Бизнес план по организации конференций
Конференция — один из самых действенных инструментов событийного маркетинга, наиболее эффективный в b2b-сегменте. Благодаря конференции, организованной для поставщиков, к концу прошлого года наша компания расширила ассортимент продукции и, как следствие, на 18 % увеличила продажи. Как избежать ошибок при проведении мероприятия и добиться серьезных коммерческих результатов?
В этой статье вы прочитаете:
План организации бизнес-конференции для партнеров
Ключевые ошибки организации и проведения деловых конференций
Организация бизнес-конференций сегодня – это то, что актуально, то, чему деловые люди готовы уделить свое время и то, что оставит их лояльныи или не лояльными. И поэтому подготовка к проведению деловых конференций требует серьезного подхода.
Мы провели конференцию для партнеров, поставщиков производства. Основной целью было ознакомление с предприятием, демонстрация использования комплектующих и, как следствие, — повышение лояльности контрагентов. Помимо этого, мероприятие стало стимулом для проведения ремонтных и строительных работ на производстве без задержек. И наконец, это была работа на будущее: мы планируем организовать деловую конференцию для дилеров, и такой опыт пригодится, поскольку поставщики более благожелательно настроены, чем дистрибьюторы.
Рассмотрим, с какими проблемами столкнулись сотрудники нашей компании в процессе подготовки и проведения мероприятия, как можно их исправить и впоследствии избежать. Возможно, этот опыт окажется полезным и в вашей работе с событийным маркетингом.
- Жесткие переговоры – держим оппонента на крючке
Ключевые сложности организации бизнес-конференции
Прежде всего необходимо грамотно распределить ответственность. Мы сформировали три условных зоны: первая — организационная подготовка, ответственный — начальник отдела корпоративного управления и АХО; вторая — подготовка площадки на производстве, ее курировал руководитель проекта строительства металлообрабатывающего предприятия; третья — подготовка выступлений сотрудников в ходе конференции, здесь руководил начальник отдела рекламы.
Предварительный этап включал в себя подготовку производства, площадки для деловой части конференции и банкета, приглашение партнеров и организацию их размещения в гостинице, питания и досуга. Однако есть по меньшей мере два ключевых момента, на которые нужно обратить внимание еще при подготовке.
Приглашение участников. Из 1000 поставщиков на мероприятие были приглашены компании — производители комплектующих для нашей продукции. И в первую очередь мы были нацелены на иностранных партнеров. Уже на этом этапе возникли затруднения. Большинство сотрудников иностранных компаний отдыхают в августе-сентябре, а поскольку конференция проходила в сентябре, не все визы были готовы к назначенному сроку. Мы готовили деловые визы через туристическое агентство, в этом случае на само оформление виз уходит всего два-три дня.
Приглашения были разосланы за полтора месяца до планируемой даты. Мы намеренно не указывали количество сотрудников от каждой компании, таким образом, партнеры сами могли определить численность делегации. Казалось бы, удобно. Иностранные партнеры вовремя сообщили состав участников, но из наших соотечественников далеко не все подтвердили присутствие и представили списки. Это был наш первый просчет — до последнего момента число гостей конференции было неизвестно.
В результате возникла организационная суета: было непонятно, сколько готовить сувениров, беджей и наборов для синхронного перевода. Если грамотно подойти к приглашению гостей и четко контролировать процесс, таких трудностей организации деловых конференций можно избежать.
Буквально в последние дни мы планировали рассадку участников в транспорте и за столами в ресторане, подсчитывали смету на банкет. С гостиницей был заключен договор на корпоративную скидку для гостей, но проживание они оплачивали сами, поэтому финансовых потерь все же не возникло.
Помимо партнеров, не забудьте пригласить представителей административных структур и журналистов — для освещения мероприятия в СМИ. У нас приглашением журналистов занимался отдел рекламы и развития, а привлечением органов власти — директор по экономической безопасности и взаимодействию с органами власти. Сейчас понятно, что лучше сделать регистрацию гостей электронной, например через свой сайт, там же можно опубликовать программу и карту проезда. Это заметно сэкономит время на звонки и пересылку материалов мероприятия.
