Бизнес план по офисным продажам

Отдел продаж играет ключевую роль в бизнесе – именно от его работы зависит лояльность клиента, прибыль и репутация компании. Поэтому открытие такого отдела – ответственная, сложная и трудоемкая работа. Особенно когда не знаешь, с чего начинать, как набирать сотрудников, где искать заказчиков и прочие нюансы.

Без паники! В статье мы рассмотрим этапы создания продающего отдела и нюансы, которые помогут вам справиться с непростой задачей относительно легко.

Шаг 1 – план продаж

Итак, вы хотите заработать денег. А сколько? Формируя бюджетный план, ориентируйтесь на три основных пункта:

1. Резервы компании. Если команда не готова реализовывать большие проекты, то менеджер не сможет продавать контракты на несколько миллионов.
2. Рынок и сегмент. Ориентируйтесь на ближайших конкурентов и их продажи.
3. Возможности сотрудников. Можно поставить менеджеру по продажам какой угодно план, но справится ли он с ним?

Допустим, вы все просчитали и теперь стремитесь к продажам на 30 млн в год. Оценили возможности сотрудников и поставили на одного менеджера план в 500 тыс. рублей в месяц или 6 млн в год. Теперь делим общий бюджет на годовой план каждого продажника: 30 млн ∕ 6 млн = 5.

Получается, что для продаж на 30 млн в год нам в отдел нужно набрать 5 менеджеров по продажам.

Шаг 2 – набор сотрудников в отдел

Теперь нужно найти людей, готовых продавать и реализовывать поставленный план. В большинстве случаев вам будут попадаться молодые специалисты без опыта, знаний и, увы, тяги к обучению. Чтобы отобрать меньшинство – то есть достойных специалистов – начинайте с малого: портрета кандидата.

На что обратить внимание:

• Возраст соискателя. Например, у слишком молодого человека вряд ли есть впечатляющий опыт продаж. А менеджеры старше 30 лет обычно менее гибкие в обучении. И это плохо, потому что рынок и продукты меняются, учиться нужно постоянно.
• Образование. Если не хотите, чтобы ваш менеджер делал ошибки в письмах, адресованных клиенту, или смущал всех неграмотной речью – обращайте внимание и на этот пункт.
• Навыки. Менеджер по продажам – лицо компании, ведь именно он принимает заявки клиентов. Такой человек должен как минимум уметь вести диалог и деловые переписки.
• Опыт. В идеале соискатель уже продавал продукт, похожий на ваш. Или как минимум просто продавал. В противном случае, вам придется обучать его с нуля.

В любом случае, каких бы сотрудников вы ни набрали в отдел, их придется обучить и адаптировать к работе конкретно в вашей компании. Что вы можете сделать для ускорения этого процесса:

1. Обеспечить новичка нужной информацией.
2. Поставить четкие планы и контролировать их выполнение.
3. Приходить на помощь при необходимости.
4. Составить и реализовать программу обучения: например, рассказывать о продукте, способах взаимодействия с клиентом.
5. Ввести систему материального и нематериального поощрения, что улучшит показатели работы сотрудников.
6. Анализировать результаты и исправлять недочеты.

Важно: не пытайтесь выполнять поставленный план по продажам за счет количества сотрудников. Лучше качественно и полноценно подготовить 3-4 человека, чем распыляться на команду из 20-30 слабых продажников. Не тратьте зря время, свои нервы и деньги компании.

Шаг 3 – поиск клиентов

У нас нет универсального ответа на вопрос, где брать клиентов. Но есть проверенные способы, которые вам помогут – выбирайте любой или все сразу.

Холодные звонки. Да, метод жив и эффективен, но при условии, что вы сформулировали и используете лаконичный скрипт, который содержит только конкретику: выгоду для заказчика, цены, условия и т.д.

Если ваша цель – конкретный клиент, узнайте о нем как можно больше информации в СМИ, соцсетях и других открытых источниках. Это поможет составить интересное спецпредложение, которое сработает. Если базы нет – сформируйте ее из списка компаний или людей, которые могут стать потенциальными клиентами (найти их можно в поисковиках и тех же соцсетях). Или сходите на отраслевую встречу и познакомьтесь со списков участников – возможно, среди них есть ваши потенциальные заказчики.

