Бизнес план организации по обучению персонала

В предыдущей статье мы разобрались с основными понятиями, что такое система корпоративного обучения (далее СКО) или корпоративный университет, в каких случаях его разработка необходима и какие минимальные условия должны быть в компании для ее реализации.

В этой статье я хочу рассказать какие существуют этапы построения системы и с чего стоит начинать.

«Зачем делить на этапы? Просто составляем обучающие программы и обучаем» – говорили мне в прошлых компаниях, не понимая, что на самом деле создание системы корпоративного обучения очень объёмная, трудоемкая и сложная работа. И действительно, порой реально страшно браться за такой сложный проект, особенно, когда не знаешь с какой стороны подступиться…

Чтобы утихомирить свой страх – надо снижать уровень опасности.

Как это сделать? Самое простое – это разбить всю работу на этапы/шаги и делать все поступательно. Нет необходимости объять необъятное и делать все и сразу – это нереально!

Важный момент: каждый этап должен иметь определенные сроки, цели и ресурсы. После прохождения каждого шага настоятельно рекомендую согласовывать получившийся результат со своим руководством и руководителем компании, и проверять: соответствует ли получившийся результат целям и ценностям компании. Проще подредактировать один этап здесь и сейчас, чем в последствии переделывать всю работу (был опыт – не понравилось:)).

Проштудировав море литературы, просмотрев различные вариации (к слову, во многих источниках определенные шаги/этапы дублируются, или одно и тоже называют разными словами), я вывела следующие этапы:

Рис.1 Этапы построения Системы корпоративного обучения

Сегодня мы рассмотрим их вкратце.

Я опишу, что включается в каждый этап и какие ставятся цели. Также, в конце, приведу пример, с чего мы начали в нашей компании и как прошли первый этап.

Итак, переходим к делу.

Шаг 1. Постановка целей и первичный аудит

Цель: Выявить текущую ситуацию в компании по обучению и сформировать список целей, для чего разрабатываем СКО.

Говоря простым языком – понять, что есть сейчас (текущая исходная точка) и решить, куда нужно в итоге прийти.

В этот этап включено 3 основных момента:

1. Описание миссии, ценностей и основных бизнес-процессов; осознание того, какие типы задач стоят перед компанией, какой стратегический план развития.

СКО имеет смысл создавать в той компании, где определена общая стратегия развития бизнеса, все сотрудники знают цели, отлажены и формализованы управленческие связи и коммуникации, бюрократизировано делопроизводство…

Если же компания находится на стадии становления и только формирует свою стратегию развития, СКО пока ей не нужен, это преждевременный проект. В такой компании более эффективны краткосрочные обучающие мероприятия (например, точечные тренинги),

2. Первичный аудит, необходим, чтобы получить комплексное представление о реализованных в компании процессах, связанных с обучением и развитием персонала. Например, в нашей компании мы имеем разрозненные точечные обучения, нет формирования кадрового резерва, нет конкретного плана обучения новых сотрудников и «порога вхождения» (минимальных требований) в компанию.

Как провести первичный аудит? Мы проводили опрос персонала о проблемных зонах, собирали информацию по подразделениям, анализировали причины увольнения сотрудников, причины выбора нас среди других компаний при трудоустройстве и пр. Также анализировали, какая информация содержится в «Базе знаний», удобно ли ей пользоваться, как часто обновляется…

3. Постановка целей создания СКО, прорисовка общих схем.

Очень важно связать стратегию обучения с целями бизнеса/организации. В дальнейшем нам будет необходимо выявить конкретные знания, умения, компетенции, которые понадобятся работникам для достижения стоящих перед компанией задач и целей.

Важный момент: на этом этапе вам не нужно иметь конкретное представление о том, каким именно будет обучение, какие именно будут программы обучения!

Шаг 2. Разработка требований к персоналу, компетенций, профилей должностей

Цель этапа: Формированиепрофилей компетенций ключевых должностей.

На данном этапе необходимо продумать стандарты требований к персоналу, минимальный порог требований вхождения в компанию, разработать профиль каждой должности, составить список компетенций и т.д.

Проще говоря – мы должны понимать какие сотрудники нам нужны на тех или должностях для дальнейшего развития и процветания компании.

Зная эти моменты, мы сможем делать эффективные кадровые перестановки, формировать команды, отделы, растить сотрудников для карьерных продвижений, улучшать профессиональные навыки и т.д. Но для этого нам изначально надо понимать: каким должен быть потенциальный сотрудник и что мы будем от него требовать. Ведь, согласитесь, сложно соответствовать тому, что неизвестно.