- Мифы о ведении жестких переговоров, которые мешают заключить выгодный контракт
Подготовка сотрудников. Поскольку формат события предполагал монолог, точнее, презентацию нашей компании, все докладчики были нашими сотрудниками. Из восьми человек только у троих имелся опыт публичных выступлений. Соответственно, докладчики готовили свои выступления за месяц до конференции. Постарайтесь заранее позаботиться обо всех сообщениях, которые должны прозвучать в ходе мероприятия, — это станет неоспоримым плюсом.
Дополнительная информация. Согласно общепринятым нормам организации бизнес-конференции, на одного участника при самом «тесном» размещении должно приходиться не менее 1,2–1,5 кв. м с учетом выделения необходимой площади на проходы между рядами, вдоль рядов, входы и выходы из зала. Уплотнение посадки может привести к явному психологическому и даже физическому дискомфорту участника.
1 день: организуем экскурсию на предприятие и конференцию
План проведения конференции был разработан по классическому сценарию.
Встреча гостей началась вечером, за день до самого мероприятия. Поскольку компания находится в Ярославле, часть партнеров самостоятельно добрались до гостиницы, с которой мы заключили договор об их проживании. Кого-то встречали на ярославском вокзале, а иностранных партнеров — в московском аэропорту.
Основная программа стартовала на следующий день в 11:00. В первой половине дня участники были разделены на две группы: сначала первая знакомится с офисной частью, а вторая изучает производство, и наоборот. После долгих размышлений о том, по какому принципу формировать группы, было принято решение объединить конкурентов. Такая возможность показалась нам интересной. Где еще можно встретиться лицом к лицу с «врагом», как не на подобных мероприятиях в неформальной обстановке? Это был наш второй просчет. Не все компании одобрили эту идею. Некоторым пришлось долго согласовывать с юристами посещение конференции из-за присутствия конкурентов, поскольку сотрудников могли обвинить в ценовом сговоре. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно на подготовительном этапе уточнять нюансы взаимоотношений участников.
Помимо этого, поскольку среди гостей конференции было немало иностранцев, потребовались аппаратура для синхронного перевода и наушники. Однако автомобиль поставщика оборудования попал в пробку по пути из Ростова Великого. Мы не обсудили с подрядчиком вероятность форс-мажора, так что фактически это можно считать третьим просчетом. Соответственно, первой группе, посещающей производство, не досталось наушников, и из-за шума (производство в этот день не останавливалось) они практически ничего не услышали. Оборудование привезли только к экскурсии второй группы.
- Искусство переговоров: как добиться выгодного результата
Будьте внимательны: даже небольшое число приглашенных (пусть и 10 человек) нужно обеспечить необходимой аппаратурой и оборудованием. На этапе подготовки и в ходе мероприятия очень важен контроль исполнителей и подрядчиков, а также предварительные договоренности с ними.
Непосредственно конференция, которая представляла собой презентацию компании, началась в 15:00, сразу же после обеда. Основные заседания и встречи проходили в разных местах, потому что гостиница с большим конференц-залом была довольно дорогой. Гостей организованно перевозили от одного места к другому, ждать автобусов не пришлось. Однако удобнее весь комплекс мероприятий локализовать в одной точке, потому что обязательно ктото захочет переодеться к банкету, оставить сувениры в номере, раньше или позже пойти спать.
За три часа мы рассказали об истории предприятия, об особенностях взаимодействия с поставщиками и планах развития. Каждый доклад в среднем длился около 10 минут —вполне достаточно для подробного рассказа о каждом аспекте деятельности организации.
Формат мероприятия предполагал серию докладов, но не проведение дискуссии. Однако будьте готовы ко всему. На нашей конференции среди приглашенных был представитель компании-партнера, которая по мере развития постепенно становится нашим конкурентом, он пытался дотошно разузнать детали, задавая неожиданные и несвоевременные вопросы во время выступления докладчиков. А был вообще курьезный случай: сотрудник известной корпорации во время выступления руководителя отдела корпоративного управления и АХО задавал вопросы, совершенно не связанные с темой доклада. Тем не менее ваши докладчики должны быть готовы к непредвиденным ситуациям, и лучше заранее предусмотреть подобные случаи и продумать ответы на самые разные вопросы.
После деловой части мы запланировали неформальную встречу в одном из ресторанов на берегу Волги. Все гости были сгруппированы по столам в соответствии со спецификой их производства, плюс за каждым столом должны были оказаться два-три наших сотрудника. Это и был четвертый просчет. Будьте готовы к тому, что к этому времени участники могут «нарушить правила» и самостоятельно занять посадочные места.
