Бизнес план по электронному документообороту

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Данное фото приобретено в фотобанке Shutterstock

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

утеря документов;
их излишнее дублирование;
длительное время согласования;
затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

удобный механизм поиска;
оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

входной и выходной регистрационный контроль документов;
перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
обмен документами между структурными единицами компании;
классификацию документов по группам;
оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
создание резервных и архивных копий;
возможность управления правами доступа;
решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
контролировать исполнителей по срокам;
протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

закрепляются основные правила работы системы;
определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
утверждаются их шаблоны и форматы;
описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
детализируются правила доступа к документам;
расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

указывается дата начала работы системы;
закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

масштаб и структура организации;
специфика ее деятельности;
географическая разрозненность структурных подразделений;
текучка кадров;
иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
сохранность носителей персональных данных;
доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
использование средств защиты информации;
выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

Формируемые в электронном виде.
Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по ссылке.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

учитывается рабочее время;
работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
информируют о начале отпуска;
оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

формировать список лиц для согласования;
контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
была реализована возможность внесения корректировок;
все этапы работы с документом можно было проследить;
отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

когда запрос получен исполнителем;
сколько есть времени на его исполнение;
дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

*******

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Источник

Обеспечить сохранность документов с возможностью быстрого доступа к любому из них – достичь этой цели позволяет электронный документооборот. В чем его преимущества, как внедрить и пользоваться электронным документооборотом на предприятии, расскажем подробно.

Электронный документооборот или ЭДО – это автоматизация процессов, связанных с обработкой документов. Ведение электронного документооборота в организации требует внедрения СЭД – системы электронного документооборота, специализированного программного обеспечения для организации работы с цифровыми документами.

Сократить издержки на сотрудников, аренду и налоги поможет бухгалтерский аутсорсинг «Главбух Асcистент». Здесь умеют использовать все последние изменения в законе, чтобы снизить расходы бизнеса. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера.

Преимущества ЭДО:

Повышение эффективности труда. Время на поиск документов, их подготовку к отправке, обработку и обмен информацией значительно сокращается.
Сокращение расходов. Документооборот в электронном виде не требует дополнительных затрат на покупку оргтехники, расходных материалов, доставку и пересылку документов. Нет необходимости в помещениях для архивного хранения бумаг и дополнительных сотрудниках.

Минимизация ошибок. Влияние человеческого фактора существенно уменьшается.
Повышение лояльности контрагентов. Документы не теряются, партнеры и клиенты оперативно получают счета и акты.
Повышенная безопасность. После введения электронного документооборота вопрос о том, как хранить документы, отпадает сам собой – хранение обеспечивает СЭД, гарантируя абсолютную конфиденциальность данных.

Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»
“Запуск ЭДО позволил только за первые три месяца работы сэкономить более полумиллиона рублей. За год мы отправили два миллиона электронных документов, а количество клиентов, перешедших на ЭДО, превысило 45%. Сегодня актуальность ЭДО ещё выше. Мы продолжали работу даже в режиме самоизоляции, а наши клиенты вовремя получали отчетные документы и могли оплачивать счета дистанционно и без бумаг”.

Электронный документооборот: алгоритм внедрения

Процесс внедрения электронного документооборота бухгалтерских и других видов документов происходит в несколько этапов:

Определение потребностей компании.

Составьте список документов, проходящих через компанию. Определите, какие из них можно хранить только в бумажном формате, а какие допустимо перевести в цифровой вид.
Подробно изучите и опишите бизнес-процессы, проследите маршруты движения внешнего и внутреннего документопотока.
Проанализируйте процессы создания, согласования и утверждения документов внутри предприятии, а также порядок обработки входящих и исходящих бумаг.
Оцените, на каких этапах делопроизводства тормозится движение документов, где отмечаются проблемы.
На основании полученной информации примите решение о том, какие бизнес-процессы необходимо оптимизировать и какие проблемы можно решить с помощью внедрения электронного документооборота.