Более подробно об этом этапе поговорим в следующих статьях и рассмотрим примеры составления компетенций и профилей должности.

Шаг 3. Разработка системы оценки персонала

Цель: иметь четкую и понятную систему оценки персонала.

В предыдущем шаге мы уже поняли какие сотрудники нам нужны на тех или иных должностях, какой минимальный порог вхождения в должность и т.д. После разработки системы оценки мы сможем также четко понимать соответствует ли данный сотрудник своей должности? Если нет, то где его слабые стороны, что ему нужно подтянуть? Или, например, ищем на новую руководящую должность сотрудника – с помощью системы оценки мы можем оценить: сможет тот или иной сотрудник работать на этой должности или нет? обладает он нужными компетенциями или должен подтянуть свои знания и навыки?

В других статьях поговорим об этом подробнее.

Шаг 4. Разработка обучающих программ развития

Цель: Формулировка сетки учебных программ и мероприятий необходимый для упреждающего развитиясистемы компетенций персонала компании

На данном этапе мы уже будем заниматься непосредственно разработкой обучающих программ.

Многие компании, ошибочно начинают с этого этапа. Но прежде чем понять, Как? именно учить, мы должны понять Кого? и Чему? необходимо учить. Для этого нужно пройти первые 3 шага.

Основные задачи этого этапа:

Анализ потребности в обучении персонала в соответствии с профилем должности и необходимыми компетенциям;
Разработка структуры программ обучения по каждой должности;
Разработка необходимых курсов;
Выбор методов и технологий обучения персонала;
Создание Каталога курсов, программ обучения и развития персонала Компании, как собственных, так и внешних;
Разработка календарного плана обучения и развития персонала;
И многое другое.

Шаг 5. Автоматизация обучения

Цель: Получить комплексное представление о технологии управления и этапах процесса внедрения СКО.

Основные этапы:

· Выбор платформы для упрощения обучения персонала

· Внедрение разработанной системы обучения и развития персонала;

· Внедрение выбранной Системы Дистанционного Обучения;

Шаг 6. Оценка эффективности СКО

Цель: Проверка эффективности работы корпоративной системы обучения.

Если полученные данные не соответствуют намеченным целям, следует провести усовершенствование программы обучения и повторить цикл.

Кажется, что сложно, пройти по всем шагам, не так ли? Но глаза бояться, а руки делают. Давайте начнем по порядку с первого шага. Не думайте пока об остальных.

Пример построения целей для моей компании

В ходе аудита выявили свои слабые стороны и в соответствии с долгосрочными планами компании по развитию мы сформировали цели создания СКО:

Обучение новых сотрудников, быстрое введение в должность, адаптация;
Создание базы знаний компании;
Формирование кадрового резерва и развитие нужных для компании компетенций;
Удержание ценных сотрудников, развитие персонала, повышение лояльности в компании;
Формирование имиджа привлекательного работодателя.

Исходя из этого нам нужно будет прописать основные моменты, нарисовать схемы (что должно быть в том или ином пункте, чтобы на выходе получить нужный результат).

Покажу на примере первых двух целей:

Цель: Обучение новых сотрудников и адаптация:

Представим, что к нам приходит сотрудник без опыта в аналогичной должности. Почему так? Потому что, если был аналогичный опыт – то стажер может перескочить начальное обучение, досрочно сдав аттестацию и сосредоточиться на тех моментах, которые ему неизвестны. А вот если сотруднику без опыта давать сложную информацию, когда он не знает основ – это не результативно.

Мы решили, что это будет 1 уровень Обязательное обучение (базовые знания для вступления в должность).

В дальнейшем, для профессионального развития и попадания в кадровый резерв необходим 2 уровень Развивающее обучение (Развитие необходимых компетенций, улучшение навыков).

При продвижении по карьерной лестнице необходим 3 уровень Мотивирующее обучение (Управленческие навыки, мотивация персонала, тайм-менеджмент и пр). Так как для некоторых сотрудников недостаточно стать профессионалом в своем деле, и хочется дальнейшего карьерного развития и повышения – Корпоративный университет (СКО) может и должен в этом помогать. В таком случае сотрудник не захочет уходить в другую компанию в поисках более высокой должности, а компании не надо будет искать на руководящую должность человека со стороны и обучать внутренним процессам и продукту с нуля.

Рис.2 Три уровня обучения

Цель: База знаний:

База знаний – это необходимая информация для общего доступа (чтобы избежать того, чтобы при уходе одного сотрудника вся работа «встала»), «фишки», лайфхаки, литература, информация по продукту, поставщикам, и другая – собранная в одном месте с удобным поиском и понятным интерфейсом. База знаний постоянно обновляется и пополняется.