В итоге кто-то не захотел общаться с конкурентами, другие не нашли общего языка в силу разницы в возрасте, кто-то из наших сотрудников стушевался и не инициировал беседу. Необходимо учитывать индивидуальные особенности партнеров еще на этапе приглашения и рассаживать их на банкете так, чтобы за каждым столом был свой коммуникативный лидер, своего рода тамада.
При проведении неформальной части учтите, что гости захотят продолжения, которое может продлиться до утра. Так вышло и у нас — это важно при составлении программы следующего дня.
Как и ожидалось, не все участники остались на второй день: часть из них уехали уже после деловой программы, часть решили отложить переговоры на другой день или на следующую неделю. Из 80 человек осталось примерно 55–60.
- Управление переговорами: как определить психотип собеседника
2 день: проводим переговоры
Переговоры начинались в 9:00 и по расписанию заканчивались в 11:00. Как вы помните, часть гостей продолжили банкет, таким образом, график встреч оказался непродуманным. Нам пришлось перенести начало на 1,5 часа раньше и проводить несколько бесед одновременно: кто-то хотел пообщаться непосредственно с генеральным директором, кто-то — с директором по продажам, кто-то — с руководителями отдельных направлений. К сожалению, представители не всех компаний успели провести переговоры до обеда, и многие гости не попали на запланированную экскурсию по городу.
Извлекаем уроки
Спустя некоторое время мы отправили анкеты участникам конференции. Многие отметили высокий уровень организации, то есть большинство наших недоработок все же осталось за кадром для гостей. И именно в результате анкетирования стало понятно, что нашей главной ошибкой стал недостаток времени на переговоры. При подготовке и организации бизнес-конференции отведите целый день на встречи с партнерами и учитывайте их пожелания и возможности.
Какой опыт мы получили при проведении деловой конференции? Во-первых, снятие эмоциональных барьеров в коллективе. Если раньше сотрудники боялись выступить даже на внутренних совещаниях, то сейчас исчез страх публичных выступлений. Во-вторых, ключевым показателем успеха стало увеличение числа поставщиков. Мероприятие во многом тому способствовало.
В июне 2012 года мы участвовали в международной конференции «Нефть и газ» и встретили там потенциальных партнеров, которых и пригласили на свою конференцию и с большинством которых провели успешные переговоры. Круг поставщиков расширился: если раньше в некоторых сегментах мы использовали два двигателя, то после конференции стали использовать пять; у нас был один поставщик генераторов, а после конференции — три. Благодаря этому диапазон моделей собственной продукции стал шире и к концу года продажи выросли на 18 %.
- Как вести переговоры с клиентом: 8 способов борьбы с безразличием
Статья подготовлена редакцией журнала “Коммерческий директор”
Источник
Компании, которые организуют конференции, преследуют разные цели. Кто-то хочет привлечь внимание к новым продуктам, поделиться своим опытом. Кому-то важно проводить конференции, чтобы быть в курсе актуальных тенденций, давать возможность сотрудникам самореализоваться в процессе выступлений. Руководители многих компаний говорят о начале успешного сотрудничества после встреч на подобных мероприятиях. Участники конференций могут повысить свою квалификацию, обменяться опытом, завязать полезные знакомства.В этой статье мы расскажем о том, как организовать конференцию первый раз и избежать большого количества ошибок.
Конференция AmoConf 2019 в Санкт-Петербурге
В любом случае, конференция должна быть организована на должном уровне. Никому не хочется, чтобы мероприятие оказалось скучным, невостребованным у целевой аудитории. Предлагаем ознакомиться с нашими рекомендациями, благодаря которым ваша конференция станет по-настоящему интересным мероприятием, способным окупить себя.
С чего начать?
Для начала нужно ответить себе на вопросы: «А стоит ли вообще проводить конференцию? Будет ли востребована выбранная тема? Вызовет ли мероприятие интерес у клиентов?» Если Вы все хорошо обдумали и ответ положительный, предлагаем начать подготовку, но для начала напомнить, что представляет собой конференция.