Тендеры. Это отличный способ для получения крупных клиентов. Тендеры можно находить на специализированных сайтах вроде «Тендерит», Iz-Zakupki и прочих. Если хотите участвовать в самых интересных и прибыльных закупках – купите платную подписку. Она не только дает доступ к «вкусным» тендерам, но и уведомляет об открытии новых.

Внешние активности. Здесь речь о публикациях в СМИ и работе PR-отдела, сотрудники которого тоже активно привлекают заказчиков.

Также по-прежнему неплохо работает «сарафанное» радио. Только в этом случае не вы ищете клиентов – они сами к вам приходят. А чтобы заказчики приходили к вам по рекомендациям, позаботьтесь о репутации и качественном обслуживании.

Шаг 4 – обработка обращений от клиентов

Рано или поздно к вам начнут поступать лиды. И менеджер – лицо вашей компании – должен быть готов к принятию заявок от клиентов. Что он должен сделать, чтобы не ударить в грязь лицом:

1. Узнать, почему заказчик обратился именно к вам, и какую пользу вы можете принести.
2. Выяснить исходную информацию и контактные данные.
3. Заполнить бриф. Желательно делать это в формате интервью – обычно клиенты неохотно заполняют бумаги.
4. Оценить задачу и подготовить расчеты на основе полученной информации.

Мы стараемся еще и назначать заказчикам личную встречу – так можно получить больше данных и познакомиться поближе.

Шаг 5 – взаимодействие с остальными отделами

Чем лучше вы наладите работу отдела продаж с остальными подразделениями, тем довольнее будет клиент. Рассмотрим это на практике продающего отдела в рекламном агентстве.

• Скорость работы. Если менеджер оперативно передал всю нужную информацию по KPI и техническим доступам – отдел аналитики максимально быстро составит аудит, а медиапланер подготовит расчеты. Но если, например, наш менеджер затянул с передачей реквизитов для счета и договора в бухгалтерию – процесс неизбежно затянется.
• Успешное закрытие проекта. Если менеджер по продажам адекватно оценил возможности остальных сотрудников агентства и представил клиенту реальный прогноз результатов в рамках его бюджета с правдивыми дедлайнами – довольны все.

А если цель менеджера – любой ценой закрыть план и получить бонусы, он будет лукавить, обещая заказчику сотни звонков и огромные продажи даже в ситуациях, когда такой результат невозможен. Позже технический специалист рассчитает гораздо более скромный результат, и аккаунт-менеджер будет вынужден обрабатывать гневные возражения клиента, которому, на минуточку, обещали золотые горы.

Взаимодействие между отделами – важная часть работы, которая необходима для успешной защиты проекта перед клиентом. Вы ведь помните, что один в поле не воин?

Шаг 6 – отчетность и оценка эффективности

Каждый сотрудник должен отчитываться по итогам работы как минимум раз в месяц. В идеале можно ввести и промежуточные этапы со статусами по клиентам. Если используете CRM, то принимайте от менеджеров только упорядоченную информацию – так вы сократите время и силы при проверке отчетов.

Как оценивать эффективность сотрудника? По выручке – контрактам, договорам, продажам. Число новых проектов не имеет особого значения: много маленьких – неплохо; один, но очень крупный – тоже хорошо.

Сложнее, если менеджер не справился с планом. В таком случае стоит проанализировать его работу за прошедший месяц: сколько заполнил брифов, оформил презентаций, совершил звонков, организовал встреч с клиентами. Важно выявить причину неудачи вместе с сотрудником и устранить ее.

Чек-лист

Вас ждет кропотливая и ответственная работа, которая отнимет немало терпения, времени, сил. Четкий план действий облегчит задачу, поэтому начинайте именно с него. А мы оставим вам несколько советов от нашего коммерческого директора:

• Набирайте в команду только тех, кто хочет и может продавать.
• В приоритете должно быть качество сотрудников, а не их количество.
• Ставьте команде адекватную планку по продажам, которой реально достичь. Поднимайте ее не раньше, чем все будут готовы. Оптимальное увеличение плана – 5-7% в год.
• Постоянно следите за успехами и неудачами отдела. Анализируйте ситуацию и улучшайте результат по мере возможностей.

