Бизнес план на день руководителя
Основная задача секретаря, который планирует рабочий день руководителя, — определить приоритетные задачи на несколько дней вперед, чтобы правильно распределить время и освободить время для творческих задач. Расскажем, как избежать ошибок в планировании.
Зачем нужно планирование рабочего дня секретаря и руководителя и какие задачи оно позволит решить
Грамотное и эффективное руководство — это фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации. Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.
Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.
Как работать с начальником — любителем work-life balance
Ещё 7 типов руководителей: как найти подход к ним
Устранить дефицит рабочего времени — основная задача планирования рабочего времени
Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач, — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Очень хочется успеть сделать кучу дел в течение дня, но в сутках всего 24 дня, а в рабочих сутках их всего 8. Конечно, можно перерабатывать, но тогда вряд ли останутся силы для чего-то действительно важного. У дефицита рабочего времени есть конкретные причины, осознав и устранив которые можно существенно «расширить» рабочий день, даже если минут в нём на самом деле и не прибавится. Планирование поможет свести появление таких причин к минимуму.
Причина дефицита | Описание проблемы |
|---|---|
Неоправданная спешка | Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, «для виду» |
Усталость | Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению |
Большое скопление неоконченных дел | Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы |
Суета | Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям, не склонным к рациональному планированию |
Демотивация | Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда |
Отсутствие плана | Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании |
Завершение работы дома | Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика |
Организация и планирование рабочего времени руководителя: правила
Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, которые учитывает сразу много параметров и факторов. Результат правильно завершенного процесса — не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании пустых клеток — периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.
Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей, — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным. В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом.
Секретарь может помочь руководителю правильно распланировать рабочий день. Дня начала, определить список важных задач на конкретный период и их приоритетность. Потом, провести хронометраж — фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины — и от вас, и от руководителя. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: руководитель закончил одно дело, решил сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как на само дело ушло всего полчаса.
Какие вопросы задать руководителю, чтобы определить приоритетность задач
Скачайте все вопросы
Диверсификация целей — первых шаг к грамотному планированию рабочего дня
Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам. Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:
- Конкретной;
- Измеримой;
- Достижимой;
- Реалистичной;
- Ограниченной во времени
Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету — это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.
Пример разбора цели проекта по SMART для планирования рабочего времени секретаря
Подробнее о целям по SMART читайте в журнале
Технология разработки плана работы руководителя секретарем
Основное правило разработки планов на день, неделю и месяц — четкое соблюдений единых принципов их составления. Обратите внимание на следующие моменты и объясните их вашему руководителю:
- Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю.
- Если остались дела, которые не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
- Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
- Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
- Нужно выделять ключевые направления деятельности на день и неделю;
- Практикуйте эффективное использование рабочего времени.
Последовательность действий по планированию рабочего дня руководителя и секретаря
Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня — три вещи, которые необходимы руководителю и секретарю для начала планирования своего времени. Далее следуют действовать в следующей последовательности.
Шаг 1. Разработайте стандартный распорядок дня. Внести в него все задачи, встречи, совещания, которые наметили в планах — на день, месяц, квартал, полугодие и год, зависит от того, какой план составляете.
Пример распорядка для секретаря с полным списком задач на день
Как в делах сохранить баланс между работой и личной жизнью
Шаг 2. Сгруппируйте все задачи по времени выполнения и расставьте в порядке очередности. Каждому делу присвойте приоритет важности. Например, руководителю важнее провести срочное совещание с советом директоров, чем обсудить с вами поезду, которая состоится через месяц. Это надо учитывать в плане. Можете использовать на этом шаге классическую матрицу Эйзенхауэра. Матрица делит все задачи на 4 группы — А, В, C, D по степени важности и срочности. Следите, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое.
Пример матрицы Эйзенхауэра для планирования рабочего дня секретаря и руководителя
Как составить матрицу, узнайте в журнале
В итоге, у вас получится готовый план: вы увидите, какие задачи надо решить срочно, какие пока можно отложить, какие руководитель в принципе может делегировать. Часть клеток в расписании оставьте пустыми — для резерва. Не забудьте вписать в план время для отдыха и обеденных перерывов.
