Бизнес план отчет по продажам
ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.
В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.
В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.
Отчеты отдела продаж – это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.
###
Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. “Зашейте” их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.
ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ
Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.
Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.
Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.
Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.
Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:
Отчет менеджера по продажам: выполнение плана продаж за неделюОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE
Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.
Отчет формируется в формате Pipeline – это горизонтальное представление воронки продаж.
Вам может быть интересно: “Воронка продаж: этапы и управление”
Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.
Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.
Pipeline – это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.
Вам может быть интересно: “Пайплайн продаж: как использовать в CRM-системе”
Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:
Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам цикла за неделю Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб.
Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию.
Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:
Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам за неделюПо графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по “узким” местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.
Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline
Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.
ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ
Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.
Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:
Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина этапов продажЦифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.
Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.
В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.
Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:
- понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
- для прогнозирования Cash Flow.
ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ
Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.
Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.
Отчет менеджера по продажам: детальный пайплайнПреимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:
Отчет менеджера по продажам: этапы и вероятность сделки Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.
До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам – “Журнал работ”. До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.
Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:
Отчет менеджера по продажам: журнал работОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА
Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника – РОПа (Руководителя отдела продаж).
Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки – их сумму и количество.
Вам может быть интересно: “KPI в продажах: как контролировать менеджера”
Конверсия по сделкам и предложениям – это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.
В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками. При этом конверсия в деньгах всего 14%.
Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.
Отчет менеджера по продажам: сводная статистика за периодОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК
Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента – Информационное письмо/Презентация – Коммерческое предложение – Сделка – Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:
Отчет менеджера по продажам: сводный отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделкиГрафик построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):
Отчет менеджера по продажам: динамика по сделкам в разрезе сумма/этап за периодНа приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?
Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.
ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ
Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.
Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:
- Средний размер сделки;***
- Время закрытия;***
- Стоимость привлечения клиентов;***
- Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
- Среднее количество активностей по менеджеру.
Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.
Источник
Как сделать в таблице Excel удобный отчет по продажам ?
Предприниматели малого и среднего бизнеса нуждаются в постоянной аналитике каналов продаж и эффективности менеджеров. При ведении аналитики, мы можем устанавливать план продаж для менеджеров, отсекать не действующие рекламные каналы и усиливать действующие каналы продаж. Благодаря отчетности, менеджеры не будут протирать штаны в офисе, а будут стремиться заработать больше, так как, все действия оцифрованы в таблице.
Я расскажу, как я веду аналитику в одном из направлении бизнеса, на примере интернет-магазина.
Возможно, что-то для вас будет полезным. У каждого свой подход, я только покажу как начать и сделать базовый отчет.
Специально вырезал из таблицы отчеты маржинальности и прочее, чтобы статья не была большой и вы не распылялись.
Делаем удобный отчет по продажам в таблице Excel.
Есть у нас интернет-магазин. В нем работает два менеджера по продажам и один пункт выдачи товаров. В пункте выдачи тоже работает сотрудник, так как оплата и примерка происходит на месте (что-то вроде шоурума).
Делаем три основных столбика в таблице Excel и три второстепенных.
Основные столбики:
- Менеджер Анна
- Менеджер Егор
- Пункт выдачи Москва
Основные столбики содержат в себе название ячеек:
- Дата
- Источник
- Выручка
- Сумма
Название ячеек.
Второстепенные столбики делаем правее остальных и называем:
- Менеджер Анна
- Менеджер Егор
- Пункт выдачи Москва
В каждом столбике, пишем наши рекламные каналы.
Второстепенный столбик – рекламные каналы в Excel.
Должно получиться примерно вот так:
Таблица аналитики – пустая.
В последнем столбике у меня есть ячейка “С/Ч” – Средний чек. О ней я тоже расскажу чуть позже. Можете добавить эту ячейку к остальным основным столбикам.
С оформлением закончили, теперь перейдем к настройке.
У меня, все рекламные каналы для всех одинаковые. Все заявки делятся между менеджерами и пунктом выдачи при помощи ip-телефонии и AmoCrm. Поэтому, у всех все поровну, но эффективность может быть разная.
Настройка отчета продаж в таблице Excel.
Источники реклама с выпадающим списком.
Сначала мы настроим “проверку данных”. Это нужно, чтобы мы в каждом столбике могли выбирать рекламный источник из списка.
Проверка данных в Excel – создание списка.
1. Выделяем столбец “B”. Можно не выделять весь столбец, можно выделить необходимое количество ячеек в столбце.
2. Нажимаем “Данные” – > “Проверка данных”. Появится окно проверки данных.
Проверка данных.
В “Тип данных” – выбираем список.
В “Источник” – мы должны выделить источник типа данных, наши рекламные источники для выпадающего списка.
Нажимаем “Ок”. Теперь, в столбике “В” можно выбирать рекламные источники из списка.
Выбор источника рекламы.
Сделайте тоже самое для двух оставшихся столбиков. При выборе источника типа данных, указывайте соответствующий блок рекламного источника для вашего основного столбика. Если у вас основной столбик “Менеджер Егор”, то вы должны выбрать источник для типа данных в второстепенном столбике “Менеджер Егор итоги” .
