Административные расходы в бизнес плане

Расходы, связанные с деятельностью компании, можно разделить на 2 категории: расходы административные, которые обязательно должны быть оплачены в регулярные промежутки времени и зависят главным образом от организационно-правовой формы ведения бизнеса, а также текущие расходы на ведение бизнеса, которые зависят прежде всего от характера и масштаба проводимого бизнеса.

1. Расходы административные

Сюда входят налоги, пенсионные взносы. Не нужно себя обманывать, эти расходы очень обременяют предпринимателей, и даже многих отпугивают от создания своего бизнеса. Но бояться нечего! Тематика налоги или страховые взносы не так сложна, как может показаться. Сегодня все считают специально созданные программы, от вас нужно только правильно вносить данные.

· – Налог на прибыль

Вы должны платить налог на вашу прибыль. Прибыль – это доход (т. е. то, что падает в кассу компании в ходе ее деятельности) за вычетом затрат (т. е. расходы, которые понесла компания для того, чтобы достичь доходов).

· – НДС

Налоговую декларацию нужно подавать до 25 числа, следующего месяцем, в котором возникло налоговое обязательство.

· – Расходы на социальное обеспечение

Каждый человек, который ведет предпринимательскую деятельность, должен уплачивать взносы в фонд Социального Страхования. Речь идет о расходах, связанные со страхованием: пенсии, прибыли, здоровья и от несчастных случаев. Страхование по болезни является добровольным.

Стоит отметить в этом месте: люди, которые начинают свой бизнес, могут платить пониженные взносы на социальное страхование в течение 24 месяцев.

2. Дополнительные расходы

Помимо налогов, в зависимости от типа бизнеса, который вы хотите вести, вам также придется платить за регистрацию автомобиля, если вы купите ее на нужды фирмы. Кроме того, вам придется оплатить сбор за выдачу различных справок и разрешительных документов, например, свидетельство с номером присвоении ИНН (например, если мы упустим такой документ) или справку об отсутствии задолженности по налогам или с указанием статуса задолженности.

3. Текущие затраты на ведение бизнеса

Текущие расходы на функционирование компании зависит от рода вашей деятельности. Можно, например, открыть онлайн-бизнес, для которого не нужно будет оплачивать аренду офиса или покупку оборудования. В случаях крупных компаний необходимо учитывать покупку лицензий, аренду или покупку помещений, затраты на бухгалтерию, затраты на приобретение машин, оборудования, компьютеров и других необходимых канцелярских принадлежностей. Есть и такие виды деятельности, на которые необходимо понести очень большие начальные затраты на приобретение необходимых машин и материалов, например, в производственной деятельности. Не следует забывать также о расходах, связанных с наймом сотрудников. Ниже представлены два основные расходы, связанные с текущей деятельностью значительной части, если не большинства компаний, то есть расходы на офис и расходов бухгалтерского учета.

Расходы, связанные с функционированием офиса

Офис – это наша база командования. Стоит позаботиться о том, чтобы его оборудование отвечало потребностям нашей компании и обеспечило соответствующие и благоприятные условия для работы. С его содержанием связано много расходов:

плата за аренду;
плата за электричество, воду, газ;
оплата за интернет и телефон;
оснащение офиса (мебель, канцелярские принадлежности, элементы декора и предметы, подсобные помещения);
покупка технических устройств;
покупка автомобилей – они могут быть использованы:
в качестве актива – в расходы включает в себя расходы на расходные материалы, т. е. топливо, жидкости, запчасти и амортизацию
авто в лизинг – в стоимость будут входить лизинговые взносы, в том числе большой первоначальный взнос, и текущие расходы на содержание автомобиля
автомобиль личный, используемый в служебных целях – расходы определяем путем расчета по лимитке.
Штамп – несмотря на то, что российское законодательство не требует ее наличия, стоит решить, на его оформление;
доступ к порталам и специализированным программам, используемых в ходе ведения бизнеса (цена зависит от их специфики);
профессиональное обучение, затраты на внедрение новых сотрудников, затраты ТРУДА, обучение и т. д.
плата за содержание интернет-домена и оплата хостинга, если у вас имеется сайт компании;
рекламные материалы;
страхование помещения;
расходы на содержание банковского счета, расходы, переводы и т. д.