Шаг 3. Поставить напоминание о предстоящих мероприятиях. Быстрее справится с этой задачей помогут голосовые помощники. Используйте их сами и покажите руководителю, как их применять, если он не знает.
Пример плана на день, который руководитель может составить с помощью голосового помощника
Инструкция, как использовать помощника по максимуму
Для регулярного мониторинга эффективности рабочего времени нужно проводить комплекс аналитических процедур. Такой анализ даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.
Примеры и образцы планирования рабочего дня руководителя
Рабочий день руководителя может выглядеть примерно так — есть время на обед и для того, чтобы переключиться с одной встречи на другую. Если в течение дня появятся срочные дела, их можно будет решить в перерывах.
Образец плана рабочего дня руководителя в Outlook
Как экономить рабочее время руководителя
План рабочего дня, если на день у руководителя запланирована деловая поездка
Календарь руководителя обычно так перегружен, что не запланированная заранее, хотя бы за две-три недели, командировка выглядит катастрофой: встречи нужно переносить, отменять или назначать заново. Без паники! Некоторые встречи действительно нужно будет перенести, исходя из приоритетов шефа. Другие можно перевести в онлайн — благо этот навык все уже отработали. Руководитель может обсудить важные вопросы с партнерами по дороге в аэропорт или пока ждёт рейса.
Скачайте образец плана
Итог
В заключение приведем рекомендации по максимально эффективному расходованию рабочего времени руководителем:
- Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны.
- Тщательно изучайте перечень дел.
- Дату выполнения каждой задачи нужно четко определить.
- Дела, у которых есть конкретная дата исполнения, нужно решать в первую очередь.
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
Как РОП Вас обманывает?
10 точек контроля
План работы начальника отдела продаж включает 11 простых шагов: 5 этапов составления плана, 3 этапа организации и контроля, 3 этапа мотивации и обучения менеджеров.
Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.
Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.
Оставляйте заявку
План работы начальника отдела продаж
Читайте в статье:
- План работы начальника отдела продаж: 5 этапов составление плана руководителя
- План работы начальника отдела продаж: 3 этапа организации и контроля сотрудников
- План работы начальника отдела продаж: 3 вида ежедневного контроля
- План работы начальника отдела продаж: мотивация и обучение в 3 этапа
- Как подобрать начальника отдела продаж
План работы начальника: 5 этапов составления плана
Для эффективного управления компанией коммерчески директор должен разобраться c 5 основными аспектами планирования своей деятельности.
► 1. Разобраться в психологии продавца. Воспринимайте сотрудника через призму будущее/прошлое/настоящее. Руководитель отдела должен постоянно возвращать продавца к позиции «сейчас». В этом поможет техника Брайана Трейси, основанная на трех китах:
- поставить план на 1, 3, 5, 10 лет,
- осознать позиции сегодняшнего дня,
- спрогнозировать методы выполнения плана.
► 2. Внедрить технику SMART. Она позволит добиться поставленных целей.
План работы начальника отдела продаж (РОП) должны быть полностью согласован с критериями этой техники постановки целей.
S — specific — конкретная;
M — measurable — измеримая;
A — ambitious — амбициозная;
R — relevant — релевантная;
T — time bound — ограниченная во времени.
Эти критерии работают вне зависимости от уровня целей и сотрудников. В том числе и для РОПа.
- Конкретность
У РОПа совершенно конкретные цели – выполнить план продаж за определенный период времени. Обычно это месяц. Таким образом, конкретность проявляется в 3 моментах:
- Выполнить план по закрытию сделок
- Сделать это к определенному сроку
- Достичь запланированного объема в спрогнозированных предварительно цифрах выручки.