Настройка подсчета формулой “СУММЕСЛИ”.
СУММЕСЛИ – это суммирование, при выполнении условия. Благодаря этой функции, у нас будет автоматический подсчет суммы выручки по каждому рекламному каналу.
Для начала, обратите ваше внимание на второстепенный блок, например “Менеджер Анна итоги”. Начнем по порядку и настроим “СУММЕСЛИ” для рекламного источника “Авито”.
Для этого, два раза кликаем на столбик результата (напротив Авито), нажимаем на вызов функции и выбираем “СУММЕСЛИ”.
СУММЕСЛИ – Формула.
После этого, заполняем поля.
Диапазон – Столбец “В” или “Источник”.
Критерий – Второстепенный столбик “Менеджер Анна итог”, пункт “Авито”.
Диапазон суммирования – Столбец “С” или “Выучка”.
Важно ! Друзья, выделять нужно не весь столбец. Выделяйте пустые ячейки. Когда я выделял столбец – иногда функция не работала.
СУММЕСЛИ – Настройка.
Повторяем это с каждым источником рекламы для каждого менеджера и пункта выдачи.
Далее, проверяем, чтобы все считалось.
Для этого нужно выбрать нужного любой рекламный источник и напротив него вписать сумму. Во второстепенной таблице должны появиться данные автоматически.
У меня это выглядит примерно так:
Удобная аналитика в таблице Excel.
Исходя из данных таблицы, я вижу, что менеджер “Анна”, справляется хуже, чем менеджер “Егор”.
Общая сумма менеджеров меньше, чем сумма пункта выдачи.
Общая сумма дохода по “Инстаграму” намного больше, чем на “Авито”.
Я добавил дополнительные второстепенные блоки, для подсчета суммы по общим рекламным каналам, для удобства. И все считается автоматически.
Применять “Проверку данных” и “СУММЕСЛИ” можно где угодно и как угодно. Это очень удобно.
Как и обещал, расскажу про “Средний чек”.
Тут все предельно просто. Ставите в столбце “С/Ч” знак “=”, нажимаете на общую сумму чеков и делите на количество чеков. Это средний чек за неделю продаж.
В моем случае, это выглядит вот так:
= N3/26
Средний чек
Надеюсь, информация для вас была полезной. Ставьте лайки, комментарии и подписывайтесь. Будет много интересного.
Источник
Отчетность в отделе продаж. Какие цифры нужно контролировать собственнику?
Регулярная отчетность в отделе продаж – это возможность контролировать все бизнес-процессы компании. Она помогает видеть и вовремя реагировать на изменения целевых показателей по каждому менеджеру и отделу в целом. Какие показатели и как часто нужно отслеживать? Как лучше организовать систему отчетности в компании, чтобы увеличить выручку и прибыль? Ответы на эти вопросы в моей новой статье.
Какие основные показатели контролировать?
Отчеты в отделе продаж – это контрольные замеры состояния компании, основная функция которых держать руку на пульсе процесса продаж и выполнения планов. Если показатели в норме – собственник может быть спокоен, а если продажи отстают от плана, нужно срочно искать причину и исправлять ситуацию.
В компании должна быть иерархия отчетности, строго привязанная к организационной структуре. Каждый уровень сотрудников имеет свою систему показателей, которая контролируется вышестоящим руководителем. Вся информация систематизируется руководителем отдела продаж и ежедневно передается собственнику.
На базовом уровне работа ОП описывается двумя группами отчетов: по воронке продаж и активности сотрудников. Рассмотрим, какие отчеты по каждому менеджеру нужно ввести в отдел продаж на регулярной основе.
План оплат на неделю
В этом отчете фиксируются сделки по клиентам, которые менеджер планирует закрыть в течение недели. Обязательно показываются предполагаемые суммы и сроки оплат. План оплат на неделю – это часть индивидуального плана менеджера на месяц по приходу денежных средств.
План оплат на день
Чтобы получить план оплат на день, нужно выполнить декомпозицию плана оплат на неделю. Этот отчет направляет усилия менеджера на выполнение конкретных цифр, стимулирует его на достижение ежедневных показателей. Только выполнение плана оплат каждый день позволит сотрудникам выполнить план на месяц.
План/факт на текущий день
Этот отчет дает информацию о состоянии дел каждого менеджера на текущий день. Он позволяет проанализировать – какой процент от плана продаж на месяц сотрудник уже фактически сделал, и как эта цифра отличается от планового показателя. Для получения этого отчета используйте формулу:
План/Факт на день (%) = Факт оплат на текущую дату / План продаж на месяц * 100%
Например, план продаж на месяц для менеджера 600 000 руб. В месяце 23 рабочих дня. На текущую дату 10 октября (8-й рабочий день) получено оплат на сумму 180 000 руб. Получаем:
180 000 руб. / 600 000 руб. * 100 % = 30 % (фактический % выполнения общего плана на 10 октября).