Мы планируем Базу знаний также поделить по уровням:

Рис.3 Уровни Базы знаний

Далее представлена схема доступа к Базе знаний в зависимости от уровня сотрудника. Мы не видимсмысла открывать полный доступ к Базе сотруднику, который только-только пришёл в компанию. Во-первых, он может испугаться такого объема информации. Во-вторых, во избежание утечки ценной информации. В-третьих, большинство информации не нужно на первых двух уровнях. А если у сотрудника есть потребность в дальнейшем развитии, он должен будет «дорасти» до определенного уровня, чтобы получить доступ в следующий уровень Базы знаний.

Рис.4 Взаимосвязь Базы знаний с Уровнем сотрудника

Подведем итоги

На самом деле, Шаг 1 Постановка целей и первичный аудит– это не сложно. У меня ушло на это около недели – вместе с согласованием с собственником бизнеса.

Начните с малого, не думайте обо всех этапах прямо здесь и сейчас.

Итак, вам нужно:

1. определить цели и миссию компании (совмести с руководителем);

2. провести аудит текущей ситуации по компании (обсудите также с руководителем его видение);

3. разработать цели СКО и обсудить с руководителем. Важно, чтобы вы одинаково понимали эти цели.

4. нарисовать примерную схему СКО – для многих легче воспринимать информацию визуально, нежели множество текста. На данном этапе важно четко и доступно излагать все формулировки, не допуская двусмысленности.

Поздравляю! Вы сделали первый, самый важный шаг, к созданию Системы корпоративного обучения!

До новых встреч!

Продолжение статьи:

Как составит список компетенций

Как составить работающий профиль должности

Источник

Здравствуй, уважаемый читатель блога! На связи бизнес-тренер Спартак Андриешин. В этой статье я расскажу вам о бизнес-кейсе специалистов Академии Продаж про создание учебно-тренингового центра для сотрудников торговой компании. Я разберу алгоритм создания учебного центра на примере организации Заказчика. Также в статье покажу структуру центра, актуальные программы тренингов для пошагового обучения менеджеров оптовых продаж интернет-услуг и связи.

СОЗДАНИЕ УЧЕБНОГО ЦЕНТРА В КОМПАНИИ С НУЛЯ

Чем активнее развивается компания, тем быстрее становится очевидной необходимость системного и качественного обучения персонала. Внешние тренинги и семинары приносят, безусловно, свою пользу, но они не всегда учитывают специфические запросы организации, к тому же обучать таким образом весь коллектив – финансово очень затратно.

Сегодня все крупные предприятия в любой сфере имеют свои внутренние учебные центры, либо корпоративные университеты. Постоянное обучение в компании становится неотъемлемой частью рабочего процесса, чтобы улучшать эффективность работы сотрудников.

Строить учебный центр можно двумя путями: самостоятельно, методом проб и ошибок, и с помощью профессионалов. Телекоммуникационная компания «Флагман Телеком» пошла вторым путем, потерпев полный провал при попытке организовать все самостоятельно. Изначально руководством компании было принято решение справиться “своими силами”. В ноябре 2017 года штат компании пополнился 12-ю новыми сотрудниками, а открытый учебный центр был наполнен дорогой техникой, мебелью и т.п.. Нанятый директор центра Кирилл ежемесячно приносил собственникам отчеты о “великолепной и плодотворной” работе его сотрудников, однако уровень обслуживания не улучшился, а продажи и вовсе сократились на 11,29%. Новые алгоритмы продаж не прижились в компании, сотрудники неприемлили внедренную систему штрафов и началась сильная текучка кадров. Уже в июне 2018 абсолютно всем в компании стало очевидно, что это учебный центр не справляется с возложенными на него задачами. Руководство «Флагман Телеком» приняло решение упрозднить работу учебного центра. На этом этапе возникли сложности с увольнением сотрудников. Уволняемые люди не хотели покидать “тепленькие” места с хорошим окладом. Они требовали компенсаций, обращались в суд. Неудачная попытка создать свой учебный центр закончилась не только потерей прибыли, но и убытками более чем в 4,500,000 рублей.

В 2019 году руководство «Флагман Телеком» обратилось в Московскую Академию Продаж за услугами построения корпоративного учебного центра и созданием тренинговых программ. На начальном этапе работы возникало много вопросов: как открыть учебный центр для сотрудников, как сделать его по-настоящему эффективным инструментом бизнеса, какие документы нужны для открытия образовательного центра. Через несколько месяцев активной совместной работы процесс создания учебного центра на базе предприятия был успешно завершен. Целью открытия учебного центра для менеджеров и рядовых сотрудников было повышение эффективности работы предприятия в целом, усовершенствование системы клиентоориентированности и как следствие, повышение прибыли.