Мероприятие состоит из четырех составляющих:
- Информация, которая касается состояния выбранной отрасли (данные аналитических отчетов, прогнозы на ближайшее и отдаленное будущее, внесение изменений на основе законопроектов);
- Условия для общения с соратниками по цеху, признанными экспертами, представителями органов власти, потенциальными клиентами, партнерами и поставщиками;
- Обмена практическим опытом специалистов компаний;
- Подготовка и ознакомление с материалами конференции (включает сборник докладов, отчеты аналитики, тематические издания, список участников).
При организации делового мероприятия, важно иметь в наличии необходимую базу данных, выбрать актуальную проблему, способную заинтересовать представителей целевой аудитории.
Процесс подготовки конференции может занимать от четырех месяцев до года. Все зависит от ее масштабов. Специалисты отмечают следующие задачи, которые должен решить организатор:
- Определить тему проекта, целевую аудиторию;
- Разработать программу, выслать приглашения потенциальным спикерам;
- Заняться продвижением конференции через разные каналы (продажи, СМИ);
- Непосредственная организация (выбрать площадку, обеспечить все необходимое для кофе-брейка, подготовить оборудование)
- По завершении мероприятия предусмотреть информационную поддержку делегатов, опубликовать данные о событии.
Основополагающая роль у определения темы будущего мероприятия. Ошибка на данном этапе приведет к отсутствию заинтересованных участников, потере репутации компании, ухудшению отношений со спикерами. Если не продумать актуальные вопросы, которые будут подняты на конференции, не спасут даже опытные менеджеры по продажам. Никто не захочет прийти на повторное мероприятие, учитывая негативные отзывы.
Как же выбрать подходящую тему? Она должна отвечать следующим критериям:
- Наличие базы контактов целевой аудитории;
- Успешное проведение мероприятия с подобной тематикой в других компаниях;
- Одобрение темы от экспертов в отрасли;
- Положительная оценка от будущих участников конференции;
- Отсутствие существенной конкуренции среди мероприятий с данной темой;
- Успешные переговоры с людьми, которые будут спикерами.
Чем большему количеству критериев отвечает мероприятие, тем выше шансов реализации проекта, способного окупить себя. Тема конференции обязана быть разносторонней, заинтересовать всех участников рынка. Следует проводить событие в подходящее время (изменения в в законодательстве, мероприятия международного уровня с возможностью пригласить зарубежных специалистов).
Первоначальный этап должен стать самым продуктивным для организатора. Важно не упускать ни одной детали. Можно смело записывать все самые неожиданные, творческие идеи, способные удачно подчеркнуть центральную.
Успех в организации конференции напрямую зависит от целей и задач, которые поставили перед собой организаторы еще до начала подготовки.
Контент и спикеры – в зоне особого внимания
Приглашенные спикеры подчеркнут статус компании, выведут ее на новый уровень среди конкурентов. Важно заключать сотрудничество с экспертами, обладающими достаточной квалификацией и опытом. Они должны уметь выступать перед публикой, уметь эмоционально вовлекать аудиторию в поднятые темы. Идеальная структура доклада заключается в следующем: знакомство с общей ситуацией в отрасли – 25%, кейсы– 50%, обсуждение – 25%.
Елизавета Осетинская на конференции «Лучше здесь» 7 октября 2019г.
Многие конференции становятся провальными из-за неудачного выступления спикеров. Многие попросту не умеют доносить свои мысли до аудитории. Основная жалоба участников мероприятий – отсутствие практической ценности информации, которая подается во время конференции. Многие ораторы забывают поделиться кейсами. Все их выступление сводится к презентации продукции своей компании. Не стоит повторять данных ошибок. Интерес аудитории – вот чем нужно руководствоваться каждому спикеру.
Продвижение конференции
Информирование целевой аудитории о мероприятии – задача специалиста отдела маркетинга. Идеальный вариант – реклама в средствах массовой информации федерального уровня, но придется понести существенные траты. Лучше всего воспользоваться рассылкой коммерческих предложений представителям целевой аудитории, дать информацию в профессиональные отраслевые издания.
Важно грамотно комбинировать средства рекламы. Можно объявить о скидке за раннюю регистрацию или воспользоваться «холодными звонками». Большинство компании заинтересованы в обучении своих сотрудников, обмене опытом, заключении выгодных контрактов. Главное, составить правильный скрипт, чтобы потенциальные клиенты захотели посетить конференцию. Этот вопрос потребует тщательной проработки, так как неопытность кадров способна привести к отсутствию участников будущей конференции.