· – Расходы, связанные с приемом на работу сотрудников

Не все можно сделать самому, так как сутки имеют только 24 часа, а работы при ведении собственного бизнеса очень много. Именно поэтому, наверное, вы станете перед необходимостью найма работников.

С одной стороны, хороший работник – это Ваш капитал и оказывает неоценимую помощь, с другой стороны, найм связан с определенными затратами.

4. – Бухгалтерское обслуживание

Ведение бухгалтерской документации – это Ваша обязанность, независимо от организационно-правовой формы деятельности. Ведение бухгалтерии связано с урегулированием налогов и ведения учета доходов и расходов. Вы можете выбрать один из трех способов ведения бухгалтерского учета:

Самостоятельное ведение бухгалтерского учета – это самые дешевые решения, но несет с собой большой риск совершения ошибки. Помочь нам могут специальные программы, предназначенные для ведения бухгалтерского учета. Цена покупки такой программы, это от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей.

Внимание! Если у вас нет достаточных знаний в области бухгалтерского учета, будет для Тебя задание трудоемкий и несущие за собой большой риск ошибки. Поэтому хорошо обдумайте свой выбор!

Компания, которая занимается бухгалтерскими делами, – мы используем их в случае, если деятельность требует более сложных расчетов, с которыми мы не в состоянии сами справиться или просто нет времени на то, чтобы самостоятельно этим заниматься.
Трудоустройство в штат бухгалтера – это решение для крупных компаний. Нанимать отдельного сотрудника, который будет заниматься вопросами бухгалтерского учета – с момента поступления документов до составления годового финансового отчета. Это большой комфорт, но в то же время – это дополнительный сотрудник, которому необходимо платить зарплату. Для мелких предпринимателей, такое решение может оказаться слишком большой ценой.

5. – Финансовая отчетность

Компании обязаны составлять ежегодный финансовый отчет, которые, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете состоит из:

баланса;
счета прибыли и расходов;
дополнительной информации.

Вывод

Независимо от формы ведения бизнеса, будьте готовы к многим другим расходам. Конечно, необходимо понимать, что не все из них можно предсказать. Однако, кто не рискует, не пьет шампанского.

Источник

Вы узнаете:

Что относится к административным расходам.
Как формируется бюджет этих расходов.
Как снизить сумму административных расходов.
Как рассчитывать и отражать такие расходы в бухгалтерском учете.

Административные расходы – издержки, не относящиеся к операционной или производственной деятельности компании. Например, консалтинг, аренда помещений и оборудования, судебные издержки, подбор персонала, коммунальные платежи и т. п.

Административные расходы – вид затрат, дающий позитивный эффект в конечном результате. То есть если вы вложите дополнительные деньги в рекламную кампанию, это увеличит спрос на вашу продукцию. Это приведет в росту объема производства. Таким образом, административные расходы косвенно влияют на общую производительность предприятия.

Формирование бюджета административных расходов

Формирование бюджета административных расходов важно для учета так называемых административно-управленческих расходов. Они не могут превышать 5 % от всей выручки. Если они больше, это служит сигналом о проблемах на предприятии. В таких случаях нужно проанализировать ситуацию и найти причины нерационального использования финансовых ресурсов.

Пример показателей, входящих в административный бюджет и характеризующих эффективность процесса управления на предприятии:

процент административных расходов предприятия от общей выручки;
доля общехозяйственных издержек для каждого отдела или подразделения;
сумма всех административных расходов предприятия.

Составленный бюджет административных расходов требует внимательного изучения и анализа с целью дальнейшего его снижения. Дело в том, что эти затраты напрямую не связаны с процессом производства, но имеют тенденцию к увеличению. Даже если финансово-экономическое состояние предприятия снижается.

Если предприятие в процессе своего основного производства пользуется услугами сторонних организаций или подрядчиков, то их оплата должна быть включена в бюджет административных расходов. Сами статьи затрат формирует подрядчик в виде калькуляции или сметной ведомости, а предприятие-заказчик рассчитывается за них по договору. Необходимо проверять и контролировать предоставленную контрагентами смету с целью корректировки и оптимизации перечня услуг. Кроме того, предложения от поставщиков, их расчеты и расценки должны быть всегда экономически обоснованны и разумны.

