Бизнес план начальника отдела продаж
Упущенные возможности, ошибки в работе с конкурентами, увольнение ценных сотрудников, невыполнение плана продаж отдела. Когда руководитель задумывается о том, по какой причине работа отдела продаж привела к таким «плачевным» последствиям, оказывается, что ответ прост – в компании отсутствовал план развития данного подразделения. О том, что это за документ, как его грамотно составить и затем – внедрить в работу фирмы, читайте в нашем материале.
О чем вы узнаете:
- Стратегия развития отдела продаж: выбираем правильно
- Каким должен быть план развития отдела продаж
- Внедрение плана развития отдела продаж
- Пример составления плана развития отдела продаж
Стратегия развития отдела продаж: выбираем правильно
Эксперты в области маркетинга уверенно говорят о том, что «Залог эффективных продаж заключается в том, что они должны быть максимально управляемы и наиболее предсказуемы».
Когда начальник отдела продаж, да и все руководство компании в целом, четко знают о том, что ждет фирму завтра, через неделю, месяц, год и даже в ближайшую пятилетку, можно говорить о том, что фирма придерживается правильного курса и готова идти вперед, а, значит, покорять новые вершины.
Скачать форму плана развития отдела продаж >>
Скачать должностную инструкцию начальника отдела продаж >>
Скачать форму журнала учета выполненных заказов >>
План развития отдела продаж – это важнейший документ, необходимость которого доказана и оправдана годами работы крупнейших и малых фирм, стремительное развитие которых происходило именно после составления такого плана и четкого ему следования.
Контролируйте отдел продаж с помощью CRM-системы от Бизнес.Ру, которая позволяет назначать задачи конкретным сотрудникам, имеет возможность распределения по степени важности и обозначения ответственных за выполнение лиц. CRM также предусматривает возможность комментирования и обсуждения каждой отдельной задачи. Попробуйте все возможности CRM-системы прямо сейчас >>
Именно план развития отдела продаж – это четкий ориентир, некая цель для каждого сотрудника компании, направление движения.
Иногда план развития отдела продаж путают с планом продаж, но, на самом же деле, это два разных документа.
План продаж учитывает то, какой объем продукции, услуг, товаров должны реализовать сотрудники подразделения в определенные сроки.
План развития отдела продаж – это мощный «рычаг» управления организацией, информация о перспективах фирмы, настоящий «сборник» информации, включающий специфику и особенности работы компании, все данные о том, в каком направлении ей предстоит работать.
План развития отдела продаж – это некий «методический» материал, который поэтапно раскрывает суть всех задач, стоящих перед подразделением. Отсутствие в фирме данного документа неизбежно приводит к тому, что:
- Сотрудники попросту не знают, что конкретно от них требуется, для чего они осуществляют в фирме свою трудовую деятельность, они не понимают, что именно они должны делать для того, чтобы руководство было довольно их работой;
Руководство подразделений фирмы не имеет четкого представления о том, куда организация движется и какие цели ставит в работе.
Это увеличение прибыли? Или «ставка» делается на максимальное увеличение клиентской базы, выстраивание долговечных отношений с покупателями? Или же основная цель на ближайшее время – это создание идеального коллектива и обучение работников?
Без четкого плана развития продаж ответы на все эти вопросы не сможет найти никто;
- Из-за отсутствия планирования будет неизбежно накапливаться, так называемая, «упущенная» прибыль и количество потерянных клиентов, которых можно было бы удержать, если бы не вал скопившихся проблем и авралов по «незапланированным» причинам;
Неучастие в важных мероприятиях и несвоевременная их организация. Когда руководство и сотрудники фирмы не знают о том, в каких мероприятиях (выставках, конференциях, семинарах) компания планирует участвовать в ближайшие годы.
Не владеют четкой информацией и четко поставленными сроками, когда те или иные мероприятия организовывать (к примеру, когда «запускать» рекламную компанию или акцию по предоставлению скидки крупным клиентам), то в компании неизбежно воцарится непонимание и «хаос».
Говорить о необходимости составления плана развития отдела продаж можно бесконечно долго, так как этот документ действительно является важным. Но подходить к его созданию нужно с умом, тщательно взвешивая всю информацию, консультируясь с коллегами и специалистами.