Стоимость билетов
В чем заключается прогноз доходов мероприятия? Стоит просчитать следующие моменты: количество билетов, которые удастся реально продать, какая цена должна быть, чтобы покрыть все расходы, добиться отсутствия завышенной планки стоимости для гостей. Нужно учесть поставленный план по снижению своих расходов. Для достижения этой цели стоит пригласить партнеров и спонсоров будущей конференции.
Не нужно устанавливать минимальную цену на мероприятие, чтобы охватить больше участников. Важно ориентироваться на качество гостей, с которыми впоследствии удастся заключить выгодное сотрудничество. Нередко происходят ситуации, когда солидные конференции посещают студенты, любители праздно провести время. Не стоит организовывать розыгрыш билетов через социальные сети. Вы же не хотите отпугнуть солидных бизнесменов, которым придется сидеть рядом с халявщиками?
Места для билетов Первого класса на бизнес-форуме Атланты 2018
Скидка на билеты должна быть максимально персонализирована. Ее получатель может сделать что-то полезное для организатора. Это может анонс конференции, который размещен на сайте компании – участника мероприятия. Подобный подход может быть применен и к наглядным материалам (буклеты в офисе).
Важно активно стимулировать раннюю регистрацию. Это поможет получить финансы для оплаты подрядчикам в ходе организации мероприятия. Снижение продаж можно преодолеть с помощью промокодов в рекламе, викторин среди представителей целевой аудитории.
Расчет числа посадочных мест: план, связанный с продажей билетов, план по гостям от партнеров минус 30%. Многие участники не приходят на мероприятие, даже если приобрели билеты.
Сформировать смету расходов, чтобы создать на ее основе бюджет. Нужно прописать все пункты, учесть каждую мелочь. Смета представляет собой дорожную карту инвестора.
Оценка расходов поможет понять: что удастся оплатить своими силами, а что – за счет спонсоров и партнеров.
Дополнительным источником дохода можно сделать онлайн-трансляцию этого события. Мы уже писали раньше о возможности монетизации через прямые трансляции, по ссылке можно найти подробную статью на эту тему, а заказать такую услугу можно у нашей компании в разделе услуги по монетизации мероприятий.
Проверка технического оснащения
Немаловажное значение имеет правильный выбор техники. Для проведения конференции потребуются: проектор, экран, микрофон –петличка, 1-3 радиомикрофона для зрителей, ноутбук, указка, оборудование для звука, видеокамера. Данная техника должна находиться в каждом зале для конференции.
Первое знакомство с площадкой предполагает проверку ноутбуков, микрофонов, колонок, проектора. Утром в день мероприятия стоит провести повторную проверку.
Нужно договориться со специалистом, ответственным за работу техники. Ему стоит протестировать оборудование, дать заключение.
Не забывайте про бесплатный Wi-Fi. Он должен выдержать нагрузку в день проведения конференции. Кому-то захочется поделиться свежими фотографиями с площадки. Гости оценят и установку зарядной станции для телефона.
Презентации спикеров должны храниться на нескольких ресурсах, чтобы избежать их потери. За день до события о наличии изменений в презентации. За несколько часов до мероприятия нужно просмотреть вместе со спикером все слайды.
Техническая зона на Юбилейной конференции Эндоуроцентра
Стоит записать видео выступлений. Они будут полезными организаторам, участникам будущих мероприятий. На их основе удастся сделать беспроигрышную рекламу конференций, которые состоятся в ближайшем будущем. Можно организовать продажу видео.
Главное, позаботиться о хорошей звуковой и визуальной составляющей. Не стоит экономить на аппаратуре, особенно освещении. Видео – и фотоотчет получатся намного лучше.
Бренидрирование мероприятия
Для целостного восприятия конференции, стоит позаботиться о разработке фирменного стиля проекта. Он поможет грамотно организовать рекламные коммуникации в процессе продвижения и брендирования площадки. Это позволит создать узнаваемость мероприятия. Наглядный материал воспринимается людьми куда лучше, чем текстовый.
Брендированный флаг на входе в здание
Примерный набор носителей фирменного стиля состоит в следующем: пакет или папка формата А4, блокнот, ручка, буклет А5, бейджик, пресс-волл, афиша, таблички с именами спикером.