- Измеримость
Измеримость цели (конкретного объема выручки к определенному сроку) выражается в ее предварительной декомпозиции на более мелкие показатели. Вплоть до ежедневных, о которых говорится чуть подробнее ниже. Выполнение данных показателей подчиненными и контроль за ними производится на ежедневной основе. Замеры полученных внутридневных результатов будут свидетельствовать о том, что движение к цели происходит равномерно в каждый момент рабочего времени.
- Достижимость и амбициозность
Амбициозность цели – это как раз для РОПа. Выполнение плана работы начальника отдела продаж за каждый конкретный период должно восприниматься им как достижение. Причем, чтобы не снижать его тонус планы должны раз от раза расти или, по крайней мере, оставаться на прежнем уровне в случае воздействия сильных внешних факторов. К последним относится сезонность и законодательные изменения, влияющие на отрасль. Свою амбициозность РОП должен транслировать подчиненным не только с помощью «ура – мы самые лучшие» речей, но и логически, через достижимость. То есть объяснив, что, если сотрудник сделает, например, столько-то звонков, проведет столько-то встреч, выставит коммерческих предложений, согласует договоров и т.д., то он выполнит свою часть работы к концу планируемого периода.
- Релевантность
Релевантность – качество, которое должно пронизывать весь процесс планирования: начиная с цифры выручки до объема ежедневной нагрузки на 1 менеджера. Нужно задавать себе вопросы:
- Способны ли мы достичь того уровня выручки в существующих условиях
- Нужен ли нам такой объем с учетом получаемой маржинальности
- Выполнимы ли полученные в результате декомпозиции ежедневные показатели с учетом стандартов труда отрасли, количества сотрудников и технической оснащенности компании (речь о том грамотно ли внедрена CRM).
- Ограниченность во времени
Самый простой показатель для РОПа. Естественно, план на то он и план, чтобы быть выполненным в срок.
► 3. Использовать фразы маркеры. Руководитель отдела с помощью специальных фраз-маркеров актуализирует цель перед своими подопечными.
► 4. Внедрить растяжку. Коммерческий директор на личном примере показывает свои доходы и мотивирует сотрудников продавать больше, чтобы приблизиться к доходам начальника.
► 5. Изменить систему мотивации в отделе. Составить ее из трех блоков — твердый оклад, мягкий оклад (KPI по звонкам и встречам) и бонусы. Тогда работа менеджеров будет более активной.
Твердый оклад при этом не должен превышать 30% от дохода продавца.
Мягкий оклад за KPI или выполнение ключевых показателей эффективности оплачивается из расчета не более 10% от зарплаты.
А вот с бонусами все несколько сложнее. Они составляют не менее 60% вознаграждения менеджеров в наиболее успешных компаниях. Но при этом нельзя просто назначить прямой процент с выручки от продаж и успокоиться. Это не сработает. Поэтому берем на вооружение принцип «больших порогов».
Принцип «больших порогов» подразумевает, что как план работы начальника отдела продаж, так и индивидуальный план каждого продавца будет выполняться с необходимым рвением. Достигается это путем внедрения чек-поинтов, по достижению которых вознаграждение сотрудника будет увеличиваться. Приведем пример.
В одной из компаний, обратившейся в Oy-li, с целью настройки системы продаж ввели такую систему:
- менее 80% выполнения плана — 1% от оборота
- от 80% до 110% — 2% от оборота
- свыше 110% — 3% от оборота
Как видите она основана на «порогах»: менее 80%, 80-110%, свыше 110%.
План работы начальника: 3 вида контроля сотрудников
В план начальника обязательно входит проведение собраний для сотрудников отдела. Они предназначены для фиксации и резюмирования обещаний подчиненных. Собрания бывают 3 типов.
► 1. Еженедельные. В план работы начальника должно входить подведение итогов недели, составление плана и анализ текущих сделок (выявление ошибок, работа над возражениями и т.д.)
► 2. Ежедневные. Так называемая планерка в отделе. Здесь озвучиваются цели на текущий день и подводятся итоги вчерашних событий по промежуточным показателям эффективности.