Каким должен быть план развития отдела продаж
Начнем с того, что План развития отдела продаж не должен быть «оторванным» от производства, не должен состоять из «фантастических» цифр, которые придумало руководство, наивно надеющееся, что сотрудники такой план чудесным образом «воплотят в жизнь». План развития отдела продаж должен:
- Быть максимально простым и понятным: куда движемся, зачем движемся, за счет чего добиваемся поставленных целей;
- Быть максимально реализуемым: это не говорит о том, что «планку» не нужно завышать, но и ставить годовую прибыль в размере миллиарда долларов для маленькой фирмы, которая только что вышла на безубыточность, тоже неправильно;
- Давать исчерпывающую информацию о сроках и датах выполнения планов, обо всех дедлайнах: это необходимо для того, чтобы каждый сотрудник фирмы мог «заглянуть» в такой план и узнать информацию о том, что, к примеру, к концу второго квартала месяца будет увеличение штата сотрудников отдела продаж на одну единицу, а на 28 июля запланировано участие в межрегиональной выставке и специализированном форуме;
Представлять всю информацию об ответственных лицах: ответственных лиц назначает руководитель организации по согласованию с этими лицами. Почему это важно? В первую очередь, потому, что, планируя что-либо в деятельности компании или определенного подразделения, необходимо знать имена тех, кто будет ответственен за реализацию тех или иных задач.
Также это упростит работу руководителя: он будет точно знать имена тех, с кого «спрашивать» и тех, кто будет нести ответственность за недоработки или получит награду за достойную работу;
- Содержать всю информацию о методах выполнения задач: (то есть, План развития отдела продаж – это не просто «сухое» перечисление того, что нужно сделать в ближайший год или три года, а поэтапная схема того, что выполнять, как выполнять, в какие сроки и какие методы, способы и технологии используя);
- Содержать реальные цифры, действия и результаты, основанные на пожеланиях руководства фирмы и откорректированные сотрудниками подразделения и основанные на их личных планах продаж;
- Должен учитывать временные и финансовые затраты, необходимые для обучения сотрудников отдела: тренинги, курсы повышения квалификации для работников компании, также проведение аттестации сотрудников – это по-настоящему важный аспект деятельности компании;
- Должен отражать реальные затраты на установку нового компьютерного оборудования, программного обеспечения, покупку программ для автоматизации бизнес-процессов (таких, как, к примеру, онлайн программа для автоматизации бизнеса «Бизнес.ру») и т.д. Все эти затраты необходимы для того, чтобы повысить производительность труда сотрудников компании и качество обслуживания клиентов в целом.
Также необходимо помнить, что План развития отдела продаж должен составляться в строгом соответствии с регламентом работы фирмы и планом продаж компании, строиться на его основании – должны быть разложены по месяцам действия каждого сотрудника плана продаж, важнейшие показатели работы.
Вторая составляющая Плана развития отдела продаж – это план работы, то есть, методологическая составляющая, которая структурирует конкретную работу каждого сотрудника, его участие в проектах компании. Именно план работы обеспечивает выполнение план продаж и достижение всех оговоренных цифр и показателей.
При составлении плана развития отдела продаж существует ряд важнейших аспектов, на которые необходимо обратить внимание:
- Информация об имеющихся трудовых ресурсах
- Информация об имеющихся материальных ресурсах
- Данные об имеющемся оборудовании подразделения
- Статистический анализ
- Экономический анализ (рентабельность предприятия)
- Рост инфляции
- Сезонность
- Прогнозирование
- Анализ работы подразделения за определённое время.
Необходимо также выяснить желаемый объем продаж, на который компания в перспективе должна выйти, приоритетные для продажи товары или услуги, планы по внедрению нового ассортимента продукции.
Эта информация необходима для того, чтобы оценить – достаточно ли в компании ресурсов для выполнения поставленных в плане развития задач в нужные сроки.
Внедрение плана развития отдела продаж
После того, как план развития отдела продаж будет составлен, будут поставлены цели и задачи, сроки и ответственные за их выполнение, планы соотнесены с возможностями, внесены поправки с учетом перечисленных выше аспектов – документ необходимо будет обсудить с подчиненными, а затем – утвердить руководителем фирмы.
