Бизнес план для офиса филиала

Кто не мечтал открыть компанию, затем выйти в регионы, а дальше завоевать весь мир?! Но на деле процесс масштабирования оказывается не таким простым и радужным, как кажется на первый взгляд – иначе столько филиалов не закрывалось бы, едва успев открыться. Провалы случаются ввиду разных причин: неправильно выбранной модели, плохо спланированного открытия, отсутствия грамотной коммуникации с головным офисом, проблем с юридической стороны и многого другого. Итак, как избежать ненужных ошибок и грамотно открыть филиал в регионе, мы рассказываем ниже:

1. Масштабирование
Как говорит американский предприниматель и инвестор Эндрю Чен (приложивший руку к таким проектам как Dropbox, AngelList и др): «Единственное, что имеет значение, – это быстрый рост компании. Если вы не будете расти, то перестанете существовать». Когда основные бизнес-процессы отлажены, компания владеет долей рынка, имеются ресурсы для экспансии, то руководство обычно начинает задумываться о расширении компании. Кроме того, иногда цель выхода в регионы обусловлена тем, что региональный рынок является благоприятным с точки зрения конкурентов, так что положение компании будет более уверенным. Среди самых популярных четыре:

• Открытие собственного филиала. 
  Преимущества этого способа заключаются в том, что вы будете полностью контролировать доходы и расходы, а также следить за качеством товара или услуги. Тотальный контроль над всем гарантирован. Но у него есть и минусы – все издержки при открытии придется взять на себя.
• Построение системы удаленных продаж. 
  Он менее затратен, чем предыдущий, но подходит далеко не всем. Схема реализация примерно такая: вы создаете сайт, делаете географическое таргетирование, а дальше налаживаете доставку. Мелкие товары продавать таким способом можно, но автомобили – не получится.
• Франчайзинг.
  Об этом виде масштабирования и его тенденциях мы рассказывали в нашей статье «Тенденции франчайзинга». Главную роль здесь играет узнаваемость марки и ее репутация. Преимущества в том, что можно быстро и незатратно построить сеть с региональным охватом. А недостатки: проблемы контроля франчайзинговых предприятий.
• Построение дилерской, партнерской сети. Также незатратный способ. Если вы не готовы строить свою сеть продаж, инвестировать в логистику, то оптимальными будут непрямые продажи, то есть продажи через дилерскую, партнерскую сеть. Договора партнерских отношений включают следующие пункты: условия по объему/оборотам продаж для предприятий, желающих стать дилерами; основные правила взаимодействия; ценовые условия; зону ответственности продаж (территориальные рамки, ассортимент продукции); варианты решения конфликтных ситуаций; поддержку дилеров (обучающие программы, маркетинговые мероприятия); вознаграждения, бонусы, партнерские программы (как условия получения вознаграждения, привилегий).

Так как выход в регионы через открытие филиалов один из самых популярных способов у нас в стране, поговорим именно о нем.

2. Целесообразность открытия филиала в конкретном регионе.
Ефим Кац, генеральный директор крупнейшей фабрики кухонной мебели в России «Мария», говорит, что принятие решения о целесообразности открытия филиала обычно начинается с аналитики и детальных расчётов. Вы должны хорошо знать: сколько человек проживает в данном регионе, уровень дохода жителей, количество конкурентов в вашем сегменте, а также в каком положении находится инфраструктура для вашего бизнеса. В принятии решении о выходе в конкретный регион помогают следующие исследования:

1. Анализ конкурентов.
   В этом вопросе можно прибегнуть к SWOT-анализу бизнес-игроков, благодаря которому вы сможете предложить более выигрышные условия для клиентов, чем конкуренты.
2. PEST-анализ – он показывает воздействие внешней среды. 
3. Анализ емкости рынка. 
   Для понимания емкости рынка вам скорее всего потребуются данные по объемам потребления вашего товара или услуги из РОССТАТА или других аналитических материалов. Суть в том, что вам нужно узнать: сколько товара или услуги потребляет среднестатистический россиянин в год, и посчитать объем потребления на жителей данного конкретного региона, где вы собираетесь открывать свой филиал.
4. Customer Development.
   Вы получите полную информацию о желаниях и потребностях ваших потенциальных пользователей. Более того, вы заранее выстроите коммуникационные каналы и подготовите аудиторию к выходу нового продукта. Customer development напрямую встраивается в цепочку ваших продаж, играя роль элемента предпродажной подготовки. Более подробную информацию об этом методе вы можете узнать в нашем материале «Как создать продукт, который купят: методология Сustomer development»

«В первую очередь при открытии филиала мы выбирали города-миллионники», – говорит Кац, – «Далее находили крупные города, максимально приближенные к выбранным миллионникам. Затем составляется инвестиционный план, где учитывали затраты, а также считали период окупаемости студии и устанавливали  планы продаж». На данный момент период окупаемости одной Кухонной студии «Мария» составляет 18 месяцев, средняя доходность студии – 7%.