Эти простые советы помогут вам развиваться, реализовывать поставленные задачи и приближаться к целям. Успехов и больших продаж!

Кстати, успешная рекламная кампания способна приумножить достижения вашего отдела продаж на 50% и более. А кто не верит – пусть проверит! Оставляйте заявку на нашем официальном сайте (вот ссылка), мы составим индивидуальный медиаплан и спрогнозируем результаты, которые сможет принести ваш бизнес в дуэте с интернет-рекламой.

Содержание:
Шаг 1. Создайте план продаж
Как прогнозировать продажи
Три плана вместо одного
Шаг 2. Продумайте организационную структуру
Шаг 3. Постройте воронку продаж для сотрудников
Шаг 4. Пропишите мотивацию. Пряник и кнут
Шаг 5. Внедрите CRM-систему
Шаг 6. Проведите ABC и XYZ анализ
Шаг 7. Разберитесь, что мешает продавать
Шаг 8. Наладьте процесс найма
Шаг 9. Создайте систему обучения
Шаг 10. Сформируйте чек-листы для проверки эффективности
Масштабируйте отдел дальше

Шаг 1. Создайте план продаж

В мире бизнеса есть несколько мнений относительно плана для отдела продаж. Кто-то не использует планирование совсем, ограничиваясь контролем рабочего времени сотрудников и количества их звонков. Другие выставляют задачи, основанные на субъективных ощущениях о возможностях менеджеров. Попробуйте планировать, основываясь на реальных цифрах.

Как прогнозировать продажи

Точно прогнозировать продажи невозможно — слишком много факторов, которые нужно принимать во внимание. Поэтому любое планирование в этой сфере возможно только на уровне гипотез — корректируйте план, получив новые данные, подтверждения или опровержение идеям.

Если бизнес уже работает, будет проще. По мнению Константина Петрова, автора книги «Управление отделом продаж», для оценки будущего сбыта стоит использовать два метода прогноза:

• Объективные — обычно это аналитика предыдущих периодов и прогнозирование с учетом дополнительных факторов.

Например, вы продаете кондиционеры. В прошлом году, когда было довольно тепло, вы заключили 100 сделок. В этом году синоптики обещали раннюю весну и сухое лето — стоит ожидать роста спроса.

Три плана вместо одного

Разобравшись с прогнозами продаж, посмотрите, насколько ваша компания может вырасти. Допустим, вы считаете, что увеличить поток денег на 30 % за отчетный период вполне реально. Это будет план «норма».

Выручка, необходимая для нахождения бизнеса в точке безубыточности — план «минимум», при котором стоит бить тревогу, ведь организация не развивается и прибыль может съесть любая рисковая ситуация или банальная инфляция.

Третий план — «максимум». Это превышение нормы на определенное количество процентов. Выполнив его, сотрудники могут рассчитывать на дополнительную премию. Важно, чтобы план «максимум» был реальным: если его показатели невозможно достигнуть, страдает лояльность сотрудников.

Почему важно выставлять рост продаж нормой? Дело не только в бизнес-показателях, но и в психологии людей. Например, основатель маркетингового агентства In-scale Никита Жестков уверен, что менеджерам по продажам важно постоянно видеть перед собой новые цели, иначе они расслабляются и зарабатывают некий минимум, на который комфортно существовать.

План продаж постоянно пересматривается, в том числе и в процессе — это не жесткий документ, который нужно обязательно выполнять, а гибкая система, которая помогает мотивировать сотрудников

• Субъективные — в расчет берется мнение продавцов и руководителя.

Например, вы спрашиваете консультанта, сколько он продал за последние три месяца и сколько планирует продать в следующем. Такой метод работает в ситуации, когда потенциальные покупатели обрабатываются долго, а компания еще не накопила данных о продажах за большой срок.

Если вы только планируете запустить бизнес, придется допускать еще больше предположений. Ищите исследования по вашей сфере, изучайте конкурентов, ориентируйтесь на способности продавцов и тестируйте.