Принципы формирования бюджета на обучение персонала

На большинстве предприятий в бюджет общих затрат включены расходы на обучение сотрудников. В отношении данной статьи необходимо соблюдение определенных норм.

Первый – это выделение постоянной суммы денежных средств на проведение тренингов и других обучающих мероприятий. Этот принцип требует строгого контроля, потому что сначала работники охотно записываются на курсы, но через некоторое время интерес у них становится меньше. Также в течение года на крупном предприятии могут увольняться и приниматься новые сотрудники, которых нужно обязательно обучать. При этом движение кадров может быть неравномерным, а сумма расходов на подготовку не изменяется и, хуже того, увеличивается. Без контроля такая система теряет свою эффективность. Отдел кадров начинает в принудительном порядке обучать сотрудников, не придавая значения пользе от таких мероприятий. Происходит нерациональное освоение бюджета. Теряются цели обучения и тратится полезное рабочее время. Это оказывает негативное влияние на весь производственный процесс.

В небольших компаниях, которые более ограничены финансовыми возможностями, определение бюджета происходит по другому принципу. Отдел, сотрудники которого нуждаются в обучении, направляет требование руководству на согласование определенной суммы затрат. Это предложение рассматривается, обосновывается. Далее – утверждается или нет. Сумма не постоянная и каждый раз может изменяться. Также средства допустимо резервировать на определенное необходимое время. Этот подход к составлению бюджета позволяет фактически отследить эффективность производимых затрат.

Как использовать Excel для контроля доходов и расходов
Контролировать доходы и расходы вам помогут всего два документа – казначейский отчет и отчет о движении денежных средств (ОДДС). Как их составить и заполнить, узнайте в статье электронного журнала «Генеральный Директор».
Сохранить Excel-формы для контроля расходов

Как рассчитать административные расходы

Необходимо убедиться в целевом использовании тех или иных затрат. Например, оплата услуг связи, которые могут быть применены сотрудниками как по работе, так и в личных целях, не относящихся к их деятельности. Ярким примером также является использование канцелярских товаров. В целях оптимизации таких расходов можно установить определенные лимиты.
Использование и расчет транспортных затрат. Необходимо учитывать предполагаемые расходы на услуги сторонних организаций и на собственные транспортные возможности.
Улучшение цифровых технологий и программное обеспечение для различных подразделений и сотрудников организации. Нет необходимости в расходах по всей компании, но обоснованные затраты для определенных специалистов необходимо учитывать при составлении бюджета.
Учет издержек на обновление и абонентское обслуживание существующих программ, так как предприятие уже работает с определенными пакетами. А также улучшение системы в области оперативного управления предприятием на основе отчетности. Пример: установка и запуск CRM-системы.
Статьи по арендным платежам и расходам, а также амортизационные отчисления на арендуемые здания и сооружения. Условия аренды регламентируются договорными отношениями, а износ рассчитывается согласно нормативам и не меняется.
Руководители всех подразделений должны предоставить отчеты по всем своим предполагаемым заменам и обновлениям.
Необходимо учитывать всю компьютерную технику, имеющуюся на предприятии, – в каком состоянии, задействована или нет, имеет ли смысл приобретать оборудование дополнительно.
Стоит не забывать уделять внимание возможным судебным издержкам в компании. А если уже есть дела в судах, то подобные затраты становятся неизбежными и обязательно включаются в бюджет административных расходов предприятия. Такими издержками могут быть: оплата юристов и консалтинговых услуг, поездки в места расположения ответчика и другие.
Аутсорсинг и консалтинговые услуги, которые могут быть оплачены за один раз или за пользование данными услугами за непродолжительный период времени, или на постоянной основе (на длительный срок).
Учет затрат на запланированные аудиторские проверки. Эти расходы могут быть неизбежными и с определенной периодичностью. В таком случае изучается рынок организаций, предоставляющих данный вид услуг. Рассматривается и анализируется стоимость.
Обязательный учет расходов при работе с банками. Необходимо владеть всей информацией по тарифам, правилам банка, движениям финансовых средств и прочими данными.
Затраты по постоянным услугам банков по заключенным договорам. Такие суммы списываются банком самостоятельно, поэтому нельзя их забывать и всегда учитывать в бюджете.