► 3. Пятиминутка. Работа начальника заключается в проведении собраний 2-3 раза в день с отдельными сотрудниками для решения мелких текущих задач и контроля оплат.
Для контроля и проверки сотрудников компании, необходимо внедрить систему отчетов через CRM. Благодаря этой системе можно проследить работу сотрудников, настроить воронку, проанализировать каналы продаж и многое другое.
Помимо этого, начальник должен осуществлять контроль сотрудников посредством современных средств коммуникации (WhatsApp, Skype, Viber). Используя эти каналы, можно получить отчеты по факту оплат, контролировать местоположение продавцов и быть на связи с подчиненными в любое время.
План работы начальника отдела продаж: 3 вида ежедневного контроля
План работы начальника отдела продаж подразумевает обязательный контроль всех «узловых» моментов, способных отразиться на ежедневном результате. Имея на руках плановые цифры по выручке и количеству ежедневных действий, руководитель должен контролировать на ежедневной основе 3 вида показателей.
► 1. Количественные ежедневные показатели эффективности. К ним относятся звонки, отправленные коммерческие предложения, назначенные встречи, проведенные презентации и т. д. При условии, что качество входящих лидов и уровень мастерства продавцов на уровне, исполнение количественных показателей даст необходимый результат.
► 2. Количество продаж в соответствие с «ежедневным планом оплат».
► 3. Процент выполнение плана на текущий день. Это показатель того с какой «скоростью» движется продавец и успеет ли он выполнить план.
План работы начальника: мотивация и 3 направления обучения
Хороший РОП должен думать о своем персонале, как о главном двигателе бизнеса. Даем советы, как превратить своих сотрудников в слаженно работающую машину.
1. Мотивируем сотрудников
Мотивация реализуется в 3 направлениях
- Я. Сотрудник компании желает получить выгоду только для себя.
- Ты. Продавец заинтересован в развитии своего коллектива.
- Дело. Продавец хочет объять необъятное, захватить новый сегмент рынка, выйти на новую территорию.
2. Обучаем сотрудников
В плане начальника одной из самых важных позиций должно быть обучение персонала. Чаще всего оно опирается на 3 направления активности.
- Прослушка звонков. Это помогает контролировать продавцов, находить ошибки в скриптах и исправлять их.
- Навыковая модель. В конкретной компании требуется определенный набор навыков. Тренинги для продавцов должны быть сосредоточены именно на них
- Листы развития. Научите сотрудников техникам СПИН продажи, small talk. Работайте со всеми остальными навыками и приемами, указанными в листе развития.
Начальник отдела продаж: как подобрать
Начальник (или руководитель) отдела продаж должен настроить четкую организационную структуру с отличной эффективностью. Ему придется:
- Осуществлять руководство отделом
- Составлять планы
- Создавать и внедрять мотивационную модель
- Принимать участие в подборе и обучении сотрудников
- Организовать работу по привлечению новых клиентов и развитию текущей базы
- Формировать разные виды отчетов
- Принимать участие во внедрении инструментов автоматизации
- Проводить анализ экономической ситуации на рынке, следить за работой конкурентов
- Быть представителем компании на различных бизнес-мероприятиях и т.д.
Безусловно, подбирать кандидатуру на эту позицию нужно вдумчиво. Кандидат должен соответствовать ряду требований. Оценивается основное образование и повышение квалификации, опыт работы, в том числе в продажах и на руководящих позициях. Сейчас во многих компаниях не просто приветствуется, а необходимо знание иностранного языка, может потребоваться наличие водительских прав и автомобиля.
Мы рассказали, как составить эффективный план работы начальника, чтобы упростить задачи по организации и контролю менеджеров. Используйте эти инструменты, и вы сразу увидите результат, выраженный в финансовом эквиваленте.
Хотите составить чек-лист по главным функциям коммерческого директора?
Приходите на обучение в Oy-li
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
ТОП-5 ошибок
при планировании
в отделе продаж