Обсуждения плана с сотрудниками бояться не стоит – этот этап по-настоящему важен потому, что именно сотрудники фирмы будут обеспечивать выполнение данного плана развития, а значит они в первую очередь должны знать то, что их ждет, какие задачи перед ними ставит руководство.
Необходимо выслушать и принять к сведению все возражения, критику – сотрудники, работающие «в поле» владеют более полной информацией в сфере продаж, чем руководители фирмы, которые сами никому ничего не продают и как на самом деле обстоят дела на рынке товаров и услуг не знают. Часто работники предлагают по-настоящему эффективные альтернативные решения.
Подробно разъясните сотрудникам, для чего в фирме разработан такой документ, как план развития отдела продаж, какие перспективы ждут каждого работника, если он выполнит и перевыполнит план продаж и будет осуществлять деятельность в рамках плана развития.
Работники должны видеть, какие перспективы (карьерные, финансовые) их ждут в дальнейшем, если поставленные задачи будут решены – все это должно мотивировать работников на выполнение плана и на работу в строгом соответствии с составленным документом.
Каждый сотрудник отдела продаж должен «принять» и подписать план развития, тем самым подтверждая свою готовность начать его выполнение. Работники должны понимать, что именно алгоритм действий, прописанный в плане развития, обеспечит достижение цифр плана продаж.
Хорошим решением в этой связи будет правильная мотивация сотрудников, которая «побудит» их к выполнению плана продаж, решению поставленных задач, активного участия в проектах компании. Это может быть денежная мотивация, так и неденежная.
Еще одно важное замечание: план развития отдела продаж – это не документ, созданный «для галочки», а мощнейший инструмент управления. Именно поэтому руководитель фирмы должен постоянно и четко следить за выполнением всех задач, применять инструменты контроля за исполнением плана.
Для этого можно делать ежедневные и еженедельные планерки, которые будут «придавать» всем сотрудникам толчок в работе по нужному направлению, по итогам месяца необходимо проводить собрания, на которых будут озвучиваться этапы выполнения плана развития, возникающие в связи с этим проблемы, сложности, обсуждаться текущие задачи, вырабатываться стратегические решения.
Также правильным управленческим решением станет внедрение отчетности – то есть, каждый сотрудник отдела продаж по итогам определенного временного отрезка должен предоставить руководству письменный отчет о проделанной работе, подготовить и проанализировать все данные о своей деятельности, распланировать работу на дальнейший период.
CRM-система от Бизнес.Ру имеет возможность вести персональный распорядок дня для каждого сотрудника, вы всегда сможете проследить список дел своих подчинённых и, при необходимости, скорректировать его. Познакомьтесь с всеми возможностями CRM-системы от Бизнес.Ру прямо сейчас >>
Именно так, применяя инструменты многоуровневого и разнопланового контроля за выполнением плана каждым сотрудником отдела продаж, можно будет добиться явных и показательных положительных результатов.
Пример составления плана развития отдела продаж
План развития предприятия или конкретного подразделения, как правило, долгосрочен – оптимальный срок здесь составляет один, три или даже пять лет. Если план развития отдела продаж составляется впервые, то лучше ограничиться годом, в дальнейшем же срок можно увеличивать.
Универсального алгоритма по составлению плана развития отдела продаж нет, но, как правило, в документе присутствуют определенные разделы. Их также можно включать или исключать при необходимости, в целом же план должен представлять собой цели и задачи, описание желаемых результатов деятельности и методов для их достижения.
1 Раздел – Маркетинговая стратегия развития. Сюда включаются задачи по позиционированию фирмы на рынке, задачи по рекламе и PR, а также участие в специализированных выставках, конференциях. Также в разделе необходимо учесть все планируемые рекламные кампании, сезонные скидки, распродажи, системы скидок для постоянных клиентов и т.д.
2 Раздел – Обеспечение увеличения объемов продаж. В данном разделе должны быть прописаны цели и задачи на год, в рамках которых должны увеличиваться объемы продаж товаров или услуг.
