Автоматизированная система анализа финансовых вложений в бизнес

Давайте начнем с небольшого примера. Крупная компания-ритейлер. Бюджетирование ведется в Excel , и несмотря на наличие самописной системы OLAP (из которой для планирования и формирования отчетности периодически выгружаются данные, для чего к финансовому отделу прикреплен отдельный программист), данные плана и факта встречаются в сложной системе сводных таблиц. При изменении формата отчетности (добавления какой-нибудь строки) необходимо обновлять таблицы и выверять все формулы. В один прекрасный момент количество строк и формул в таблицах зашкалило, и Excel просто не смог открыть очередную таблицу… Нет, все, конечно, починили, и все заработало. Но компания задумалась о качественно новом уровне автоматизации своих процессов.

Автоматизация финансового управления

Автоматизированное решение может охватывать различные аспекты системы управления финансами компании:

• Бюджетное планирование отвечает за формирование финансовых планов компании на основе стоящих перед ней целей и контроль их выполнения.
• Управленческий учет и отёчность отвечает за формирование фактических данных о хозяйственной деятельности компании, а также дает информацию для анализа выполнения плана и достижения компанией поставленных целей.
• Платежный календарь предназначен для оперативного планирования денежных потоков и контроля ликвидности компании.
• Финансовая модель договоров дает возможность планирования начислений и платежей в привязке к договорам с контрагентами и возможность контроля взаиморасчетов в привязке к договорам.
• Управление инвестиционной деятельностью позволяет планировать и контролировать ход инвестиционных проектов самого разного уровня, от покупки отдельных объектов основных средств до приобретения компаний и целых групп.
• Учет и отчетность по международным стандартам (например, МСФО, ОПБУ США) позволяет получить прозрачную отчетность для подготовки компании к корпоративным сделкам и получению доступа к международным финансовым рынкам. Кроме того, соответствие отчетности требованиям МСФО предусматривается для некоторых компаний на законодательном уровне.

Многие современные информационные системы позволяют объединить все эти функциональные блоки в рамках одного интегрированного решения. В то же время, автоматизация отдельных аспектов деятельности может потребовать специфических решений и дальнейшей интеграции с автоматизированной системой управления компании.

Решение по управлению финансами обычно внедряется в форме проекта с определенными сроками, бюджетом и командой проекта. Для повышения управляемости проекта его рекомендуется разбить на блоки например, по функциональным областям:

• Бюджетное планирование;
• Управленческий учет;
• Оперативное управление финансами и платежный календарь;
• Учет и отчетность по МСФО;
• Управление договорами, и т. д., по всем блокам системы управления финансами, включенными в рамки проекта.

Сегодня на рынке представлены программные решения от различных производителей, способные удовлетворить потребности компаний разного размера, отраслей, с различными организационными структурами и самыми разными целями. Каким же образом подойти к выбору программного решения, подходящего именно вашей компании?

10 рекомендаций как выбрать решения для автоматизации управления финансами

Для выбора решения компания должна сопоставить предлагаемые на рынке варианты и выбрать из них оптимальный. И оптимальный вариант не всегда будет означать минимальную цену собственно программы. Ниже я приведу десять основных рекомендации, которые могут помочь при решении этой задачи.

• В основе решения лежит методология, адаптированная под нужды компании. Часто можно встретить коробочные решения, предоставляющие возможность установить программный продукт и сразу начать работать в нем. Однако отражает ли заложенная в нем методология специфику деятельности и цели компании? Способность поставщика программного решения разработать либо адаптировать методологическое решение исходя из требований компании-клиента и автоматизировать его, таким образом, предоставляя клиенту законченное программно-методологическое решение, отвечающее всем его требованиям, может стать ключевым при выборе решения. Ведь автоматизация должна служить достижению целей компании, не так ли?
• Соответствие функционала рассматриваемого решения задачам компании. Предоставляемые рассматриваемым решением технические возможности должны помогать компании решать ее задачи наиболее простым и эффективным путем, отражая при этом специфику ее деятельности. Возможность реализации нестандартных процессов, документов, отчетов под нужды компании – важный вопрос, на который стоит обратить внимание.
• Прозрачная взаимосвязь компонентов решения и пользователей. В этом аспекте предпочтительны решения, предполагающие реализацию системы управления финансами при помощи автоматизированных процессов, ход выполнения которых можно централизованно контролировать.
• Легкость настройки и внесения изменений. Получив настроенный программный продукт, компания должна иметь возможность легко вносить изменения в настроенную модель, поскольку трудоемкость изменений стоит денег (необходимость поддержания/привлечения штата программистов, длительные доработки), так и повышает риск возникновения ошибок. В этом смысле стоит обратить внимание на системы, позволяющие делать настройку без необходимости программирования.
• Совместимость решения с другими автоматизированными системами компании. Внедряемое решение по управлению финансами должно уметь взаимодействовать с другими информационными системами компании, например, системой производственного планирования и учета или системой управления складом.
• Аппаратные требования. Автоматизация системы управления может потребовать дополнительных вложений, связанных с обновлением парка компьютеров, приобретением серверов, налаживанием качественных каналов связи. В этой связи стоит также рассмотреть возможность альтернативных подходов, например, аутсорсинг ИТ функции или ее части, а также предлагаемые облачные решения.
• Услуги квалифицированного обучения сотрудников компании – создание внутреннего центра компетенций. Болезнь или увольнение квалифицированного программиста, поддерживающего решение, может стать критичным для работоспособности системы управления в целом. В этой связи вопросы подготовки кадров и обучения не менее важны, чем вопросы простоты настройки и поддержки решения силами функциональных специалистов компании.
• Стоимость внедрения решения. Стоимость решения, как правило, складывается из стоимости собственно программного «ядра», лицензий и настройки/доработки. При оценке требований к решению нужно учитывать, какое количество пользователей будет работать в созданной системе и какой функционал должен быть им доступен, а также комплекс вопросов, связанных с расходами на внедрение.
• Каковы расходы на поддержку решения? После внедрения решение нужно будет поддерживать и оперативно разрешать возникающие вопросы, а также обновлять программное обеспечение. Как правило, поставщик решения может предоставлять услуги по технической поддержке за дополнительную фиксированную плату. Обязательно озаботьтесь вопросом стоимости поддержки системы.
• Поддержка мобильных решений. В современных условиях возможность работы «на ходу» получение информации и оперативное принятие решений становятся особенно актуальными. Поэтому возможность работы с решением удаленно (через интернет-браузер или с мобильного устройства при помощи специального приложения) может стать важным критерием при выборе решения.

Резюме

Когда компания сталкивается с необходимостью выбора информационной системы для автоматизации системы управления финансами, для нее важно оценивать все существенные аспекты предлагаемых решений, рассматривая их в комплексе, как программно-методологические решения, ориентированные на достижение целей, которые компания ставит перед собой.