Стоит соблюдать баланс, чтобы наглядный материал не был только в одном месте мероприятия. Важно тщательно обдумать решение, чтобы обеспечить брендирование площадки в рамках конференции.
Стоит подготовить раздаточный материал для всех участников мероприятия. В фирменный пакет вложить: карту с навигацией по площадке, блокнот, ручку, сувенирную и рекламную продукцию. Лучше всего заготовить с запасом раздаточные материалы.
Бейджики должно быть пустыми, чтобы каждый гость смог самостоятельно вписать имя. Брендирование в социальных сетях предполагает хештеги мероприятия, чтобы привлечь к нему больше внимания. Они должны быть короткими, легко восприниматься на слух. Лучше, если хештеги будут на русском языке.
Распределение персонала по зонам ответственности
Стоит закрепить кураторов, которые будут ответственны за каждую зону на мероприятии. Стоит позаботиться о наличии специалистов в случае форс-мажорных обстоятельств. Они смогут обеспечить порядок на площадке, дать консультацию посетителям, помочь пройти к месту мероприятия. Отсутствие кураторов приведет к хаосу.
Волонтер на раздаче бейджей
Спикеры так же нуждаются в волонтерах. Их нужно встретить и провести в зону отдыха, оповестить о начале времени выступления, выдать листок с расписанием.
Кураторы должны быть одеты одинаково. Можно подготовить футболки с названием мероприятия или сделать бейдж с крупной надписью «Организатор». Ее должны видеть с другого конца зала на мероприятии.
Важно заранее провести инструктаж кураторов, чтобы они не растерялись в сложившейся ситуации. Стоит ознакомить их с работником, который поможет при возникновении трудностей. За пару дней до мероприятия стоит ознакомиться с кураторами, провести подготовку. За несколько часов до конференции стоит повторить инструктаж, рассказать о ключевых моментах.
Кураторы должны свободно ориентироваться в расположении зон площадки, программе мероприятия. Им следует знать, где находятся все необходимые помещения, запасные выходы.
Самая ответственная зона на конференции – ресепшн. Доброжелательный настрой специалиста поможет задать настроение посетителей в начале мероприятия. Кроме того, именно данная зона считается справочным пунктом на протяжении всего времени события. Стоит обеспечить достаточное количество встречающих, чтобы не было очереди и дефицита внимания у участников мероприятия.
Начало конференции – важный момент, которым не стоит пренебрегать. Можно подготовить выступление профессионального ведущего деловых событий, организовать приветствие руководителя компании. Грамотный подход поможет удержать внимание и во время закрытия мероприятия.
При наличии на площадке нескольких залов важно обеспечить присутствие в каждом модератора. Он будет объявлять спикеров, стимулировать дискуссию при отсутствии вопросов. Модератор сможет отследить конструктивность обсуждений, проверить соответствие теме доклада. Стоит подбирать на данную должность человека, который свободно общается с большой аудиторией, умеет обращаться с микрофоном.
В каждом зале должен находиться администратор. Он сможет встретить гостя, обеспечить каждому место. Администратор является ассистентом модератора: будет отслеживать время, передавать микрофон гостям.
Каждый зал предполагает наличие технического специалиста. На него возлагается ответственность за качественную работу оборудования, трансляцию слайдов, работу колонок и микрофонов.
Пост-релизы о конференции нуждаются в хороших фотографиях. Для репортажной съемки следует нанять по одному фотографу на каждые два зала. Пара специалистов будет снимать репортаж, делать постановочные фотографии в фотозоне. Готовьтесь к тому, что в социальных сетях появятся отзывы о вашем мероприятии, снимки с утвержденным хештегом.
Фотографам нужно провести инструктаж для понимания отснятых планов. Каждый спикер должен оказаться в кадре, как и открытие мероприятия, раздаточные материалы, встреча гостей, зоны, предназначенные для развлечения. Лучше всего выдать фотографам чек-лист.
Важно уточнить у специалистов все моменты, связанные с освещением. Фотографы должны принести оборудование, которое подойдет для съемок в данных условиях. В ином случае фотографии окажутся слишком темными, размытыми, что испортит впечатление о мероприятии.
Записью видео должны заниматься профессионалы. Лучше всего обеспечить наличия одного оператора в каждом зале. Это позволит избежать плохой записи звука, перебоев в работе. Любой фото и видео контент очень поможет вам для организации конференции по этой тематике в будущем.