Осуществляться данные задачи могут за счет корректировки ассортиментной политики, поиска новых клиентов, увеличения штата сотрудников отдела продаж, увеличения каналов сбыта продукции, снижения цен и т.д.
3 Раздел – Планы по расширению компании. Сюда необходимо включить планы открытия филиалов компании или создания новых подразделений, набор персонала.
4 Раздел – Работа с клиентами. В данный раздел вносятся целевые показатели, касающиеся расширения клиентской базы – работа с постоянными клиентами по долгосрочным договорам (перспективы такой работы), работа с бонусами, расширение заказов при работе с постоянными клиентами, задачи по поиску новых клиентов и покупателей.
5 Раздел – Планируемая прибыль. Здесь должны быть приведены основные целевые показатели работы отдела продаж по итогам года (трех лет): уровень маржинальной прибыли, уровень чистой прибыли, объем продаж, уровень задолженности, динамика продаж и т.д.
Как упоминалось выше, данные разделы плана развития отдела продаж могут дополняться, но самым оптимальным решением станет составление данного документа по разделам и с пошаговыми пояснениями.
Задача | Осуществление | Регламентирующий документ, методы выполнения | Сроки реализации | Ответственный за реализацию |
Раздел 1. Увеличение количества каналов сбыта продукции ООО «Юна». Участие в государственных тендерах | ||||
Отработка механизма работы фирмы с госзаказами | Участие в тендерах, унификация конкурсной документации по государственным тендерам, поиск целевых клиентов среди государственных учреждений (детских садов, школ) | В работе используется регламент работы менеджера по продажам, оформление заказа и регистрация в базе данных осуществляется в автоматическом режиме в специальной программе | Январь – апрель 2020 года | Заместитель руководителя отдела продаж Иванов П.В. |
Ежемесячное участие фирмы в государственных тендерах | Поиск государственных региональных тендеров по поставке мебели для гос. учреждений, подготовка конкурсной документации по государственным тендерам, участие в тендерах, оформление заказов | Конкурсная документация для участия в тендерах подготавливается в соответствии с регламентом, оформление заказа и регистрация в базе данных осуществляется в автоматическом режиме, сдача отчетности по итогам участия в тендерах | Январь – декабрь 2020 года | Руководитель отдела продаж Николаева Н.И. |
Это примерный вид, который может принять конкретный подраздел плана развития отдела продаж. Дополняя его разделы, внося новые необходимые столбцы в данную таблицу и приводя наиболее исчерпывающе пояснения для всех поставленных задач, в последствии руководитель сможет создать удобный, эффективный и по-настоящему действенный документ.
Источник
План работы начальника отдела продаж включает 11 простых шагов: 5 этапов составления плана, 3 этапа организации и контроля, 3 этапа мотивации и обучения менеджеров.
Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.
Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.
Оставляйте заявку
План работы начальника отдела продаж
Читайте в статье:
- План работы начальника отдела продаж: 5 этапов составление плана руководителя
- План работы начальника отдела продаж: 3 этапа организации и контроля сотрудников
- План работы начальника отдела продаж: 3 вида ежедневного контроля
- План работы начальника отдела продаж: мотивация и обучение в 3 этапа
- Как подобрать начальника отдела продаж
План работы начальника: 5 этапов составления плана
Для эффективного управления компанией коммерчески директор должен разобраться c 5 основными аспектами планирования своей деятельности.
► 1. Разобраться в психологии продавца. Воспринимайте сотрудника через призму будущее/прошлое/настоящее. Руководитель отдела должен постоянно возвращать продавца к позиции «сейчас». В этом поможет техника Брайана Трейси, основанная на трех китах:
- поставить план на 1, 3, 5, 10 лет,
- осознать позиции сегодняшнего дня,
- спрогнозировать методы выполнения плана.
► 2. Внедрить технику SMART. Она позволит добиться поставленных целей.
План работы начальника отдела продаж (РОП) должны быть полностью согласован с критериями этой техники постановки целей.
S — specific — конкретная;
M — measurable — измеримая;
A — ambitious — амбициозная;
R — relevant — релевантная;
T — time bound — ограниченная во времени.
Эти критерии работают вне зависимости от уровня целей и сотрудников. В том числе и для РОПа.