Шаг 2. Продумайте организационную структуру

Составление плана позволит определить, сколько менеджеров по продажам нужно для достижения нормы. Если вы не планируете заниматься микроменеджментом, учитывайте также найм руководителей. В среднем на каждые 5-10 продавцов необходим управляющий — руководитель или старший продавец.

Организационная структура может быть ступенчатой, когда есть руководитель и подчиненные. Или в отделе продаж можно создать несколько команд, которые будут соревноваться между собой — возможно, в вашем случае такой подход будет эффективнее.

Шаг 3. Постройте воронку продаж для сотрудников

Формализуйте процессы в отделе продаж. Структурируйте действия менеджера — от этапа «первый контакт» до «закрытия сделки». В зависимости от сферы воронка может быть разной длины. Так как структура работы необязательно линейная, для визуализации процессов можно использовать сервисы mind map или таблицы в Excel.

Пример создания воронки для нового отдела продаж

Такое структурирование поможет понять, как анализировать работу сотрудников, и позволит увидеть проблемные этапы, на которых оказывается большая часть потенциальных клиентов.

Шаг 4. Пропишите мотивацию. Пряник и кнут

KPI нужно внедрять уже после того, как процессы продаж явно формализованы. Иначе сотрудники не поймут, как им выполнить план и выйти на нужный уровень дохода.

При создании KPI для отдела продаж стоит ориентироваться не на микродеятельность вроде контроля «на сколько минут опоздал». Эффективнее будет прописать систему из нескольких показателей. Для сотрудников выбрать показатели из воронки продаж, на которые они могут напрямую влиять. Для команды целиком — те, которые зависят от работы коллектива, например, объем выручки.

Денежную мотивацию можно внедрять с помощью коэффициентов. Каждому из KPI дается некий удельный вес. Например, сделано N первых звонков — это 0,2. Закрыто N сделок — 0,5. Все показатели складываются и добавляются в общую формулу. Вот так:

Доход сотрудника = Оклад + % от оборота * (Коэффициент KPI)

Шаг 5. Внедрите CRM-систему

CRM-система — это программа, которая помогает отслеживать и анализировать систему взаимоотношений с клиентами. Начиная работу по клиенту, менеджер ставит отметку, на каком этапе продажи он находится.

Все данные собираются, в нужный момент руководитель может оценить ситуацию в компании.

Современные CRM предлагают сотни видов отчетов. Блог о CRM Pipedrive называет три ключевых отчета, с их помощью можно разобраться, как создать эффективный отдел продаж и держать ситуацию под контролем:

• Раз в день анализируйте количество действий сотрудника в воронке продаж. Это поможет отследить, кто из менеджеров вкалывает, а кто только отрабатывает установленную норму. При наличии определенного объема данных можно внести коррективы в KPI — если поймете, что в среднем менеджер может делать 10 звонков в день, а не 5.
• Раз в неделю оценивайте, насколько менеджеры смогли продвинуть клиентов по воронке продаж ближе к сделке. Изучайте конверсию звонков во встречи, встреч в презентации и договора. Ваша задача — найти узкие места в этой воронке и разобраться с проблемой.
• Ежемесячный отчет поможет в оценке продаж — это достаточно большой срок, чтобы собрать данные по количеству новых клиентов, среднему чеку и размеру выручки.

Внедрение CRM и практики изучения отчетов поможет развивать отдел продаж и держать сотрудников в тонусе.

Шаг 6. Проведите ABC и XYZ анализ

Когда отдел продаж начал работать и появились первые данные для анализа, пора выяснить, какие клиенты приносят больше прибыли, а на кого тратить время менеджеров неэффективно. Для этого используйте аналитику — или стройте таблицы вручную в Excel (вот шаблон) или используйте готовые отчеты в CRM.

Сначала проведите ABC-анализ: возьмите данные по клиентам за конкретный срок и выясните, кто из них приносит больше прибыли. Считать можно по выручке или, если у вас много товаров с разной маржинальностью, по итоговой прибыли. Затем разделите клиентов по группам: те, кто приносит 80 % прибыли, 15 % и 5 %. Обычно картина получается примерно такая:

В нашем примере 3 клиента из 13 приносят большую часть прибыли. Еще 15 % дают четверо клиентов. И на 6 клиентов приходится весь остаток прибыли. Логично, что больше внимания стоит уделять клиентам из групп А и В.