Подготовка сценарного хода конференции
Следует прописать подробный план мероприятия. Нужно упомянуть все, что будет происходить на каждом участке площадки, использование оборудования, работу специалистов. Лучше всего заранее распечатать несколько экземпляров сценария.
Данный план должен быть на руках у технических специалистов в зале. Им следует знать, когда включать презентации спикеров, а так же бодрую, но негромкую музыку перед началом мероприятия.
Ведущий должен произносить на открытие и закрытие конференции определенные слова. Нужно позаботиться о наличии подходящего текста. Импровизация не допускается. Все спонсоры и партнеры должны быть упомянуть в речи.
Хорошую рекламу мероприятию сделают отзывы и публикации в социальных сетях. Можно организовать розыгрыш полезных призов среди тех, кто оставит информацию на своей странице, добавит хештег при описании. В качестве презентов могут выступать товары от спонсоров, сертификаты на услуги компании, скидка на билет следующей конференции, полезная бизнес-литература.
Последние приготовления
В последние дни перед мероприятием следует просмотреть смету, составить чек-лист всего необходимого.
Нужно заранее собрать раздаточный материал, который подготовили спонсоры и партнеры. Не стоит ждать, что они сами напомнят о себе. Это мероприятие, нужно в первую очередь Вам.
За день до события подготовить площадку, разложить раздаточные материалы, украсить зону ресепшн. Нужно установить баннеры и пресс-волы.
Лучше всего запастись удлинителями, переходниками для розеток, батарейками, ноутбуками, обычным и двухсторонним скотчем, нитками, ножницами, иголками, шуруповертом, отверткой. Они могут пригодиться в самый неожиданный момент.
Следует отыграть с кураторами их действия во время мероприятия. Они должны показать, где находится гардероб, залы, запасные выходы, туалет, зона для курения.
Не забывайте про полную проверку всей техники и оборудования на исправность. Следует еще раз просмотреть все презентации, обдумать, что делать в случае возникновения непредвиденной ситуации. К примеру, спикер может заболеть. Придется менять расписание в день мероприятия.
Конференц-зал за несколько часов до начала мероприятия
Важно организовать обратную связь через вопросы небольшой анкеты, можно анонимной. Сразу же после доклада люди более расположены оставлять отзывы. Сами спикеры так же могут делиться впечатлениями по окончании мероприятия. Важно понимать, какие ошибки были допущены, стоит ли в дальнейшем заключать сотрудничество с приглашенными экспертами.
Отслеживания мероприятия в день проведения
Непосредственно в день проведения конференции нужно приехать на площадку за несколько часов до открытия регистрации. Стоит еще раз пройтись по всем точкам, запустить технику, проследить за расстановкой кураторов по зонам ответственности.
Зона ресепшн должна быть готова, как минимум за час до официального начала регистрации. Многие участники приезжают заранее, особенно, из других городов.
Кураторы должны иметь списки гостей в алфавитном порядке, чтобы отмечать их присутствие. Если участников больше ста человек, лучше всего разделить потоки по порядковым номерам, алфавиту, названию организации.
Всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Нужно быть к ним готовым.
После окончания мероприятия стоит написать отчет, подбить смету, опубликовать пост-релиз, фотоотчет. Важно ознакомиться с отзывами в социальных сетях, на сайте. Следует организовать рассылку благодарностей спонсорам, спикерам, партнерам. В фотоотчете отметить гостей, проставить геотеги на снимках. По ссылке можно найти фотоотчет о конференции AmoConf 2019, которая прошла весной в Санкт-Петербурге.
Заключение
Почему конференции пользуются популярностью? Они позволяют отвлечься от рутины, пообщаться с коллегами в неформальной обстановке, вырваться из привычного круга дел.
Каждый участник подобного мероприятия ощущает собственную значимость, сопричастность к спикерам, которые являются экспертами в своем деле. Можно узнать много нового, что касается профессии, понять, в каком направлении дальше развиваться.
Конференции – это интересное и полезное мероприятие. Можно завести новые знакомства, обменяться практическим опытом, получить сведения, которые пригодятся в работе. Каждый сможет получить ответы на вопросы, которые задаст опытному спикеру.
Самое главное – правильная организация конференции. Люди приходят на мероприятия не т