Еще одна цифра для анализа работы менеджера – какая сумма денег должна быть получена на эту дату в случае успешного выполнения плана. Расчет показателя выполняется по формуле:
План продаж на месяц / Число рабочих дней в месяце * Число отработанных на дату дней
Например, используя те же исходные данные:
600 000 руб. / 23 рабочих дня * 8 отработанных дней = 208 700 руб.
А % выполнения плана, который менеджер должен получить на 10 октября:
План на текущую дату / План на месяц * 100 % = 208 700 руб. / 600 000 руб. * 100 % = 35 %
Выполнив анализ показателей делаем вывод, что на 10 октября должно быть получено по плану 208 700 руб. (35 %), а фактические оплаты составили 180 000 руб. (30%). Значит, если будет соблюдаться такая же динамика продаж, план на месяц этот менеджер провалит.
Чтобы исключить негативные результаты, такие расчеты желательно выполнять по каждому менеджеру ежедневно. А для более эффективной работы отдела руководителю нужно контролировать показатели отчета план/факт 2–3 раза в день. Это даст возможность помочь менеджеру улучшить результат, если он не вытягивает план.
Активность менеджеров
Активность менеджера – это набор действий (звонки, письма, встречи, договоры, счета), которые должны быть выполнены, чтобы покупатель переходил с этапа на этап по воронке продаж. План выставляется в количестве действий путем декомпозиции целей по запланированному объему продаж.
Ежедневный контроль активности сотрудников нужно выполнять отдельно по новым и текущим клиентам. В случае отставания по плановым показателям следует выяснить причину провала и откорректировать работу менеджера.
Заполнение «Доски»
Dashboard или «Доска» – это сводный отчет по отделу на текущий момент. Он выводится на экран или отображается на доске и выглядит в виде таблицы. В первой колонке фиксируются фамилии всех менеджеров, а в следующих – их основные достижения на текущую дату. На доске показываются такие цифры: план, % выполнения плана на текущую дату, факт (общая сумма продаж в руб.), сколько еще не хватает до плана на неделю, на месяц, сколько осталось рабочих дней.
Усиливает визуализацию и психологическое воздействие отображение информации с помощью метода «светофор». В этом случае используется три цвета – зеленым показываются хорошие результаты (100 % и более выполнения плана), желтым средние (80–100 %), а если используется красный цвет, значит пора бить тревогу, план провален (менее 80 %).
«Доска» – одно из мощнейших средств нематериальной стимуляции отдела продаж. Она воздействует на каждого сотрудника как субъекта ОП, и, в то же время, на его место в коллективе, социальный статус. Никто не хочет быть аутсайдером. Это один из элементов корпоративной культуры.
Сводную информацию по отделу продаж РОП ежедневно отсылает собственнику компании, который, в зависимости от ситуации, может принимать соответствующие решения.
Использование pipeline
Формирование отчета pipeline позволяет держать под контролем все сделки, которые находятся на разных этапах воронки продаж. Это дает возможность прогноза поступления денег и последующих отгрузок клиенту. Инструмент pipeline показывает РОПу, как может измениться процент выполнения плана в ближайшее время. Отчет составляется в виде таблицы, со следующими данными:
- Клиент
- Сумма сделки
- Этап ВП
- Продукт
- Менеджер
- Вероятность оплаты
Вероятность оплаты заполняется в % или баллах, чем ближе оплата, тем выше показатель.
Примеры соответствия вероятности оплаты и этапов сделки в %:
- сделано коммерческое предложение – вероятность оплаты 50 %;
- заключен договор – вероятность 70–90 %;
- выставлен счет на оплату – 90–100 %.
Ваша компания может разработать свою систему оценки вероятности оплаты в зависимости от бизнес-процессов. Каждому этапу поставить в соответствие четкий показатель в баллах или процентах. Это исключит вольную трактовку этапа и приведет к более точным результатам.
Вероятность оплаты зависит от многих факторов, это приблизительный показатель. У клиента может быть форс-мажорная ситуация, финансовые затруднения. Общение менеджера может происходить на низком уровне, а не с ЛПР.
Анализ этого отчета позволяет корректировать сумму среднего чека, если она маленькая. В такой ситуации РОП рекомендует сотруднику изменить подход к покупателю, использовать up-sale и cross-sale продажи. А, возможно, у менеджера мало клиентов и следует увеличивать долю новых клиентов.
Увидеть вероятность закрытия сделки можно в CRM с применением канбан-доски. Этот отчет показывает перечень сделок по убыванию – сверху идут близкие к закрытию, а в конце списка только поступившие в воронку.
Контроль маржи и прибыли
Еще один важный отчет – средний объем продаж по менеджеру. Для успешного роста компании этот показатель должен увеличиваться, так как он напрямую связан с прибылью. Если в компании есть продукты с разной маржинальностью, то в разработке мотивации сотрудников этот момент должен быть учтен. Стимулируется продажа товара с высокой маржой, даже если он хуже продается.
Какие отчеты составлять по дополнительным показателям и зачем их контролировать? Читайте в этой статье.
Источник