Компания на удаленке: кейс Devar

Сэкономить на расходах компания Devar решила с помощью перевода сотрудников: половина команды Devar Entertainment всегда работает на удаленной основе. К чему привело это решение? Рассказывает эксперт Школы генерального директора Анна Белова.

Кейс Devar

Бухгалтерский учет административных расходов

В бухгалтерском учете есть специальный счет для административных расходов – это счет 26 «Общехозяйственные расходы». Ниже приведены примеры начисления административных расходов бухгалтерией (по дебету).

Дебет 26 кредит 02 – амортизационные отчисления для здания;

дебет 26 кредит 60 – по услугам связи;

дебет 26 кредит 70 – заработная плата руководителю;

дебет 26 кредит 10 – канцелярские принадлежности.

Со счета 26 по завершении месяца списываются и закрываются все суммы, включая все административные расходы.

Для закрытия в конце месяца счета 26 существует 2 метода: полное включение в себестоимость и директ-костинг. Каждая организация выбирает подходящий метод в зависимости от своих особенностей.

Предприятиям, которым необходимо отслеживать и проверять себестоимость, подойдет способ полного включения в себестоимость. Бухгалтерская проводка будет такая: дебет 20 субсчет «Себестоимость продаж» кредит 26 – общехозяйственные расходы списаны (а также административные).

Есть предприятия, у которых полная и неполная себестоимость практически не отличаются друг от друга. Тогда административные расходы не распределяются. В этом просто нет смысла. Другими словами, доля затрат, не связанных с производством, очень мала. Для таких предприятий подходит способ, который называют директ-костинг. Бухгалтерская проводка следующая: дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» кредит 26 – общехозяйственные расходы списаны (а также административные).

Необходимо зафиксировать подходящий способ списания общехозяйственных расходов (включая административные) в учетной политике предприятия.

Что входит в административные расходы предприятия

Исходя из понимания принципов формирования бюджетов и использования финансовых средств предприятия, можно сделать главный вывод: общехозяйственные расходы требуют жесткого и обязательного контроля. Для регулирования управленческих издержек можно применить систему лимитирования. Это одна из лучших мер ограничения затрат.

Ввести нормы можно как на весь объем административных расходов, так и на некоторые большие статьи из общего бюджета.

Режим регистрации, планирования, контроля и анализа общих расходов компании – это регламент бюджетирования управленческих затрат, которые не привязаны к основной деятельности предприятия. Для любой организации необходима определенная руководящая структура. Стоимость ее устанавливается как раз в бюджете административных расходов.

Ответственность за административные расходы обычно не переходит по отделам, а полностью возлагается на руководство, то есть на более высокий уровень управления. Зачастую ее несут генеральный директор предприятия или собственник. Другими словами, вся ответственность и окончательное решение – прерогатива первых лиц организации. Отсюда появляется главная трудность у финансового подразделения – это преодоление психологических моментов при регламенте бюджетирования административно-управленческих затрат.

Чтобы добиться от финансовой дирекции максимальной отдачи и результативности, необходимо настроить особые правила работы с любыми расходами предприятия. Несмотря на то что траты могут формироваться не только в производственных структурах и подразделениях, но и в управленческих (в том числе на уровне первых руководителей), надо с опасением и даже с недоверием относиться к любым статьям расходов. Такой подход позволит получить наиболее глубокое обоснование того или иного пункта бюджета. Ведь право на расходы придется защищать. При этом финансист должен быть готов к сильному сопротивлению со стороны генерального директора. Недостаточность приведенных аргументов по расходу будет означать ошибку руководителя. И допускать промахи может любой сотрудник, но в случае с генеральным директором ситуация осложняется преодолением психологических барьеров специалистом финансового отдела. В конечном итоге последний получит признание от собственника компании, потому что обоснованное расходование любых денежных средств предприятия приносит положительный результат и ведет организацию к достижению коммерческого успеха.

Проверьте досье на вашу компанию в сервисе «Генеральный Директор. Контрагенты». Это бесплатно.
Посмотреть досье