Обычно переход начинают с наиболее массового потока документации – бухгалтерской «первички» и других формализованных документов. Электронный документооборот бухгалтерских документов наиболее отработан технически и регламентирован законодательно, поэтому особых трудностей не вызывает. Если в процессе перехода на электронный документооборот в бухгалтерии все же возникают проблемы, воспользуйтесь услугами профессионалов сервиса Главбух Ассистент.

Получение электронной подписи

Различают два вида электронной подписи:

Простая – используется для заверения бумаг внутреннего электронного документооборота. Помогает разграничить права доступа для пользователей. Для получения подписи нужна регистрация в системе ЭДО.
Неквалифицированная – подходит для внутреннего и внешнего электронного документооборота, оформления договоренностей с контрагентами. Подпись действительна, если это отдельно оговорено в договоре.
Квалифицированная – подпись с усиленной защитой, подкрепляется квалифицированным сертификатом. Подпись придает любым документам юридическую силу, позволяет вести электронный документооборот без ограничений. Для получения нужно обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию ФНС.

Единый электронный документооборот: выбираем оператора

Применение электронного документооборота в организации требует сотрудничества с операторами ЭДО – организациями, которые предоставляют услуги программно-аппаратного обеспечения для обмена цифровыми данными по защищенным телекоммуникационным каналам.Подобных сервисов в России около восьмидесяти – их список опубликован на сайте ФНС.

Выбирая среди официальных операторов, обращайте внимание на следующие критерии:

Наличие функций, необходимых для вашей работы.
Интеграция с информационными системами.
Оперативность оказания услуг по технической поддержке.
Подключение контрагентов – некоторые операторы полностью берут эту работу на себя.
Роуминг с другими операторами. Если такой возможности нет – лучше поискать другой вариант.
Стоимость услуг – уточните, какие услуги входят в тариф, а что оплачивается отдельно.

Денис Панин, руководитель отдела закупок компании Estee Lauder
“При выборе решения оценивайте не только стоимость внедрения, но и поддержку решения в будущем, а также стоимость доработок, так как внутренняя структура компании может меняться. Соотнесите бюджет проекта с количеством операций, которые вы планируете совершать при помощи системы, так как в некоторых случаях инвестиции могут быть существенными и не соответствовать масштабу бизнеса”.

Перевод контрагентов на электронный документооборот

Ключевая задача после перехода на документооборот в электронном виде – договориться с контрагентами о переходе на единый электронный документооборот.

Контрагентов нужно уведомить об изменениях в вашей компании – тем, кто работает «по старинке», отправьте предложение о переходе на электронный документооборот, с уже вовлеченными в этот процесс обменяйтесь письмами-приглашениями об электронном документообороте, используя выбранный вами сервис.

Подготовка к запуску ЭДО

На завершающем этапе выполняется тестирование системы ЭДО, настройка оборудования. Сотрудники проходят необходимое обучение: тем, кто больше других работает с документами, лучше пройти специальные курсы. С возможностями системы ЭДО персонал может познакомить представитель оператора, который научит, как пользоваться электронным документооборотом.

Александр Гладкий, менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia
“Технологически запустить электронный документооборот не так уж и сложно – для этого есть все необходимые технические средства. Основная и самая длительная часть работы заключается в методологической подготовке: проработке и дополнении текущих регламентов и юридических документов, обучении персонала, описании новых правил работы. Часто именно в процессе такой работы заказчики осознают, что бизнес-процессы в компании не налажены или нуждаются в существенной доработке”.

Запуск системы ЭДО

Официальный запуск системы требует издания отдельного распоряжения или приказа, с которым нужно ознакомить всех задействованных сотрудников. Назначьте ответственных специалистов, которые будут следить за процессом внедрения ЭДО и помогать остальным.

Электронный документооборот: что может помешать внедрению

Принимая решения о переходе на электронный документооборот, нужно учитывать масштаб организации, специфику ее деятельности, структуру – подходят ли они для внедрения электронного документооборота. Нет смысла в переходе на «цифру» в таких случаях:

Малочисленный персонал – менее 10 человек.
Преобладание в штате сотрудников «старой закалки», которым сложно перейти на электронный формат.
Отсутствие договоренностей о переходе на ЭДО с большинством контрагентов.

Автор: Ирина Климакина