Генеральный директор компании Bringo Марк Капчиц, открывший четыре филиала: во Владивостоке, Новосибирске, Екатеринбурге и Самаре, также признается, что в открытии филиалов ориентируется по большей части на население города.  Впрочем, насыщенность города различными видами бизнеса тоже играет решающую роль. «Владивосток не является миллионником, но деловая жизнь в городе настолько активна, что для развития нашего бизнеса он является одним из самых привлекательных городов», – объясняет Капчиц.

3.  Взаимодействие с головным офисом
В региональных филиалах работают точно такие же сотрудники, как в головном офисе. Разница лишь в том, что они территориально удалены. Но зачастую руководству кажется, что ими сложно и невозможно управлять. В управлении удаленными сотрудниками вам помогут, прежде всего, электронные инструменты, о которых мы говорили ранее в статье «Как управлять удаленной командой». 
В управлении сотрудниками в филиалах важно помнить, что вам необходимо будет управлять не только их деятельностью, но и статусом относительно компании в целом, а также границами их полномочий. Это необходимо делать, потому что, как показывает практика, иногда руководители региональных филиалов могут совершать следующие ошибки: 

1. В переговорах с региональными властями они могут начать утверждать, что принимают окончательные решения.
2. Из лучших побуждений могут пытаться увеличить нагрузку подчиненных без согласования с головным офисом.
3. Стараются взять всю ответственность исключительно на себя.

Впрочем, сотрудники головного офиса тоже не безупречны и совершают ошибки:

1. Ищут партнеров в регионах, минуя сотрудников филиала.
2. Распоряжаются зарплатами, не ставя директора филиала в известность.
3. Начинают контролировать каждый шаг. В некоторых филиалах ситуация доходило до того, что сотрудникам приходилось тратить около трети времени не на основную деятельность, а на информирование о ней головного офиса.

Ефим Кац (кухни «Мария») говорит, что основная функция головного офиса – «информационная»: «Головной офис информирует филиалы путем рассылки. Также мы используем СRM – системы управления взаимоотношениями с клиентами и регулярно размещаем новости на корпоративном сайте и в соцсетях компании.  Кроме того, для менеджеров-дизайнеров, работающих в филиалах, компания обязательно организуется обучение и экскурсии на производство, где они не только получают необходимую информацию по продукты, инструменты продаж, а также обмениваются опытом.

Марк Капчиц (Bringo) также считает, что филиал должен всегда тесно взаимодействовать с головным офисом. «Время от времени топ-менеджмент компании выезжает в региональные офисы для ознакомления с ситуацией, а их специалисты приезжают в Москву для прохождения обучения».

4.  Юридические вопросы при открытии филиала
Процесс создания филиала с юридической точки зрения состоит из двух этапов:

• Внесение изменений в Устав юридического лица, создающего филиал.
• Постановка филиала (представительства) на налоговый учет.

В контексте юриспруденции филиалами и представительствами называют обособленные подразделения, расположенные вне места нахождения образующего их юридического лица. Определение филиала дано в Статье 55 ГК РФ.  Обособленные подразделения не являются юридическими лицами, то есть не могут совершать сделки от своего имени. Объем функций филиала шире, чем у представительства. Также важно знать, что информацию о создаваемых филиалах вносят в Устав организации.
Филиалы и представительства наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основе утвержденных им положений. Кроме того, руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании доверенности.

5. Бюджетирование
Для лучшего понимания как происходит «Бюджетирование»  филиала, пожалуй, будет правильно начать с изображения всех бизнес-процессов, связанных с бюджетированием. Как и зачем изображать бизнес-процессы мы подробно писали в статье «Зачем описывать и оптимизировать бизнес-процессы?». В план бюджетирования обычно закладываются такие пункты как элементарная отладка логистики, офис, менеджмент, отдел продаж и многое другое.