Можно пойти дальше и провести дополнительные исследования. Анализ XYZ делается по такому же принципу — нужно выделить три группы клиентов. Сортируйте или по количеству сделок за тот же период, или по количеству затраченного времени, что еще эффективнее. Соответственно, X — самая выгодная категория, Z — самая затратная с точки зрения приложенных сил.

Соединив буквы категорий, вы получите разбивку клиентов на категории по общему показателю прибыли и потраченного времени. Лучшие клиенты — категория «AX». Самые невыгодные — «CZ».

Теперь у вас есть возможность переформатировать клиентскую базу и больше усилий направлять на прибыльных клиентов. Плюс постепенно перестроить работу так, чтобы вообще отказаться от невыгодных CZ.

Шаг 7. Разберитесь, что мешает продавать

Если построенный вами отдел продаж работает недостаточно эффективно, проверьте, нет ли в нем проблем из этого списка:

• План не соответствует реальности — такое бывает при субъективном методе планирования. Например, сумма сделки в вашей сфере просто не позволяет менеджерам сделать достаточную выручку. В таком случае стоит скорректировать план, отталкиваясь от средних показателей специалистов.
• Сложности с руководством — проверьте, обеспечены ли менеджеры нужными ресурсами, не загружает ли их начальство дополнительными обязанностями так, что они не успевают продавать.
• Нехватка мотивации и компетенций — возможно, есть проблема с отбором персонала или климатом в самой организации. Побеседуйте с сотрудниками, проверьте, хотят ли они работать, довольны ли они условиями. Проверьте, нет ли резюме ваших сотрудников на сайтах по поиску работы.

Шаг 8. Наладьте процесс найма

Когда вы строите отдел продаж, важно одновременно наладить процесс постоянного найма. Приток новых сотрудников в организацию полезен не только с точки зрения масштабирования бизнеса:

• Это здоровая конкуренция. «Старички» не теряют мотивацию и не расслабляются, видя новеньких, которые, как правило, в первые месяцы стараются показать себя и работают энергичнее.
• Дополнительная мотивация. Постоянное расширение штата означает возможность роста, ведь с притоком новых людей нужны и руководители, которыми становятся опытные специалисты.

В инструкциях о том, как построить отдел продаж с нуля, редко говорится о масштабировании, хотя именно этот процесс помогает людям развиваться. Стройте экономику бизнеса так, чтобы она могла постоянно расти.

Шаг 9. Создайте систему обучения

При создании отдела продаж под ключ важно учесть не только аналитику и общую организационную систему, но и наладить постоянное обучение. Разработайте грейды для сотрудников — людям важно видеть, какими знаниями нужно обладать, чтобы получить повышение.

Обеспечьте доступ к обучающим материалам, проводите тренинги и приглашайте специалистов на семинары. Мотивируйте сотрудников на участие в профильных конференциях. Все это в совокупности поможет отделу развиваться:

• Сотрудники будут чувствовать стабильность, ведь бизнес вкладывается в их развитие.
• Эффективность персонала растет вместе с навыками.
• Когда специалисты в личных беседах с друзьями и публичных выступлениях позитивно отзываются об организации, лояльность к бренду растет, возникает PR-эффект.

Шаг 10. Сформируйте чек-листы для проверки эффективности

Помимо мотивации персонала предусмотрите и контроль за сотрудниками. Ориентируясь на аналитику из CRM и план продаж, разработайте чек-листы для линейных сотрудников и руководителей.

Для менеджеров это может быть количество звонков, напоминаний, проведенных встреч. Для руководителей — количество проверок, общей выручки отдела, текучесть персонала и рост сотрудников по уровням компетенций.

Универсальных чек-листов нет — формируйте их, ориентируясь на действия, важные для эффективности бизнеса.

Масштабируйте отдел дальше

Когда ваш отдел продаж создан и построен, займитесь его развитием. В структуре компании необязательно должна быть только одна команда — создавайте несколько параллельных отделов. Делите их по видам продуктов компании или вовсе сделайте конкурентную атмосферу. Экспериментируйте с системой, анализируйте показатели и корректируйте план.

Не пропустите новые

публикации