- Конкретность
У РОПа совершенно конкретные цели – выполнить план продаж за определенный период времени. Обычно это месяц. Таким образом, конкретность проявляется в 3 моментах:
- Выполнить план по закрытию сделок
- Сделать это к определенному сроку
- Достичь запланированного объема в спрогнозированных предварительно цифрах выручки.
- Измеримость
Измеримость цели (конкретного объема выручки к определенному сроку) выражается в ее предварительной декомпозиции на более мелкие показатели. Вплоть до ежедневных, о которых говорится чуть подробнее ниже. Выполнение данных показателей подчиненными и контроль за ними производится на ежедневной основе. Замеры полученных внутридневных результатов будут свидетельствовать о том, что движение к цели происходит равномерно в каждый момент рабочего времени.
- Достижимость и амбициозность
Амбициозность цели – это как раз для РОПа. Выполнение плана работы начальника отдела продаж за каждый конкретный период должно восприниматься им как достижение. Причем, чтобы не снижать его тонус планы должны раз от раза расти или, по крайней мере, оставаться на прежнем уровне в случае воздействия сильных внешних факторов. К последним относится сезонность и законодательные изменения, влияющие на отрасль. Свою амбициозность РОП должен транслировать подчиненным не только с помощью «ура – мы самые лучшие» речей, но и логически, через достижимость. То есть объяснив, что, если сотрудник сделает, например, столько-то звонков, проведет столько-то встреч, выставит коммерческих предложений, согласует договоров и т.д., то он выполнит свою часть работы к концу планируемого периода.
- Релевантность
Релевантность – качество, которое должно пронизывать весь процесс планирования: начиная с цифры выручки до объема ежедневной нагрузки на 1 менеджера. Нужно задавать себе вопросы:
- Способны ли мы достичь того уровня выручки в существующих условиях
- Нужен ли нам такой объем с учетом получаемой маржинальности
- Выполнимы ли полученные в результате декомпозиции ежедневные показатели с учетом стандартов труда отрасли, количества сотрудников и технической оснащенности компании (речь о том грамотно ли внедрена CRM).
- Ограниченность во времени
Самый простой показатель для РОПа. Естественно, план на то он и план, чтобы быть выполненным в срок.
► 3. Использовать фразы маркеры. Руководитель отдела с помощью специальных фраз-маркеров актуализирует цель перед своими подопечными.
► 4. Внедрить растяжку. Коммерческий директор на личном примере показывает свои доходы и мотивирует сотрудников продавать больше, чтобы приблизиться к доходам начальника.
► 5. Изменить систему мотивации в отделе. Составить ее из трех блоков — твердый оклад, мягкий оклад (KPI по звонкам и встречам) и бонусы. Тогда работа менеджеров будет более активной.
Твердый оклад при этом не должен превышать 30% от дохода продавца.
Мягкий оклад за KPI или выполнение ключевых показателей эффективности оплачивается из расчета не более 10% от зарплаты.
А вот с бонусами все несколько сложнее. Они составляют не менее 60% вознаграждения менеджеров в наиболее успешных компаниях. Но при этом нельзя просто назначить прямой процент с выручки от продаж и успокоиться. Это не сработает. Поэтому берем на вооружение принцип «больших порогов».
Принцип «больших порогов» подразумевает, что как план работы начальника отдела продаж, так и индивидуальный план каждого продавца будет выполняться с необходимым рвением. Достигается это путем внедрения чек-поинтов, по достижению которых вознаграждение сотрудника будет увеличиваться. Приведем пример.
В одной из компаний, обратившейся в Oy-li, с целью настройки системы продаж ввели такую систему:
- менее 80% выполнения плана — 1% от оборота
- от 80% до 110% — 2% от оборота
- свыше 110% — 3% от оборота
Как видите она основана на «порогах»: менее 80%, 80-110%, свыше 110%.
План работы начальника: 3 вида контроля сотрудников
В план начальника обязательно входит проведение собраний для сотрудников отдела. Они предназначены для фиксации и резюмирования обещаний подчиненных. Собрания бывают 3 типов.
