороже ― себе дороже. Чем больше времени проходит, тем больше рабочие вещи теряют в цене ― вряд ли получится продать этот ноутбук через 50 лет, как антиквариат.
Продавая старые вещи, вы сокращаете расходы по их содержанию и получаете живые деньги, которые можно использовать сейчас.
В Анином хостеле была кладовка, заставленная всяким ― скрипучие кровати, коцнутый утюг, обшарпанная тумбочка, огромный пакет шариков на несостоявшийся праздник. При этом хостелу постоянно нужно было денег на рекламу. Приходилось сокращать то одни, то другие расходы ― отказываться от наружки, прощаться с промоутерами, резать бюджеты на контекстную рекламу. В итоге Аня начала распродавать на Авито старую мебель и давать больше рекламы. На вырученные деньги она могла обновлять обстановку в хостеле (клиентам это нравилось) и заказывать больше продвижения, чтобы и другие читали отзывы довольных гостей.
Получите книгу по управлению финансами
Начните разбираться в финансовом учете, чтобы управлять бизнесом на основе цифр. В этом поможет наша книга «Управленка». Она написана простым языком, а еще в ней есть веселые картинки. Скачать бесплатно → https://clck.ru/REBVz
Источник