«На отдельно стоящую студию площадью 100-120 кв. м. нужно порядка 5-6 млн. руб. в зависимости от состояния помещения, на студию в ТЦ такого же метража – на 20-25% меньше», – рассказывает Ефим Кац (кухни «Мария»). «Если говорить о Торговом Доме, то у нас существует отдел развития, который занимается открытием филиалов, но участие принимают сотрудники разных подразделений от ИТ-специалистов до установщиков. Контролирует весь процесс от поиска помещений, ремонта до полного открытия студии и передачи её региональному управляющему один человек, менеджер проекта». Кстати, по срокам весь процесс открытия студии занимает от 30 до 60 дней в зависимости от сложности проекта.

Для составление грамотного плана бюджетирования нужно рассчитывать расходы на месяц, год, а также принимать во внимание финансовый план на несколько лет вперед:

(В книге С.М. Перминова «Дистрибьюция. Стратегия и тактика управления компанией» автор приводит следующую таблицу, отражающую основную часть расходных статей бюджета филиала).

Также важно рассчитать точку безубыточности. Небольшое превышение оборота над точкой безубыточности должно порождать существенное увеличение доходности бизнеса: 

6. Команда, открывающая филиал
В зависимости от финансовых возможностей и сложности бизнес-процессов вы можете выбрать несколько способов открытия регионального филиала. Татьяна Сорокина в книге «Филиальная сеть: развитие и управление» выделяет три основных:

1. Команда открытия. 
   Команду открытия имеет смысл приглашать в ваш филиал, если вам нужно в точности воспроизвести (буквально скопировать) структуру, атмосферу и правила работы головного офиса. Этот способ в основном применяют компании со сложными бизнес-процессами: сети розничных магазинов, рестораны и т.д. Обычно команда открытия приступает к работе за несколько недель до старта филиала. А после открытия буквально сразу же уезжает заниматься следующим «объектом». 
   Татьяна Сорокина объясняет, что функции у команды открытия такие: создание корпоративной культуры, налаживание всех бизнес-процессов и регулирование всех проблем при открытии филиала, с которыми в дальнейшем региональные сотрудники сталкиваться не будут. В состав команды входят специалисты, дублирующие ключевых сотрудников филиала, они призваны обучать своих региональных коллег всему необходимому. Иногда их даже называют антикризисными менеджерами, поскольку их задача – улаживать все проблемы при открытии филиала в регионе.
2. Опен-Менеджер.
   Этот подход используется в основном оптовыми и производственными компаниями, открывающими филиал. Обычно перечень бизнес-процессов, которые ему необходимо наладить, не такой большой, поэтому  данная работа под силу одному человеку. Зачастую функции опен-менеджера выполняет сотрудник головного офиса или руководитель филиальной сети, который после открытия филиала возвращается в центральный офис и приступает к своим обычным обязанностям. В регионе опен-менеджер тесно работает с директором филиала – он передает ему всю информацию о головной компании, помогает наладить бизнес-процессы и прочее.
3.  Проектная группа открытия филиалов. 
   Под каждый вновь открываемый филиал формируется специальная группа сотрудников из подразделений Головного офиса, непосредственно задействованных при открытии. Руководит группой директор филиальной сети. Например, в состав группы по открытию филиалов оптово-розничной компании входят менеджеры таких подразделений: юридического, закупок, маркетинга, информационно-технического обеспечения, финансового и отдела персонала.

7. Стандартизация
Завершающий этап открытия филиала – «Стандартизация» – заключается в том, что головной офис должен сделать так, чтобы филиал стал самостоятельной единицей, а также отследить: какие изменения произошли в центральном офисе при открытии филиала. Ефим Кац (кухни «Марии») подводит итоги открытия филиалов: «Глобальных изменений в структуре не произошло, но с выходом в регионы компания выросла, а сама структура стала более разветвленной. Добавились такие подразделения, как отдел развития, отдел по работе с дилерской сетью, с регионами и другие, появился корпоративный университет для обучения сотрудников».

Итак, алгоритм выхода в регионы через открытие филиала такой:
1.     Четко опишите цели выхода в регион
2.     Посмотрите на планируемый регион, рынок через лупу исследований и анализа рынка
3.     Проведите ревизию ресурсов
4.     Протестируйте территорию (используя методологии customer development и инструменты партизанского, низкозатратного маркетинга).
5.     Разграничьте полномочия
6.     Дайте больше свободы команде открытия
7.     Наладьте канал коммуникаций с головным офисом
8.     И не забудьте про юридические и налоговые нюансы.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Вернуться в начало