► 1. Еженедельные. В план работы начальника должно входить подведение итогов недели, составление плана и анализ текущих сделок (выявление ошибок, работа над возражениями и т.д.)
► 2. Ежедневные. Так называемая планерка в отделе. Здесь озвучиваются цели на текущий день и подводятся итоги вчерашних событий по промежуточным показателям эффективности.
► 3. Пятиминутка. Работа начальника заключается в проведении собраний 2-3 раза в день с отдельными сотрудниками для решения мелких текущих задач и контроля оплат.
Для контроля и проверки сотрудников компании, необходимо внедрить систему отчетов через CRM. Благодаря этой системе можно проследить работу сотрудников, настроить воронку, проанализировать каналы продаж и многое другое.
Помимо этого, начальник должен осуществлять контроль сотрудников посредством современных средств коммуникации (WhatsApp, Skype, Viber). Используя эти каналы, можно получить отчеты по факту оплат, контролировать местоположение продавцов и быть на связи с подчиненными в любое время.
План работы начальника отдела продаж: 3 вида ежедневного контроля
План работы начальника отдела продаж подразумевает обязательный контроль всех «узловых» моментов, способных отразиться на ежедневном результате. Имея на руках плановые цифры по выручке и количеству ежедневных действий, руководитель должен контролировать на ежедневной основе 3 вида показателей.
► 1. Количественные ежедневные показатели эффективности. К ним относятся звонки, отправленные коммерческие предложения, назначенные встречи, проведенные презентации и т. д. При условии, что качество входящих лидов и уровень мастерства продавцов на уровне, исполнение количественных показателей даст необходимый результат.
► 2. Количество продаж в соответствие с «ежедневным планом оплат».
► 3. Процент выполнение плана на текущий день. Это показатель того с какой «скоростью» движется продавец и успеет ли он выполнить план.
План работы начальника: мотивация и 3 направления обучения
Хороший РОП должен думать о своем персонале, как о главном двигателе бизнеса. Даем советы, как превратить своих сотрудников в слаженно работающую машину.
1. Мотивируем сотрудников
Мотивация реализуется в 3 направлениях
- Я. Сотрудник компании желает получить выгоду только для себя.
- Ты. Продавец заинтересован в развитии своего коллектива.
- Дело. Продавец хочет объять необъятное, захватить новый сегмент рынка, выйти на новую территорию.
2. Обучаем сотрудников
В плане начальника одной из самых важных позиций должно быть обучение персонала. Чаще всего оно опирается на 3 направления активности.
- Прослушка звонков. Это помогает контролировать продавцов, находить ошибки в скриптах и исправлять их.
- Навыковая модель. В конкретной компании требуется определенный набор навыков. Тренинги для продавцов должны быть сосредоточены именно на них
- Листы развития. Научите сотрудников техникам СПИН продажи, small talk. Работайте со всеми остальными навыками и приемами, указанными в листе развития.
Начальник отдела продаж: как подобрать
Начальник (или руководитель) отдела продаж должен настроить четкую организационную структуру с отличной эффективностью. Ему придется:
- Осуществлять руководство отделом
- Составлять планы
- Создавать и внедрять мотивационную модель
- Принимать участие в подборе и обучении сотрудников
- Организовать работу по привлечению новых клиентов и развитию текущей базы
- Формировать разные виды отчетов
- Принимать участие во внедрении инструментов автоматизации
- Проводить анализ экономической ситуации на рынке, следить за работой конкурентов
- Быть представителем компании на различных бизнес-мероприятиях и т.д.
Безусловно, подбирать кандидатуру на эту позицию нужно вдумчиво. Кандидат должен соответствовать ряду требований. Оценивается основное образование и повышение квалификации, опыт работы, в том числе в продажах и на руководящих позициях. Сейчас во многих компаниях не просто приветствуется, а необходимо знание иностранного языка, может потребоваться наличие водительских прав и автомобиля.
Мы рассказали, как составить эффективный план работы начальника, чтобы упростить задачи по организации и контролю менеджеров. Используйте эти инструменты, и вы сразу увидите результат, выраженный в финансовом эквиваленте.
Хотите составить чек-лист по главным функциям коммерческого директора?
Приходите на обучение в Oy-li
Источник