В самом начале ключевые руководители подразделений, совместно с представителями Московской Академии Продаж выделили те позиции, которые больше всего нуждались в обучении. По каждой из них были составлены карты навыков и умений, необходимых для наиболее результативного выполнения сотрудниками своих обязанностей. Далее предстояло ответить на следующие вопросы:

Каким навыкам можно обучить сотрудников своими силами внутри компании, не обращаясь к внешним провайдерам?
Кто из работников сможет выполнять роль тренеров и как их нужно подготовить?
Как организовать проведение бизнес-тренингов для сотрудников компании таким образом, чтобы не останавливать рабочий процесс?
Какое количество человек должно пройти обучение в центре компании в ближайшее время?
Какие сотрудники должны быть обучены в первую очередь?
Какие ресурсы компании могут быть использованы, и какие должны быть привлечены (например, помещения для проведения тренингов)

Цели запуска учебного центра на базе предприятия

Решение этих вопросов помогло сформировать общее видение, организационную структуру будущего учебного центра, расставить приоритеты и подготовить план действий. Был подписан приказ о создании учебного центра внутри компании.

С
сотрудниками предприятия были проведены разного формата мероприятия, на которых
обсуждались вопросы:

Как сотрудник видит свой рост внутри компании?
Каких навыков и знаний ему не хватает для качественного выполнения своих должностных обязанностей в текущий момент и чему бы он хотел научиться в перспективе?
Какие формы обучения сотрудник считает наиболее действенными?
Кто из его коллег мог бы лучше справиться с ролью внутреннего тренера организации?

Для того, чтобы обучение персонала телекоммуникационной компании было максимально плодотворным, была проведена специалистами Академии Продаж качественная оценка всего персонала Заказчика . Подобные мероприятия дают очень хорошие результаты, но всегда вызывают стресс среди сотрудников. Люди ждут негативных последствий, переживают, что в случае, если их результаты будут недостаточно высокими, они могут потерять привычный уровень заработной платы, или даже лишиться рабочего места. Поэтому была проделана большая работа, нацеленная на объяснение необходимости проведения оценки, ее сроках и результатах. Это позволило минимизировать волнения и получить наиболее точную картину текущей ситуации.

Оценка
представляла собой диагностику умений и знаний персонала, сравнение с
созданными ранее своеобразными трафаретами профессиональных компетенций и
выявление слабых участков. На основе полученных результатов были сформулированы
темы будущих курсов и расставлены приоритеты.

Цель открытия учебного центра для менеджеров компании

Задача
обучить и подготовить внутренних тренеров была одной из самых сложных. На
первом этапе работы, на основании данных, которые указали в процессе оценки
сотрудники, а также представлений руководства, были выбраны специалисты,
которые потенциально могли бы стать бизнес-тренерами компании. За основу выбора
претендентов были взяты такие качества, как лидерский потенциал и продвинутые
профессиональные навыки. Немаловажную роль играли стаж работы и лояльность
компании.

Обучение персонала телекоммуникационной компании– задача непростая из-за большого количества сотрудников и разнообразия должностных компетенций. Поэтому нами было решено создать в корпоративном университете только эффективные формы обучения:

Наставничество. Такой формат предполагает, что более опытные сотрудники передают свой опыт коллегам, которые начали работу в компании совсем недавно. Это очень удобно, так как обучение происходит без отрыва от рабочего процесса, и помимо профессиональных навыков передаются базовые корпоративные ценности.
Обмен опытом. Эта форма предполагает экспресс-занятия в мини-группах, когда более опытный коллега делится своим позитивным опытом.
Тренинги. Эти занятия стали возможны после проведения продолжительной и серьезной работы по подготовке собственных тренеров.
Онлайн курсы. Данный формат требует больше времени и определенных вложений, поэтому он включен в план и находится на стадии развития. Однако уже сейчас в компании активно используются вебинары.

обучение менеджеров по продажам интернет услуг

Специалисты Академии уделили большое внимание обучению менеджеров продаж, так как именно они своими активными действиями влияют на прибыль в первую очередь. Самыми актуальными внедренными программами обучения нашими тренерами стали:

Тренинги оптовых продаж
Обучение менеджеров продажам интернет-услуг
Тренинги продаж пакетов интернета
Способы продаж услуг связи корпоративным клиентам и создание индивидуальных пакетов для компаний
Использование скриптов в продажах
Ведение клиентской базы
Работа с корпоративными VIP-клиентами

Для многих сотрудников актуальными стали тренинги по повышению личной эффективности: управление временем, решение конфликтных ситуаций, повышение стрессоустойчивости, достижение цели, эффективные коммуникации.

Фото с проведенных тренингов в новом учебном центре для Заказчика

Сложности в открытии учебного центра

Несмотря на успешный запуск проекта, в компании были и те, кто в успех не верил. Провал проекта сделанного своими силами оставил негативное впечатление, как у некоторых руководителей так и у коллектива в целом. В частности, при внедрении новых скриптов продаж, руководитель колл-центра Александр запрещал использовать их, считая что “старые были лучше” и заставлял свой персонал работать, как раньше.

Помимо сопротивления некоторых руководителей были и другие сложности в работе, такие как:

отказ некоторых сотрудников сдавать отчетность о проделанной работе во время в конкретной форме;
отказ некоторых сотрудников работать в CRM-системе (сотрудники хотели писать в тетрадках и excel);
проблемы коммуникации между подразделениями компании;
саботаж рядовых сотрудников, отказ от выполнения поставленных задач.

Внедрение новых стандартов работы всегда сопровождается проблемами и сложностями. В компании «Флагман Телеком» нам удалось успешно внедрить новые технологии и оперативно решить все возникшие трудности в работе персонала за счет разъяснительной работы с работниками каждого подразделения. Бизнес-тренеры Академии на собственных примерах показывали, как лучше общаться с клиентами по новым скриптам, как использовать систему учета ведения клиентов и т.д. чтобы они могли повторять и быстрее перенимать навыки.

Подготовка бизнес-тренеров для внутреннего университета

Пошаговый алгоритм подготовки внутренних бизнес-тренеров выглядел следующим образом:

собрали список заявок на тренеров (получилось 63 заявки, принимали их только от сотрудников проработавших от 2 лет в компании, другие даже не рассматривались);
провели тестирование знаний по продуктам и услугам для претендентов;
подвели итоги отбора, “отсеяв” не знающих;
провели тестирование по навыкам коммуникации и после этого осталось всего 16 претендентов;
Провели обучение по созданию программы тренинга и творческим заданием стала подготовка мини-тренинга на 1 час;
провели мини-тренинги для фокус-групп;
подвели итоги оценки фокус-групп о впечатления о тренингах по 30 специальным критериям ;
Был сформирован штат из 6 тренеров и 2 помощников из лучших.

Такая многоступенчатая система отбора позволила выбрать только самых заинтересованных и лояльных компании сотрудников. Также из оставшихся претендентов был сформирован кадровый резерв и они получат шанс проявить себя, как тренеры в будущем.

Результаты создания структуры учебного центра

Несмотря
на то, что учебный центр компании «Флагман Телеком» пока еще очень молодой, результаты его деятельности видны уже сейчас.
Отдел продаж стал показывать гораздо более серьезные результаты. Сотрудники
активно используют знания и навыки, полученные на тренингах и семинарах. Проведение обучения менеджеров пооптовым продажам
вывело данное направление на совершенно новый уровень.

Учебный
центр не остановился в своем развитии, был составлен план его роста на ближайшее
время и на перспективу:

– состав уже работающих бизнес-тренеров дополняется новыми участниками, которые проходят обучение с учетом постепенно формирующихся корпоративных стандартов;
– тренеры проходят внешнее обучение, для того, чтобы отточить свои навыки, как профессиональные, так и тренерские;
– разрабатываются новые учебные программы и совершенствуются уже существующие;
– развивается онлайн направление – готовятся темы вебинаров, записываются видео-уроки для дистанционнного обучения сотрудников филиалов.

В компании регулярно проводится оценка результатов обучения, сравнивается уровень сотрудников до прохождения программ и после. Во внимание берутся не только профессиональные навыки сотрудников, но и повышение их работоспособности, личной эффективности и улучшение коммуникации с клиентами и коллегами. Это дает возможность держать руку на пульсе, своевременно корректировать учебный материал и добавлять необходимые модули.

Итоги создания тренингового центра для заказчика

Компания
«Флагман Телеком» считает опыт взаимодействия с Московской Академией Продаж очень
эффективным. Партнерство дало возможность:

– уменьшить время, необходимое на проработку всех элементов за счет использования готовых решений;
– сократить финансовые затраты;
– использовать в работе самые современные инструменты и методы;
– создать более совершенную организационную структуру учебного центра;
– применять уже готовые шаблоны опросников, анкет и других документов
– иметь возможность в долгосрочной перспективе получать необходимые рекомендации и консультации

Получили благодарственное письмо по итогам завершения услуг создания учебного тренинг-центра для компании: